Automatyczne przekazywanie wiadomości na konto innej osoby

Dotyczy programu:
Microsoft Office Outlook® 2003

Używając reguły (reguła: Jedna lub większa liczba automatycznych akcji podejmowanych dla wiadomości e-mail i wezwań na spotkanie pod pewnymi warunkami, wraz z wyjątkami od tych warunków. Reguły często są również nazywane filtrami.) utworzonej przez użytkownika, program Outlook może sprawdzić każdą otrzymywaną wiadomość pod kątem pewnych cech i przekazać wiadomości mające te cechy na inne konto e-mail (konto e-mail: Nazwa serwera, nazwa użytkownika, hasło i adres e-mail używane przez program Outlook do łączenia się z usługą poczty e-mail. Użytkownik tworzy konto e-mail w programie Outlook, korzystając z informacji podanych przez administratora lub usługodawcę internetowego.). Konto to może reprezentować osobę lub listę dystrybucyjną.

Można również utworzyć regułę, która przekierowuje określone wiadomości przychodzące na inne konto. Różnicę między przekazaniem wiadomości a przekierowaniem można opisać w następujący sposób. Jeśli wiadomość przychodząca jest przekazywana, jej kopia pozostaje w folderze Skrzynka odbiorcza lub w folderze, do którego została pierwotnie dostarczona. Jeśli wiadomość przychodząca jest przekierowywana, jej kopia nie jest pozostawiana — wiadomość zostaje „przerzucona” z konta użytkownika na konto określone regułą.

PokażRęczne przekazywanie wiadomości na konto innej osoby

Ta metoda służy do przekazywania wiadomości jednej lub wielu osobom bądź subskrybentom listy dystrybucyjnej.

  1. Zaznacz wiadomość, którą chcesz przekazać.
  2. Jeśli chcesz przekazać dwie lub więcej wiadomości, zaznacz pierwszą wiadomość, i przytrzymując wciśnięty klawisz CTRL, zaznacz wszystkie dodatkowe wiadomości.

W przypadku wybrania kilku wiadomości są one przesyłane w nowej wiadomości jako załączniki.

  1. Kliknij przycisk Prześlij dalej.
  2. W polach Do, DW i UDW (pola Do, DW i UDW: Wiadomość jest wysyłana do adresatów w polu Do. Adresaci w polu DW (do wiadomości) i UDW (ukryte do wiadomości) również otrzymują wiadomość, ale nazwy adresatów w polu UDW nie są widoczne dla innych adresatów.) wprowadź nazwy adresatów.

Jak wyświetlić pole UDW?

 Porada   Aby wybrać nazwy adresatów z listy adresowej, kliknij przycisk Do, DW lub UDW.

  1. W przypadku przesyłania kilku wiadomości wprowadź temat w polu Temat wiadomości, która zawiera załączone wiadomości.
  2. Kliknij przycisk Wyślij.

PokażAutomatyczne przekazywanie wiadomości przychodzących na konto innej osoby

Ta metoda umożliwia pozostawianie kopii każdej wiadomości przekazywanej zgodnie z regułą.

 Uwaga   W poniższej procedurze omówiono sposób tworzenia i stosowania reguły (reguła: Jedna lub większa liczba automatycznych akcji podejmowanych dla wiadomości e-mail i wezwań na spotkanie pod pewnymi warunkami, wraz z wyjątkami od tych warunków. Reguły często są również nazywane filtrami.) do Skrzynki odbiorczej lub jednego z folderów prywatnych. Regułę dla folderu publicznego można natomiast utworzyć w oknie dialogowym Właściwości danego folderu.

  1. W obszarze Poczta w okienku nawigacji (okienko nawigacji: Kolumna udostępniająca foldery służące do organizowania informacji. Aby wyświetlić elementy zawarte w folderze, wystarczy go kliknąć. Okienko nawigacji zawiera też sekcję Foldery ulubione oraz przyciski do przełączania się między widokami, takimi jak Poczta, Kalendarz i Zadania.) kliknij polecenie Reguły i alerty w menu Narzędzia.
  2. Jeśli posiadasz więcej niż jedno konto e-mail (konto e-mail: Nazwa serwera, nazwa użytkownika, hasło i adres e-mail używane przez program Outlook do łączenia się z usługą poczty e-mail. Użytkownik tworzy konto e-mail w programie Outlook, korzystając z informacji podanych przez administratora lub usługodawcę internetowego.) w profilu e-mail programu Outlook (profil e-mail programu Outlook: Profil to miejsce, w którym program Outlook zapisuje ustawienia kont i folderów poczty e-mail.), na liście Zastosuj zmiany do tego folderu kliknij Skrzynkę odbiorczą, do której chcesz zastosować regułę.
  3. Kliknij przycisk Nowa reguła.
  4. Kliknij opcję Rozpocznij od pustej reguły.
  5. W obszarze Krok 1: Wybierz, kiedy wiadomości mają być sprawdzane, kliknij pole Sprawdzanie przychodzących wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  6. W obszarze Krok 1: wybierz warunki zaznacz pole wyboru obok każdego warunku, który wiadomość przychodząca ma spełniać.
  7. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły, kliknij podkreśloną wartość, która odpowiada danemu warunkowi, a następnie zaznacz lub wprowadź niezbędne informacje.

PokażNa przykład: Przekaż każdą wiadomość otrzymaną od Ewy Lesiak

  1. W obszarze Krok 1: wybierz warunki zaznacz pole wyboru od określonych nadawców.
  2. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły kliknij łącze wskaż osoby lub listę dystrybucyjną.
  3. Na jednej z list adresowych kliknij dwukrotnie nazwisko Ewy, a następnie kliknij przycisk OK.
  1. Kliknij przycisk Dalej.
  2. W obszarze Krok 1: wybierz akcje zaznacz pole wyboru prześlij ją dalej do określonych odbiorców.
  3. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły kliknij łącze wskaż osoby lub listę dystrybucyjną.
  4. Na jednej z list adresowych kliknij dwukrotnie nazwę lub listę dystrybucyjną na którą mają być przekazywane wiadomości, a następnie kliknij przycisk OK.
  5. Kliknij dwa razy przycisk Dalej.
  6. Wpisz nazwę w obszarze Krok 1: Podaj nazwę dla tej reguły.

Aby uruchomić regułę dla wiadomości, które już znajdują się w folderach, zaznacz pole wyboru Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w folderze „nazwa_folderu.

Aby zastosować tę regułę do wszystkich kont e-mail i Skrzynek odbiorczych, zaznacz pole wyboru Utwórz tę regułę we wszystkich kontach.

  1. Kliknij przycisk Zakończ.

PokażAutomatyczne przekierowanie wiadomości przychodzących na konto innej osoby

Ta metoda jest używana, jeżeli kopie każdej wiadomości przekazywanej zgodnie z regułą nie mają być przechowywane.

 Uwaga   W poniższej procedurze omówiono sposób tworzenia i stosowania reguły (reguła: Jedna lub większa liczba automatycznych akcji podejmowanych dla wiadomości e-mail i wezwań na spotkanie pod pewnymi warunkami, wraz z wyjątkami od tych warunków. Reguły często są również nazywane filtrami.) do Skrzynki odbiorczej lub jednego z folderów prywatnych. Regułę dla folderu publicznego można natomiast utworzyć w oknie dialogowym Właściwości danego folderu.

  1. W obszarze Poczta w okienku nawigacji (okienko nawigacji: Kolumna udostępniająca foldery służące do organizowania informacji. Aby wyświetlić elementy zawarte w folderze, wystarczy go kliknąć. Okienko nawigacji zawiera też sekcję Foldery ulubione oraz przyciski do przełączania się między widokami, takimi jak Poczta, Kalendarz i Zadania.) kliknij polecenie Reguły i alerty w menu Narzędzia.
  2. Jeśli posiadasz więcej niż jedno konto e-mail (konto e-mail: Nazwa serwera, nazwa użytkownika, hasło i adres e-mail używane przez program Outlook do łączenia się z usługą poczty e-mail. Użytkownik tworzy konto e-mail w programie Outlook, korzystając z informacji podanych przez administratora lub usługodawcę internetowego.) w profilu e-mail programu Outlook (profil e-mail programu Outlook: Profil to miejsce, w którym program Outlook zapisuje ustawienia kont i folderów poczty e-mail.), na liście Zastosuj zmiany do tego folderu kliknij Skrzynkę odbiorczą, do której chcesz zastosować regułę.
  3. Kliknij przycisk Nowa reguła.
  4. Kliknij opcję Rozpocznij od pustej reguły, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  5. W obszarze Krok 1: Wybierz, kiedy wiadomości mają być sprawdzane, kliknij pole Sprawdzanie przychodzących wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  6. W obszarze Krok 1: wybierz warunki zaznacz pole wyboru obok każdego warunku, który ma spełniać wiadomość przychodząca.
  7. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły, kliknij podkreśloną wartość, która odpowiada warunkowi, a następnie zaznacz lub wprowadź niezbędne informacje.

PokażNa przykład: przekieruj każdą wiadomość przychodzącą, której temat zawiera słowa „Księgarnia Uniwersytecka”

  1. W obszarze Krok 1: wybierz warunki zaznacz pole wyboru zawierające określone wyrazy w temacie.
  2. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły kliknij łącze określone słowa.
  3. W oknie dialogowym Wyszukaj tekst wpisz Księgarnia Uniwersytecka w polu Podaj wyrazy, kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.
  1. Kliknij przycisk Dalej.
  2. W obszarze Krok 1: wybierz akcje zaznacz pole wyboru Przekieruj do osoby lub na listę dystrybucyjną.
  3. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły kliknij łącze wskaż osoby lub listę dystrybucyjną.
  4. Na jednej z list adresowych kliknij dwukrotnie nazwę lub listę dystrybucyjną, na którą mają być przekierowywane wiadomości, a następnie kliknij przycisk OK.
  5. Kliknij dwa razy przycisk Dalej.
  6. Wpisz nazwę w obszarze Krok 1: Podaj nazwę dla tej reguły.

Aby uruchomić regułę dla wiadomości, które już znajdują się w folderach, zaznacz pole wyboru Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w "folderze".

Aby zastosować tę regułę do wszystkich kont e-mail i Skrzynek odbiorczych, zaznacz pole wyboru Utwórz tę regułę we wszystkich kontach.

  1. Kliknij przycisk Zakończ.

Nie należy automatycznie przekazywać lub przekierowywać otrzymywanych wiadomości na adres spoza organizacji. Jeśli wiadomości nie będą już chronione zabezpieczeniami sieci korporacyjnej, mogą one zostać zmienione lub przechwycone przez niepożądanych adresatów. Wiele organizacji uważa nawet automatycznie przekazywanie wiadomości na adres zewnętrzny za naruszenie zasad korzystania z sieci i komputerów.

PokażJak rozpoznać, czy adres e-mail pochodzi spoza organizacji?

Adres e-mail spoza organizacji zawiera symbol „@”, jak w adresie „ewal@ksiegarnia.com.pl”

 Uwagi 

Każda otrzymana wiadomość może zostać przekazana lub przekierowana, o ile nadawca nie używa usługi Zarządzanie prawami dostępu do informacji (IRM) w celu uniemożliwienia adresatom udostępniania treści wiadomości innym osobom. Jedynie pierwotny nadawca może usunąć ograniczone uprawnienia do wiadomości.

Wiadomości e-mail z ograniczonymi uprawnieniami można utworzyć przy użyciu Zarządzania prawami do informacji (Information Rights Management, IRM) tylko w pakiecie Microsoft Office Professional Edition 2003 i programie Microsoft Office Outlook 2003.

 
 
Dotyczy:
Outlook 2003