Sporządzanie notatek może być szybsze i łatwiejsze niż dotychczas

Dotyczy programu:
Microsoft Office OneNote® 2003 z dodatkiem Service Pack 1

Autor: Matt Cannard

Chcesz pozbyć się wszystkich tych karteczek poprzylepianych do monitora? A może znasz już koszmar udostępniania współpracownikom ręcznych zapisków: możesz zrobić ich kserokopie, ale to za mało w sytuacji, gdy jest potrzebna wersja elektroniczna. To zaś rodzi tę trudność, że po zakończeniu spotkania trzeba się zmobilizować do przepisania notatek na komputerze. Jeśli uczestniczysz w tylu spotkaniach, śledzisz tyle projektów i robisz tyle notatek co ja, zapewne masz takie same problemy jak ja.

OneNote: jak się zmieniła moja praca jako konsultanta

Moim głównym zadaniem jako konsultanta jest poprawianie wyników finansowych klientów, co oznacza, że muszę się skupić na poprawianiu kondycji firmy, która mnie zatrudnia, a nie na przepisywaniu. Próbowałem różnych technik sporządzania notatek w formie elektronicznej, ale żadna z nich nie zapewniała wygody pisania piórem przy zachowaniu łatwości udostępniania notatek innym — tak było do czasu, gdy odkryłem OneNote, nowy program do sporządzania notatek oferowany przez firmę Microsoft.

 Uwaga   Niektóre z funkcji opisanych w tym temacie są dostępne tylko po zainstalowaniu dodatku Service Pack 1 dla programu Microsoft Office OneNote 2003. Aby dowiedzieć się więcej o dodatku Service Pack i sposobie jego pobierania, zobacz witrynę Funkcje uwzględnione w dodatku Service Pack programu OneNote 2003.

Zanim poznałem program OneNote, zapisywałem informacje w zwykłym, papierowym notatniku, ponieważ ceniłem sobie elastyczność, jaką to dawało: mogłem swobodnie rysować wykresy i dowolnie rozmieszczać notatki na stronie. Wadą tego rozwiązania było zbyt wolne tempo pracy. Najczęściej pracuję przy komputerze, piszę więc szybciej na nim niż ręcznie. Dlatego zaczęło mnie w końcu irytować, że nie mogę połączyć szybkości pisania na komputerze z nieskrępowaną łatwością posługiwania się piórem i papierem.

Jeśli przychodziło mi udostępniać swoje notatki, musiałem je przepisywać do dokumentu elektronicznego, co także zabierało cenny czas. A żeby jakoś panować nad licznymi zaplanowanymi zadaniami, codziennie musiałem zapisywać wszystkie od nowa, na nowej stronie, tak aby ich lista była zawsze aktualna, czyli odzwierciedlała przybywanie nowych zadań i fakt zrealizowania starych.

Niedawno porzuciłem pióro i papier na rzecz programu OneNote. To było dobre posunięcie, ponieważ program OneNote stał się nieocenionym narzędziem pracy nie tylko dla mnie, ale i dla moich współpracowników. W codziennych kontaktach wymieniamy się plikami programu OneNote (.one), co oszczędza nam mnóstwo czasu i zwiększa naszą efektywność. Teraz więcej czasu poświęcam na realizację celów biznesowych, mniej zaś na szukanie sposobów udostępniania informacji.

Dobrze zorganizowane notatki

Program OneNote przypomina nieco papierowy notes-organizator, podzielony na kilka części, w których zapisuje się informacje na różne tematy. Ma jednak tę ogromną przewagę, że organizacja gromadzonych informacji jest w jego przypadku hierarchiczna i dostosowywalna. Pozwala on na niezwykle łatwe dodawanie, usuwanie, przenoszenie oraz zmienianie nazw folderów, sekcji i stron. Ponadto dla każdej strony w ramach tych folderów i sekcji można tworzyć podstrony, które służą na przykład do zamieszczania dodatkowych informacji dotyczących określonego tematu czy spotkania. Cała struktura organizacyjna programu OneNote jest dostępna jako struktura nawigacji, która przedstawia wszystkie sekcje organizatora jednocześnie, dzięki czemu nie trzeba szukać informacji, przekładając kartkę po kartce.

Zapisywane notatki mogą pochodzić z różnych źródeł. Można na przykład kopiować i wklejać informacje na stronach notesu, a także tworzyć obrazy ekranu z wyświetlanymi informacjami z sieci Web lub różnych dokumentów. Można nawet wstawiać dokumenty do notesu jako obrazy, aby je przeglądać podczas sporządzania notatek. Na przykład jeśli przygotowując się do spotkania, zechcesz obejrzeć prezentację programu Microsoft Office PowerPoint®, to wystarczy, że wstawisz ją do notesu i opatrzysz notatkami w programie OneNote. W ten sposób wszystkie notatki przygotowywane na dane spotkanie można zgromadzić w jednym miejscu.

Dla mnie jednym z najlepszych sposobów utrwalania informacji do zapisania w programie OneNote jest skorzystanie z komputera kieszonkowego (urządzenia Pocket PC). Często podróżuję i uczestniczę w różnych spotkaniach, jeśli więc w takich sytuacjach nie mam ze sobą komputera przenośnego (lub gdy z jakichś względów nie wypada mi go użyć), mogę sporządzać notatki na urządzeniu Pocket PC, a potem kopiować je do programu OneNote.

Współpraca podczas spotkań

Program OneNote jest świetny do organizowania spotkań. Przed spotkaniami kopiuję szczegóły ze swojego kalendarza programu Microsoft Office Outlook® 2003 do programu OneNote, gdzie do notatek można wstawiać takie informacje o spotkaniu, jak data, lokalizacja, lista uczestników oraz plan spotkania, bezpośrednio z terminu w programie Outlook. Podczas spotkania mogę wyświetlać plan spotkania na tablicy dzięki projektorowi podłączonemu do komputera przenośnego. Mogę też sporządzać notatki i rysować wykresy na stronie ze szczegółami spotkania, a jego uczestnicy mogą komentować gromadzone przeze mnie informacje. Dodatkową zaletą jest to, że na koniec spotkania nie muszę nic kopiować z tablicy do notesu — mam już notatki w programie OneNote. Później mogę je wysłać w wiadomości e-mail wszystkim uczestnikom spotkania, a oni mogą odpowiedzieć, dzieląc się ze mną swoimi opiniami, nowymi pomysłami i materiałami opracowanymi po spotkaniu.

W ten sposób program OneNote usprawnia współpracę podczas spotkań i podnosi efektywność mojego zespołu, umożliwiając nam szybkie identyfikowanie najważniejszych spraw i archiwizowanie ustaleń oraz pomysłów na przyszłość. Poniższa ilustracja przedstawia przykład moich notatek ze spotkania pracowników działu. Jak widać, dodałem flagi notatek, które pozwalają mi łatwo organizować zadania i priorytety. W następnej części artykułu omówię zastosowanie flag notatek w połączeniu z programem Outlook 2003 w celu informowania innych o zadaniach i czynnościach do wykonania.

Przykład notatek ze spotkania

Udostępnianie notatek

Program OneNote nie tylko ułatwia sporządzanie notatek, ale także pozwala je udostępniać na wiele sposobów. Notatki można zatem ogłaszać we współużytkowanej lokalizacji sieciowej, na przykład w witrynie sieci Web programu Microsoft Windows® SharePoint™ Services, udostępniać całe ich strony podczas specjalnych sesji z notowaniem na żywo, a także wysyłać jako załączniki w wiadomościach e-mail.

 Uwaga   Wszystkie te opcje są łatwo dostępne w okienku zadań udostępniania w programie OneNote.

Na przykład jeden z moich klientów używa witryny programu SharePoint do ogłaszania i przeglądania wszystkich swoich dokumentów. To jest naprawdę rewelacyjny sposób na współpracę i kontakt z innymi. Można ogłosić notatki ze spotkania sporządzone w programie OneNote, a witryna programu SharePoint stanowi poręczne archiwum, w którym można je przeglądać.

Aby współpracować w czasie rzeczywistym z osobami, którzy właśnie podróżują lub przebywają w innym miejscu, mogę zainicjować udostępnioną sesję sporządzania notatek i zaprosić na nią członków mojego zespołu, a wówczas wszyscy naraz będziemy mogli pisać i rysować na tej samej stronie programu OneNote. Jest to szczególnie użyteczne przy tzw. burzach mózgów oraz wtedy, gdy objaśnienie pomysłu wymaga ilustracji graficznej. Udostępnione sesje sporządzania notatek przydają mi się też do rysowania na stronie w programie OneNote, gdy omawiam coś z kimś przez telefon. Współpraca przy użyciu programu OneNote oszczędza mi mnóstwo czasu, który w przeciwnym razie musiałbym stracić na korespondencję e-mail lub podróże do różnych miejsc spotkań.

Notatki można nie tylko ogłaszać we współużytkowanej lokalizacji sieciowej oraz udostępniać w ramach wspólnych sesji, ale także wysyłać jako załączniki w wiadomościach e-mail. Zadania w swoich notatkach śledzę za pomocą programu Outlook 2003 i flag notatek. Czynności do wykonania oznaczam w swoich notatkach flagami Do wykonania, a w programie OneNote tworzę zadania programu Outlook odpowiadające poszczególnym czynnościom, przypisuję je członkom zespołu, a następnie wysyłam do odpowiednich osób.

Dobra organizacja dzięki papeterii programu OneNote

Papeteria programu OneNote to doskonały sposób na dobrą organizację czasu i pracy oraz udostępnianie informacji w przejrzystej i spójnej formie. Jest taka papeteria programu OneNote, której używam przez cały czas, a mianowicie Przegląd projektu.

Papeteria Przegląd projektu w programie OneNote

Jako konsultant muszę proponować różne przedsięwzięcia i śledzić stan ich realizacji. Papeteria Przegląd projektu oferuje listę najważniejszych szczegółów projektu, które mogę udostępniać członkom mojego zespołu w czasie wykonywania projektu i do których mogę sięgać podczas spotkań sprawozdawczych z klientami. Bardzo mi odpowiada wygoda otwierania papeterii Przegląd Projektu i wpisywania informacji bezpośrednio w odpowiednich polach. Lubię też elastyczność dostosowywania papeterii programu OneNote do moich potrzeb. Papeteria zapewnia spójność wszystkich moich projektów.

PokażPorada

Inne szablony papeterii programu OneNote znajdziesz na stronie głównej sekcji Szablony w witrynie Microsoft Office Online w sieci Web. W okienku zadań Papeteria kliknij łącze Szablony w witrynie Office Online.

Korzystanie z notatek bocznych

Program OneNote oferuje funkcję o nazwie Notatki boczne. Notatka boczna to miniaturowe okienko programu OneNote, które pozwala sporządzać notatki podczas pracy w innych programach.

PokażPorada

Jeśli program OneNote nie jest jeszcze uruchomiony, można otworzyć notatkę boczną, klikając ikonę programu OneNote znajdującą się w obszarze powiadomień z prawej strony paska zadań systemu Microsoft Windows. Na komputerze typu Tablet można otworzyć notatkę boczną, naciskając jednocześnie klawisze logo systemu Windows+N.

Notatki boczne służą mi do zapisywania czynności do wykonania, gdy tylko o nich pomyślę. Ponadto przeciągam do nich adresy stron sieci Web, obrazy, tekst, a nawet lokalizacje plików — wszystko, co może mi się przydać w pracy. Poniższa ilustracja przedstawia przykład aktualnej listy czynności do wykonania — wyświetlanej na wierzchu okna przeglądarki.

Przykład notatki bocznej

Jak widać, program OneNote pozwala mi na zapisywanie moich myśli, gdy tylko przyjdą mi do głowy — bez odrywania się od pracy. Oto marzenie człowieka wykonującego wiele zadań.

Wnioski

Program OneNote to wspaniałe narzędzie do sporządzania, organizowania i udostępniania notatek ze spotkania. Dzięki niemu pracuję efektywniej, zyskując więcej czasu na swoje podstawowe zadania. Informacje zapisane w czasie spotkania są dla mnie dostępne od ręki, mogę więc podejmować bardziej świadome decyzje. Ponadto opcje udostępniania informacji oferowane przez program OneNote zwierają szeregi mojego zespołu, nawet jeśli jego członkowie przebywają w różnych miejscach. Jako konsultant uważam, że dobrze to wpływa na działalność moich klientów. A co jest dobre dla moich klientów, jest dobre dla mnie.

Matt Cannard jest głównym konsultantem w firmie konsultingowej ds. technologii i marketingu z Seattle, która specjalizuje się w technologiach aplikacji, portalach, rozwiązaniach do zarządzania zawartością i marketingu zintegrowanym.

 
 
Dotyczy:
OneNote 2003