Gdy otworzysz nową wersję programu Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 lub Microsoft Office Access 2007 albo gdy zaczniesz pisać nową wiadomość w programie Microsoft Office Outlook 2007, zauważysz, że okno programu się zmieniło. Dotychczasowy układ interfejsu obejmujący menu i paski narzędzi został zastąpiony. Jak korzystać z tego nowego, bogatego interfejsu? Przeczytaj, aby się o tym dowiedzieć i przekonać się, jak ulepszono pakiet Microsoft Office. 

Prostota, której domagali się użytkownicy

Kiedy pierwszy raz uruchomisz swój ulubiony program pakietu Office, możesz poczuć się trochę nieswojo. Pakiet Office, do którego wszyscy się przyzwyczailiśmy, wygląda teraz inaczej. To naturalne, że zmiany tego typu działają deprymująco. Ale odrobina cierpliwości i zorientujesz się we wszystkim na nowo. Wystarczy trochę czasu i kilka ćwiczeń, a przekonasz się, że nowy interfejs jest Twoim sprzymierzeńcem, a nie wrogiem. Interfejs o nazwie Office Fluent został opracowany, aby dać użytkownikom pakietu Microsoft Office to, o co sami  — być może włącznie z Tobą — prosili: prostsze w użyciu programy z poleceniami, które można łatwiej odnaleźć.

Łatwiejsze znajdowanie poleceń

Jednym z przykładów pokazujących, że w wersji 2007 można łatwiej dotrzeć do różnych poleceń, jest bogata galeria pogrupowanych przycisków, która znajduje się w górnej części okna. Koniec z polowaniem na polecenia. Wszystko, czego potrzebujesz, jest teraz dostępne i zawsze pod ręką. Zamiast niewidocznych pasków narzędzi z poleceniami zakopanymi gdzieś w menu lub w osobnych okienkach otrzymujesz jedno centrum sterowania, oferujące dostęp do kluczowych funkcji, i to w przejrzysty sposób. Przyciski nie będą już znikały — pozostaną zawsze na swoich miejscach.

Pokazywanie nie tylko używanych poleceń

Możesz sobie pomyśleć „Wszystkie polecenia w jednym miejscu i wszystkie widoczne? Zajęłyby całe okno”. Otóż to! Dlatego planując na nowo interfejs pakietu Office, przyjęto jeszcze jeden priorytet: zmniejszenie liczby poleceń oferowanych w ramach zestawu podstawowego, zawsze dostępnego, i ograniczenie tego zestawu do najczęściej używanych poleceń.

Inżynierowie ergonomii z firmy Microsoft stwierdzili, że osoby korzystające z pakietu Office cenią pewien zestaw intensywnie eksploatowanych poleceń. Polecenia te są teraz najłatwiej dostępne.

Na przykład jednym z najczęściej używanych poleceń pakietu Office jest polecenie Wklej. Dlaczego by nie dać mu więc maksymalnego priorytetu w oknie, obok poleceń z nim związanych, Wytnij i Kopiuj? Nie muszą one już dzielić miejsca z całą gamą mniej potrzebnych poleceń w menu lub na pasku narzędzi. To one są używane najczęściej, a więc muszą być zawsze pod ręką. Pamiętaj też, że funkcje, które lubisz, nie zniknęły. Zostały tylko przemieszczone na podstawie intensywności ich używania.

Organizowanie poleceń pomocnych przy wykonywaniu podstawowych zadań

Zatem polecenia stały się lepiej widoczne, a ich liczbę ograniczono do najbardziej popularnych. Ale jak są uporządkowane?

Są zorganizowane wokół podstawowych zadań, jakie wykonuje się w danym programie pakietu Office. Oto jak to działa: polecenia związane z podstawowymi zadaniami każdego programu zgromadzono na pasku zwanym Wstążką — jest to szeroki pasek w górnej części okna zawierający wszystkie polecenia. Każde zadanie jest na nim reprezentowane za pomocą karty. Na przykład głównym zadaniem w programie Word jest pisanie, a więc pierwszą kartą w tym programie jest karta Pisanie. Na tej karcie są zgromadzone podstawowe polecenia potrzebne przy redagowaniu dokumentu, w tym polecenia dotyczące formatowania czcionek i stylów tekstu.

Uwaga   Ta karta zawiera polecenia Wklej, Wytnij i Kopiuj, intensywnie używane i logicznie związane z głównym zadaniem, do którego służy program Word — pisaniem. Kliknięcie innej karty powoduje, że Wstążka zmienia się, zapewniając lepszy dostęp do poleceń związanych z innymi zasadniczymi funkcjami programu Word. Na przykład karta Wstawianie zawiera polecenia dotyczące szeregu elementów, które można wstawiać, od grafiki i kształtów po hiperłącza, nagłówki i obiekty WordArt. Następna w kolejności karta Układ strony zawiera wszystkie polecenia umożliwiające organizowanie i formatowanie strony.

Podobną organizację mają inne programy systemu Microsoft Office 2007 — na pierwszej karcie znajdują się polecenia dotyczące najbardziej kluczowych operacji. Na przykład główną kartą w programie Excel jest karta Arkusz. W programie PowerPoint pierwsza jest karta Slajd. W programie Access jest to karta Dane, a w programie Outlook — karta Pisanie, ułatwiająca redagowanie nowych wiadomości.

Grupy: polecenia wchodzące w skład większego zadania

Przyjrzyjmy się nieco bliżej karcie: zawiera ona wiele poleceń rozmieszczonych w grupach według funkcji. Grupy można porównać do pasków narzędzi z poprzednich wersji oprogramowania. Ich siłą jest komasowanie wszystkich poleceń, których może potrzebować użytkownik wykonujący określonego typu zadanie, oraz udostępnianie bogatych wizualnych wskazówek.

Na przykład karta Pisanie zawiera grupę o nazwie Szybkie formatowanie, która zawiera szereg stylów tekstowych z przykładami wizualnymi i podglądem zaznaczonego tekstu w stylu wybranym przez wskazanie.

Więcej poleceń, ale tylko wtedy, gdy są potrzebne

A co z poleceniami, których nie ma w głównych grupach na kartach? Wszystkie polecenia nie są dostępne przez cały czas, niektóre pojawiają się w reakcji na podejmowane działania. Na przykład w programie PowerPoint przy wstawianiu obrazu pojawiają się polecenia dotyczące wyrównywania kształtów i zmieniania ich kolejności; nie są więc już zakopane głęboko w podmenu.

Gdy trzeba zapisać plik lub cofnąć zmiany

Z pakietu Office nie zniknęły wszystkie paski narzędzi. Obsługę najczęściej wykonywanych czynności, takich jak zapisywanie plików i cofanie zmian, zapewnia pasek narzędzi Szybki dostęp. Jego domyślna wersja zawiera tylko kilka poleceń, ale można go łatwo dostosowywać, dodając do niego dowolne polecenia. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy polecenie, które ma zostać dodane, i wybrać polecenie Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp. Ikona polecenia pojawi się wówczas z lewej strony pierwszej karty.

Przełączanie widoków

Każdy weteran pakietu Office przywykł do zmieniania wyglądu okna programu, jak na przykład przy przełączaniu między widokiem normalnym i widokiem układu wydruku w programie Word albo widokiem normalnym i widokiem pokazu slajdów w programie PowerPoint. Każdy program pakietu Office jest teraz zaopatrzony w selektor widoku w prawej dolnej części okna. Towarzyszy mu również menu Widok, które zawiera polecenia służące do rozmieszczania okien w oknie programu.

Znane elementy

Wciąż istnieje menu Plik z kilkoma poleceniami, do których przyzwyczaili się użytkownicy, a także kilkoma nowymi poleceniami dotyczącymi zarządzania plikami, porządkowania i rozprowadzaniem. Można otwierać znajome okna dialogowe, klikając znak plus w pewnych grupach, aby zobaczyć bardziej szczegółowe lub zaawansowane opcje poleceń z grupy. Czasem po kliknięciu danego polecenia automatycznie otwierają się znajome, choć nieco okrojone okienka zadań, aby pomóc w wykonaniu zadania — na przykład okienko Style w programie Word. 

A co z wolnym miejscem na ekranie?

Wstążka jest skalowalna i dostosowuje się nawet do ekranów o wielkości typowej dla komputera typu tablet. Przy mniejszej rozdzielczości ekranu są widoczne mniejsze wersje kart i grup. Wstążka dobrze spełnia swoją rolę w przypadku dużych ekranów o wysokiej rozdzielczości, pokazując swe ogromne możliwości i przemyślną filozofię.

Więcej elementów nowych, więcej elementów znanych

W wersji 2007 jest jeszcze więcej rzeczy do odkrycia, które powinny ucieszyć użytkowników. Zapoznasz się z nimi bardziej szczegółowo, korzystając z programów:

• Tworzenie nowego pliku

  Tworząc nowy dokument — arkusz kalkulacyjny, pokaz slajdów czy bazę danych — otrzymujesz do dyspozycji pełne, kolorowe okno ułatwiające rozpoczęcie pracy. Możesz szybko przystąpić do tworzenia dokumentu, wybierając z katalogu łącza do szablonów lub artykułów z witryny Office Online. Możesz też rozpocząć nowy plik lub otworzyć już istniejący, wybierając dobrze znaną i nieraz używaną drogę.

• Wprowadzanie ostatnich poprawek w pliku

  Menu Plik jest teraz bardziej wszechstronne. Znajduje się z lewym górnym rogu Wstążki i zawiera podstawowe polecenia, które powinny się w nim znaleźć, czyli umożliwiające zapisywanie pliku, zapisywanie go pod nową nazwą i wydrukowanie go. W tym menu wybiera się również ustawienia programu dotyczące drukowania, sprawdzania pisowni i domyślnego widoku pliku.

  Dodatkowo dostępna jest pomoc przy sprawdzaniu, czy plik nie ma więcej znaczników poprawek bądź innych prywatnych informacji, a także rozprowadzaniu pliku w udostępnionym obszarze roboczym.

• Klawisze skrótów

  Zachowano wszystkie dotychczasowe klawisze skrótów zaczynające się od klawisza CTRL oraz klawisze funkcyjne.

  Nowe klawisze skrótów zaczynają się od klawisza ALT i są wyraźnie zaznaczone na ekranie. Wystarczy przytrzymać naciśnięty klawisz ALT, a w programie pakietu Office zostaną wyświetlone litery odpowiadające poszczególnym kartom, grupom i poleceniom.

  Uwaga:   W razie potrzeby można wybrać ustawienie programu włączające klawisze skrótów zaczynające się od klawisza ALT, a używane w pakiecie Office 2003.

• Formaty plików

  W wersji 2007 w programach Word, Excel i PowerPoint zastosowano otwarte formaty XML pakietu Microsoft Office, co oznacza, że domyślne formaty plików tych aplikacji są teraz oparte na języku XML (Extensible Markup Language). Wśród korzyści wynikających z tej zmiany można wymienić: większe bezpieczeństwo plików, mniejsze prawdopodobieństwo uszkodzenia pliku, mniejszy rozmiar plików i lepsze możliwości wymiany danych w szeregu systemów przechowywania i pobierania plików. Pliki systemu Microsoft Office 2007 można zapisywać w starych formatach, ale traci się wtedy wymienione korzyści.

  Domyślny format plików dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji ma rozszerzenie kończące się literą „x”, która wskazuje format XML. To samo dotyczy plików zapisywanych jako szablony. Ich rozszerzenia składają się z rozszerzenia starego typu i dopisanego znaku „x”, na przykład w przypadku programu Excel pliki te mają rozszerzenie xlsx. Jeśli plik zawiera kod lub makra, trzeba zapisać go w nowym formacie obsługującym makra. Zatem dokument programu Word ma rozszerzenie docm, a szablon programu Word — rozszerzenie dotm. Są też dwie wersje plików skompresowanych — te bez kodu (docx, xlsx i pptx) oraz te z możliwością osadzania makr (docm, xlsm, pptm i inne).

• Zgodność wersji

  Jeśli otworzysz plik, który został utworzony w jednej z wcześniejszej wersji pakietu Office, zostanie wyświetlone pytanie, czy ma zostać przeprowadzona jego konwersja na nowy format. Pozytywna odpowiedź na to pytanie spowoduje, że dokument zostanie zapisany w nowym formacie XML. Jeśli nie zechcesz przeprowadzić konwersji, plik zachowa swój oryginalny format. Będzie go można otwierać i modyfikować w systemie Microsoft Office 2007, ale niektóre funkcje wersji 2007 będą niedostępne.

  Jeśli używasz wcześniejszej wersji pakietu Office i otrzymasz plik utworzony w wersji 2007, musisz pobrać specjalny konwerter, aby móc odczytać i edytować plik systemu Microsoft Office 2007. Konwertery można pobierać tutaj (w języku angielskim).