Pokaż wszystko

Ukryj wszystko

Irena, wraz z pozostałymi członkami zespołu ds. rozwoju produktu w firmie Marpol Sp. z o.o. produkującej drukarki, musi codziennie gromadzić, analizować i udostępniać informacje. Najnowsze zadanie zespołu polega na przygotowaniu analizy porównawczej czterech drukarek laserowych produkowanych przez konkurencję. Firma Marpol modernizuje własne drukarki laserowe i musi określić priorytety przy projektowaniu nowych funkcji urządzenia.

Duże otwierające projekt spotkanie, na którym będą obecni projektanci, inżynierowie i dyrekcja firmy, odbędzie się za dwa tygodnie. Irena, jako menedżer zespołu produktu, musi zebrać wszystkie dane do analizy porównawczej i udostępnić je wszystkim uczestnikom spotkania. Należy je umieścić w jednej lokalizacji i udostępnić członkom zespołu do przeglądania i analizy w trakcie spotkania.

Współpraca za pośrednictwem programu OneNote

Zespół, którym kieruje Irena, jest zajęty gromadzeniem informacji dotyczących konkurencyjnych drukarek laserowych, natomiast ona sama otwiera ulubione narzędzie do współpracy — program Microsoft Office OneNote. Dodaje w programie OneNote odpowiednią sekcję. Następnie oznacza wszystkie karty w sekcji etykietami zawierającymi nazwy drukarek laserowych analizowanych przez zespół. W czasie badań członkowie zespołu tworzą notatki w programie OneNote. Po zakończeniu badań ułatwi im to dodanie tych notatek na odpowiednich kartach w utworzonej przez Irenę sekcji. Irena poprosi, aby oznaczyli funkcje, które według nich są najbardziej istotne, flagami Zadanie do wykonania. Członkowie zespołu mogą łatwo zaznaczać lub czyścić flagi Zadanie do wykonania, pomagając innym w analizowaniu informacji podczas zebrania.

Tworzenie sekcji lub folderu w programie OneNote

Dodawanie lub usuwanie flag notatek

 W okienku zadań Podsumowanie flag notatek jest wyświetlana lista notatek oznaczonych flagami.

 W programie OneNote istnieje kilka różnych flag notatek. Flagi notatek Zadanie do wykonania można zaznaczać lub czyścić w trakcie przeglądania.

Udostępnianie notatek

Irena zastanawia się, jak udostępnić plik programu OneNote swojemu zespołowi i uczestnikom spotkania. Dochodzi do wniosku, że można udostępnić materiały w taki sposób, aby spełniały podwójną rolę. Jeżeli plik programu OneNote zostanie dodany do biblioteki dokumentów w witrynie obszaru roboczego spotkania, członkowie jej zespołu będą mogli aktualizować karty notatek, gdy zechcą wydrukować swoje raporty, a później cała grupa osób obecnych na spotkaniu będzie mogła przeglądać i komentować te notatki.

Obszar roboczy spotkania to witryna dostępna w trybie online dla wszystkich uczestników spotkania. Umożliwia im ona przeglądanie i aktualizowanie informacji dotyczących spotkania zarówno przed jego rozpoczęciem, jak i w trakcie trwania. Irena przewidziała również korzystanie z witryny obszaru roboczego spotkania w czasie spotkania przy omawianiu elementów planu spotkania i przeglądaniu notatek przygotowanych przez członków zespołu.

Co to jest witryna obszaru roboczego spotkania?

Irena otwiera program Outlook i tworzy wezwanie na spotkanie. Klika przycisk Obszar roboczy spotkania i wpisuje szczegółowe dane dotyczące spotkania, które odbędzie się za dwa tygodnie. Nie ma potrzeby wysyłania zaproszeń na spotkanie już w tym momencie, ale w ten sposób została utworzona lokalizacja, w której członkowie zespołu będą dodawać notatki zawierające analizę produktów.

Tworzenie nowego obszaru roboczego spotkania

Irena szybko przekazuje plik programu OneNote do biblioteki dokumentów w witrynie obszaru roboczego spotkania, a następnie wysyła członkom zespołu wezwanie na spotkanie, aby wiedzieli, w którym miejscu dodawać notatki do swoich raportów. Ma nadzieję, że wszystkie notatki dotyczące analizy produktów zostaną wysłane do końca bieżącego tygodnia. Następnie Irena wyśle wezwanie na spotkanie pozostałym zaproszonym osobom, prosząc o wstępne przejrzenie przygotowanych przez zespół raportów dotyczących produktów. Dzięki temu wszyscy będą przygotowani do przeprowadzenia analizy podczas spotkania.

Zapisywanie pliku w bibliotece dokumentów

Dzień spotkania

Czekając na przybycie uczestników spotkania, Irena spokojnie otwiera witrynę obszaru roboczego spotkania. Obraz witryny jest wyświetlany na ekranie ściennym. Zawiera on wszystkie wprowadzone przez Irenę informacje: cele spotkania, plan, listę uczestników oraz bibliotekę dokumentów zawierającą notatki dotyczące analizy porównawczej.

Drugim elementem planu jest program analizy porównawczej. Jednym kliknięciem Irena otwiera plik programu OneNote w bibliotece dokumentów. Wszyscy uczestnicy spotkania widzą wyświetlony obraz. Uśmiecha się, słysząc komentarze wskazujące na to, że wielu obecnych przeczytało przed spotkaniem notatki. Przygotowali się! W trakcie ożywionej dyskusji grupa analizuje poszczególne funkcje produktów konkurencji i porównuje je z własnym tworzonym właśnie modelem.

Przeglądanie notatek oznaczonych flagami

Podczas rozmowy Irena tworzy w sekcji programu OneNote stronę, przygotowując na niej notatki i tworząc listę proponowanych funkcji nowej drukarki. W trakcie spotkania grupa dokonała oceny kilku funkcji i rozpoczęła pracę nad krótką listą tych, które należy uwzględnić w kolejnym modelu. Projektanci mają materiał do pracy i mogą wrócić do notatek w bibliotece dokumentów w utworzonej przez Irenę witrynie obszaru roboczego spotkania w dowolnym momencie. Trwa praca nad projektowaniem najnowszej i najdoskonalszej drukarki firmy Marpol.

 Uwaga   Wszystkie nazwy firm, organizacji, produktów, domen oraz adresy e-mail, logo, osoby, miejsca i zdarzenia wymienione w przykładach zamieszczonych tym dokumencie są fikcyjne. Nie należy się w nich doszukiwać podobieństwa do jakichkolwiek rzeczywistych firm, organizacji, produktów, nazw domen, adresów e-mail, logo, osób, miejsc ani zdarzeń, a jeśli takie podobieństwo występuje, jest niezamierzone.