Można użyć formatów liczby do zmiany wyglądu liczb, łącznie z datami i czasem, bez zmiany ich wartości. Format liczby nie ma wpływu na rzeczywistą wartość komórki, której używa program Microsoft Excel w celu przeprowadzania obliczeń. Rzeczywista wartość jest wyświetlana w pasku formuły (pasek formuły: Pasek u góry okna programu Excel, który służy do wprowadzania i edytowania wartości i formuł w komórkach i na wykresach. Wyświetlana jest w nim wartość stała lub formuła przechowywana w komórce aktywnej.).

Ogólny format liczby

Format Ogólne jest domyślnym formatem liczby. W większości przypadków liczby sformatowane przy użyciu formatu Ogólne są wyświetlane w postaci wprowadzonej przez użytkownika. Jeśli jednak komórka nie jest odpowiednio szeroka, aby wyświetlić całą liczbę, format Ogólne zaokrągli ją z użyciem miejsc dziesiętnych, a dla wielkich liczb użyje zapisu naukowego.

Wbudowane formaty liczby

Excel zawiera wiele wbudowanych formatów liczby, spośród których można dokonać właściwego wyboru. Aby wyświetlić ich listę, w menu Format kliknij polecenie Komórki, a następnie kliknij kartę Liczby. Kategoria Specjalne zawiera formaty kodów pocztowych i numerów telefonu. Opcje dla każdej kategorii są wyświetlane po prawej stronie listy Kategoria. Formaty są wyświetlone w kategoriach po lewej stronie, włączając Księgowe, Data, Czas, Ułamkowe i Tekstowe.

Stosowanie autoformatowania do zakresu lub listy      Aby sformatować całą listę (lista: Seria wierszy zawierających powiązane dane lub wyznaczonych do działania jako arkusz danych za pomocą polecenia <bterm>Utwórz listę</bterm>.) lub inny zakres zawierający unikatowe elementy, na przykład etykiety kolumn i wierszy, sumy podsumowań czy dane szczegółowe, można zastosować autoformatowanie. Koncepcja polega na tym, że różne elementy zakresu lub listy formatowane są w charakterystyczny sposób.

Tworzenie i stosowanie stylu      Aby zastosować kilka formatów w jednym kroku i zapewnić spójne formatowanie komórek, można wobec komórek zastosować styl (styl: Kombinacja cech formatowania, takich jak czcionka, rozmiar czcionki i wcięcie, która ma nazwę i jest przechowywana jako zestaw. Gdy użytkownik zastosuje styl, jednocześnie stosowane są wszystkie instrukcje formatowania zawarte w tym stylu.). Program Microsoft Excel zapewnia na przykład style, które umożliwiają formatowanie liczb jako waluty, jako procentów, a także umożliwiają stosowanie spacji, które oddzielają w liczbie krotność tysięcy. Można tworzyć własne style, które będą stosowane wobec rodzaju i rozmiaru czcionki, formatów liczb, obramowań komórek, cieniowania i ochrony komórek przed wprowadzaniem zmian. Jeśli dane są zhierarchizowane, można stosować style zależnie od poziomu konspektu.

Kopiowanie formatów z jednej komórki lub zakresu do innej komórki lub zakresu      Jeśli sformatowano już niektóre komórki w arkuszu w żądany sposób, można użyć przycisku Malarz formatów, aby skopiować formatowanie do innych komórek.

Automatyczne rozszerzanie formatów      Jeśli ta opcja jest włączona, po wprowadzeniu wierszy na końcu sformatowanego zakresu formatowanie jest automatycznie rozszerzane. Opcję automatycznego formatowania można włączać i wyłączać.

Można monitorować wyniki formuł lub inne wartości w komórkach, stosując formaty niestandardowe (format warunkowy: Format, taki jak cieniowanie komórki lub kolor czcionki, który program Excel automatycznie stosuje do komórek, jeśli jest spełniony określony warunek.). Można na przykład zastosować zielony kolor tekstu komórki w przypadku, gdy wyniki sprzedaży przekroczą prognozy, a cieniowanie w kolorze czerwonym, gdy prognozy nie zostaną zrealizowane.

Kiedy warunki zmieniają się      Jeśli wartość komórki zmienia się i nie spełnia już określonego warunku, program Microsoft Excel usuwa formatowanie z komórki, ale pozostawia zastosowany warunek, tak aby formatowanie było automatycznie przywracane w momencie spełnienia warunku.

Udostępnione skoroszyty      W udostępnionym skoroszycie formaty warunkowe zastosowane przed udostępnieniem skoroszytu są w dalszym ciągu stosowane, jednak w czasie udostępniania nie można modyfikować formatów warunkowych ani stosować nowych formatów.

Raporty tabeli przestawnej      W przypadku próby zastosowania formatów warunkowych do komórek raportu tabeli przestawnej wyniku takiego działania nie da się do końca przewidzieć.

Wartości zaznaczonych komórek można porównywać ze stałą (stała: Wartość, która nie jest obliczana i dlatego nie zmienia się. Na przykład liczba 210 i tekst „Zarobki kwartalne” są stałymi. Wyrażenie i wartość będąca wynikiem wyrażenia nie są stałymi.) lub z wynikami formuły. Aby oceniać dane w komórkach poza zaznaczonym zakresem lub sprawdzać wiele zestawów kryteriów, do określenia kryteriów formatowania można użyć formuły logicznej.

• Używanie wartości w komórce jako warunku      Jeśli zostanie zaznaczona opcja Wartość komórki jest, a wartości zaznaczonych komórek będą porównywane z wynikiem formuły, formuła musi się zaczynać od znaku równości (=).
• Używanie formuły jako warunku      Jeśli zostanie zaznaczona opcja Formuła jest, wybrana formuła musi zwracać wartość logiczną PRAWDA (1) lub FAŁSZ (0). Formuła musi się zaczynać od znaku równości (=). Formuła może służyć do oceny danych tylko w aktywnym arkuszu. Aby oceniać dane w innym arkuszu lub skoroszycie, w aktywnym arkuszu można zdefiniować nazwę (nazwa: Wyraz lub ciąg, który reprezentuje komórkę, zakres komórek, formułę lub wartość stałą. Używając nazw, łatwiej jest zrozumieć odwołania; na przykład odwołanie Produkty jest bardziej zrozumiałe niż Sprzedaż!C20:C30.) dla danych w innym arkuszu lub skoroszycie albo w komórce aktywnego arkusza wprowadzić odwołanie do danych. Następnie w formule należy odwołać się do tej komórki lub nazwy. Aby na przykład oceniać dane w komórce A5 w Arkuszu1 skoroszytu Rok podatkowy.xls, w komórce aktywnego arkusza należy wprowadzić wraz ze znakiem równości (=) następujące odwołanie: =[Rok podatkowy.xls]ARKUSZ1!$A$5

  Formuła może służyć do szacowania kryteriów, które nie są oparte na danych arkusza. Na przykład formuła =DZIEŃ.TYG("05-12-99"=1) zwraca wartość PRAWDA, jeśli dzień 05-12-99 wypada w niedzielę. Jeśli formuła nie odwołuje się wyraźnie do zaznaczonych komórek, które są formatowane, wartości komórek nie mają wpływu na to, czy warunek jest spełniony czy nie. Jeśli formuła odwołuje się do zaznaczonych komórek, należy do niej wprowadzić odwołania do komórek.

• Używanie odwołań do komórek jako warunków      Można umieścić odwołania do komórek (odwołanie do komórki: Zestaw współrzędnych komórki w arkuszu. Na przykład odwołaniem do komórki, która znajduje się na przecięciu kolumny B i wiersza 3, jest B3.) w formule, zaznaczając komórki bezpośrednio w arkuszu. Zaznaczenie komórek w arkuszu powoduje wstawienie bezwzględnych odwołań do komórek (bezwzględne odwołanie do komórki: W formule jest to dokładny adres komórki, niezależny od położenia komórki, która zawiera formułę. Bezwzględne odwołanie do komórki ma postać $A$1.). Aby program Microsoft Excel dostosowywał odwołanie do każdej komórki w zaznaczonym zakresie, należy użyć względnych odwołań do komórek (odwołanie względne: W formule jest to adres komórki oparty na względnym położeniu komórki, która zawiera formułę, i komórki, do której następuje odwołanie. Jeśli formuła zostanie skopiowana, odwołanie jest automatycznie dostosowywane. Odwołanie względne ma postać A1.).
• Używanie dat      Daty i godziny są interpretowane jako liczby kolejne. Jeśli na przykład wartość komórki jest porównywana z dniem 7 stycznia 2001, data jest reprezentowana przez liczbę kolejną 36898.

Przykład 1: Używanie danych w komórce

Przykład 2: Używanie formuł i odwołań do komórek zewnętrznych

Przykład 3: Używanie formuły i odwołania do komórki

Weryfikowanie formatu warunkowego przed zastosowaniem go      Łatwym sposobem zagwarantowania, że odwołania do komórek są prawidłowe, jest zastosowanie formatowania warunkowego najpierw do jednej komórki zakresu. Następnie należy zaznaczyć cały zakres, w menu Format kliknąć polecenie Formatowanie warunkowe, a następnie kliknąć przycisk OK. Formatowanie warunkowe zastosowane do pierwszej komórki jest rozszerzane na cały zakres z formułą prawidłowo ustaloną dla każdej komórki.