Wiele osób chciałoby podczas pracy z programem Excel mieć do dyspozycji eksperta zawsze gotowego służyć użytecznymi poradami i wskazującego najlepsze rozwiązania dotyczące pracy z danymi. Jeżeli do nich należysz, ten artykuł jest dla Ciebie! W poniższych sekcjach znajdziesz informacje o nowych i szybszych sposobach pracy z danymi w programie Excel.

Zaznaczanie danych

• Aby zaznaczyć niesąsiadujące komórki lub zakresy, zaznacz pierwszą komórkę lub zakres, a następnie zaznacz pozostałe komórki lub zakresy, przytrzymując naciśnięty klawisz CTRL.
• Aby zaznaczyć tylko puste komórki w regionie, zaznacz region, kliknij polecenie Przejdź do w menu Edycja, kliknij przycisk Specjalnie, a następnie kliknij opcję Puste.
• Zaznaczenie dużego zakresu jest łatwe. Wystarczy kliknąć komórkę w rogu zakresu, przewinąć do przeciwległego rogu, a następnie kliknąć komórkę w tym rogu, przytrzymując jednocześnie naciśnięty klawisz SHIFT.
• Istnieje możliwość określenia kierunku, w którym będzie przesuwane zaznaczenie po wprowadzeniu danych w komórce (na przykład w prawo w przypadku pracy w wierszach). W tym celu kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia, upewnij się, że na karcie Edycja jest zaznaczone pole wyboru Przenoś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter, a następnie kliknij kierunek w polu Kierunek.
• Do określonego obszaru arkusza kalkulacyjnego (na przykład do bieżącego regionu lub do ostatniej komórki) możesz przejść, klikając polecenie Przejdź do w menu Edycja. Następnie kliknij przycisk Specjalnie i wybierz odpowiednią opcję.

Edytowanie danych

• Zawartość komórki można edytować bezpośrednio w komórce, klikając ją dwukrotnie. Nie trzeba korzystać z paska formuły.
• Aby wyłączyć funkcję edycji w komórce, w menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, kliknij kartę Edycja, a następnie wyczyść pole wyboru Edytuj bezpośrednio w komórce.
• Aby dodać kolejne wartości liczby w komórkach, przeciągnij uchwyt wypełnienia w rogu zaznaczenia, przytrzymując jednocześnie naciśnięty klawisz CTRL.
• Aby dodać kolejne dni tygodnia, kwartały lub inne wartości serii w komórkach, zaznacz pierwszy element, a następnie przeciągnij uchwyt wypełnienia znajdujący się w rogu.
• Aby wypełnić sąsiadujące komórki zgodnie z powtarzalnym wzorcem, utwórz niestandardowe wypełnienie serią. W tym celu kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia, a następnie kliknij kartę Listy niestandardowe.
• Kliknięcie prawym przyciskiem myszy komórki, obiektu lub elementu wykresu powoduje wyświetlenie menu skrótów zawierającego przydatne polecenia.
• Sposób wypełniania komórek danymi znajdującymi się w danej komórce lub zakresie można określić, klikając prawym przyciskiem myszy uchwyt wypełnienia znajdujący się w rogu tej komórki lub zakresu i przeciągając go, a następnie klikając opcję wypełnienia w wyświetlonym menu skrótów.
• Podczas automatycznego wypełniania komórek program Excel może zwiększać jednocześnie rok i kwartał. Na przykład: 1Kw.93, Kw.193, 1. Kw. 93, 1. Kwartał 1993.
• Zakres zaznaczonych komórek można usunąć, przeciągając uchwyt wypełnienia (znajdujący się w prawym dolnym rogu zaznaczenia) do góry i w lewo przy naciśniętym klawiszu SHIFT.
• Zawartość komórki (lub kolumny komórek) można rozpowszechnić na wiele kolumn. W tym celu zaznacz komórkę lub kolumnę, a następnie kliknij polecenie Tekst jako kolumny w menu Dane.
• Aby szybko wstawić zakres pustych komórek, przeciągnij uchwyt wypełnienia w rogu zaznaczenia, trzymając naciśnięty klawisz SHIFT.
• Aby przejrzeć wszystkie nazwane komórki lub zakresy używane w skoroszycie, kliknij strzałkę obok pola Nazwa na pasku formuły.
• Moduł sprawdzania pisowni można uruchomić, naciskając klawisz F7.
• Aby przenieść zawartość komórek, przeciągnij obramowanie zaznaczonych komórek do innej lokalizacji. Aby skopiować zawartość komórek, podczas przeciągania przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL.
• Możliwa jest edycja zawartości kilku arkuszy jednocześnie. W tym celu kliknij karty arkuszy przeznaczonych do edycji, przytrzymując jednocześnie naciśnięty klawisz CTRL, a następnie zmodyfikuj dane.
• Przy każdym zapisie warto wykonać kopię zapasową. W tym celu w oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknij przycisk Narzędzia, kliknij opcję Opcje ogólne, a następnie zaznacz pole wyboru Zawsze twórz kopię zapasową.

Formatowanie danych

• Do tworzenia wcięcia tekstu w komórce można użyć przycisków Zwiększ wcięcie i Zmniejsz wcięcie na pasku narzędzi Formatowanie.
• Łatwym sposobem zastosowania niestandardowego stylu z innego skoroszytu jest skopiowanie komórek sformatowanych za pomocą tego stylu i wklejenie ich do nowego skoroszytu.
• Kliknięcie prawym przyciskiem myszy nagłówka kolumny lub wiersza spowoduje wyświetlenie menu skrótów zawierającego polecenia Szerokość kolumny, Wysokość wiersza, Ukryj i Odkryj.
• Dwukrotne kliknięcie przycisku Malarz formatów na pasku narzędzi Standardowy spowoduje zaznaczenie go na stałe, co umożliwia zastosowanie tego samego formatu w wielu obszarach.
• Aby zablokować wiersz w górnej części okna, zaznacz wiersz poniżej, a następnie kliknij polecenie Zablokuj okienka w menu Okno.
• Aby zastosować wbudowany format tabeli do zakresu komórek, kliknij polecenie Autoformatowanie w menu Format.
• Istnieje możliwość określenia domyślnej czcionki dla przyszłych skoroszytów. W tym celu w menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie na karcie Ogólne zmień opcje standardowej czcionki i rozmiaru.
• Aby zmienić domyślny format tekstu dla całego skoroszytu, kliknij polecenie Styl w menu Format, a następnie zmień format stylu normalnego.
• Aby przekonwertować wstępnie sformatowany tekst HTML na tabelę, zaznacz ten tekst, a następnie kliknij polecenie Tekst jako kolumny w menu Dane.
• Wiersze i kolumny można grupować, aby ułatwić ich pokazywanie i ukrywanie. W tym celu zaznacz wiersze i kolumny, wskaż polecenie Grupy i konspekt w menu Dane, kliknij opcję Grupa, a następnie kliknij opcję Wiersze lub kolumny.
• Aby wyświetlić liczby w tysiącach lub milionach, utwórz nowy format liczb. W tym celu w menu Format kliknij polecenie Komórki, a następnie kliknij kategorię Niestandardowe. W polu Typ wpisz 0, lub #, w przypadku tysięcy i 0,, lub #,, w przypadku milionów.
• Wartość można wprowadzić w złotówkach, wpisując symbol złotego (zł) po tej wartości.
• Wartość można wprowadzić w formacie procentowym, wpisując znak procentu (%) po tej wartości.
• Liczby ujemne można wyświetlić na czerwono, klikając polecenie Komórki w menu Format. Na karcie Liczba kliknij kategorię Liczba lub Waluta, a następnie w polu Liczby ujemne wybierz kolor czerwony.

Raporty tabel i wykresów przestawnych

• Nazwę pola tabeli przestawnej można zmienić, zaznaczając przycisk pola, a następnie wpisując inną nazwę.
• Legendę w raporcie wykresu przestawnego można przenieść, klikając polecenie Opcje wykresu w menu Wykres, a następnie wybierając odpowiednią opcję położenia na karcie Legenda.
• Raport tabeli przestawnej można dostosować, klikając polecenie Formatuj raport na pasku narzędzi Tabela przestawna.
• Pola można przestawiać bezpośrednio w arkuszu bez konieczności uruchamiania Kreatora tabel przestawnych, przeciągając przyciski pól.
• Ilość miejsca wymaganego przez raport tabeli przestawnej można zmniejszyć, przeciągając niektóre pola wierszy lub kolumn do obszaru upuszczania pól strony.
• Szczegółowe dane dotyczące komórki można pokazać lub ukryć w obszarze danych raportu tabeli przestawnej, klikając dwukrotnie tę komórkę w tabeli.
• Położenie elementu w obrębie pola tabeli przestawnej można zmienić, przeciągając jego obramowanie.
• Wszelkie zmiany wprowadzone w danych arkusza źródłowego można szybko uwzględnić w raporcie tabeli przestawnej. Wystarczy kliknąć przycisk Odśwież dane na pasku narzędzi Tabela przestawna.

Funkcje i formuły

• Aby uzyskać pomoc na temat wybierania funkcji i wprowadzania jej argumentów, kliknij przycisk fx (Wstaw funkcję) na pasku Formuła.
• Zamiast przycisku Autosumowanie można również nacisnąć klawisze ALT+ZNAK RÓWNOŚCI (=).
• Aby skopiować formułę z aktywnej komórki do wszystkich komórek w zaznaczonym zakresie, naciśnij klawisz F2, a następnie naciśnij klawisze CTRL+ENTER.
• Do zakresu można wstawić sumy częściowe, klikając dowolną komórkę w zakresie, a następnie klikając polecenie Sumy częściowe w menu Dane.
• Aby zmniejszyć wszystkie wartości w zakresie o 10 procent, wpisz ,9 w pustej komórce. Następnie skopiuj komórkę i zaznacz zakres. W menu Edycja wybierz polecenie Wklejanie specjalne, a następnie kliknij opcję Przemnóż.