Aby wyświetlić wyniki obliczeń w polu kwerendy, można skorzystać z uprzednio zdefiniowanych działań dostępnych w programie Microsoft Access lub zdefiniować własne działania niestandardowe. Można używać obliczeń uprzednio zdefiniowanych, nazywanych funkcjami agregującymi (funkcja agregująca: Funkcja (na przykład: Suma, Policz, Średnia lub Wariancja), która jest używana do obliczania sum.) lub „podsumowaniami", aby dla wszystkich rekordów lub poszczególnych grup rekordów obliczać wielkości typu: suma, średnia, zliczenie, minimum, maksimum, odchylenie standardowe lub wariancja. Dla każdego pola, dla którego mają być wykonane obliczenia, należy wybrać jedno podsumowanie.

Obliczenia na wszystkich rekordach

Obliczenia na grupach rekordów

Obliczenia pewnych typów podsumowań można przeprowadzić za pomocą Kreatora prostych kwerend. Można też obliczyć wszystkie rodzaje podsumowań w wierszu Podsumowanie w siatce projektu kwerendy, gdzie wybiera się odpowiednią funkcję agregującą dla danego pola.

W siatce projektu kwerendy można również określić kryteria wpływające na obliczenia i dające różne wyniki kwerend. Przez dodawanie kryteriów można ograniczać:

• grupy przed wykonaniem na nich obliczeń,

• wyniki po wykonaniu obliczeń na grupach,

• rekordy przed ich grupowaniem i przed wykonaniem obliczeń.

Obliczenia niestandardowe umożliwiają wykonywanie w każdym rekordzie obliczeń na danych liczbowych, datach i danych tekstowych pochodzących z jednego lub z wielu pól. Na przykład: stosując własne obliczenia, można pomnożyć wartości pola przez pewną liczbę, znaleźć liczbę dni między dwiema datami z dwóch różnych pól, połączyć kilka wartości w polu tekstowym lub utworzyć podkwerendy (podkwerenda: Instrukcja SQL SELECT wewnątrz innej kwerendy wybierającej lub funkcjonalnej.). Używając opcji z wiersza Podsumowanie w siatce projektu, można wykonywać obliczenia na grupach rekordów i obliczać sumę, średnią, zliczenia lub inny rodzaj podsumowania dla danego pola.

Aby wykonywać obliczenia niestandardowe, należy utworzyć nowe pole obliczeniowe bezpośrednio w siatce projektu. Aby utworzyć pole obliczeniowe, należy wprowadzić wyrażenie (wyrażenie: Dowolna kombinacja operatorów matematycznych i logicznych, stałych, funkcji, nazw pól, formantów i właściwości, której wynikiem jest pojedyncza wartość. Wyrażenia mogą przeprowadzać obliczenia, operować znakami lub testować dane.) do pustej komórki Pole w siatce projektu kwerendy.

Wyrażenie może składać się z wielu obliczeń, tak jak w poniższym przykładzie:

Sum([StanMagazynu]+[IlośćZamówiona])

Dla pola obliczeniowego można również określić kryteria wpływające na wynik obliczeń.

Wyświetlanie wyników obliczeń w polu nie jest konieczne. Wyniki te mogą być natomiast użyte jako kryteria określające rekordy wybierane przez kwerendę lub określające, na których rekordach mają być wykonane działania. Można na przykład w wierszu Kryteria określić wyrażenie podane poniżej, aby zwracane były tylko te rekordy, których wartości w polu DataWymagana są zawarte między datą dzisiejszą a datą o trzy miesiące późniejszą.

Pole obliczeniowe może być też używane do aktualizowania danych w kwerendzie aktualizującej. Można na przykład w komórce Aktualizacja do wprowadzić następujące wyrażenie (wyrażenie: Dowolna kombinacja operatorów matematycznych i logicznych, stałych, funkcji, nazw pól, formantów i właściwości, której wynikiem jest pojedyncza wartość. Wyrażenia mogą przeprowadzać obliczenia, operować znakami lub testować dane.), aby zwiększyć wszystkie wartości w polu CenaJednostkowa o 5 procent.

Funkcje agregujące (funkcja agregująca: Funkcja (na przykład: Suma, Policz, Średnia lub Wariancja), która jest używana do obliczania sum.) nie uwzględniają w obliczeniach rekordów zawierających wartości puste (Null (Null: Wartość, którą można wprowadzać w polach lub używać w wyrażeniach i kwerendach, aby wskazać dane brakujące lub nieznane. W języku Visual Basic wartość Null wskazuje słowo kluczowe Null. Niektóre pola, na przykład pola klucza podstawowego, nie mogą zawierać wartości Null.)). Na przykład: funkcja Zlicz zwraca liczbę wszystkich rekordów bez wartości Null. Aby otrzymać całkowitą liczbę rekordów, łącznie z zawierającymi wartość Null, należy użyć funkcji Zlicz z symbolem wieloznacznym w postaci gwiazdki (*).

Count(*)
				

Aby uwzględniać wartości Null podczas używania innych funkcji agregujących, należy zastosować funkcję Nz, która konwertuje wartości Null na wartości zerowe, uwzględniane w obliczeniach.

FreightPercentage: Sum(Nz([Freight], 0)) / Sum(Nz([Subtotal]), 0) * 100
				

Jeśli w wyrażeniu (wyrażenie: Dowolna kombinacja operatorów matematycznych i logicznych, stałych, funkcji, nazw pól, formantów i właściwości, której wynikiem jest pojedyncza wartość. Wyrażenia mogą przeprowadzać obliczenia, operować znakami lub testować dane.) używany jest operator (operator: Znak lub symbol, który określa typ obliczenia, jakie ma być przeprowadzane w wyrażeniu. Wyróżnia się operatory matematyczne, porównania, logiczne i odwołania.) arytmetyczny (+, -, *, /) i jedno z pól w wyrażeniu ma wartość Null, wynikiem całego wyrażenia będzie wartość Null. Jeśli niektóre rekordy w jednym z pól wyrażenia mogą mieć wartość Null, można skonwertować wartość Null na zero przy użyciu funkcji Nz, tak jak to pokazano w następującym przykładzie:

Nz([UnitsInStock], 0) + Nz([UnitsOnOrder], 0