• Aby ustawić właściwość definiującą formant obliczeniowy (formant obliczeniowy: Formant w formularzu, w raporcie lub na stronie dostępu do danych, używany do wyświetlania wyniku wyrażenia. Wynik jest obliczany ponownie za każdym razem, gdy zmienia się jakakolwiek wartość, na której oparte jest wyrażenie.), ustanawiającą regułę sprawdzania poprawności (reguła sprawdzania poprawności: Właściwość, która określa prawidłowe wartości wejściowe dla pola lub rekordu w tabeli lub formantu w formularzu. Gdy reguła taka zostanie naruszona, program Access wyświetla komunikat określony przez właściwość KomunikatOBłędzie.) lub określającą domyślną wartość pola.
• Aby wprowadzić wyrażenie ustalające kryteria (kryteria: Warunki określane w celu ograniczenia liczby rekordów uwzględnianych w zestawie wyników kwerendy lub filtru.), utworzyć pole obliczeniowe (pole obliczeniowe: Pole zdefiniowane w kwerendzie, w którym wyświetlany jest wynik wyrażenia, a nie dane przechowywane. Wynik jest obliczany ponownie za każdym razem, gdy zmienia się jakakolwiek wartość występująca w wyrażeniu.) lub zaktualizować rekord w kwerendzie lub filtrze.
• Aby określić warunek wykonania akcji (akcja: Podstawowy blok konstrukcyjny makra; samodzielna instrukcja, którą można łączyć z innymi akcjami w celu automatyzacji zadań. W innych językach makr jest ona czasem nazywana poleceniem.) albo serii akcji w makrze lub określić argumenty (argument: Wartość, która dostarcza informacji akcji, zdarzeniu, metodzie, właściwości, funkcji lub procedurze.) dla wielu akcji.
• Aby określić argumenty dla wielu funkcji, instrukcji (instrukcja: Pełna jednostka składniowa, która wyraża jeden określony rodzaj operacji, deklaracji lub definicji. Instrukcja stanowi zazwyczaj jeden wiersz w procedurze lub sekcji deklaracji, ale w wierszu można również umieścić więcej instrukcji, oddzielając je dwukropkiem (:).) i metod (metoda: Procedura podobna do instrukcji lub funkcji, która operuje na określonych obiektach. Można na przykład zastosować metodę Print do obiektu Debug, aby przesłać wydruk do okienka bezpośredniego.) w procedurach języka Microsoft Visual Basic for Applications (Visual Basic for Applications (VBA): Język makr, który jest wersją języka Microsoft Visual Basic. Służy on do programowania aplikacji systemu Windows i jest dołączony do kilku aplikacji firmy Microsoft.).
• Aby wyedytować kwerendę SQL (Structured Query Language (SQL): Język kwerend i programowania baz danych, szeroko używany do uzyskiwania dostępu do danych w systemach relacyjnych baz danych, tworzenia kwerend dotyczących tych danych, aktualizowania ich i zarządzania nimi.) w widoku SQL (widok SQL: Okno, w którym jest wyświetlana instrukcja SQL dla bieżącej kwerendy lub które jest używane do tworzenia kwerend specyficznych dla języka SQL (składających, przekazujących lub definiujących dane). Gdy użytkownik tworzy kwerendę w widoku projektu, program Access konstruuje w widoku SQL równoważny jej kod SQL.) okna Kwerenda (okno kwerendy: Okno, które służy do pracy z kwerendami w widokach projektu, arkusza danych i SQL lub w podglądzie wydruku.) lub użyć instrukcji SQL (ciąg/instrukcja SQL: Wyrażenie definiujące polecenie języka SQL (Structured Query Language), na przykład SELECT, UPDATE lub DELETE, i zawierające klauzule, na przykład WHERE i ORDER BY. Ciągi/instrukcje SQL są zazwyczaj używane w kwerendach i funkcjach agregujących.) w ustawieniu właściwości lub w argumencie.

Literał reprezentuje wartość, taką jak liczba, ciąg znaków lub data, które program Microsoft Access interpretuje dokładnie tak, jak zostały napisane. "Nowy Jork", 100, i #1-sty-01# ('1-sty-01' w standardzie ANSI-92) to przykłady wartości literałów.

Znaki numeru (#) (w standardzie ANSI-92 — pojedyncze cudzysłowy (')) umieszczone po obu stronach elementu wyrażenia wskazują, że element ten jest wartością typu Data/godzina. Program Microsoft Access automatycznie interpretuje wartość umieszczoną między znakami numeru (lub pojedynczymi cudzysłowami) jako wartość typu Data/godzina i pozwala na wprowadzenie wartości w dowolnym typowym formacie daty lub godziny.

W polu, którego typem danych (typ danych pola: Cecha pola, która określa, jaki rodzaj danych może być w nim przechowywany. Na przykład w polu, którego typem danych jest Tekst, mogą być przechowywane dane składające się zarówno ze znaków tekstowych, jak i liczbowych, ale w polu typu Liczba mogą być przechowywane tylko dane liczbowe.) jest Data/godzina, nie ma potrzeby wpisywania znaków numeru (lub znaków pojedynczego cudzysłowu) wokół wartości daty/godziny w wyrażeniach sprawdzających poprawność lub ustalających kryteria. Wartość można wpisać w dowolnym typowym formacie daty lub godziny, a program Microsoft Access automatycznie wstawi odpowiednie znaki wokół tej wartości. Należy pamiętać, że program Access 2002 i jego nowsze wersje są zgodne ze standardem ANSI-92.

W programie Microsoft Access wartości są wyświetlane zgodnie z ustawieniami regionalnymi, które zostały określone w Panelu sterowania systemu Microsoft Windows. Wyjściowy format daty można zmienić, używając właściwości Format.

Podwójny cudzysłów (") po obu stronach elementu wyrażenia oznacza, że element ten jest tekstem.

Przy wprowadzaniu tekstu do wyrażenia sprawdzającego poprawność (sprawdzanie poprawności: Proces sprawdzania, czy wprowadzone dane spełniają pewne warunki lub ograniczenia.) lub wyrażenia ustalającego kryteria (kryteria: Warunki określane w celu ograniczenia liczby rekordów uwzględnianych w zestawie wyników kwerendy lub filtru.) można wpisać tekst bez podwójnego cudzysłowu. Program Microsoft Access wstawi go automatycznie.

Na przykład: jeśli użytkownik wpisze słowo Paryż, program Microsoft Access wyświetli je w postaci:

"Paryż"

Jeśli wyrażenie ma zwracać ciąg znaków ujęty w cudzysłów, należy umieścić zagnieżdżony ciąg w pojedynczym cudzysłowie (') lub w trzech zestawach podwójnych cudzysłowów ("). Na przykład: poniższe wyrażenia są równoważne:

Forms![Kontakty]![Miasto].DefaultValue = ' "Paryż" '

Forms![Kontakty]![Miasto].DefaultValue = " " "Paryż" " "

Stała reprezentuje wartość, która nie ulega zmianie. Prawda, Fałsz i Null (Null: Wartość, którą można wprowadzać w polach lub używać w wyrażeniach i kwerendach, aby wskazać dane brakujące lub nieznane. W języku Visual Basic wartość Null wskazuje słowo kluczowe Null. Niektóre pola, na przykład pola klucza podstawowego, nie mogą zawierać wartości Null.) to przykłady stałych definiowanych automatycznie w programie Microsoft Access. Użytkownik może także definiować własne stałe w języku Microsoft Visual Basic for Applications (Microsoft Visual Basic: Język programowania wysokiego poziomu będący wizualną wersją języka Basic. Język Visual Basic został opracowany przez firmę Microsoft i służy do budowania aplikacji dla systemu Windows.), które mogą być używane w procedurach języka Visual Basic.

 Uwaga   W funkcjach używanych w wyrażeniach utworzonych przez użytkownika nie można używać stałych języka Visual Basic. Na przykład w języku Visual Basic zdefiniowane są stałe dla nazw dni tygodnia, które mogą być używane w funkcjach: vbSunday odpowiada niedzieli, vbMonday — poniedziałkowi itd. Każdej stałej odpowiada wartość liczbowa: wartość liczbowa dla stałej vbSunday to 1, a wartość liczbowa dla stałej vbMonday to 2. W celu określenia dnia tygodnia w funkcjach używanych w wyrażeniach należy używać wartości liczbowych.

Funkcja zwraca wartość na podstawie wyników obliczenia lub innej operacji. Program Microsoft Access zawiera wiele wbudowanych funkcji, takich jak na przykład:

• Funkcja Date, która zwraca bieżącą datę.
• Funkcja Sum, która zwraca sumę zestawu wartości pól.
• Funkcja DLookup, która zwraca określoną wartość pola.

Identyfikator odwołuje się do wartości pola, formantu lub właściwości. Na przykład: poniższy identyfikator odwołuje się do wartości właściwości DefaultValue formantu DataZamówienia formularza Zamówienia:

Forms![Zamówienia]![DataZamówienia].DefaultValue

W identyfikatorze nawiasy kwadratowe ([ ]) wokół pola, formantu lub właściwości oznaczają, że element ten jest nazwą tabeli, kwerendy, formularza, raportu, pola lub formantu.

Przy wpisywaniu nazwy obiektu w identyfikatorze, należy umieścić ją w nawiasie kwadratowym, jeśli zawiera spacje lub znak specjalny, taki jak na przykład znak podkreślenia. Jeśli nazwa nie zawiera spacji ani znaków specjalnych, można ją wpisać bez nawiasu. Program Microsoft Access wstawia nawias automatycznie we wszystkich przypadkach z wyjątkiem dwóch opisanych dalej.

Na przykład, aby obliczyć sumę wartości w polach Fracht i WielkośćZamówienia, jako ustawienie właściwości ControlSource można wpisać następujące wyrażenie:

= Fracht + WielkośćZamówienia

Program Microsoft Access wyświetla to wyrażenie w następujący sposób:

= [Fracht] + [WielkośćZamówienia]

 Uwaga   W programie Microsoft Access w ustawieniach właściwości ValidationRule i w komórce Kryteria siatki projektu (siatka projektu: Siatka używana do projektowania kwerendy albo filtrowania danych w widoku projektu kwerendy lub w oknie Filtr/Sortowanie zaawansowane. W przypadku kwerend siatka ta była wcześniej nazywana siatką QBE.) kwerendy nawiasy wokół nazwy nie zawsze są wstawiane automatycznie. Przy wprowadzaniu nazw obiektów, należy koniecznie umieścić je w nawiasach. W przeciwnym razie program Microsoft Access może przyjąć, że wprowadzany jest tekst i wstawić cudzysłów.

Operatory ! i . (kropka) zastosowane w identyfikatorach służą do określenia typu elementu występującego bezpośrednio po tym operatorze.

Operator !

Operator ! wskazuje, że występuje po nim element zdefiniowany przez użytkownika (element kolekcji (kolekcja: Obiekt, który zawiera zestaw powiązanych ze sobą obiektów. Pozycja obiektu w kolekcji może się zmieniać, ilekroć w kolekcji zachodzi zmiana; dlatego pozycja określonego obiektu w kolekcji może być różna.)). Na przykład, operatora ! należy użyć, odwołując się do otwartego formularza, otwartego raportu albo formantu w otwartym formularzu lub raporcie.

Operator . (kropka)

Operator . (kropka) wskazuje zwykle, że występujący po nim element jest zdefiniowany przez program Microsoft Access. Na przykład, operatora . (kropka) należy użyć przy odwoływaniu się do właściwości formularza, raportu lub formantu. Operatora . (kropka) można również użyć, aby odwołać się do wartości pola w instrukcji SQL (ciąg/instrukcja SQL: Wyrażenie definiujące polecenie języka SQL (Structured Query Language), na przykład SELECT, UPDATE lub DELETE, i zawierające klauzule, na przykład WHERE i ORDER BY. Ciągi/instrukcje SQL są zazwyczaj używane w kwerendach i funkcjach agregujących.), do  (Microsoft Visual Basic: Język programowania wysokiego poziomu będący wizualną wersją języka Basic. Język Visual Basic został opracowany przez firmę Microsoft i służy do budowania aplikacji dla systemu Windows.)metody (metoda: Procedura podobna do instrukcji lub funkcji, która operuje na określonych obiektach. Można na przykład zastosować metodę Print do obiektu Debug, aby przesłać wydruk do okienka bezpośredniego.) języka Visual Basic for Applications lub do kolekcji.

Wartość pola, formantu lub właściwości można połączyć z literałem za pomocą operatora &. Na przykład, następujące wyrażenie łączy literał "[IDKategorii] = " z wartością formantu IDKategorii w formularzu Produkty:

"[IDKategorii] = " & Forms![Produkty]![IDKategorii]

W niektórych sytuacjach – na przykład w funkcjach agregujących domeny (funkcja agregatu domeny: Funkcja, taka jak DAvg lub DMax, która jest używana do obliczeń statystycznych na zestawie rekordów (domenie).), takich jak DLookup – wartość pola, formantu lub właściwości musi być zawarta w pojedynczym (') lub podwójnym (") cudzysłowie. Najłatwiej można to osiągnąć przez dodanie pojedynczego cudzysłowu do literału, a następnie połączenie wyrażenia z innym literałem składającym się z pojedynczego cudzysłowu umieszczonego po wartości pola, formantu lub właściwości w następujący sposób:

"[IDKategorii] = ' " & Forms![Produkty]![IDKategorii] & " ' "

Istniejące aplikacje programu Microsoft Access mogą używać operatorów w postaci kresek pionowych (| |) zamiast otwierającej i zamykającej kombinacji podwójnych cudzysłowów (") i operatorów & W następujący sposób:

"[IDKategorii] = '|Forms![Produkty]![IDKategorii]|' "

Użycie kresek pionowych nie jest wskazane, ponieważ w niektórych sytuacjach może powodować niespodziewane wyniki.

Jeśli wprowadzane jest wyrażenie, które jest dłuższe niż standardowy obszar dla danych wejściowych w arkuszu właściwości (arkusz właściwości: Okno służące do wyświetlania i modyfikowania właściwości różnych obiektów, takich jak tabele, kwerendy, pola, formularze, raporty, strony dostępu do danych i formanty.), siatce projektu (siatka projektu: Siatka używana do projektowania kwerendy albo filtrowania danych w widoku projektu kwerendy lub w oknie Filtr/Sortowanie zaawansowane. W przypadku kwerend siatka ta była wcześniej nazywana siatką QBE.) lub argumencie akcji (argument akcji: Informacje dodatkowe wymagane przez niektóre akcje w makrach, na przykład obiekt, którego dotyczy akcja, lub określone warunki, od których jest uzależnione wykonanie akcji.), można je wpisać w oknie Powiększenie. Aby otworzyć okno Powiększenie, należy nacisnąć klawisze SHIFT+F2, gdy fokus (fokus: Zdolność odbierania danych wejściowych użytkownika nabywana przez kliknięcie myszą, akcję klawiatury lub użycie metody SetFocus. Fokus może zostać ustawiony przez użytkownika lub aplikację. Obiekt, który ma fokus, jest zazwyczaj wskazywany przez wyróżniony podpis lub pasek tytułu.) znajduje się w miejscu, w którym ma być wprowadzone wyrażenie.

Przy wprowadzaniu wyrażenia do arkusza właściwości, siatki projektu lub argumentu akcji program Microsoft Access:

• Wstawia pewne znaki przy zmianie fokusu. W zależności od tego, gdzie wprowadzane jest wyrażenie, program Microsoft Access automatycznie wstawia nawiasy ([ ]) wokół nazw formularzy, raportów, pól lub formantów (formant: Obiekt graficznego interfejsu użytkownika, na przykład pole tekstowe, pole wyboru, pasek przewijania lub przycisk polecenia, który pozwala użytkownikom na sterowanie programem. Formanty są używane do wyświetlania danych lub opcji do wyboru, wykonywania akcji albo poprawiania czytelności interfejsu użytkownika.), znaki numeru (#) wokół dat i podwójne cudzysłowy (") wokół tekstów.

   Uwaga   Gdy wyrażenie jest dodawane do formantu obliczeniowego (formant obliczeniowy: Formant w formularzu, w raporcie lub na stronie dostępu do danych, używany do wyświetlania wyniku wyrażenia. Wynik jest obliczany ponownie za każdym razem, gdy zmienia się jakakolwiek wartość, na której oparte jest wyrażenie.), przed wyrażeniem należy wstawić znak równości (=). Program Microsoft Access nie wstawia znaku równości automatycznie.

• Rozpoznaje nazwy funkcji i właściwości specyficzne dla danego regionu oraz separatory list dla wersji lokalnych. Przy wprowadzaniu funkcji lub właściwości do wyrażenia w większości wersji lokalnych programu Microsoft Access:
  • Można wpisać ich zlokalizowaną nazwę (we własnym języku) w arkuszu właściwości, siatce projektu lub argumencie akcji.
  • Przy określaniu kilku argumentów (argument: Wartość, która dostarcza informacji akcji, zdarzeniu, metodzie, właściwości, funkcji lub procedurze.) dla funkcji należy używać separatora listy zdefiniowanego w ustawieniach regionalnych dla określonego kraju. Separator listy jest określany na karcie Liczba jako ustawienie regionalne w Panelu sterowania systemu Microsoft Windows. W większości wersji lokalnych domyślnym separatorem listy jest średnik (;).

    W kodzie języka Visual Basic for Applications należy jednak podawać angielskie nazwy funkcji lub właściwości i używać przecinka (,) jako separatora listy.

Konstruktor wyrażeń zawiera trzy sekcje wymienione od góry do dołu:

Pole wyrażenia   W górnej części Konstruktora znajduje się pole wyrażenia, które służy do tworzenia wyrażenia (wyrażenie: Dowolna kombinacja operatorów matematycznych i logicznych, stałych, funkcji, nazw pól, formantów i właściwości, której wynikiem jest pojedyncza wartość. Wyrażenia mogą przeprowadzać obliczenia, operować znakami lub testować dane.). Dolna sekcja Konstruktora służy do tworzenia elementów wyrażenia, które następnie są wklejane w polu wyrażenia, aby zbudować wyrażenie. W polu wyrażenia można również bezpośrednio wpisywać poszczególne części wyrażenia.

Przyciski operatorów  W środkowej części konstruktora znajdują się przyciski często używanych operatorów (operator: Znak lub symbol, który określa typ obliczenia, jakie ma być przeprowadzane w wyrażeniu. Wyróżnia się operatory matematyczne, porównania, logiczne i odwołania.). Po kliknięciu przycisku Konstruktor wyrażeń wstawia odpowiedni operator w punkcie wstawiania w polu wyrażenia. Aby obejrzeć pełną listę operatorów używanych w wyrażeniach, kliknij folder Operatory w lewym dolnym polu, a następnie odpowiednią kategorię w polu środkowym. W prawym polu zostaną wyświetlone wszystkie operatory należące do wybranej kategorii.

Elementy wyrażenia   W dolnej części Konstruktora znajdują się trzy pola:

• Lewe pole zawiera foldery z listami obiektów bazy danych, takich jak tabele, kwerendy, formularze i raporty oraz listami funkcji wbudowanych i zdefiniowanych przez użytkownika, stałych (stała: Wartość, która nie jest obliczana i dlatego nie zmienia się. Na przykład liczba 210 i tekst „Zarobki kwartalne” są stałymi. Wyrażenie i wartość będąca wynikiem wyrażenia nie są stałymi.), operatorów i typowych wyrażeń.
• Środkowe pole zawiera listę elementów lub kategorii elementów określonych dla folderu zaznaczonego w lewym polu. Na przykład, jeśli użytkownik kliknie folder Funkcje wbudowane w lewym polu, w środkowym polu wyświetlana jest lista kategorii funkcji programu Microsoft Access.
• W prawym polu wyświetlana jest lista wartości, jeśli takie istnieją, dla elementów zaznaczonych w polu lewym i środkowym. Na przykład, jeśli w lewym polu użytkownik kliknie folder Funkcje wbudowane i pewną kategorię funkcji w polu środkowym, w prawym polu wyświetlana jest lista funkcji wbudowanych odpowiednich dla zaznaczonej kategorii.

 Uwaga   Gdy użytkownik wkleja do wyrażenia identyfikator (identyfikator (wyrażenia): Element wyrażenia, który odwołuje się do wartości pola, formantu lub właściwości. Na przykład Forms![Zamówienia]![IdentyfikatorZamówienia] jest identyfikatorem, który odwołuje się do wartości formantu IdentyfikatorZamówienia w formularzu Zamówienia.), w Konstruktorze wyrażeń wklejane są tylko te części identyfikatora, które są wymagane w bieżącym kontekście. Na przykład, jeśli użytkownik uruchomi Konstruktora wyrażeń w arkuszu właściwości (arkusz właściwości: Okno służące do wyświetlania i modyfikowania właściwości różnych obiektów, takich jak tabele, kwerendy, pola, formularze, raporty, strony dostępu do danych i formanty.) formularza Klienci, a następnie wklei w wyrażeniu identyfikator dla właściwości Visible tego formularza, Konstruktor wyrażeń wklei tylko nazwę właściwości: Visible. Jeśli wyrażenie to zostanie użyte poza kontekstem formularza, należy podać pełny identyfikator: Forms![Klienci].Visible.