W tym artykule omówiono metody udostępniania bazy danych programu Access oraz kwestie, które należy uwzględnić podczas wybierania metody. Podano także łącza do szczegółowych informacji o poszczególnych metodach.

Dla potrzeb tego artykułu przyjęto, że na komputerach wszystkich osób współużytkujących bazę danych jest zainstalowany program Access. Aby uzyskać więcej informacji o dystrybucji bazy danych wśród osób, które nie mają zainstalowanego programu Access, zobacz artykuł Wdrażanie aplikacji programu Access 2007.

Dane można udostępniać, tworząc i rozpowszechniając raporty, jednak ten artykuł nie obejmuje udostępniania danych w ten sposób. Aby uzyskać więcej informacji o udostępnianiu danych przez dystrybucję raportów, zobacz artykuł Elektroniczna dystrybucja raportów.

---

• Omówienie

• Dzielenie bazy danych

• Udostępnianie bazy danych przy użyciu folderu sieciowego

• Udostępnianie bazy danych przy użyciu witryny programu SharePoint

• Używanie programu Access z serwerem bazy danych

---

Omówienie

Baza danych programu Access składa się z obiektów, takich jak tabele, kwerendy i formularze. W tabelach są przechowywane dane. Każdy rodzaj obiektu bazy danych pozwala używać danych przechowywanych w tabelach. Udostępnianie bazy danych zazwyczaj dotyczy tabel, ponieważ to one zawierają dane. W przypadku udostępniania tabel ważne jest, aby wszystkie osoby używały tych samych tabel, czyli aby wszyscy mieli dostęp do tych samych danych.

Pozostałe obiekty bazy danych (kwerendy, formularze, raporty itd.) nie zawierają danych, dlatego zapewnienie, że wszyscy użytkownicy korzystają z takich samych obiektów, nie jest aż tak istotne. Może być nawet korzystne stosowanie różnych kopii tych obiektów. Istnieje szereg opcji udostępniania bazy danych, odpowiednich do różnych potrzeb i zasobów.

Metody udostępniania

• Dzielona baza danych   Ta opcja jest przydatna w przypadku braku witryny programu SharePoint i serwera bazy danych. Tabele są umieszczane w jednym pliku programu Access, a pozostałe obiekty w drugim, określanym jako zewnętrzna baza danych. Zewnętrzna baza danych zawiera łącza do tabel w drugim pliku. Każdy użytkownik otrzymuje własną kopię zewnętrznej bazy danych, przez co udostępnianie dotyczy wyłącznie tabel.
• Folder sieciowy  Jest to najprostsza opcja, oferująca też najbardziej ograniczoną funkcjonalność. Plik bazy danych jest przechowywany na udostępnionym dysku sieciowym i używany jednocześnie przez różne osoby. Jeśli wielu użytkowników jednocześnie zmienia dane, mogą występować problemy z niezawodnością i dostępnością. Wszystkie obiekty bazy danych są udostępniane.
• Witryna programu SharePoint  Ta opcja sprawdza się dobrze, gdy jest dostępny serwer z programem Windows SharePoint Services. Integracja z programem SharePoint ułatwia korzystanie z bazy danych. Są dostępne dwie metody: publikowanie bazy danych i łączenie z listami.

  Publikując bazę danych, można wykorzystać wiele funkcji obsługi list dostępnych w programie SharePoint i otwierać formularze oraz raporty z poziomu menu Widok tego programu. Plik bazy danych jest przechowywany w witrynie programu SharePoint, dlatego udostępnianie dotyczy wszystkich obiektów bazy.

  Łączenie z listami programu SharePoint powoduje udostępnianie danych, ale nie obiektów bazy danych. Każdy użytkownik otrzymuje własną kopię bazy.

• Serwer bazy danych  Ta metoda przypomina dzielenie bazy danych, ponieważ tabele są przechowywane w sieci, a użytkownicy mają lokalne kopie bazy danych programu Access, zawierające łącza do tabel oraz kwerendy, formularze, raporty i inne obiekty bazy. Tej opcji należy używać, gdy jest dostępny serwer bazy danych. Serwery baz danych są zoptymalizowane pod kątem współużytkowania danych przez użytkowników. Daje to różne korzyści — zależnie od stosowanego oprogramowania serwera bazy danych — zazwyczaj obejmujące konta użytkowników, selektywny dostęp do danych, wysoką dostępność danych i dobre, zintegrowane narzędzia do zarządzania danymi. Udostępnianie dotyczy wyłącznie tabel.

Kwestie do rozważenia

	Dzielona baza danych	Folder sieciowy	Witryna programu SharePoint	Serwer bazy danych
Wymaga oprogramowania serwera bazy danych?	N	N	N	T
Wymaga systemu Windows Server 2003 lub nowszego?	N	N	T	N
Dostępność danych	Dobra	Odpowiednia w przypadku małych grup i niezbyt częstego edytowania danych	Najlepsza	Najlepsza
Zabezpieczenia	Zależnie od podjętych dodatkowych działań	Najmniej bezpieczna metoda	Najlepsze	Najlepsze
Elastyczność	Dobra. Można łatwo opracowywać nowe funkcje bazy danych bez zakłócania pracy. Każdy użytkownik może modyfikować projekty obiektów we własnej kopii.	Obniżona. Można zmodyfikować kopię offline bazy danych, a następnie zastąpić bazę. Użytkownicy nie mogą zmieniać projektu bazy danych na własne potrzeby.	Dobra. Dostępne opcje zależą od metody udostępniania. W przypadku publikowania można sterować dostępnością formularzy i raportów. W przypadku łączenia użytkownicy mogą modyfikować własne kopie bazy danych.	Dobra. Można łatwo opracowywać nowe funkcje bazy danych bez zakłócania pracy. Każdy użytkownik może modyfikować projekty obiektów we własnej kopii.

 Początek strony

Dzielenie bazy danych

Podział bazy danych oznacza utworzenie z niej dwóch plików — wewnętrznej bazy danych zawierającej tabele z danymi i zewnętrznej bazy danych obejmujących wszystkie inne obiekty bazy danych, takie jak kwerendy, formularze i raporty. Każdy użytkownik korzysta z danych za pomocą lokalnej kopii zewnętrznej bazy danych.

Do dzielenia baz danych służy kreator Rozdzielacz bazy danych. Po rozdzieleniu bazy danych można rozpowszechnić zewnętrzną bazę danych do użytkowników.

Korzyści wynikające z podziału bazy danych:

• Zwiększona wydajność  Zazwyczaj następuje znaczne zwiększenie wydajności bazy danych, ponieważ tylko dane są przesyłane przez sieć. W przypadku niepodzielonej bazy danych udostępnionej w folderze sieciowym przesyłania wymagają nie tylko dane, ale również obiekty bazy — tabele, kwerendy, formularze, raporty, makra i moduły.
• Wyższa dostępność  Przez sieć są przesyłane jedynie dane, dlatego transakcje bazy danych (na przykład dotyczące edycji rekordów) są wykonywane szybciej. Dzięki temu dane są częściej dostępne do edycji.
• Ulepszone zabezpieczenia  Jeśli wewnętrzna baza danych jest przechowywana na komputerze z systemem plików NTFS, można korzystać z funkcji zabezpieczeń tego systemu do ochrony danych. Użytkownicy uzyskują dostęp do wewnętrznej bazy danych za pośrednictwem tabel połączonych, co ogranicza ryzyko uzyskania nieautoryzowanego dostępu do danych przez kradzież zewnętrznej bazy danych lub podanie się za autoryzowanego użytkownika. System plików NTFS jest domyślnie używany w systemach operacyjnych Windows XP, Windows Vista i Windows Server 2003.
• Większa niezawodność  Jeśli użytkownik napotka problem i baza danych zostanie nieoczekiwanie zamknięta, uszkodzenie pliku bazy danych będzie zwykle ograniczone do kopii zewnętrznej bazy danych, która została otwarta przez użytkownika. Użytkownik uzyskuje dostęp do danych w wewnętrznej bazie danych tylko za pomocą tabel połączonych, dlatego istnieje znacznie mniejsze ryzyko uszkodzenia pliku wewnętrznej bazy danych.
• Elastyczne środowisko projektowania  Każdy użytkownik pracuje z lokalną kopią zewnętrznej bazy danych, dlatego może niezależnie projektować kwerendy, formularze, raporty i inne obiekty bazy danych, nie zakłócając pracy innym użytkownikom. Podobnie można opracować i rozpowszechnić nową wersję zewnętrznej bazy danych bez zakłócania dostępu do danych przechowywanych w wewnętrznej bazie danych.

Aby uzyskać instrukcje krok po kroku i dodatkowe informacje dotyczące dzielenia bazy danych, zobacz artykuł Dzielenie bazy danych.

 Początek strony

Udostępnianie bazy danych przy użyciu folderu sieciowego

Najłatwiejszym sposobem udostępnienia bazy danych jest umieszczenie jej w udostępnionym folderze sieciowym. Choć ta metoda jest najprostsza, niesie ze sobą największe ograniczenia. Jej użycie można rozważyć, jeśli są spełnione następujące warunki:

• Baza danych nie będzie używana jednocześnie przez więcej niż kilka osób.
• Baza danych nie zawiera pól Nota albo takie pola nie będą jednocześnie aktualizowane przez różnych użytkowników.
• Użytkownicy nie potrzebują dostosowywać projektu bazy danych.

 Uwaga   Ta metoda jest mniej bezpieczna niż inne metody udostępniania bazy danych, ponieważ każdy użytkownik ma pełną kopię pliku bazy danych. Zwiększa to ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Aby udostępnić bazę danych przy użyciu folderu sieciowego

1. Jeśli nie istnieje jeszcze folder sieciowy, skonfiguruj go.

   Aby uzyskać pomoc dotyczącą tego kroku, zobacz pomoc systemu operacyjnego na komputerze, na którym będzie udostępniana baza danych. Jeśli udostępniony folder znajduje się na serwerze sieciowym, może być potrzebna pomoc administratora sieci.

2. Upewnij się, że w programie Access na komputerach wszystkich użytkowników ustawiono otwieranie w trybie udostępniania. Jest to ustawienie domyślne, ale należy je mimo wszystko sprawdzić. Jeśli użytkownik otworzy bazę danych w trybie wyłączności, uniemożliwi to pozostałym osobom korzystanie z danych. Wykonaj następujące czynności na wszystkich komputerach:
   1. Uruchom program Access.
   2. Kliknij przycisk Microsoft Office , a następnie kliknij przycisk Opcje programu Access.
   3. W lewym okienku okna dialogowego Opcje programu Access kliknij pozycję Zaawansowane.
   4. W prawym okienku okna Opcje programu Access w sekcji Zaawansowane w obszarze Domyślny tryb otwierania wybierz opcję Udostępniony.
   5. Kliknij przycisk OK i zamknij program Access.
3. Skopiuj plik bazy danych do folderu udostępnionego. Po skopiowaniu pliku ustaw jego atrybuty tak, aby umożliwić odczytywanie i zapisywanie. Użytkownicy korzystający z bazy danych muszą mieć prawa odczytu i zapisu.
4. Utwórz skrót do pliku bazy danych na komputerze każdego z użytkowników.

   Wprowadzając ścieżkę do pliku bazy danych we właściwości Element docelowy, użyj adresu UNC, a nie litery zamapowanego dysku. Użyj na przykład ścieżki \\nazwa_komputera\udostępniona.accdb zamiast F:\przykładowa.accdb.

    Uwaga   Użytkownicy mogą sami wykonać ten krok.

 Początek strony

Udostępnianie bazy danych przy użyciu witryny programu SharePoint

Program Access udostępnia kilka punktów integracji z programem Windows SharePoint Services. Dzięki temu istnieje możliwość centralnego przechowywania danych, a także używania funkcji programu SharePoint do zarządzania dostępem do aplikacji i udostępniania danych za pośrednictwem przeglądarki sieci Web. Aby zapoznać się z omówieniem integracji z programem SharePoint, zobacz artykuł Wprowadzenie do integrowania danych między programem Access a witryną programu SharePoint.

Aby udostępnić bazę danych za pomocą programu SharePoint, można opublikować bazę lub przenieść tabele na listy programu SharePoint i utworzyć łącza do nich w bazie danych programu Access.

Publikowanie bazy danych w witrynie programu SharePoint

Po opublikowaniu bazy danych programu Microsoft Office Access 2007 w witrynie programu Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 inni członkowie organizacji będą mogli pracować z tą bazą. Tabele zostaną udostępnione osobom używającym witryny programu SharePoint, a użytkownik będzie nadal korzystać z interfejsu programu Access dla formularzy, raportów i kwerend bazy danych. Będzie można udostępnić kwerendy, formularze i raporty w formie widoków programu Access użytkownikom mającym zainstalowany ten program.

Jeśli na przykład witryna programu SharePoint zawiera listy do śledzenia problemów związanych z obsługą klientów i przechowywania informacji o pracownikach, można utworzyć bazę danych programu Access służącą jako aplikacja zewnętrzna dla tych list. Korzystając z kwerend programu Access, można analizować problemy, a dzięki raportom programu Access można formatować i publikować pisemne raporty ze spotkań dotyczących stanu zespołu. Kwerendy i raporty można udostępnić osobom mającym program Access zainstalowany na swoich komputerach — w menu Widok listy programu SharePoint. Osoby wyświetlające listę w witrynie programu SharePoint będą mogły lokalizować i otwierać kwerendy, raporty oraz inne obiekty programu Access przez kliknięcie menu Widok. Osoby, które nie mają programu Access, będą mogły używać danych zawartych na listach za pośrednictwem widoków programu SharePoint.

Gdy baza danych jest publikowana w witrynie programu SharePoint po raz pierwszy, program Access udostępnia listę serwerów sieci Web, która ułatwia przejście do lokalizacji publikowania, na przykład do biblioteki dokumentów. Po opublikowaniu bazy danych program Access zapamiętuje lokalizację, dzięki czemu nie trzeba jej ponownie odszukiwać w przypadku publikowania zmian.

Opcja publikowania bazy danych w witrynie programu SharePoint jest dostępna tylko pod warunkiem, że pliki bazy danych są zapisane w formacie programu Office Access 2007.

Aby uzyskać więcej informacji o publikowaniu bazy danych w witrynie programu SharePoint, zobacz artykuł Publikowanie bazy danych w witrynie programu SharePoint.

Przenoszenie danych na listy programu SharePoint i tworzenie łączy do nich

Dzięki tej metodzie każdy użytkownik może modyfikować własną kopię bazy danych, ponieważ dane są udostępniane za pośrednictwem witryny programu SharePoint. Nie daje to korzyści podobnych do publikowania bazy danych w witrynie programu SharePoint, ale umożliwia przechowywanie danych w centralnej lokalizacji. Zalety takiego podejścia przypominają te dostępne podczas korzystania z podzielonej bazy danych. Dodatkowo dzięki umieszczeniu danych na listach programu SharePoint można oddzielnie udostępniać dane w sieci przy użyciu funkcji tego programu.

Ta metoda wymaga wykonania trzech podstawowych kroków:

1. Przeniesienie danych na listy programu SharePoint.
2. Utworzenie łączy do tych list.
3. Rozpowszechnienie pliku bazy danych.

Pierwsze dwa kroki można wykonać za pomocą Kreatora przenoszenia do witryny programu SharePoint. Ostatni krok można wykonać w dowolny dostępny sposób.

Korzystanie z Kreatora przenoszenia do witryny programu SharePoint

1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Listy programu SharePoint kliknij pozycję Przenieś do pr. SharePoint.

    Uwaga   Ta opcja jest dostępna tylko pod warunkiem, że bazę danych zapisano w formacie programu Office Access 2007.

2. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w Kreatorze przenoszenia do witryny programu SharePoint (również dotyczącymi określania lokalizacji witryny programu SharePoint).

   Aby anulować ten proces, kliknij przycisk Zatrzymaj.

3. Na ostatniej stronie kreatora zaznacz pole wyboru Pokaż szczegóły, aby wyświetlić dodatkowe informacje o migracji.

   Na tej stronie kreatora są przedstawiane tabele połączone z listami, a także informacje o lokalizacji kopii zapasowej i adres URL bazy danych. Ta strona zawiera również ostrzeżenie w przypadku problemów z migracją, a także wskazuje lokalizację tabeli dziennika ze szczegółowymi informacjami o tych problemach.

4. Gdy zostaną wykonane wszystkie akcje kreatora, kliknij przycisk Zakończ.

   Jeśli w kreatorze zostanie wyświetlone ostrzeżenie, należy przejrzeć tabelę dziennika i podjąć czynności, które zapewnią pomyślną migrację danych. Niektóre pola mogą na przykład nie zostać przeniesione lub mogą zostać przekonwertowane na inny typ danych, który nie jest zgodny z listą programu SharePoint.

 Uwaga   Aby wyświetlić listy w witrynie programu SharePoint, kliknij pozycję Listy na pasku narzędzi Szybkie uruchamianie lub kliknij pozycję Wyświetl całą zawartość witryny. Może być konieczne odświeżenie strony w przeglądarce sieci Web. Aby wyświetlić listy na pasku narzędzi Szybkie uruchamianie witryny programu SharePoint lub zmienić inne ustawienia (na przykład włączyć śledzenie wersji), można zmienić ustawienia listy w witrynie programu SharePoint. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pomoc w witrynie programu SharePoint.

Aby uzyskać więcej informacji o przenoszeniu danych na listy programu SharePoint, zobacz artykuł Przenoszenie tabel bazy danych programu Access do witryny programu SharePoint i tworzenie łączy do nich.

 Początek strony

Używanie programu Access z serwerem bazy danych

Bazę danych można udostępnić, używając programu Access razem z serwerem bazy danych, takim jak SQL Server. Zastosowanie tej metody niesie ze sobą szereg korzyści, ale wymaga dodatkowego oprogramowania — serwera bazy danych.

Zalety udostępniania bazy danych za pośrednictwem serwera bazy danych

• Wysoka wydajność i skalowalność  Zazwyczaj serwer bazy danych oferuje wyższą wydajność niż sam plik bazy danych programu Access. Wiele serwerów baz danych obsługuje bardzo duże bazy danych — o rozmiarach kilku terabajtów, co około 500-krotnie przewyższa obecne ograniczenie rozmiaru pliku bazy danych programu Access (2 GB). Serwery baz danych działają bardzo wydajnie dzięki równoległemu przetwarzaniu kwerend (z użyciem wielu wewnętrznych wątków w pojedynczym procesie do obsługi żądań użytkowników) i minimalizacji wymagań dodatkowej pamięci wynikających ze zwiększania liczby użytkowników.
• Zwiększona dostępność  Większość serwerów baz danych umożliwia tworzenie kopii zapasowych działających baz danych. Dzięki temu nie trzeba zmuszać użytkowników, aby odłączali się od bazy danych w celu sporządzenia kopii zapasowej danych. Zazwyczaj serwery baz danych w bardzo wydajny sposób obsługują jednoczesne edytowanie i blokowanie rekordów.
• Ulepszone zabezpieczenia  Żadnej bazy danych nie można całkowicie zabezpieczyć. Serwery baz danych oferują jednak zabezpieczenia o wysokim poziomie niezawodności, chroniące dane przed nieautoryzowanym użyciem. Większość serwerów baz danych udostępnia zabezpieczenia oparte na kontach, które pozwalają określać widoczność tabel dla poszczególnych użytkowników. Zabezpieczenia tego typu zapobiegają nieautoryzowanemu użyciu danych w przypadku uzyskania przez osobę atakującą zewnętrznej aplikacji programu Access.
• Automatyczne odzyskiwanie danych  Niektóre serwery baz danych dysponują automatycznymi mechanizmami odzyskiwania baz danych w przypadku awarii systemu (na przykład awarii systemu operacyjnego lub zaniku zasilania). Takie funkcje przywracają ostatni spójny stan bazy w kilka minut, bez angażowania administratora bazy danych.
• Przetwarzanie oparte na serwerze  Używanie programu Access w konfiguracji klient-serwer umożliwia ograniczenie ruchu sieciowego dzięki przetwarzaniu kwerend bazy danych na serwerze przed wysłaniem wyników do klienta. Przetwarzanie danych na serwerze jest wydajniejsze, szczególnie w przypadku pracy z dużymi zestawami danych.

Podstawowe czynności wymagane do użycia programu Access z serwerem bazy danych

Dokładne kroki, jakie należy wykonać w celu użycia programu Access z serwerem bazy danych, zależą od używanego serwera bazy danych. Ogólne czynności pozostają jednak bez zmian:

1. Przeniesienie danych z tabel bazy danych programu Access do tabel na serwerze bazy danych.
2. Utworzenie w pliku programu Access połączeń z tabelami umieszczonymi na serwerze bazy danych.
3. Utworzenie odpowiednich kont użytkowników na serwerze bazy danych.
4. Rozpowszechnienie pliku bazy danych programu Access.
5. Instalacja wymaganych sterowników bazy danych na komputerach użytkowników.

 Początek strony