Dotyczy programów:
Microsoft Office Access 2003 Microsoft Access 2000 i 2002

Grupowanie wyświetlanych informacji często sprawia, że są one bardziej czytelne. Raport, w którym którym dane dotyczące sprzedaży zostały pogrupowane według regionów, może na przykład ułatwić wychwycenie trendów trudnych do zauważenia w inny sposób. Czy groch sprzedaje się najlepiej w województwie mazowieckim? Czy pomidory cieszą się największym zainteresowaniem w Krakowie? Zamiast wykonywać ręcznie obliczenia za pomocą kalkulatora, można umieścić sumy całkowite na końcu poszczególnych grup raportu. Pozwala to zaoszczędzić wiele pracy. 

Program Access umożliwia łatwe tworzenie raportów pogrupowanych. Po wybraniu źródła rekordów — tabeli lub kwerendy, z której pochodzą dane w raporcie — można szybko utworzyć raport przy użyciu kreatora. Kreator jest funkcją programu Access, po uruchomieniu której na ekranie są wyświetlane kolejne strony z pytaniami dla użytkownika. Następnie kreator generuje raport na podstawie udzielonych odpowiedzi. Jedno z tych pytań dotyczy pola lub pól, które mają zostać użyte w celu pogrupowania raportu.

W tym artykule omówiono procedurę tworzenia raportu pogrupowanego lub podsumowującego.

Spis treści

Wybieranie źródła rekordów
Tworzenie raportu pogrupowanego przy użyciu Kreatora raportów
Opis sekcji raportu
Dostosowywanie raportu w widoku projektu
Dodawanie pól do raportu
Dodawanie formantów do raportu
Używanie okna Sortowanie i grupowanie
Dodawanie sum częściowych, liczników i sum całkowitych do raportu
Zapisywanie wyników pracy
Wyświetlanie podglądu raportu
Drukowanie raportu
Wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail

Wybieranie źródła rekordów

Raport zawiera informacje pochodzące z tabeli lub kwerendy oraz informacje przechowywane w projekcie raportu, takie jak etykiety, nagłówki i grafikę. Tabela lub kwerenda, z której pochodzą dane źródłowe, jest nazywana źródłem rekordów raportu. Przed przystąpieniem do tworzenia raportu należy zastanowić się nad tym, jakie informacje będą w nim zawarte. Konieczne jest dołączenie pól, które posłużą do grupowania lub sumowania. Jeśli wszystkie potrzebne pola znajdują się w jednej tabeli, należy użyć jej jako źródła rekordów. Jeśli pola znajdują się w kilku tabelach, jako źródła rekordów najlepiej jest użyć kwerendy. Taka kwerenda może już istnieć w bazie danych. W przeciwnym razie może być konieczne utworzenie kwerendy dostosowanej specjalnie do wymagań raportu. 

Aby uzyskać więcej informacji o kwerendach, zobacz temat Projektowanie kwerend (MDB) — informacje

 Powrót do początku

Tworzenie raportu pogrupowanego przy użyciu Kreatora raportów

Użycie Kreatora raportów jest dobrym sposobem szybkiego utworzenia raportu. Można użyć gotowego raportu bez zmian lub dostosować go, aby raport dokładnie spełniał wszystkie wymagania.

Aby utworzyć raport przy użyciu Kreatora raportów

1. W oknie bazy danych kliknij pozycję Raporty.
2. W oknie bazy danych kliknij przycisk Nowy.

   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowy raport.

3. Kliknij na liście pozycję Kreator raportów.

   

4. Wybierz tabelę lub kwerendę, której raport ma dotyczyć, a następnie kliknij przycisk OK.
5. Gdy zostanie wyświetlony Kreator raportów, wybierz pola, które mają zostać umieszczone w raporcie. Pole można wybrać, klikając je dwukrotnie na liście Dostępne pola. Pole zostanie wówczas przeniesione na listę Zaznaczone pola. Pola między listami Dostępne pola i Zaznaczone pola można także przenosić, klikając przyciski dodawania i usuwania. Aby wybrać pola z innej tabeli lub kwerendy, kliknij listę rozwijaną Tabele/kwerendy, a następnie wybierz odpowiednią tabelę lub kwerendę.

   

6. Po wykonaniu tych czynności kliknij przycisk Dalej.

Aby pogrupować rekordy przy użyciu Kreatora raportów

Grupowanie umożliwia organizowanie i rozmieszczanie rekordów w grupach, na przykład według regionów lub sprzedawców. Grupy mogą być zagnieżdżone, dzięki czemu można łatwo określać relacje między nimi i szybko znajdować potrzebne informacje. Grupowanie umożliwia także obliczanie informacji podsumowujących, na przykład sum całkowitych i wartości procentowych.

1. W przypadku dołączenia do raportu więcej niż jednej tabeli kreator sprawdza relacje między tabelami w celu określenia możliwych sposobów wyświetlania informacji. Na stronie Kreatora raportów z pytaniem „W jaki sposób dane mają być wyświetlane?” kliknij na liście jeden z widoków, a następnie kliknij przycisk Dalej.

   

2. Aby dodać poziomy grupowania, w Kreatorze raportów kliknij dwukrotnie poziom grupowania na liście w celu dodania go do raportu.

   

   W programie Access każdy poziom grupowania jest dodawany i wyświetlany jako zagnieżdżony w ramach nadrzędnego poziomu grupowania.

3. Kliknij przycisk Opcje grupowania, aby wyświetlić okno dialogowe Interwały grupowania.

   

4. Dla każdego pola poziomu grupowania można wybrać interwał grupowania. Interwał grupowania umożliwia dostosowanie sposobu grupowania rekordów. Na poprzedniej ilustracji rekordy zostały pogrupowane według pola DataWysyłki typu Data/Godzina. W Kreatorze raportów na liście Interwały grupowania są wyświetlane opcje odpowiednie dla typu pola. Typem pola DataWysyłki jest Data/Godzina, więc można wybrać grupowanie według wartości rzeczywistych (pozycja Normalny): Rok, Kwartał, Miesiąc, Tydzień, Dzień, Godzina lub Minuta. W przypadku pola typu Tekst można wybrać grupowanie według całego pola (pozycja Normalny) lub według maksymalnie pięciu początkowych znaków. W przypadku danych numerycznych można wybrać grupowanie według wartości (pozycja Normalny) lub według zakresu w określonych przedziałach.

   Po wybraniu interwału grupowania kliknij przycisk OK.

5. Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do następnej strony kreatora.

Aby posortować i podsumować rekordy przy użyciu Kreatora raportów

W Kreatorze raportów można sortować rekordy według nie więcej niż czterech pól, zarówno w porządku rosnącym, jak i malejącym.

1. Kliknij pierwszą z list rozwijanych, a następnie wybierz pole, według którego chcesz posortować rekordy. Możesz kliknąć przycisk po prawej stronie listy, aby zmienić porządek sortowania na rosnący lub malejący (ustawieniem domyślnym jest Rosnąco). Opcjonalnie kliknij drugą, trzecią i czwartą listę rozwijaną, aby wybrać dodatkowe pola sortowania.

   

2. Kliknij przycisk Opcje podsumowania, jeśli chcesz podsumować wartości pól numerycznych.

   Zostaną wyświetlone dostępne pola numeryczne.

   

3. Zaznacz pole wyboru w wybranej kolumnie Suma, Średnia, Min. lub Maks., aby dołączyć odpowiednie obliczenia do stopki grupy. Możesz też wybrać pokazywanie szczegółów i podsumowania albo pokazywanie tylko podsumowania. W drugim przypadku zostaną pokazane sumy całkowite dla każdej wartości pola DataWysyłki (jeśli na przykład zaznaczysz pole wyboru w kolumnie Suma), ale szczegóły zamówień zostaną pominięte. Możesz także wybrać pokazywanie udziałów procentowych sum w obliczonych sumach całkowitych.
4. Kliknij przycisk OK.
5. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na pozostałych stronach Kreatora raportów. Na ostatniej stronie kliknij przycisk Zakończ.

 Powrót do początku

Opis sekcji raportu

W programie Access projekt raportu jest podzielony na sekcje. Aby móc tworzyć użyteczne raporty, należy zapoznać się ze sposobem działania poszczególnych sekcji. Sposób obliczania wartości formantu obliczeniowego zależy na przykład od sekcji, w której został umieszczony. Niżej podano zestawienie typów sekcji i ich zastosowań.

• Nagłówek raportu  Sekcja drukowana jeden raz na początku raportu. W nagłówku raportu należy umieścić informacje, które zwykle pojawiają się na stronie tytułowej, na przykład logo, tytuł i datę. Po umieszczeniu w nagłówku raportu formantu obliczeniowego, w którym jest używana funkcja agregująca Sum, suma zostanie obliczona dla całego raportu. Nagłówek raportu jest drukowany przed nagłówkiem strony.
• Nagłówek strony  Sekcja drukowana na górze każdej strony. Tej sekcji można użyć na przykład w celu wydrukowania powtarzającego się tytułu raportu na każdej stronie.
• Nagłówek grupy  Sekcja drukowana na początku każdej nowej grupy rekordów. Za pomocą tej sekcji można wydrukować nazwę grupy. Jeśli na przykład raport jest pogrupowany według produktów, nagłówka grupy można używać do drukowania nazwy produktu. Jeśli w nagłówku grupy umieścimy formant obliczeniowy zawierający funkcję agregującą Sum, obliczona suma będzie dotyczyła bieżącej grupy.
• Szczegóły  Sekcja drukowana dla każdego wiersza źródła rekordów. W tej sekcji należy umieścić formanty, które tworzą główną część raportu.
• Stopka grupy  Sekcja drukowana na końcu każdej grupy rekordów. Tej sekcji można używać do drukowania informacji podsumowujących grupę.
• Stopka strony  Sekcja drukowana na końcu każdej strony. Tej sekcji można używać do drukowania numerów stron lub informacji dotyczących strony.
• Stopka raportu  Sekcja drukowana jeden raz na końcu raportu. Tej sekcji można używać do drukowania sum całkowitych raportu lub innych informacji podsumowujących cały raport. Należy zwrócić uwagę, że stopka raportu jest wyświetlana jako ostatnia w widoku projektu raportu, ale drukowana przed stopką ostatniej strony.

 Powrót do początku

Dostosowywanie raportu w widoku projektu

Po utworzeniu podstawowego raportu można dostosować jego projekt przy użyciu widoku projektu. Przybornik (przybornik: Zestaw narzędzi dostępnych w widoku projektu, które umożliwiają dodawanie formantów do formularza, raportu lub strony dostępu do danych. Przybornik dostępny w widoku projektu strony różni się od przybornika dostępnego w widoku projektu formularza i raportu.) służy do umieszczania formantów (formant: Obiekt graficznego interfejsu użytkownika, na przykład pole tekstowe, pole wyboru, pasek przewijania lub przycisk polecenia, który pozwala użytkownikom na sterowanie programem. Formanty są używane do wyświetlania danych lub opcji do wyboru, wykonywania akcji albo poprawiania czytelności interfejsu użytkownika.) w projekcie raportu, natomiast lista pól (lista pól: Okno, w którym jest wyświetlana lista wszystkich pól podległego źródła rekordów lub obiektu bazy danych. Wyjątkiem jest strona dostępu do danych w widoku projektu. W widoku projektu strony dostępu do danych są wyświetlane wszystkie źródła rekordów i ich pola w podległej bazie danych.) służy do umieszczania pól (pole: Element tabeli zawierający określoną jednostkę informacji, na przykład nazwisko. Pole Tytuł mogłoby na przykład zawierać wartość mgr lub dr. Bazy danych takie jak Microsoft SQL Server odwołują się do pól jako do kolumn.). Arkusz właściwości (arkusz właściwości: Okno służące do wyświetlania i modyfikowania właściwości różnych obiektów, takich jak tabele, kwerendy, pola, formularze, raporty, strony dostępu do danych i formanty.) umożliwia dostęp do wielu właściwości (właściwość: Nazwany atrybut formantu, pola lub obiektu, który ustawia się w celu określenia jednej cechy obiektu (takiej jak rozmiar, kolor lub położenie na ekranie) albo aspektu jego działania (na przykład, czy obiekt jest ukryty).), które można ustawiać w celu dostosowania raportu.

Aby przełączyć się do widoku projektu  

• W menu Widok kliknij polecenie Widok projektu lub kliknij strzałkę obok przycisku Widok na pasku narzędzi, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

Okno raportu zostanie wyświetlone w widoku projektu.

 Aby zmodyfikować właściwości raportu oraz jego formantów i sekcji, należy użyć arkusza właściwości.

 W przyborniku są wyświetlane wszystkie narzędzia, za pomocą których można dodawać formanty do projektu raportu.

 Projekt raportu jest podzielony na sekcje.

 Aby dodać do projektu raportu pola z tabeli lub kwerendy źródłowej, należy użyć listy pól.

Aby umieścić w projekcie raportu formanty, należy użyć przybornika. Formanty są obiektami, które służą do wyświetlania danych i wykonywania akcji, a także umożliwiają wyświetlanie i posługiwanie się informacjami zwiększającymi atrakcyjność wizualną raportu, na przykład etykietami i obrazami. Program Access obsługuje trzy typy formantów: związane, niezwiązane oraz obliczeniowe.

• Formant związany  Formant, którego źródłem danych jest pole tabeli lub kwerendy, nosi nazwę formantu związanego (formant związany: Formant w formularzu, w raporcie lub na stronie dostępu do danych używany do wyświetlania lub modyfikowania danych z tabeli, kwerendy lub instrukcji SQL. Właściwość ŹródłoFormantu formantu przechowuje nazwę pola, z którym związany jest formant.). Formanty związane służą do wyświetlania wartości pól bazy danych. Takimi wartościami mogą być dane tekstowe, daty, liczby, wartości Tak/Nie, obrazy lub wykresy. Najczęściej spotykanym typem formantu związanego jest pole tekstowe. Informacje w polu tekstowym formularza, w którym jest wyświetlane nazwisko pracownika, mogą być na przykład pobierane z pola Nazwisko z tabeli Pracownicy.
• Formant niezwiązany  Formant, do którego nie przypisano źródła danych (pola ani wyrażenia), nosi nazwę formantu niezwiązanego (formant niezwiązany: Formant, który nie jest połączony z polem w podległej tabeli, kwerendzie lub instrukcji SQL. Formant niezwiązany często jest używany do wyświetlania tekstu informacyjnego lub obrazów ozdobnych.). Formantów niezwiązanych można używać do wyświetlania informacji, linii, prostokątów i obrazów. Przykładem formantu niezwiązanego jest etykieta, w której jest wyświetlany tytuł raportu.
• Formant obliczeniowy  Formant, którego źródłem danych jest wyrażenie, a nie pole, nosi nazwę formantu obliczeniowego (formant obliczeniowy: Formant w formularzu, w raporcie lub na stronie dostępu do danych, używany do wyświetlania wyniku wyrażenia. Wynik jest obliczany ponownie za każdym razem, gdy zmienia się jakakolwiek wartość, na której oparte jest wyrażenie.). Wartość formantu określa się, definiując wyrażenie jako źródło danych formantu. Wyrażenie jest kombinacją operatorów (na przykład = lub +), nazw formantów, nazw pól, funkcji zwracających jedną wartość i nazw stałych. Podane niżej przykładowe wyrażenie służy do obliczania ceny towaru z rabatem 25% w wyniku pomnożenia wartości pola Cena jednostkowa przez wartość stałą (0,75).

  =[Cena jednostkowa] * 0,75

  W wyrażeniu można użyć danych pochodzących z pola tabeli lub kwerendy źródłowej raportu albo z formantu w raporcie.

  Aby uzyskać więcej informacji o wyrażeniach, zobacz temat Tworzenie wyrażenia.

Pole tekstowe może być formantem związanym, niezwiązanym lub obliczeniowym. Podczas tworzenia raportu, w którym są używane formanty związane, niezwiązane i obliczeniowe, najlepiej jest najpierw dodać i rozmieścić wszystkie formanty związane, zwłaszcza jeśli stanowią one większość formantów w raporcie. Następnie można dodać do projektu pozostałe formanty niezwiązane i obliczeniowe, korzystając z narzędzi w przyborniku.

Formant pola tekstowego można powiązać z polem, wskazując pole, z którego mają być pobierane dane formantu. Formant związany z wybranym polem można utworzyć, przeciągając pole z listy pól na raport. Na liście pól są wyświetlane pola tabeli lub kwerendy źródłowej raportu. Aby wyświetlić listę pól, w menu Widok należy kliknąć polecenie Lista pól. Po przeciągnięciu pola z listy pól zostanie domyślnie utworzone pole tekstowe.

Pole można także powiązać z formantem, wpisując nazwę pola w formancie lub w polu zawierającym wartość właściwości ControlSource (Źródło formantu) w arkuszu właściwości formantu. Arkusz właściwości umożliwia zdefiniowanie cech formantu, takich jak nazwa, źródło danych i ich format.

Tworzenie związanego pola tekstowego przy użyciu listy pól jest najlepszą metodą z dwóch powodów:

• Do związanego pola tekstowego jest dołączana etykieta, której tytuł jest domyślnie zgodny z nazwą pola (lub tytułem zdefiniowanym dla tego pola w tabeli bądź kwerendzie źródłowej), dzięki czemu użytkownik nie musi wpisywać tytułu.
• Związane pole tekstowe dziedziczy wiele ustawień pola tabeli lub kwerendy źródłowej, na przykład właściwości Format, DecimalPlaces (Miejsca dziesiętne) oraz InputMask (Maska wprowadzania). Dzięki temu można mieć pewność, że te właściwości pola będą jednakowe dla każdego utworzonego pola tekstowego związanego z nim.

Aby powiązać z polem utworzony wcześniej formant niezwiązany, należy ustawić nazwę pola jako wartość właściwości formantu ControlSource (Źródło formantu). Szczegółowe informacje na temat właściwości ControlSource (Źródło formantu) można uzyskać, wyszukując w Pomocy hasło „ControlSource” lub „Źródło formantu”.

 Powrót do początku

Dodawanie pól do raportu

Aby dodać pole do raportu, należy najpierw upewnić się, że jest wyświetlona lista pól. Lista pól zawiera listę wszystkich pól źródła rekordów.

• W menu Widok kliknij polecenie Lista pól lub kliknij przycisk Lista pól na pasku narzędzi.
• Aby dodać jedno pole, przeciągnij je z listy pól do sekcji, w której chcesz wyświetlić pole w raporcie.
• Aby dodać jednocześnie kilka sąsiadujących pól, kliknij pierwsze z tych pól, a następnie przytrzymaj wciśnięty klawisz SHIFT i kliknij ostatnie pole. Przeciągnij zaznaczone pola na raport.
• Aby dodać jednocześnie kilka pól, które nie sąsiadują ze sobą, kliknij pierwsze z tych pól, a następnie przytrzymaj wciśnięty klawisz CTRL i kliknij kolejno pozostałe pola. Następnie przeciągnij zaznaczone pola na raport.

Po przeciągnięciu pól na raport dla każdego z nich zostanie utworzony związany formant pola tekstowego, a obok każdego pola tekstowego zostanie automatycznie umieszczony formant etykiety.

Dodawanie formantów do raportu

Wszystkie informacje w raporcie są zawarte w formantach. Formant jest obiektem, który umożliwia wyświetlanie informacji, wykonywanie akcji, a także może służyć jako element ozdobny. Niektóre formanty są związane z polami tabeli lub kwerendy źródłowej, dzięki czemu można wprowadzać lub wyświetlać dane przechowywane w polach. Można na przykład wprowadzać i wyświetlać informacje przy użyciu formantu pola tekstowego. Inne formanty służą do wyświetlania informacji przechowywanych tylko w projekcie raportu i niepołączonych ze źródłem danych. Za pomocą etykiet można na przykład wyświetlać opisy, a linie i prostokąty mogą posłużyć do zwiększenia atrakcyjności raportu.

Niektóre formanty są tworzone automatycznie, na przykład związany formant pola tekstowego, który jest tworzony po dodaniu do raportu pola z listy pól. Inne formanty można tworzyć za pomocą przybornika.

Dodawanie formantu za pomocą przybornika  

• Aby wyświetlić przybornik, w menu Widok kliknij polecenie Przybornik lub kliknij przycisk Przybornik na pasku narzędzi.
• Aby określić nazwę narzędzia, umieść na nim wskaźnik myszy, co spowoduje wyświetlenie nazwy narzędzia. 
• Kliknij narzędzie odpowiadające typowi formantu, który chcesz dodać. Aby na przykład utworzyć pole wyboru, kliknij narzędzie Pole wyboru.

  Utwórz formant obliczeniowy lub niezwiązany, klikając w raporcie miejsce, w którym chcesz umieścić lewy górny narożnik formantu. Kliknij raport raz, aby utworzyć formant o rozmiarze domyślnym albo kliknij raport i przeciągnij wskaźnik myszy, aby utworzyć formant o odpowiednim rozmiarze.

Utwórz formant związany, zaznaczając pole na liście pól, a następnie przeciągając je na raport.

Aby uzyskać więcej informacji dotyczących formantów, zobacz temat Typy formantów w programie Access — informacje.

 Powrót do początku

Używanie okna Sortowanie i grupowanie

Dane w arkuszu danych, formularzu lub raporcie można sortować. Sortowanie pozwala organizować rekordy według wartości jednego lub większej liczby pól. Można na przykład posortować listę produktów alfabetycznie. Posortowane rekordy w raportach można dodatkowo podzielić na grupy.

Grupowanie umożliwia organizowanie i rozmieszczanie rekordów w grupach, na przykład według regionów lub sprzedawców. Grupy mogą być zagnieżdżone, dzięki czemu można łatwo określać relacje między nimi i szybko znajdować potrzebne informacje. Grupowanie umożliwia także obliczanie informacji podsumowujących, na przykład sum całkowitych i wartości procentowych.

Zazwyczaj na wydruku raportu należy zorganizować rekordy w określonym porządku. Jeśli na przykład jest drukowana lista dostawców, można posortować rekordy alfabetycznie według nazw firm. Podczas pracy w widoku projektu można ustawić porządek sortowania raportu w oknie Sortowanie i grupowanie.

Aby wyświetlić okno Sortowanie i grupowanie

1. Otwórz raport w widoku projektu.
2. W menu Widok kliknij polecenie Sortowanie i grupowanie lub kliknij przycisk Sortowanie i grupowanie na pasku narzędzi.

   

Porządek sortowania rekordów w raporcie ustawia się w górnej części okna Sortowanie i grupowanie. Można sortować według maksymalnie 10 pól i wyrażeń, a także sortować według tego samego pola lub wyrażenia więcej niż jeden raz. W przypadku pola zawierającego pięć znaków można na przykład sortować w porządku rosnącym według dwóch pierwszych znaków oraz w porządku malejącym według trzech ostatnich znaków.

• Pole/Wyrażenie  Pozwala określić nazwę pola lub wyrażenia, według którego dane będą sortowane. Pole lub wyrażenie w pierwszym wierszu kolumny Pole/Wyrażenie określa pierwszy poziom sortowania, pole lub wyrażenie w drugim wierszu określa drugi poziom sortowania i tak dalej. Można na przykład posortować listę pracowników według nazwisk, a następnie według imion.

• Porządek sortowania  Pozwala określić sposób sortowania danych pola lub wyrażenia. Opcja Rosnąco umożliwia sortowanie od najmniejszej do największej wartości. Opcja Malejąco umożliwia sortowanie od największej do najmniejszej wartości. Rosnący porządek sortowania umożliwia na przykład sortowanie wartości pól typu Tekst w kolejności alfabetycznej lub sortowanie wartości pól typu Liczba od zera do wartości maksymalnej.

 Porada   Jeśli raport został utworzony za pomocą Kreatora raportów, w oknie Sortowanie i grupowanie jest wyświetlany porządek sortowania określony w Kreatorze raportów.

Aby ustawić porządek sortowania  

1. Wyświetl okno Sortowanie i grupowanie.
2. W kolumnie Pole/Wyrażenie wybierz odpowiednie pole lub wpisz wyrażenie. Należy pamiętać, że wyrażenie musi rozpoczynać się od znaku równości (=).

   

   Po wprowadzeniu wartości w kolumnie Pole/Wyrażenie właściwość Porządek sortowania przyjmuje wartość Rosnąco.

3. Aby zmienić porządek sortowania, kliknij pozycję Malejąco na liście Porządek sortowania.

W oknie Sortowanie i grupowanie można dodawać i usuwać pola i wyrażenia, a także zmieniać ich porządek. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję „Aby zmienić porządek sortowania i grupowania” w dalszej części tego artykułu.

Przykład: ustawianie porządku sortowania listy adresowej

Drukując etykiety przy użyciu długiej listy adresowej, można posortować adresy w sposób najwygodniejszy dla użytkownika lub dla urzędu pocztowego. Podczas wysyłania nowych katalogów do wszystkich klientów firmy Northwind Traders można na przykład posortować etykiety najpierw według krajów/regionów, a następnie według kodów pocztowych i nazw firm. Na poniższej ilustracji pokazano takie ustawienia w oknie Sortowanie i grupowanie.

Podczas drukowania etykiet adresy zostaną posortowane najpierw według krajów/regionów, a następnie według kodów pocztowych i nazw firm.

W wielu raportach nie wystarczy posortować rekordów — może być konieczne podzielenie ich na grupy. Grupa jest zbiorem rekordów wraz z opcjonalnymi informacjami wprowadzającymi i podsumowującymi, które są wyświetlane razem z rekordami, na przykład nagłówkiem. Grupa zawiera nagłówek grupy, grupy zagnieżdżone (jeśli istnieją), rekordy szczegółowe oraz stopkę grupy.

Grupowanie umożliwia graficzne oddzielenie grup rekordów oraz wyświetlenie danych wprowadzających i podsumowujących dla każdej grupy. W przykładowym raporcie pokazanym niżej sprzedaż została pogrupowana według dat wysyłki, a dla każdego dnia została obliczona całkowita kwota sprzedaży.

 Data jest drukowana na początku grupy.

 Suma całkowita jest podsumowaniem grupy.

Działanie grupowania można zrozumieć, porównując pokazany na poniższej ilustracji raport Lista produktów według kategorii z arkuszem danych jego kwerendy źródłowej o nazwie Lista produktów. Zarówno w raporcie, jak i w kwerendzie produkty są posortowane według kategorii, ale w raporcie wydrukowano oprócz tego nazwę każdej kategorii w oddzielnym wierszu na początku każdej grupy (w nagłówku grupy) oraz liczbę produktów w każdej kategorii w oddzielnym wierszu na końcu każdej grupy (w stopce grupy).

 Nazwa kategorii pojawia się w każdym wierszu arkusza danych.

 Nazwa kategorii pojawia się jeden raz w nagłówku grupy każdej grupy w raporcie.

 Suma całkowita dla kategorii pojawia się w stopce grupy na końcu każdej grupy.

 Rekordy są wyświetlane jako jedna duża grupa w arkuszu danych.

 Rekordy należące do poszczególnych kategorii są drukowane w oddzielnych sekcjach raportu, poprzedzone nagłówkiem grupy i zakończone stopką grupy.

Rekordy można grupować według dowolnych pól lub wyrażeń, według których je posortowano (maksymalnie 10 pól lub wyrażeń). Rekordy można grupować według tego samego pola lub wyrażenia więcej niż jeden raz. Gdy rekordy są grupowane według kilku pól lub wyrażeń, grupy są zagnieżdżane według ich poziomów grupowania. Pierwsze pole, według którego są grupowane rekordy, odpowiada pierwszemu i najbardziej znaczącemu poziomowi grupowania; drugie pole lub wyrażenie, według którego są grupowane rekordy, odpowiada następnemu poziomowi grupowania i tak dalej. Na poniższej ilustracji przedstawiono sposób zagnieżdżania grup w programie Access:

 Każdy nagłówek grupy tworzy parę ze stopką grupy.

Po określeniu pól sortowania w oknie Sortowanie i grupowanie można utworzyć grupy, dodając nagłówki i stopki grup. Nagłówek grupy można dodać lub usunąć przy użyciu właściwości GroupHeader (Nagłówek grupy), a stopkę grupy można dodać lub usunąć przy użyciu właściwości GroupFooter (Stopka grupy). Można ustawić jedną lub obie te właściwości dla każdego pola lub wyrażenia, według którego są grupowane rekordy.

Nagłówek grupy jest zwykle używany do wyświetlania danych identyfikujących grupę w oddzielnej sekcji na początku grupy. Stopka grupy jest zwykle używana do wyświetlania danych podsumowujących grupę w oddzielnej sekcji na końcu grupy.

Aby dodać lub usunąć nagłówek lub stopkę grupy

1. Otwórz raport w widoku projektu.
2. W menu Widok kliknij polecenie Sortowanie i grupowanie, a następnie ustaw porządek sortowania w oknie Sortowanie i grupowanie.
3. W oknie Sortowanie i grupowanie kliknij pole lub wyrażenie, według którego chcesz pogrupować rekordy.
4. Ustaw właściwość Nagłówek grupy lub Stopka grupy:
   • Aby dodać nagłówek grupy, kliknij pozycję Tak na liście rozwijanej Nagłówek grupy. Nagłówek grupy zostanie dodany do projektu raportu.
   • Aby dodać stopkę grupy, kliknij pozycję Tak na liście rozwijanej Stopka grupy. Stopka grupy zostanie dodana do projektu raportu.
   • Aby usunąć nagłówek grupy, na liście rozwijanej Nagłówek grupy kliknij pozycję Nie. Przed usunięciem z projektu raportu nagłówka grupy wraz ze wszystkimi formantami, które się w nim znajdują, zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie usunięcia.
   • Aby usunąć stopkę grupy, na liście rozwijanej Stopka grupy kliknij pozycję Nie. Przed usunięciem z projektu raportu stopki grupy wraz ze wszystkimi formantami, które się w niej znajdują, zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie usunięcia.

   

    Wybierz pole lub wyrażenie, według którego chcesz pogrupować rekordy.

    Kliknij strzałkę obok listy rozwijanej, aby wyświetlić jej zawartość.

    Kliknij pozycję Tak, aby dodać nagłówek lub pozycję Nie, aby usunąć go.

5. Dodaj do projektu raportu formanty, które chcesz umieścić w nagłówku lub stopce grupy.

 Porada   W raporcie można utworzyć grupę bez nagłówka grupy. Informacje identyfikujące grupę można umieścić w sekcji szczegółów, dodając związany formant pola tekstowego do sekcji szczegółów raportu i nadając właściwości HideDuplicates (Ukryj duplikaty) formantu wartość Tak.

Przykład: tworzenie raportu sprzedaży według pracowników i krajów/regionów

W raporcie, w którym rekordy są grupowane według kilku pól lub wyrażeń, można łatwiej znaleźć potrzebne dane, jeśli informacje wprowadzające i podsumowujące są wyświetlane dla każdego poziomu sumowania. W przykładowym raporcie Sprzedaż wg pracowników i krajów pokazanym na poniższej ilustracji w nagłówkach i stopkach grup umieszczono dane wprowadzające i podsumowujące dla każdego kraju/regionu i sprzedawcy.

 Początek danych o sprzedaży w Wielkiej Brytanii.

 Początek danych o sprzedaży dotyczących Stevena Buchanana.

 Całkowita kwota sprzedaży dotycząca Stevena Buchanana.

Na poniższej ilustracji pokazano wszystkie parametry sortowania i niektóre parametry grupowania dla tego raportu.

 Taki symbol oznacza, że rekordy są grupowane w raporcie według tego pola.

 Właściwości grupowania dla zaznaczonego pola Kraj.

W poniższej tabeli zamieszczono parametry sortowania i grupowania dla tego raportu. Sprzedaż została w nim pogrupowana najpierw według krajów/regionów. W ramach każdego kraju/regionu sprzedaż została pogrupowana według nazwisk poszczególnych sprzedawców. Dla każdego sprzedawcy rekordy zostały posortowane według identyfikatorów zamówień.

Pole/Wyrażenie	Porządeksortowania	Nagłówek grupy	Stopka grupy	Grupujwedług	Interwał grupowania	Trzymajrazem
Kraj	Rosnąco	Tak	Tak	Każda wartość	1	Z pierwszym szczegółem
=[Nazwisko] & ", " & [Imię]	Rosnąco	Tak	Tak	Każda wartość	1	Z pierwszym szczegółem
ID zamówienia	Rosnąco	Nie	Nie	Każda wartość	1	Nie

Aby uzyskać więcej informacji na temat właściwości KeepTogether (Trzymaj razem), zobacz artykuł Właściwość KeepTogether — grupy (w języku angielskim).

W projekcie raportu na poniższej ilustracji pokazano miejsca, w których należy umieścić formanty służące do wyświetlania danych wprowadzających i podsumowujących w nagłówkach i stopkach grup.

 Formant Kraj należy wstawić w nagłówku Kraj.

 Formant zawierający wyrażenie, za pomocą którego jest tworzone nazwisko sprzedawcy, należy wstawić w nagłówku =[Nazwisko] & ", " & [Imię].

 Formant zawierający sumę całkowitą dla sprzedawcy należy wstawić w stopce =[Nazwisko] & ", " & [Imię].

 Formant zawierający sumę całkowitą dla kraju należy wstawić w stopce Kraj.

Wartość lub zakres wartości, dla których jest rozpoczynana nowa grupa, można określić przy użyciu właściwości GroupOn (Grupuj według) i GroupInterval (Interwał grupowania) w oknie Sortowanie i grupowanie. Właściwości te są powiązane ze sobą. W raporcie, w którym rekordy są grupowane według pola daty, można na przykład podzielić rekordy dotyczące roku na dwa okresy półroczne, nadając właściwości GroupOn (Grupuj według) wartość Miesiąc, a właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) nadając wartość 6.

• Właściwość GroupOn (Grupuj według)  Określa sposób grupowania wartości. Pola o typie danych Tekst, Autonumerowanie, Waluta, Liczba i Data/Godzina można grupować według każdej wartości. Pola typu Tekst można grupować według kilku pierwszych znaków ich wartości. Pola typu Autonumerowanie, Waluta, Liczba i Data/Godzina można grupować według zakresu wartości.
• Właściwość GroupInterval (Interwał grupowania)  Określa dowolny interwał, który jest prawidłowy dla wartości pola lub wyrażenia, według którego są grupowane rekordy.

Właściwości GroupOn (Grupuj według) i GroupInterval (Interwał grupowania) wpływają na sposób organizowania rekordów w raporcie, więc projekt raportu nie zmieni się po ich ustawieniu. Efekt ustawienia tych właściwości jest widoczny na podglądzie i wydruku raportu.

Aby ustawić zakres i interwał grupowania  

1. W oknie Sortowanie i grupowanie kliknij pole lub wyrażenie, według którego chcesz pogrupować rekordy.
2. Ustaw właściwość GroupOn (Grupuj według), wybierając zakres z listy.
3. Ustaw właściwość GroupInterval (Interwał grupowania), wpisując prawidłowy interwał.

 Kliknij pole lub wyrażenie, według którego chcesz pogrupować rekordy.

 Kliknij strzałkę w dół obok listy rozwijanej, aby wyświetlić jej wartości.

 Wybierz zakres z listy.

Ustawienia wyświetlane dla właściwości GroupOn (Grupuj według) zależą od typu danych pola, według którego są grupowane rekordy. W tabelach w poniższych sekcjach podano opcje dostępne dla każdego typu danych. W przypadku grupowania według wyrażenia na liście są wyświetlane wszystkie ustawienia dla wszystkich typów danych.

W przypadku grupowania rekordów według pola typu Tekst jako wartość właściwości GroupOn (Grupuj według) można ustawić jeden z zakresów wymienionych w poniższej tabeli. Po nadaniu właściwości GroupOn (Grupuj według) wartości Znaki prefiksu można jako wartość właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) ustawić dowolną liczbę prawidłową dla wartości pola, według którego są grupowane rekordy. Po nadaniu właściwości GroupOn (Grupuj według) wartości Każda wartość wartość właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) wynosi 1.

Właściwość GroupOn(Grupuj według)	Grupowane rekordy
Każda wartość	Rekordy z taką samą wartością pola lub wyrażenia
Znaki prefiksu	Rekordy zawierające n takich samych znaków na początku pola lub wyrażenia

Przykład: grupowanie rekordów według pierwszego znaku ich wartości

Aby umożliwić szybkie określanie miejsc na długiej liście, w których rozpoczynają się grupy, w nagłówku grupy można wydrukować kilka początkowych znaków wartości w każdej grupie. Na poniższej ilustracji pokazano przykładowy raport Alfabetyczna lista produktów, w którym na początku każdej grupy została wydrukowana pierwsza litera nazw produktów należących do danej grupy.

W poniższej tabeli zamieszczono parametry sortowania i grupowania dla tego raportu. Wybór pozycji Nazwa produktu w pierwszym wierszu kolumny Pole/Wyrażenie umożliwia grupowane według pierwszych liter nazw produktów. Wybór pozycji Nazwa produktu w drugim wierszu umożliwia alfabetyczne sortowanie rekordów według nazw produktów w ramach grup odpowiadających poszczególnym literom.

Pole/Wyrażenie	Porządeksortowania	Nagłówek grupy	Stopka grupy	Grupujwedług	Interwał grupowania	Trzymajrazem
Nazwa produktu	Rosnąco	Tak	Tak	Znaki prefiksu	1	Całą grupę
Nazwa produktu	Rosnąco	Nie	Nie	Każda wartość	1	Nie

Informacje dodatkowe

Aby w nagłówku grupy wydrukować pierwszą literę każdej grupy, należy użyć funkcji Left. Aby uzyskać więcej szczegółów, zobacz artykuł Funkcja Left (w języku angielskim).

W przypadku grupowania rekordów według pola typu Data/Godzina jako wartość właściwości GroupOn (Grupuj według) można ustawić jeden z zakresów wymienionych w poniższej tabeli. Dla wszystkich zakresów, oprócz zakresu Każda wartość, można nadać właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) dowolną wartość liczbową prawidłową dla wartości pola lub wyrażenia, według którego są grupowane rekordy. Wartość właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) dla ustawienia Każda wartość zawsze wynosi 1.

Właściwość GroupOn(Grupuj według)	Grupowane rekordy
Każda wartość	Rekordy z taką samą wartością pola lub wyrażenia
Rok	Rekordy z datami w tym samym roku kalendarzowym
Kwartał	Rekordy z datami w tym samym kwartale kalendarzowym
Miesiąc	Rekordy z datami w tym samym miesiącu
Tydzień	Rekordy z datami w tym samym tygodniu
Dzień	Rekordy z datami w tym samym dniu
Godzina	Rekordy z tą samą godziną
Minuta	Rekordy z tą samą minutą

Informacje dodatkowe

Po ustawieniu właściwości GroupOn (Grupuj według) pola typu Data/Godzina rekordy są grupowane chronologicznie, czyli sortowane według dat. Aby pogrupować rekordy w ramach jednakowych okresów czasu w kilku latach, grupując na przykład dochody z kilku lat według kwartałów, należy użyć funkcji DatePart. Aby uzyskać więcej szczegółów, zobacz artykuł Funkcja DatePart (w języku angielskim).

Przykład: grupowanie rekordów według wartości typu Data/Godzina

Podczas analizowania sprzedaży w jednym roku lub w kilku latach wygodnie jest pogrupować rekordy chronologicznie w pewnym przedziale czasu, na przykład w kwartale lub w miesiącu. W ten sposób można szybko ustalić okresy, w których sprzedaż wzrosła lub zmniejszyła się. Przykładowy raport Podsumowanie sprzedaży według lat zawiera sumy całkowite sprzedaży w kwartałach. Sekcja szczegółów raportu podsumowującego została ukryta, więc są widoczne tylko informacje wprowadzające i podsumowujące.

W poniższej tabeli zamieszczono parametry sortowania i grupowania dla tego raportu. Wybór pozycji Data wysyłki w pierwszym wierszu kolumny Pole/Wyrażenie umożliwia grupowanie rekordów według lat. Wybór pozycji Data wysyłki w drugim wierszu umożliwia grupowanie rekordów według kwartałów w ramach każdego roku.

Pole/Wyrażenie	Porządeksortowania	Nagłówek grupy	Stopka grupy	Grupujwedług	Interwałgrupowania	Trzymajrazem
Data wysyłki	Rosnąco	Tak	Tak	Rok	1	Całą grupę
Data wysyłki	Rosnąco	Nie	Tak	Kwartał	1	Nie

Informacje dodatkowe

W raporcie Podsumowanie sprzedaży według lat, oprócz grupowania zastosowano kilka innych ważnych funkcji. Została użyta funkcja DatePart, która zwraca wartość liczbową odpowiadającą dacie, na przykład 1993. W raporcie użyto także funkcji Count w celu obliczenia liczby rekordów w polu, na przykład liczby zamówionych produktów, które zostały wysłane. Ukończony projekt raportu Podsumowanie sprzedaży według lat znajduje się w przykładowej bazie danych Northwind.mdb dołączonej do programu Access.

W przypadku grupowania rekordów według pola typu Autonumerowanie, Waluta lub Liczba jako wartość właściwości GroupOn (Grupuj według) można ustawić jeden z zakresów wymienionych w poniższej tabeli. Po nadaniu właściwości GroupOn (Grupuj według) wartości Interwał można jako wartość właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) ustawić dowolną liczbę prawidłową dla wartości pola, według którego są grupowane rekordy. Po nadaniu właściwości GroupOn (Grupuj według) wartości Każda wartość wartość właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) wynosi 1.

Właściwość GroupOn(Grupuj według)	Grupowane rekordy
Każda wartość	Rekordy z taką samą wartością pola lub wyrażenia
Interwał	Rekordy z wartościami należącymi do określonego interwału.

Grupowanie pól Autonumerowanie, Waluta i Liczba rozpoczyna się domyślnie od wartości zero. Jeśli na przykład dla właściwości GroupOn (Grupuj według) zostanie ustawiona wartość Interwał, a dla właściwości GroupInterval (Interwał grupowania) zostanie ustawiona wartość 5, rekordy zostaną pogrupowane następująco: od 0 do 4, od 5 do 9, od 10 do 14 i tak dalej.

Przykład: grupowanie według zakresu wartości waluty

Wartości waluty można grupować według interwałów w taki sposób, aby ułatwić analizę danych. W raporcie Podsumowanie sprzedaży wg wartości z bazy danych Northwind Traders sprzedaż została pogrupowana w interwałach 100 zł. Raport nie zawiera danych wprowadzających ani podsumowujących, więc do graficznego oddzielenia grup użyto linii umieszczonej w stopce grupy.

W poniższej tabeli zamieszczono parametry sortowania i grupowania dla tego raportu. Wybór pozycji Wartość sprzedaży w pierwszym wierszu kolumny Pole/Wyrażenie umożliwia grupowanie rekordów w interwałach obejmujących 100. Wybór pozycji Wartość sprzedaży w drugim wierszu umożliwia rosnące sortowanie rekordów według kwot w ramach każdego interwału 100 zł.

Pole/Wyrażenie	Porządeksortowania	Nagłówek grupy	Stopka grupy	Grupujwedług	Interwałgrupowania	Trzymajrazem
Wartość sprzedaży	Rosnąco	Nie	Tak	Interwał	100	Całą grupę
Wartość sprzedaży	Rosnąco	Nie	Nie	Każda wartość	1	Nie

Sposób drukowania elementów grupy można kontrolować przy użyciu właściwości KeepTogether (Trzymaj razem) w oknie Sortowanie i grupowanie. Grupa zawiera nagłówek grupy, grupy zagnieżdżone (jeśli istnieją), rekordy szczegółowe oraz stopkę grupy.

Aby określić sposób drukowania grupy na stronie  

1. W oknie Sortowanie i grupowanie kliknij pole lub wyrażenie, według którego chcesz pogrupować rekordy.
2. Ustaw właściwość KeepTogether (Trzymaj razem):
   • Wybierz pozycję Nie, aby podczas drukowania nie było uwzględniane położenie podziałów stron, jeśli grupa jest drukowana na więcej niż jednej stronie.
   • Wybierz pozycję Całą grupę, aby cała grupa była drukowana na tej samej stronie.
   • Wybierz pozycję Z pierwszym szczegółem, aby na tej samej stronie był drukowany co najmniej nagłówek grupy i pierwszy rekord szczegółowy należący do niej.

 Uwaga   Po nadaniu właściwości KeepTogether (Trzymaj razem) wartości Całą grupę lub Z pierwszym szczegółem działanie programu Access zależy od rozmiaru całej grupy (lub części grupy obejmującej nagłówek grupy i pierwszy rekord szczegółowy). Jeśli cała grupa lub nagłówek i pierwszy rekord szczegółowy nie mieszczą się na bieżącej stronie wydruku, wydruk jest rozpoczynany na nowej stronie.

Zmiany w oknie Sortowanie i grupowanie można wprowadzić przed rozmieszczeniem formantów w projekcie raportu lub po wykonaniu tej czynności. Aby na przykład utworzyć nowy raport zawierający takie same dane jak istniejący raport, stosując inne sortowanie i grupowanie, należy skopiować istniejący raport, a następnie zmienić porządek sortowania i grupowania.

Aby zmienić porządek sortowania i grupowania  

1. W oknie Sortowanie i grupowanie kliknij selektor wiersza pola lub wyrażenia, które chcesz przenieść.
2. Ponownie kliknij selektor i przeciągnij go w nowe położenie na liście.

Jeśli przenoszone pole lub wyrażenie ma nagłówek i stopkę, sekcje i wszystkie formanty w nich umieszczone są przenoszone do nowego położenia w projekcie raportu. Należy jednak samodzielnie dostosować położenie formantów w sekcjach.

Aby wstawić pole lub wyrażenie sortowania lub grupowania  

1. W oknie Sortowanie i grupowanie kliknij selektor wiersza, w którym chcesz wstawić nowe pole lub wyrażenie, a następnie naciśnij klawisz INS.

   Zostanie wstawiony nowy, pusty wiersz.

2. W kolumnie Pole/Wyrażenie nowego wiersza wybierz lub wprowadź odpowiednie pole lub wyrażenie.
3. W kolumnie Porządek sortowania kliknij pozycję Rosnąco lub Malejąco.
4. Ustaw odpowiednie właściwości grupy.

Aby usunąć pole lub wyrażenie sortowania lub grupowania  

1. W oknie Sortowanie i grupowanie kliknij selektor wiersza pola lub wyrażenia, które chcesz usunąć, a następnie naciśnij klawisz DEL.
2. Zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie usunięcia. Kliknij przycisk OK, aby usunąć poziom sortowania lub grupowania (razem z nagłówkiem i stopką tego poziomu grupowania i wszystkimi formantami umieszczonymi w nagłówku i stopce) lub kliknij przycisk Anuluj, aby anulować usunięcie.

 Powrót do początku

Dodawanie sum częściowych, liczników i sum całkowitych do raportu

W programie Access można dodawać do raportu sumy częściowe, liczniki i sumy całkowite. Wyobraź sobie na przykład, że na końcu raportu trzeba dodać sumę zamówionych ilości. Można to zrobić, tworząc formant obliczeniowy w stopce raportu. Źródłem danych formantu obliczeniowego jest wyrażenie, a nie pole. Po otwarciu raportu zawierającego formant obliczeniowy poprawna wartość jest obliczana na podstawie bieżących danych. Aby na przykład wydrukować w raporcie bieżącą datę, należy wprowadzić w polu tekstowym wyrażenie =Date(). Funkcja wbudowana Date zwraca bieżącą datę z zegara systemowego komputera. Po uruchomieniu takiego raportu w programie Access jest obliczane wyrażenie Date() w formancie obliczeniowym, a w formancie raportu jest wyświetlana bieżąca data.

Używanie funkcji Sum

Aby obliczyć sumę zamówionych ilości dla całego raportu, należy umieścić formant pola tekstowego w stopce raportu i ustawić jako wartość właściwości ControlSource (Źródło formantu) pola tekstowego następujące wyrażenie:

=Sum([IlośćZamówiona])

Funkcja Sum służy do obliczania sumy całkowitej dla zbioru wartości pochodzących ze źródła rekordów — w tym przypadku z kolumny IlośćZamówiona. Funkcja Sum jest jedną z funkcji agregujących programu Access, których można używać do obliczania wartości podsumowujących.

W większości przypadków suma całkowita jest wynikiem obliczenia sumy dla grupy rekordów lub dla wszystkich rekordów. Istotny wpływ na obliczanie sumy ma sekcja raportu, w której umieszczono formant obliczeniowy zawierający wyrażenie z sumą. W programie Access sposób obliczania sumy zależy od miejsca, w którym umieszczono formant, czyli od wybranej sekcji raportu.

W celu obliczenia na przykład sumy całkowitej dla jednego rekordu należy utworzyć obliczeniowe pole tekstowe w sekcji szczegółów. Można w ten sposób obliczyć na przykład podatek od sprzedaży. Aby obliczyć sumę całkowitą dla grupy rekordów, na przykład dla każdego produktu w raporcie pogrupowanym według produktów, należy utworzyć obliczeniowe pole tekstowe w sekcji nagłówka lub stopki tej grupy. Aby wydrukować sumę końcową dla całego raportu, należy utworzyć obliczeniowe pole tekstowe w nagłówku lub stopce tego raportu.

Należy zwrócić uwagę, że w celu obliczenia sumy całkowitej wartości formantu obliczeniowego trzeba powtórzyć w funkcji Sum wyrażenie użyte w formancie obliczeniowym. Jeśli w raporcie znajduje się na przykład formant obliczeniowy o nazwie Podatek, w którym zastosowano wyrażenie

=[CenaJednostkowa]*0,085

to sumę całkowitą wartości formantu Podatek można obliczyć w następujący sposób

=Sum([CenaJednostkowa]*0,085)

a nie

=Sum(Podatek)

W niektórych przypadkach jest potrzebna nie tylko suma wartości, ale także liczba elementów. Może być na przykład potrzebne zamieszczenie w raporcie liczby zamówień określonego produktu, oprócz sumy kwot sprzedaży. Aby ustalić liczbę zamówień, należy użyć funkcji agregującej Count. W programie Access do tworzenia kwerend bazy danych jest używany język SQL, a funkcja Count jest jedną z funkcji agregujących tego języka, za pomocą której można wykonywać obliczenia na podstawie wartości kolumn.

Używanie funkcji Count

Załóżmy, że w raporcie Sprzedaż według produktów należy dodać licznik zamówień. Aby ustalić liczbę zamówień, należy utworzyć formant pola tekstowego, a następnie jako wartość właściwości ControlSource (Źródło formantu) ustawić następujące wyrażenie:

=Count(*)

Gwiazdka oznacza, że należy policzyć wszystkie wiersze w sekcji szczegółów, ale wynik obliczeń zależy od miejsca, w którym zostało umieszczone pole tekstowe. Podobnie jak w przypadku obliczania sumy, ważna jest sekcja raportu, w której umieszczono pole tekstowe, ponieważ w programie Access sposób zliczania jest zależny od wybranej sekcji raportu. Po umieszczeniu formantu pola tekstowego w nagłówku lub stopce grupy zliczane będą tylko wiersze szczegółów należące do tej grupy. Po umieszczeniu formantu pola tekstowego w nagłówku lub stopce raportu zliczane będą wszystkie wiersze szczegółów w całym raporcie. Na poniższym diagramie pokazano wyrażenie „Count(*)” w polu właściwości Źródło formantu pola tekstowego oraz sumę całkowitą obliczoną przy użyciu funkcji Count, która znajduje się w stopce raportu.

 Powrót do początku

Zapisywanie wyników pracy

Po zapisaniu projektu raportu można go używać wielokrotnie. Projekt raportu nie zmienia się, ale każdy wydruk raportu zawiera bieżące dane. Jeśli będzie potrzebny nieco inny raport, można zmodyfikować projekt raportu lub utworzyć nowy, podobny raport, oparty na wcześniej utworzonym.

Aby zapisać projekt raportu  

1. W menu Plik kliknij polecenie Zapisz lub kliknij przycisk Zapisz na pasku narzędzi.
2. Jeśli raport nie ma tytułu, wpisz nazwę w polu Nazwa raportu, a następnie kliknij przycisk OK.

Aby zapisać projekt raportu pod nową nazwą  

1. W menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako.
2. W oknie dialogowym Zapisywanie jako wpisz nazwę w polu Zapisz raport do, kliknij pozycję Raport w polu Jako, a następnie kliknij przycisk OK.

Wyświetlanie podglądu raportu

Podgląd raportu umożliwia sprawdzenie, jak będzie wyglądał wydrukowany raport, jeszcze przed wydrukowaniem go. Można na przykład sprawdzić wyrównanie kolumn danych i odstępy między nimi albo upewnić się, czy raport zawiera dane zgodne z wymaganiami użytkownika. Podgląd raportu można wyświetlić w jednym z dwóch widoków:

• Podgląd układu  Podgląd układu umożliwia sprawdzenie rodzaju i rozmiaru czcionki, a także ogólnego układu. W podglądzie układu są wyświetlane wszystkie sekcje raportu i kilka rekordów szczegółowych.
• Podgląd wydruku  Podgląd wydruku umożliwia wyświetlenie całego raportu dokładnie w takiej postaci, w jakiej zostanie on wydrukowany.

W podglądzie układu lub podglądzie wydruku raport jest wyświetlany w powiększeniu.

Aby wyświetlić podgląd fragmentu raportu podczas pracy w widoku projektu  

• W menu Widok kliknij polecenie Podgląd układu lub kliknij strzałkę obok przycisku Widok na pasku narzędzi, a następnie kliknij polecenie Podgląd układu.

  Aby powrócić do widoku Projekt, kliknij przycisk Zamknij na pasku narzędzi.

Aby wyświetlić podgląd całego raportu podczas pracy w widoku projektu  

• W menu Widok kliknij polecenie Podgląd wydruku lub kliknij strzałkę obok przycisku Widok na pasku narzędzi, a następnie kliknij polecenie Podgląd wydruku. Aby powrócić do widoku projektu, kliknij przycisk Zamknij na pasku narzędzi.

Aby wyświetlić podgląd raportu podczas pracy w oknie bazy danych  

1. W oknie bazy danych kliknij pozycję Raporty, a następnie wybierz raport, dla którego chcesz wyświetlić podgląd.
2. W oknie bazy danych kliknij przycisk Podgląd lub kliknij polecenie Podgląd wydruku w menu Plik.
3. Aby powrócić do okna bazy danych, kliknij przycisk Zamknij na pasku narzędzi.

Aby przejść do innej strony w podglądzie wydruku  

Za pomocą przycisków nawigacyjnych można przeglądać kolejne strony raportu albo przejść bezpośrednio do dowolnej strony.

1. Otwórz raport w podglądzie wydruku.
2. Kliknij jeden z przycisków nawigacyjnych (w lewym dolnym rogu okna) lub w polu numeru strony wpisz numer strony, którą chcesz wyświetlić, a następnie naciśnij klawisz ENTER.
3. Aby powrócić do okna bazy danych, kliknij przycisk Zamknij na pasku narzędzi.

 Przycisk nawigacyjny Pierwsza strona

 Przycisk nawigacyjny Poprzednia strona

 Przycisk nawigacyjny Następna strona

 Przycisk nawigacyjny Ostatnia strona

 Aby wyświetlić określoną stronę, należy wpisać jej numer w tym polu.

W widoku podglądu wydruku można powiększyć raport, aby wyświetlić szczegóły, lub pomniejszyć go, aby sprawdzić, czy dane są prawidłowo rozmieszczone na stronie.Aby powiększyć widok raportu, należy umieścić wskaźnik myszy na raporcie, a następnie kliknąć. Aby anulować powiększenie, należy kliknąć ponownie.

 Porada   Po wyświetleniu podglądu raportu można opublikować go w programie Microsoft Office Word 2003 lub Microsoft Office Excel 2003, klikając strzałkę obok przycisk ŁączaOffice na pasku narzędzi, a następnie klikając polecenie Opublikuj za pomocą programu Microsoft Office Word lub Analizuj za pomocą programu Microsoft Office Excel. Ponadto można wysłać dane wyjściowe jako wiadomość e-mail, wskazując polecenie Wyślij do w menu Plik, a następnie klikając polecenie Adresat poczty (jako załącznik).

Drukowanie raportu

Raport można wydrukować z poziomu widoku podglądu wydruku, podglądu układu lub projektu, a także z poziomu okna bazy danych. Przed drukowaniem należy dokładnie sprawdzić ustawienia strony, takie jak marginesy i orientacja strony. W programie Access ustawienia strony są zapisywane razem z raportem, dzięki czemu wystarczy określić je tylko raz, a ich ponowne ustawienie jest konieczne tylko w przypadku zmiany wymagań dotyczących raportu.

Zmienianie ustawień strony

1. Otwórz raport w widoku projektu lub podglądu wydruku albo wybierz raport w oknie bazy danych.
2. W menu Plik kliknij polecenie Ustawienia strony. W podglądzie wydruku możesz kliknąć przycisk Ustawienia na pasku narzędzi.

   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia strony.

3. Na karcie Strona w obszarze Orientacja kliknij wybraną opcję:
   • Po wybraniu opcji Pionowa orientacja strony będzie pionowa.
   • Po wybraniu opcji Pozioma orientacja strony będzie pozioma.

     W tym oknie dialogowym można także zmienić ustawienia papieru i drukarki.

4. Kliknij przycisk OK.

Aby wydrukować raport bezpośrednio z poziomu podglądu wydruku, kliknij przycisk Drukuj na pasku narzędzi lub kliknij polecenie Drukuj w menu Plik.

Wysyłanie raportu do drukarki

1. Otwórz raport w dowolnym widoku lub wybierz go w oknie bazy danych.
2. W menu Plik kliknij polecenie Drukuj. W oknie bazy danych, w widoku podglądu układu lub podglądu wydruku możesz kliknąć przycisk Drukuj na pasku narzędzi.

   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Drukowanie.

3. Wprowadź wybrane opcje, na przykład wybierz drukarkę, zakres wydruku lub liczbę kopii.
4. Kliknij przycisk OK.

Wysyłanie raportu jako wiadomości e-mail

Raport można wysłać do adresatów jako wiadomość e-mail zamiast drukować go.

Aby wysłać raport jako wiadomość e-mail  

1. Przejdź do widoku podglądu wydruku lub projektu.
2. W menu Plik kliknij polecenie Wyślij do, a następnie kliknij polecenie Adresat poczty (jako załącznik).
3. Na liście Wybierz format w oknie dialogowym Wysyłanie kliknij format pliku, który chcesz zastosować.

   

4. Ukończ wypełnianie opcji pozostałych okien dialogowych.
5. Gdy zostanie uruchomiony program poczty e-mail, wpisz szczegóły wiadomości, a następnie wyślij ją.

 Powrót do początku