Wyświetlanie sum kolumn w arkuszu danych

Program Microsoft Office Access 2007 udostępnia nowe narzędzie o nazwie Wiersz sum, które usprawnia proces podsumowywania kolumny danych. Wiersza sum można również użyć do innych obliczeń, takich jak średnie, liczenie elementów w kolumnie i wyszukiwanie wartości minimalnej lub maksymalnej w kolumnie danych.

Dzięki wierszowi sum można łatwiej i szybciej używać funkcji agregujących — funkcji obliczających wartości dla zakresu danych. W poprzednich wersjach programu Access trzeba było używać tych funkcji w kwerendach lub w kodzie języka Visual Basic for Applications (VBA). Nadal można stosować powyższe metody, ale wiersz sum umożliwia szybkie użycie funkcji agregującej. W tym artykule, stanowiącym wprowadzenie do funkcji agregujących, wyjaśniono sposób używania tych funkcji w wierszu sum.

Co chcesz zrobić?


Opis funkcji Suma i innych funkcji agregujących

Funkcje agregujące wykonują obliczenia na kolumnach danych i dają jeden wynik. Są one stosowane podczas obliczania pojedynczych wartości, na przykład sumy lub średniej. Podczas pracy należy pamiętać, że funkcje agregujące stosuje się dla kolumn danych. Jest to dość oczywiste, ale podczas projektowania i używania bazy danych nacisk jest położony na wiersze danych i poszczególne rekordy — użytkownicy muszą mieć możliwość wprowadzania danych w polu, przenoszenia kursora w prawo lub w lewo w celu wypełnienia następnego pola itp. Natomiast za pomocą funkcji agregujących można skoncentrować się na grupach rekordów w kolumnach.

Załóżmy na przykład, że w bazie danych programu Access są przechowywane i śledzone dane dotyczące sprzedaży. Przy użyciu funkcji agregujących można policzyć sprzedane produkty w jednej kolumnie, obliczyć kwoty sprzedaży w drugiej kolumnie i obliczyć średnią kwotę sprzedaży dla każdego produktu w trzeciej kolumnie.

W tej tabeli wymieniono i opisano funkcje agregujące dostępne w programie Access w wierszu sum. Należy pamiętać, że w programie Access udostępniono więcej funkcji agregujących, których należy używać w kwerendach. Ponadto, pracując z projektem programu Access (fronton programu Access połączony z bazą danych programu Microsoft SQL Server), można używać obszerniejszego zbioru funkcji agregujących. Więcej informacji na temat dodatkowych funkcji można uzyskać, zapoznając się z Pomocą online programu SQL Server.

Funkcja Opis Typy danych, do który jest stosowana Dostępna w wierszu sum?
Średnia Oblicza wartość średnią dla kolumny. Kolumna musi zawierać dane liczbowe, walutowe lub daty/godziny. Funkcja ignoruje wartości null. Liczba, ułamek, waluta, data/godzina Tak
Liczba Liczy elementy w kolumnie. Wszystkie typy danych, oprócz złożonych danych skalarnych, takich jak kolumna list wielu wartości. Aby uzyskać więcej informacji o listach wielu wartości, zobacz artykuły Przewodnik po polach wielowartościowych i Dodawanie lub zmienianie pola odnośnika umożliwiającego przechowywanie wielu wartości. Tak
Maksimum Zwraca element o najwyższej wartości. W przypadku danych tekstowych jest to ostatnia wartość w porządku alfabetycznym (program Access ignoruje wielkość liter). Funkcja ignoruje wartości null. Liczba, ułamek, waluta, data/godzina Tak
Minimum Zwraca element o najniższej wartości. W przypadku danych tekstowych jest to pierwsza wartość w porządku alfabetycznym (program Access ignoruje wielkość liter). Funkcja ignoruje wartości null. Liczba, ułamek, waluta, data/godzina Tak
Odchylenie standardowe Mierzy, jak bardzo wartości są rozproszone względem wartości średniej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję Dodatkowe informacje o funkcjach Odchylenie standardowe i Wariancja w dalszej części tego tematu. Liczba, ułamek, waluta Tak
Suma Sumuje elementy w kolumnie. Działa tylko w przypadku danych liczbowych i walutowych. Liczba, ułamek, waluta Tak
Wariancja Mierzy statystyczną wariancję wszystkich wartości w kolumnie. Tej funkcji można używać tylko w przypadku danych liczbowych i walutowych. Jeśli tabela zawiera mniej niż dwa wiersze, program Access zwróci wartość null. Aby uzyskać więcej informacji o funkcjach wariancji, zobacz sekcję Dodatkowe informacje o funkcjach Odchylenie standardowe i wariancja w dalszej części tego artykułu. Liczba, ułamek, waluta Tak

W następnej sekcji omówiono sposoby używania poszczególnych funkcji w wierszu sum.

Początek strony Początek strony

Sumowanie wartości przy użyciu wiersza sum

Aby szybko zsumować kolumnę danych albo użyć innej funkcji agregującej, można dodać wiersz sum do tabeli, zestawu wyników kwerendy lub formularza dzielonego — formularza zawierającego arkusz danych. Wiersze sum pozwalają zaoszczędzić czas, gdyż dzięki nim nie trzeba dodawać funkcji do kwerendy ani pisać kodu w języku VBA.

Należy pamiętać o następujących regułach:

  • Dostępne funkcje wiersza sum różnią się zależnie od typu danych ustawionego dla kolumny. Program Access udostępni na przykład tylko funkcję Liczba w przypadku pól o typie danych Tekst, ponieważ na tekście nie można wykonywać operacji matematycznych.
  • Pierwsze pole wiersza sum zawiera wyraz Suma, dopóki nie zostanie zmieniony przez wybranie funkcji.
  • Nie można dodać wiersza sum do raportu. W raportach można korzystać z funkcji agregujących, ale trzeba w tym celu używać innych technik. Aby uzyskać więcej informacji o funkcjach agregujących i wyrażeniach w raportach, zobacz artykuły Tworzenie raportu pogrupowanego lub podsumowującego.
  • Wiersz sum można dodawać do tabel i kwerend w widoku arkusza danych. Można również dodać wiersz sum do formularza dzielonego, otwartego w widokach formularza.
  • Domyślnie program Access nie uwzględnia wierszy sum przy operacjach filtrowania i sortowania.

W następnych sekcjach omówiono sposoby używania wiersza sum w arkuszu danych w formularzu dzielonym.

Dodawanie wiersza sum

  1. Otwórz tabelę lub kwerendę w widoku arkusza danych lub formularz w widoku formularza. Aby to zrobić, w okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, kwerendę lub formularz, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu lub Widok formularza.
  2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij przycisk Sumy.

Obraz Wstążki programu Access

Nowy wiersz Suma zostanie wyświetlony poniżej wiersza oznaczonego gwiazdką w arkuszu danych lub w formularzu dzielonym.

Nowy, pusty wiersz sum

 Uwaga   W przypadku pracy w formularzu dzielonym, który został utworzony we wcześniejszej wersji programu Access, a następnie przekonwertowany na nowy format accdb, wiersz oznaczony gwiazdką nie będzie wyświetlany w arkuszu danych. Nie ma to żadnego wpływu na wiersz sum.

  1. W wierszu Suma kliknij pole, które ma zostać zsumowane, a następnie z listy wybierz pozycję SUMA.

Wybieranie funkcji SUMA dla wiersza sum

Aby uzyskać informacje o tej funkcji, zobacz sekcjęOpis funkcji agregujących we wcześniejszej części tego artykułu.

Usuwanie wiersza sum

  • Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij przycisk Sumy.

Obraz Wstążki programu Access

 Uwaga   Nie można wyciąć ani usunąć wiersza sum, można go tylko włączyć lub wyłączyć. Można jednak skopiować wiersz sum i wkleić do innego pliku, takiego jak skoroszyt programu Microsoft Office Excel 2007 czy dokument programu Microsoft Office Word 2007. W następnym kroku objaśniono, jak skopiować wiersz sum.

Kopiowanie wiersza sum do innego pliku

  1. Kliknij selektor wiersza — pole po prawej lub lewej stronie wiersza Suma — aby wyróżnić cały wiersz.
  2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek kliknij przycisk Kopiuj.

Obraz Wstążki programu Access

—lub—

Naciśnij klawisze CTRL+C

  1. Otwórz plik, do którego chcesz wkleić dane.
  2. Zaznacz ostatni wiersz obiektu docelowego — tabeli, zestawu wyników kwerendy lub formularza.
  3. Na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek kliknij przycisk Wklej.

Obraz Wstążki programu Access

Początek strony Początek strony

Liczenie wartości w kolumnie

Za pomocą funkcji Liczba można policzyć elementy w kolumnie. Funkcja Liczba jest uruchamiana w odniesieniu do jednej kolumny danych i zwraca jedną wartość. Działa ona w przypadku wszystkich typów danych.

Liczenie elementów w kolumnie

  1. Otwórz tabelę, zestaw wyników kwerendy lub formularz w dowolnym widoku innym niż widok projektu.
  2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij przycisk Sumy.

Obraz Wstążki programu Access

Nowy wiersz sum zostanie wyświetlony poniżej wiersza gwiazdek w arkuszu danych.

  1. W wierszu Suma kliknij pole, które chcesz zliczyć, a następnie na liście zaznacz opcję LICZBA. Aby uzyskać informacje o tej funkcji, zobacz sekcję Opis funkcji Suma i innych funkcji agregujących we wcześniejszej części tego artykułu.

 Uwaga   Program Access nie obliczy wartości funkcji, dopóki zmiany nie zostaną zatwierdzone. Aby to zrobić, można wprowadzić nową wartość w innym polu albo nacisnąć klawisz F9 w celu ponownego wysłania kwerendy.

Początek strony Początek strony

Dodatkowe informacje o funkcjach Odchylenie standardowe i Wariancja

Funkcje Odchylenie standardowe i Wariancja obliczają wartości statystyczne: rozłożenie wartości wokół średniej dla rozkładu normalnego (krzywa dzwonowa).

Załóżmy na przykład, że jest losowo wybieranych 10 narzędzi pochodzących z jednej maszyny i jest mierzona ich wytrzymałość na rozerwanie — w celu przetestowania maszyny i pomiarów dotyczących kontroli jakości. Po obliczeniu średniej wytrzymałości na rozerwanie widać, że większość narzędzi ma tę wartość bliską średniej, istnieją jednak narzędzia cechujące się o wiele większą lub mniejszą wytrzymałością. Jeśli zostanie obliczona sama średnia wytrzymałość na rozerwanie, nie wystarczy ona do określenia, jak dobrze działa proces kontroli jakości, gdyż kilka niezwykle wytrzymałych lub słabych narzędzi może bardzo zawyżyć lub zaniżyć średnią.

Funkcje Wariancja i Odchylenie standardowe pozwalają rozwiązać ten problem, ponieważ dzięki nim można określić, jak blisko średniej są dane wartości. Im mniejsze liczby zwrócone przez te funkcje dla wytrzymałości na rozerwanie, tym lepiej przebiegają procesy produkcji, gdyż niewiele narzędzi ma wytrzymałość na rozerwanie powyżej lub poniżej średniej.

Szczegółowe omówienie wariancji i odchylenia standardowego nie leży w zakresie tego artykułu. Dodatkowe informacje o tych funkcjach można znaleźć w witrynach sieci Web poświęconych statystyce. Korzystając z funkcji Wariancja i Odchylenie standardowe, należy pamiętać o następujących regułach:

  • Funkcje ignorują wartości null.
  • Funkcja Wariancja używa następującej formuły:
    Formuła
  • Funkcja Odchylenie standardowe używa następującej formuły:
    Formuła

Początek strony Początek strony

 
 
Dotyczy:
Access 2007