Strona 6 z 13POPRZEDNIADALEJ

Projektowanie tabel dla nowej bazy danych

Pola i możliwe relacje

Teraz przejdziemy do szczegółów

Następnym etapem projektowania jest utworzenie listy pól dla każdej tabeli. W tabeli programu Access kolumny są nazywane polami, a poszczególne rekordy są określane jako wiersze. Z reguły każde pole w tabeli jest powiązane z innymi polami. Na przykład tabela danych kontaktów biznesowych zwykle zawiera między innymi pola dotyczące imienia, nazwiska, firmy i numerów telefonów. Każde pole musi być powiązane z innymi i dotyczyć tylko kontaktów biznesowych. Taki zestaw powiązanych pól nosi nazwę relacji i stąd pochodzi określenie „relacyjna baza danych”.

Planowanie pól polega na określeniu informacji, które powinny być rejestrowane w poszczególnych grupach. Ponownie można skorzystać z istniejących danych — arkusza kalkulacyjnego, księgi czy kartoteki. Można też otworzyć istniejącą bazę danych (na przykład jeden z szablonów baz danych programu Access) i przejrzeć używane pola.

W bazie danych składników majątku prawdopodobnie trzeba będzie rejestrować każdy składnik majątku i informacje o nim, takie jak data zakupu i koszt. Spróbuj przy tym ograniczyć każde pole tak, aby stanowiło najmniejszy logiczny składnik. W dobrym projekcie pole reprezentuje jeden element danych, a nazwa pola jasno identyfikuje te dane. Na przykład tabele powinny zawierać osobne pola dla imion i nazwisk, ponieważ ułatwia to znajdowanie i sortowanie informacji.

Zastanów się również, czy trzeba będzie rejestrować dane dotyczące różnych krajów. W takim przypadku będą potrzebne pola Kraj, a pola Województwo należy zamienić na pola Region.

Podczas pracy możesz stwierdzić, że jest konieczne użycie danych z jednej tabeli w innej tabeli. W przykładzie przedstawionym na ilustracji grupa Składniki majątku obejmuje pola dotyczące dostawców i pomocy technicznej. To normalne — w taki sposób należy powiązać tabele. Te relacje zostaną omówione wkrótce. Na razie uwzględnij w poszczególnych tabelach wszystkie pola, które uważasz za stosowne.

Uwaga    Jeśli nazwa pola zawiera kilka wyrazów, nie rozdzielaj ich spacjami. Może to utrudnić tworzenie innych składników, takich jak kod języka Visual Basic for Applications i formuły nazywane wyrażeniami. Aby użyć kilku wyrazów w nazwie pola, pomiń spacje i użyj wielkiej litery na początku każdego wyrazu albo rozdziel wyrazy znakiem podkreślenia. Zapoznasz się z tą metodą podczas ćwiczeń.

Nie musisz planować wierszy. Są one tworzone w naturalny sposób podczas wprowadzania danych w polach.

Strona 6 z 13POPRZEDNIADALEJ