Importowanie lub łączenie danych zawartych w skoroszycie programu Excel

Istnieje wiele sposobów przenoszenia danych ze skoroszytu programu Excel do programu Access. Można skopiować dane z otwartego arkusza i wkleić je do arkusza danych programu Access, zaimportować arkusz do nowej lub istniejącej tabeli albo utworzyć łącze do arkusza z bazy danych programu Access.

W tym temacie szczegółowo wyjaśniono sposoby importowania i tworzenia łącza z programu Access do danych programu Excel.


 Uwagi 

  • Ten artykuł nie dotyczy aplikacji sieci Web programu Access 2013. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie danych do bazy danych programu Access.
  • Nie można importować danych podczas uruchamiania bazy danych sieci Web programu Access 2010 w przeglądarce. Aby zaimportować dane do bazy danych sieci Web, trzeba najpierw otworzyć bazę danych za pomocą programu Access.
  • Tabele połączone nie są zgodne z bazami danych sieci Web programu Access 2010. Aby użyć danych zewnętrznych w bazie danych sieci Web, trzeba dane zaimportować, a nie połączyć. Więcej informacji na temat baz danych sieci Web znajdziesz w artykule Tworzenie bazy danych programu Access udostępnianej w sieci Web.
Co chcesz zrobić?


Opis importowania danych z programu Excel

Aby zapisać w programie Access niektóre lub wszystkie dane jednego bądź wielu arkuszy programu Excel, należy zaimportować zawartość arkusza do nowej lub istniejącej bazy danych programu Access. Podczas importowania danych program Access tworzy kopię danych w nowej lub istniejącej tabeli, nie zmieniając źródłowego arkusza programu Excel.

Typowe scenariusze importowania danych programu Excel do programu Access

  • Od dawna używasz programu Excel, ale idąc dalej, chcesz używać programu Access, aby pracować z tymi danymi. Chcesz przenieść dane z arkusza programu Excel do jednej lub wielu nowych baz danych programu Access.
  • W dziale lub grupie jest używany program Access, ale czasem dane są dostarczane w formacie programu Excel i trzeba je połączyć z bazami danych programu Access. Chcesz zaimportować te arkusze programu Excel do bazy danych.
  • Zarządzasz swoimi danymi za pomocą programu Access, ale co tydzień od pozostałych członków zespołu otrzymujesz raporty w postaci skoroszytów programu Excel. Chcesz uprościć proces importowania, aby mieć pewność, że dane będą co tydzień o określonej porze importowane do bazy danych.

Jeśli importujesz dane programu Excel po raz pierwszy

  • Nie ma możliwości zapisania skoroszytu programu Excel jako bazy danych programu Access. Program Excel nie udostępnia funkcji tworzenia ze swoich danych bazy danych programu Access.
  • W chwili otwierania skoroszytu programu Excel w programie Access (w oknie dialogowym Otwieranie pliku z pola listy Pliki typu wybierz pozycję Pliki programu Microsoft Office Excel, a następnie wybierz odpowiedni plik) program Access tworzy łącze do skoroszytu zamiast importować z niego dane. Tworzenie łącza do skoroszytu znacznie się różni od importowania arkusza do bazy danych. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat łączenia, zobacz sekcję Łączenie danych programu Excel w dalszej części tego artykułu.

Początek strony Początek strony

Importowanie danych z programu Excel

W procedurach przedstawionych w tej sekcji wyjaśniono, jak przygotować i uruchomić operację importowania, a także jak zapisać ustawienia importowania w postaci specyfikacji do ponownego użycia w przyszłości. Należy pamiętać, że w jednej operacji importowania można zaimportować dane tylko z jednego arkusza. Nie można zaimportować wszystkich danych z całego skoroszytu.

Przygotowywanie arkusza

  1. Zlokalizuj plik źródłowy i wybierz arkusz zawierający dane, które mają zostać zaimportowane do programu Access. Jeśli trzeba zaimportować tylko fragment arkusza, możesz zdefiniować nazwany zakres obejmujący tylko te komórki, które mają zostać zaimportowane.

    Definiowanie nazwanego zakresu (opcjonalne)   
  1. Przełącz się do programu Excel i otwórz arkusz z danymi, które chcesz zaimportować.
  2. Zaznacz zakres komórek zawierających dane, które chcesz zaimportować.
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy w obrębie zaznaczonego zakresu, a następnie kliknij polecenie Nazwij zakres lub Definiuj nazwę.
  4. W oknie dialogowym Nowa nazwa w polu Nazwa określ nazwę dla zakresu, a następnie kliknij przycisk OK.

Należy pamiętać, że można importować tylko pojedyncze arkusze. Aby zaimportować wiele arkuszy, należy powtórzyć operację importowania dla każdego z nich.

  1. Przejrzyj dane źródłowe, a następnie wykonaj czynności opisane w poniższej tabeli.
Element Opis
Liczba kolumn Liczba kolumn źródłowych, które mają zostać zaimportowane, nie może przekraczać 255, ponieważ program Access nie obsługuje więcej niż 255 pól w tabeli.
Pomijanie kolumn i wierszy

W źródłowym arkuszu lub nazwanym zakresie warto ująć tylko te wiersze i kolumny, które mają zostać zaimportowane.

Wiersze    Nie ma możliwości filtrowania lub pomijania wierszy w trakcie operacji importowania.

Kolumny    Jeśli dane są dodawane do istniejącej tabeli, nie ma możliwości pominięcia kolumn w trakcie tej operacji.

Format tabeli Upewnij się, że komórki mają format tabeli. Jeśli arkusz lub nazwany zakres obejmuje scalone komórki, zawartość komórki zostanie umieszczona w polu odpowiadającym skrajnej lewej kolumnie, a pozostałe pola pozostaną puste.
Puste kolumny, wiersze i komórki Usuń z arkusza lub zakresu wszystkie zbędne puste kolumny i wiersze. Jeśli w arkuszu lub zakresie występują puste komórki, spróbuj dodać brakujące dane. Jeśli rekordy mają zostać dołączone do istniejącej tabeli, upewnij się, że odpowiadające im pola akceptują wartości null (wartości brakujące lub nieznane). Pole akceptuje wartości null, jeżeli jego właściwość Wymagane jest ustawiona na Nie i ustawienie jego właściwości RegułaPoprawności dopuszcza wartości null.
Wartości błędów Jeśli jedna lub więcej komórek w arkuszu lub zakresie zawiera błędne wartości, takie jak #LICZBA i #DZIEL, popraw je przed rozpoczęciem operacji importowania. Jeśli arkusz lub zakres źródłowy zawiera błędne wartości, program Access umieści wartości null w odpowiadających im polach tabeli. Aby uzyskać więcej informacji o sposobach poprawiania tego typu błędów, zobacz sekcję Rozwiązywanie problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami w dalszej części tego artykułu.
Typ danych

Aby uniknąć błędów podczas importowania, upewnij się, że każda kolumna źródłowa zawiera we wszystkich wierszach dane tego samego typu. Program Access skanuje osiem pierwszych wierszy źródłowych, aby określić typ danych poszczególnych pól tabeli. Zdecydowanie warto zadbać o to, aby nie było kolumn, w których w pierwszych ośmiu wierszach występują wartości o różnych typach danych. W przeciwnym wypadku program Access nie przypisze właściwego typu danych do kolumny.

Warto również przed rozpoczęciem operacji importowania sformatować w programie Excel każdą kolumnę źródłową i przypisać do niej określony typ danych. Formatowanie jest zdecydowanie zalecane, jeśli kolumna zawiera wartości o różnych typach danych. Kolumna NumerLotu w arkuszu może na przykład zawierać wartości liczbowe oraz wartości tekstowe, takie jak 871, AA90 i 171. Aby uniknąć problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami, należy wykonać następujące czynności:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny, a następnie kliknij polecenie Formatuj komórki.
  2. Na karcie Liczby w obszarze Kategoria zaznacz odpowiedni format. Dla kolumny NumerLotu najlepiej będzie wybrać pozycję Tekstowe.
  3. Kliknij przycisk OK.

Jeśli kolumny źródłowe są sformatowane, ale wciąż zawierają różne wartości w wierszach następujących po pierwszych ośmiu, te wartości mogą zostać pominięte lub przekonwertowane w nieprawidłowy sposób podczas operacji importowania. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat rozwiązywania problemów, zobacz sekcję Rozwiązywanie problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami.

Pierwszy wiersz

Jeśli pierwszy wiersz arkusza lub nazwanego zakresu zawiera nazwy kolumn, można określić, czy program Access ma traktować te nazwy jako nazwy pól podczas operacji importowania. Jeśli arkusz lub zakres źródłowy nie zawiera nazw, warto je dodać przed rozpoczęciem operacji importowania.

 Uwaga   Jeśli dane będą dołączane do istniejącej tabeli, upewnij się, że nazwa każdej z kolumn pasuje dokładnie do nazwy odpowiadającego jej pola. Jeśli nazwa kolumny jest inna niż nazwa odpowiadającego jej pola tabeli, operacja importowania nie powiedzie się. Aby wyświetlić nazwy pól, należy w programie Access otworzyć tabelę w widoku projektu.

  1. Zamknij skoroszyt źródłowy, jeżeli jest otwarty. Pozostawienie pliku źródłowego otwartego może spowodować błędy konwersji danych podczas operacji importowania.

Przygotowywanie docelowej bazy danych

  1. Otwórz bazę danych programu Access, w której mają być przechowywane importowane dane. Sprawdź, czy baza nie jest tylko do odczytu i czy masz uprawnienia do wprowadzania w niej zmian.

— lub —

Jeśli nie chcesz przechowywać danych w żadnej z istniejących baz danych, utwórz pustą bazę. Aby to zrobić:

Kliknij kartę Plik, kliknij pozycję Nowe, a następnie kliknij pozycję Pusta baza danych lub Pusta baza danych sieci Web.

 Uwaga   Aby uzyskać więcej informacji na temat baz danych sieci Web, zobacz artykuł Tworzenie bazy danych udostępnianej w sieci Web.

  1. Przed rozpoczęciem operacji importowania zadecyduj, czy dane mają być przechowywane w nowej, czy w już istniejącej tabeli.

Tworzenie nowej tabeli    Jeśli dane mają zostać zapisane w nowej tabeli, program Access utworzy tabelę i doda do niej importowane dane. Jeśli tabela o podanej nazwie już istnieje, program Access zastąpi jej zawartość importowanymi danymi.

Dołączanie danych do istniejącej tabeli    Jeśli dane mają zostać dodane do istniejącej tabeli, wiersze pochodzące z arkusza programu Excel zostaną dołączone do określonej tabeli.

Należy pamiętać, że większość niepowodzeń podczas operacji dołączania jest spowodowanych niezgodnością danych źródłowych ze strukturą i ustawieniami pól tabeli docelowej. Aby tego uniknąć, należy otworzyć tabelę docelową w widoku projektu i sprawdzić następujące elementy:

  • Pierwszy wiersz    Jeśli pierwszy wiersz arkusza lub nazwanego zakresu źródłowego nie zawiera nagłówków kolumn, należy się upewnić, że pozycja i typ danych każdej kolumny arkusza źródłowego pasuje do odpowiedniego pola tabeli. Jeśli pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, porządek kolumn nie musi pasować do porządku pól, jednak nazwa i typ danych każdej kolumny musi dokładnie pasować do nazwy i typu danych odpowiadającego jej pola.
  • Brakujące lub dodatkowe pola    Jeśli w tabeli docelowej brakuje jednego lub więcej pól arkusza źródłowego, należy je dodać przed rozpoczęciem operacji importowania. Jeśli jednak tabela zawiera pola, które nie istnieją w pliku źródłowym, nie trzeba usuwać tych pól z tabeli, o ile akceptują wartości null.

 Porada   Pole akceptuje wartości null, jeżeli jego właściwość Wymagane jest ustawiona na Nie i ustawienie jego właściwości RegułaPoprawności dopuszcza wartości null.

  • Klucz podstawowy    Jeśli tabela zawiera pole klucza podstawowego, to arkusz lub zakres źródłowy musi zawierać kolumnę z wartościami zgodnymi z tym polem, a importowane wartości muszą być unikatowe. Jeśli importowany rekord zawiera wartość klucza podstawowego, która już istnieje w tabeli docelowej, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie operacji importowania.
  • Pola indeksowane    Jeśli właściwość pola Indeksowane jest ustawiona na Tak (Bez duplikatów), to kolumna w źródłowym arkuszu lub zakresie odpowiadająca temu polu musi zawierać wartości unikatowe.

Aby uruchomić operację importowania, przejdź do następnych kroków.

Rozpoczynanie operacji importowania

  1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie i łączenie kliknij pozycję Excel.

 Uwaga   Karta Dane zewnętrzne jest niedostępna, jeśli nie jest otwarta żadna baza danych.

  1. W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych — Arkusz kalkulacyjny programu Excel w polu Nazwa pliku określ nazwę pliku programu Excel zawierającego dane, które chcesz zaimportować.

— lub —

Kliknij przycisk Przeglądaj i za pomocą okna dialogowego Otwieranie pliku zlokalizuj plik, których chcesz zaimportować.

  1. Określ sposób przechowywania importowanych danych.

Aby dane były przechowywane w nowej tabeli, zaznacz opcję Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych. Później zostanie wyświetlony monit o podanie nazwy tabeli.

Aby dane zostały dołączone do istniejącej tabeli, zaznacz opcję Dołącz kopię rekordów do tabeli i wybierz tabelę z listy rozwijanej. Ta opcja nie jest dostępna, jeśli baza danych nie zawiera żadnych tabel.

 Uwaga   Aby utworzyć łącze do źródła danych przez utworzenie tabeli połączonej, zobacz sekcję Łączenie danych programu Excel w dalszej części tego artykułu.

  1. Kliknij przycisk OK.

Zostanie uruchomiony Kreator importowania arkuszy, który prowadzi użytkownika przez proces importowania. Przejdź do następnego zestawu kroków.

Używanie Kreatora importowania arkuszy

  1. Na pierwszej stronie kreatora zaznacz arkusz zawierający dane, które chcesz zaimportować, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  2. Na drugiej stronie kreatora kliknij opcję Pokaż arkusze lub opcję Pokaż nazwane zakresy, zaznacz arkusz lub nazwany zakres, który chcesz zaimportować, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  3. Jeśli pierwszy wiersz arkusza lub zakresu źródłowego zawiera nazwy pól, zaznacz opcję Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, a następnie kliknij przycisk Dalej.

Jeśli dane są importowane do nowej tabeli, te nagłówki kolumn zostaną użyte jako nazwy pól w tabeli. Można zmienić te nazwy zarówno podczas operacji importowania, jak i po niej. Jeśli dane są dodawane do istniejącej tabeli, upewnij się, że nagłówki kolumn arkusza źródłowego są zgodne z nazwami pól w tabeli docelowej.

Jeśli dane są dołączane do istniejącej tabeli, przejdź od razu do kroku 6. Jeżeli dane są dodawane do nowej tabeli, wykonaj pozostałe kroki.

  1. Kreator wyświetli monit o przejrzenie właściwości pól. Kliknij kolumnę w dolnej połowie strony, aby wyświetlić właściwości odpowiedniego pola. Opcjonalnie wykonaj dowolne z następujących czynności:
    • Sprawdź i ewentualnie zmień nazwę i typ danych pola docelowego.

Program Access sprawdza pierwsze osiem wierszy w każdej kolumnie, aby zaproponować typ danych dla odpowiedniego pola. Jeśli kolumna w arkuszu zawiera w pierwszych ośmiu wierszach wartości różnego typu, na przykład tekstowe i liczbowe, kreator zaproponuje typ danych zgodny ze wszystkimi wartościami w kolumnie — najczęściej jest to typ danych tekstowych. Mimo że można wybrać różne typy danych, należy pamiętać, że wartości niezgodne z wybranym typem danych zostaną w procesie importowania zignorowane lub przekonwertowane nieprawidłowo. Aby uzyskać więcej informacji na temat poprawiania brakujących lub niepoprawnych wartości, zobacz sekcję Rozwiązywanie problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami, która znajduje się w dalszej części tego artykułu.

  • Aby utworzyć indeks pola, ustaw właściwość Indeksowane na wartość Tak.
  • Aby zupełnie pominąć kolumnę źródłową, zaznacz opcję Nie importuj pola (pomiń).

Po wybraniu opcji kliknij przycisk Dalej.

  1. Na następnym ekranie określ klucz podstawowy dla tej tabeli. Jeśli zostanie zaznaczona opcja Pozwalaj programowi Access dodać klucz podstawowy, program Access doda pole Autonumerowanie jako pierwsze pole tabeli docelowej i automatycznie wypełni je unikatowymi wartościami identyfikatora, zaczynając od 1. Kliknij przycisk Dalej.
  2. Na ostatnim ekranie kreatora określ nazwę tabeli docelowej. W polu Importuj do tabeli wpisz nazwę tabeli. Jeśli tabela już istnieje, program Access wyświetli monit o zastąpienie istniejącej zawartości tabeli. Kliknij przycisk Tak, aby kontynuować, lub kliknij przycisk Nie, aby określić inną nazwę docelowej tabeli, a następnie kliknij przycisk Zakończ, aby zaimportować dane.

Jeśli program Access poprawnie zaimportował całość lub część danych, w kreatorze zostanie wyświetlona strona zawierająca informacje na temat stanu operacji importowania. Ponadto można zapisać szczegóły operacji jako specyfikację, dzięki czemu będzie można skorzystać z nich w przyszłości. Jeśli operacja się nie powiedzie, w programie Access zostanie wyświetlony komunikat Podczas importowania pliku wystąpił błąd.

  1. Kliknij przycisk Tak, aby zapisać szczegóły operacji do użycia w przyszłości. Zapisanie szczegółów umożliwia powtórzenie operacji w przyszłości bez konieczności ponownego wykonywania kroków kreatora.

Zapisywanie ustawień importu jako specyfikacji

  1. W polu Zapisz jako wpisz nazwę specyfikacji importowania. Można także wpisać opis w polu Opis.
  2. Jeśli operacja ma być wykonywana w stałych odstępach, na przykład co tydzień lub co miesiąc, zaznacz pole wyboru Utwórz zadanie programu Outlook. Spowoduje to utworzenie zadania programu Outlook, co pozwoli na uruchomienie specyfikacji w późniejszym terminie.
  3. Kliknij przycisk Zapisz importowanie.

Jeśli w kroku 2 nie zostało zaznaczone pole wyboru Utwórz zadanie programu Outlook, oznacza to koniec tej procedury. Jeśli to pole wyboru zostało zaznaczone, w programie Access zostanie otwarte zadanie programu Outlook. Wykonaj kroki 4 i 5.

 Uwaga   Jeśli program Outlook nie został zainstalowany, program Access wyświetli komunikat o błędzie. Jeśli program Outlook nie został prawidłowo skonfigurowany, zostanie uruchomiony Kreator startowy programu Outlook. Należy postępować zgodnie z instrukcjami kreatora, aby skonfigurować program Outlook.

  1. W programie Outlook przejrzyj i zmodyfikuj ustawienia zadania, takie jak Data ukończenia i Przypomnienie.

Aby ustawić zadanie jako cykliczne, kliknij przycisk Cykl, a następnie ustaw odpowiednie opcje.

  1. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Uruchamianie zapisanego zadania

  1. W okienku nawigacji programu Outlook kliknij przycisk Zadania, a następnie kliknij dwukrotnie zadanie, które chcesz uruchomić.
  2. Na karcie Zadanie w grupie Microsoft Access kliknij pozycję Uruchom importowanie, a następnie kliknij przycisk OK w celu potwierdzenia.
  3. Otwórz tabelę docelową w widoku arkusza danych. Porównaj dane w tabeli z plikiem źródłowym i sprawdź, czy dane są prawidłowe.

W wypadku znalezienia brakujących lub nieprawidłowych danych, zobacz następną sekcję, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat rozwiązywania problemów.

Uruchamianie zapisanej operacji importowania

  1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie i łączenie kliknij pozycję Zapisane operacje importowania.
  2. W oknie dialogowym Zarządzanie zadaniami danych kliknij zapisaną operację importowania, którą chcesz uruchomić, a następnie kliknij pozycję Uruchom.

Początek strony Początek strony

Rozwiązywanie problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami

Jeśli zostanie wyświetlony komunikat Podczas importowania pliku wystąpił błąd, oznacza to, że operacja importowania nie powiodła się. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe z monitem o zapisanie szczegółów operacji, oznacza to, że udało się zaimportować wszystkie lub niektóre dane. Komunikat o stanie zawiera również nazwę tabeli dziennika błędów z opisem wszystkich błędów, które wystąpiły podczas operacji importowania.

 Ważne   Nawet jeśli komunikat o stanie sygnalizuje udaną operację, to i tak trzeba przejrzeć zawartość oraz strukturę tabeli, aby przed rozpoczęciem korzystania z tabeli mieć pewność, że jest ona poprawna.

  • Należy otworzyć tabelę docelową w widoku arkusza danych, aby sprawdzić, czy wszystkie dane zostały dodane do tabeli.
  • Należy otworzyć tabelę w widoku projektu, aby sprawdzić typ danych i inne ustawienia właściwości pól.

W poniższej tabeli przedstawiono czynności, które można wykonać, aby poprawić brakujące lub niepoprawne wartości.

 Porada   Jeśli podczas rozwiązywania problemów z wynikami zostanie wykrytych tylko kilka przypadków brakujących wartości, można dodać wartości ręcznie do tabeli. Jeżeli jednak będzie brakowało całej kolumny lub wielu wartości albo wartości zostaną zaimportowane niepoprawnie, należy rozwiązać problem w pliku źródłowym. Po rozwiązaniu wszystkich znalezionych problemów należy powtórzyć operację importowania.

Problem Rozwiązanie
Elementy graficzne Elementy graficzne, takie jak logo, wykresy i obrazy, nie zostaną zaimportowane. Po zakończeniu operacji importowania należy dodać je ręcznie do bazy danych.
Wartości obliczane Wyniki kolumn lub komórek obliczeniowych są importowane, nie są jednak importowane zawarte w nich formuły. Podczas operacji importowania można określić typ danych zgodny z wynikiem formuły, na przykład typ Liczba.
Wartości PRAWDA lub FAŁSZ oraz wartości -1 lub 0 Jeśli w źródłowym arkuszu lub zakresie znajduje się kolumna zawierającą tylko wartości PRAWDA lub FAŁSZ, program Access utworzy dla tej kolumny pole typu Tak/Nie i wypełni je wartościami -1 lub 0. Jednak jeśli w źródłowym arkuszu lub zakresie znajduje się kolumna zawierająca tylko wartości -1 lub 0, program Access domyślnie utworzy dla tej kolumny pole liczbowe. Aby uniknąć tego problemu, można podczas operacji importowania zmienić typ danych pola na typ Tak/Nie.
Pola wielowartościowe W przypadku importowania danych do nowej tabeli lub dołączania danych do istniejącej tabeli program Access nie obsługuje pól zawierających wielokrotne wartości, nawet jeśli kolumna źródłowa zawiera listę wartości rozdzielonych średnikiem (;). Lista wartości jest traktowana jako pojedyncza wartość i jest umieszczana w polu tekstowym.
Obcięte dane Jeśli dane w kolumnie w tabeli programu Access są obcięte, należy zwiększyć szerokość kolumny w widoku arkusza danych. Jeśli nie rozwiąże to problemu, oznacza to, że dane w kolumnie liczbowej w programie Excel są większe od maksymalnej dopuszczalnej wartości dla pola docelowego w programie Access. Pole docelowe może na przykład mieć w bazie danych programu Access właściwość Rozmiar pola ustawioną na Bajt, a dane źródłowe mogą zawierać wartości większe niż 255. Należy poprawić wartości w pliku źródłowym i spróbować zaimportować go ponownie.
Format wyświetlania

Dla niektórych pól może być konieczne ustawienie w widoku projektu właściwości Format, tak aby mieć pewność, że wartości będą poprawnie wyświetlane w widoku arkusza danych. Na przykład:

  • Po zakończeniu operacji importowania pole typu Tak/Nie zawiera w widoku arkusza danych wartości -1 i 0. Aby rozwiązać ten problem, należy ustawić właściwość Format dla pola na Tak/Nie, aby zamiast wartości -1 i 0 były wyświetlane pola wyboru.
  • Daty w formacie długim i średnim mogą pojawić się w programie Access jako daty w formacie krótkim. Aby rozwiązać ten problem, należy otworzyć w programie Access tabelę docelową w widoku projektu i ustawić dla pola właściwość Format na Data długa lub Data średnia.

 Uwaga   Jeśli arkusz źródłowy zawiera tekst sformatowany, na przykład przy użyciu pogrubienia, podkreślenia lub kursywy, tekst zostanie zaimportowany, jednak formatowanie zostanie utracone.

Wartości zduplikowane (błąd naruszenia klucza) Importowane rekordy mogą zawierać zduplikowane wartości, które nie mogą być przechowywane w polu podstawowym tabeli docelowej ani w polu, którego właściwość Indeksowane jest ustawiona na Tak (Bez duplikatów). Należy usunąć zduplikowane wartości w pliku źródłowym i powtórzyć operację importowania.
Wartości dat różniące się o 4 lata

Pola zawierające daty importowane z arkusza kalkulacyjnego programu Excel mogą się różnić o cztery lata. W programie Excel dla systemu Windows jest używany system daty 1900, w którym kolejne liczby przyjmują wartości z zakresu od 1 do 65 380, co odpowiada datom od 1 stycznia 1900 do 31 grudnia 2078. Natomiast w programie Excel dla komputerów Macintosh jest używany system daty 1904, w którym kolejne liczby przyjmują wartości z zakresu od 0 do 63 918, co odpowiada datom od 1 stycznia 1904 do 31 grudnia 2078.

Przed importowaniem danych należy zmienić system dat dla arkusza kalkulacyjnego programu Excel. Można również po dołączeniu danych uruchomić kwerendę aktualizującą, która poprawi daty za pomocą wyrażenia [nazwa pola daty] + 1462.

Wartości null

Na zakończenie operacji importowania może pojawić się komunikat o błędzie dotyczący danych usuniętych lub utraconych podczas operacji importowania. W tabeli w widoku arkusza danych niektóre pola mogą być puste. Jeśli kolumny źródłowe w programie Excel nie są sformatowane lub pierwszych osiem wierszy źródłowych zawiera wartości różnych typów, należy otworzyć arkusz źródłowy i wykonać następujące czynności:

  • Sformatuj kolumny źródłowe.
  • Przenieś wiersze, tak aby pierwszych osiem wierszy w każdej kolumnie nie zawierało wartości różnych typów.
  • Podczas operacji importowania wybierz odpowiedni typ danych dla każdego pola. Jeśli typ danych jest nieprawidłowy, po operacji importowania w całej kolumnie mogą się pojawić wartości null lub wartości nieprawidłowe.

Poprzednie czynności mogą być pomocne w zminimalizowaniu występowania wartości null. Poniższa tabela zawiera zestawienie sytuacji, w których w polach nadal będą występować wartości null:

Jeśli brakujące wartości są typu... Jeśli celem importowania jest... A typ pola docelowego to... Aby rozwiązać problem, należy...
Tekst Nowa tabela Data Zamienić wszystkie wartości tekstowe na wartości dat i ponowić próbę importowania.
Tekst Istniejąca tabela Liczba lub Data Zamienić wszystkie wartości tekstowe na wartości pasujące do typu danych pola docelowego i ponowić próbę importowania.
Wartości danych zamienione na wartości liczbowe

Pozornie losowe pięciocyfrowe liczby mogą się pojawić zamiast wartości dat w następujących sytuacjach:

  • Kolumna źródłowa arkusza zawiera w pierwszych ośmiu wierszach tylko wartości liczbowe, a niektóre z kolejnych wierszy zawierają wartości dat. Te wartości dat zostaną przekonwertowane w nieprawidłowy sposób.
  • Kolumna źródłowa zawiera wartości dat w pierwszych ośmiu wierszach, ale jest importowana do pola liczbowego. Te wartości dat zostaną przekonwertowane w nieprawidłowy sposób.

Aby tego uniknąć, w kolumnie źródłowej należy zamienić wartości dat na wartości liczbowe, a następnie ponowić próbę importowania.

Czasami kolumna zawierająca głównie wartości dat może zawierać również kilka wartości tekstowych. W takim przypadku wszystkie wartości dat mogą zostać wyświetlone jako pozornie losowe liczby pięciocyfrowe. Aby tego uniknąć, należy zamienić wartości tekstowe na wartości dat i ponowić próbę zaimportowania.

Wartości liczbowe zamienione na wartości dat

Pozornie losowe wartości dat mogą się pojawić zamiast wartości liczbowych w następujących sytuacjach:

  • Kolumna źródłowa zawiera w pierwszych ośmiu wierszach tylko wartości dat, ale niektóre z kolejnych wierszy zawierają wartości liczbowe. Te wartości liczbowe zostaną przekonwertowane w nieprawidłowy sposób.
  • Kolumna źródłowa zawiera wartości liczbowe w pierwszych ośmiu wierszach, ale jest importowana do pola daty. Te wartości liczbowe zostaną przekonwertowane w nieprawidłowy sposób.

Aby tego uniknąć, w kolumnie źródłowej należy zamienić wartości liczbowe na wartości dat, a następnie ponowić próbę importowania.

Dodatkowo można w widoku arkusza danych przejrzeć tabelę dziennika błędów (wspomnianą na ostatniej stronie kreatora). Zawiera ona trzy pola — Błąd, Pole oraz Wiersz. Każdy wiersz tej tabeli zawiera informacje na temat poszczególnych błędów, a zawartość pola Błąd powinna być pomocna przy rozwiązywaniu problemów.

Ciągi błędów i wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów
Błąd Opis
Obcięcie pola Wartość w polu przekracza ustawienie właściwości RozmiarPola tego pola.
Błąd konwersji typu Wartość w arkuszu ma nieodpowiedni typ danych dla tego pola. Tej wartości może brakować w polu docelowym lub może ona być wyświetlana nieprawidłowo. Informacje o rozwiązywaniu tego problemu można znaleźć w poprzedniej tabeli.
Naruszenie klucza Wartość klucza podstawowego danego rekordu jest duplikatem — już istnieje w tabeli.
Błąd reguły poprawności Wartość jest niezgodna z regułą ustawioną przy użyciu właściwości RegułaPoprawności dla pola lub tabeli.
Wartość null w polu wymaganym W polu nie może znajdować się wartość null, ponieważ właściwość Wymagane tego pola jest ustawiona na Tak.
Wartość null w polu Autonumerowanie Importowane dane zawierają wartość null, którą próbowano dołączyć do pola typu Autonumerowanie.
Błędny rekord

W polu znajduje się wartość tekstowa zawierająca znak ogranicznika (zazwyczaj jest to znak cudzysłowu). Jeśli wartość zawiera znak ogranicznika, to musi on zostać wpisany w pliku tekstowym dwa razy, na przykład:

Średnica 4 1/2""

Początek strony Początek strony

Łączenie danych programu Excel

Dzięki połączeniu bazy danych programu Access z danymi innego programu można używać narzędzi kwerend i raportowania udostępnianych w programie Access bez konieczności przechowywania kopii danych programu Excel w bazie danych.

W przypadku tworzenia łącza do arkusza lub nazwanego zakresu programu Excel program Access tworzy nową tabelę, która jest połączona z komórkami źródłowymi. Wszystkie zmiany wprowadzone w komórkach źródłowych w programie Excel zostaną wyświetlone w połączonej tabeli. Nie można jednak edytować zawartości tej tabeli w programie Access. Aby dodać, zmodyfikować lub usunąć dane, należy wprowadzić zmiany w pliku źródłowym.

Typowe scenariusze tworzenia łącza z programu Access do arkusza programu Excel

Łącze do arkusza programu Excel jest zazwyczaj tworzone (zamiast importowania) z następujących powodów:

  • Chcesz w dalszym ciągu przechowywać swoje dane w arkuszach programu Excel, jednak chcesz mieć również dostęp do wydajnych funkcji wykonywania kwerend i raportowania programu Access.
  • W dziale lub grupie jest używany program Access, jednak dane z zewnętrznych źródeł mają postać arkuszy programu Excel. Nie chcesz przechowywać kopii danych zewnętrznych, ale chcesz pracować z programem Access.

Jeśli tworzysz łącze do arkusza programu Excel po raz pierwszy

  • Nie można utworzyć łącza do bazy danych programu Access z programu Excel.
  • Podczas tworzenia łącza do pliku programu Excel program Access tworzy nową tabelę, często określaną jako tabela połączona. Taka tabela przedstawia dane zawarte w źródłowym arkuszu lub nazwanym zakresie, jednak w rzeczywistości nie przechowuje tych danych w bazie danych.
  • Nie można połączyć danych programu Excel z tabelą, która już istnieje w bazie danych. Oznacza to, że nie można dołączyć danych do istniejącej tabeli za pomocą operacji łączenia.
  • Baza danych może zawierać wiele tabel połączonych.
  • Wszelkie zmiany dokonane w danych w programie Excel są automatycznie odzwierciedlane w tabeli połączonej. W programie Access zawartość i struktura tabeli połączonej jest dostępna tylko do odczytu.
  • Podczas otwierania skoroszytu programu Excel w programie Access (w oknie dialogowym Otwieranie pliku z pola listy Pliki typu należy wybrać pozycję Microsoft Excel i wybrać odpowiedni plik) program Access utworzy pustą bazę danych i automatycznie uruchomi Kreatora łączenia arkuszy.

Przygotowywanie danych programu Excel

  1. Zlokalizuj plik programu Excel oraz arkusz lub zakres zawierający dane, do których chcesz utworzyć łącze. Jeśli nie chcesz tworzyć łącza do całego arkusza, rozważ możliwość zdefiniowania nazwanego zakresu zawierającego tylko te komórki, do których chcesz utworzyć łącze.

    Tworzenie nazwanego zestawu w programie Excel (opcjonalne — przydatne, jeśli chcesz utworzyć łącze tylko do części danych arkusza)   
  1. Przełącz się do programu Excel i wyświetl arkusz, w którym chcesz zdefiniować nazwany zakres.
  2. Zaznacz zakres komórek zawierających dane, do których chcesz utworzyć łącze.
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy w obrębie zaznaczonego zakresu, a następnie kliknij polecenie Nazwij zakres lub Definiuj nazwę.
  4. W oknie dialogowym Nowa nazwa w polu Nazwa określ nazwę dla zakresu, a następnie kliknij przycisk OK.

Należy zauważyć, że w trakcie operacji łączenia można utworzyć łącze tylko do jednego arkusza lub nazwanego zakresu. Aby utworzyć łącza do kilku miejsc w skoroszycie, należy powtórzyć operację łączenia dla każdego arkusza lub zakresu.

  1. Przejrzyj dane źródłowe, a następnie wykonaj czynności opisane w poniższej tabeli.
Element Opis
Format tabeli Upewnij się, że komórki mają format tabeli. Jeśli zakres obejmuje scalone komórki, zawartość komórki zostanie umieszczona w polu odpowiadającym skrajnej lewej kolumnie, a pozostałe pola pozostaną puste.
Pomijanie kolumn i wierszy Podczas tworzenie łącza nie można pominąć źródłowych kolumn lub wierszy. Jednak po zakończeniu importowania do programu Access można ukryć pola i filtrować rekordy, otwierając połączoną tabelę w widoku arkusza danych.
Liczba kolumn Liczba źródłowych kolumn nie może przekraczać 255, ponieważ program Access nie obsługuje więcej niż 255 pól w tabeli.
Puste kolumny, wiersze i komórki Usuń z arkusza programu Excel lub z zakresu wszystkie zbędne puste kolumny i wiersze. Jeśli występują puste komórki, spróbuj dodać brakujące dane.
Wartości błędów Jeśli jedna lub więcej komórek w arkuszu lub zakresie zawiera błędne wartości, popraw je przed rozpoczęciem operacji importowania. Jeśli arkusz lub zakres źródłowy zawiera błędne wartości, program Access umieści wartości null w odpowiadających im polach tabeli.
Typ danych

Nie można zmienić typu i rozmiaru danych w połączonych tabelach. Przed rozpoczęciem operacji łączenia należy sprawdzić, czy każda tabela zawiera dane określonego typu.

Zdecydowanie zalecane jest sformatowanie kolumn, jeśli zawierają one dane o różnych typach. Kolumna NumerLotu w arkuszu może na przykład zawierać wartości liczbowe oraz wartości tekstowe, takie jak 871, AA90 i 171. Aby uniknąć problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami, należy wykonać następujące czynności:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy kolumnę, a następnie kliknij polecenie Formatuj komórki.
  2. Na karcie Liczby w obszarze Kategoria zaznacz odpowiedni format.
  3. Kliknij przycisk OK.
Pierwszy wiersz Jeśli pierwszy wiersz w arkuszu lub nazwanym zakresie zawiera nazwy kolumn, podczas operacji łączenia można skorzystać z opcji traktowania danych w pierwszym wierszu jako nazw pól. Jeśli w arkuszu nie ma nazw kolumn lub określona kolumna narusza reguły nazywania pól w programie Access, program przypisze do każdego odpowiadającego im pola prawidłową nazwę.
  1. Zamknij plik źródłowy, jeżeli jest otwarty.

Przygotowywanie docelowej bazy danych

  1. Otwórz bazę danych, w której chcesz utworzyć łącze. Upewnij się, że baza danych nie jest tylko do odczytu i masz niezbędne uprawnienia do wprowadzania w niej zmian.
  2. Jeśli nie chcesz przechowywać łącza w żadnej z istniejących baz danych, utwórz pustą bazę. Kliknij kartę Plik, kliknij pozycję Nowe, a następnie kliknij pozycję Pusta baza danych lub Pusta baza danych sieci Web.
  3. Aby uzyskać więcej informacji na temat baz danych sieci Web, zobacz artykuł Tworzenie bazy danych udostępnianej w sieci Web.

Możesz teraz rozpocząć operację importowania.

Tworzenie łącza

  1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie i łączenie kliknij pozycję Excel.

 Uwaga   Karta Dane zewnętrzne jest niedostępna, jeśli nie jest otwarta żadna baza danych.

  1. W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych — Arkusz kalkulacyjny programu Excel w polu Nazwa pliku określ nazwę pliku źródłowego programu Excel.
  2. Zaznacz opcję Połącz ze źródłem danych, tworząc tabelę połączoną, a następnie kliknij przycisk OK.

Zostanie uruchomiony Kreator łączenia arkuszy, który prowadzi użytkownika przez proces łączenia.

  1. Na pierwszej stronie kreatora zaznacz arkusz lub nazwany zakres, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  2. Jeśli pierwszy wiersz arkusza lub zakresu źródłowego zawiera nazwy pól, zaznacz opcję Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. Program Access użyje nagłówków tych kolumn do nazwania pól w tabeli. Jeśli nazwa kolumny będzie zawierać niektóre ze znaków specjalnych, nie będzie można jej użyć w programie Access jako nazwy pola. W takim przypadku zostanie wyświetlony komunikat o błędzie informujący o tym, że program Access przydzieli do danego pola poprawną nazwę. Kliknij przycisk OK, aby kontynuować.
  3. Na ostatniej stronie kreatora określ nazwę tabeli połączonej i kliknij przycisk Zakończ. Jeśli tabela o tej nazwie już istnieje, zostanie wyświetlone pytanie o to, czy zastąpić istniejącą tabelę lub kwerendę. Kliknij przycisk Tak, aby zastąpić tabelę lub kwerendę. Kliknij przycisk Nie, aby określić inną nazwę.

Program Access spróbuje utworzyć tabelę połączoną. Jeśli operacja się powiedzie, zostanie wyświetlony komunikat Łączenie tabeli zostało zakończone. Otwórz tabelę połączoną i przejrzyj pola oraz dane, aby się upewnić, że dane we wszystkich polach są poprawne.

Jeśli dane są błędne lub niepoprawne, będzie konieczne rozwiązanie problemów z danymi źródłowymi. Aby uzyskać więcej informacji na temat rozwiązywania problemów z błędnymi i niepoprawnymi wartościami, zobacz następną sekcję.

Początek strony Początek strony

Rozwiązywanie problemów z błędami #Liczba! i innymi niepoprawnymi wartościami w tabeli połączonej

Nawet w przypadku wyświetlenia komunikatu Łączenie tabeli zostało zakończone należy otworzyć tabelę w widoku arkusza danych, aby sprawdzić, czy we wszystkich wierszach i kolumnach znajdują się poprawne dane.

Jeśli w którymkolwiek miejscu tabeli znajdują się błędy lub niepoprawne dane, należy wykonać czynności korygujące opisane w poniższej tabeli i ponowić próbę utworzenia łącza. Należy pamiętać, że dodawanie wartości bezpośrednio do tabeli połączonej nie jest możliwe, ponieważ jest ona tylko do odczytu.

Problem Rozwiązanie
Elementy graficzne Do elementów graficznych w arkuszu programu Excel, takich jak logo, wykresy i obrazy, nie można utworzyć łączy w programie Access.
Format wyświetlania Dla niektórych pól może być konieczne ustawienie w widoku projektu właściwości Format, tak aby mieć pewność, że wartości będą poprawnie wyświetlane w widoku arkusza danych.
Wartości obliczane Wartości kolumn lub komórek obliczeniowych są wyświetlane w odpowiadających im polach, jednak w programie Access nie można przeglądać ich formuł (ani wyrażeń).
Obcięte wartości tekstowe Zwiększ szerokość kolumny w widoku arkusza danych. Jeśli w dalszym ciągu nie jest widoczna cała wartość, powodem może być ograniczenie długości wartości do 255 znaków. Program Access może utworzyć łącze jedynie do pierwszych 255 znaków. Aby rozwiązać ten problem, można zaimportować dane zamiast tworzyć do nich łącze.
Komunikat o błędzie przepełnienia pola liczbowego Połączona tabela może sprawiać wrażenie poprawnej, jednak później, w czasie wykonywania dla niej kwerendy, może pojawić się komunikat o błędzie przepełnienia pola liczbowego. Może to być spowodowane konfliktem pomiędzy typem danych pola w połączonej tabeli a typem danych, które są w tym polu przechowywane.
Wartości PRAWDA lub FAŁSZ oraz wartości -1 lub 0 Jeśli w źródłowym arkuszu lub zakresie znajduje się kolumna zawierająca tylko wartości PRAWDA lub FAŁSZ, program Access utworzy dla tej kolumny w tabeli połączonej pole typu Tak/Nie. Jednak jeśli w źródłowym arkuszu lub zakresie znajdują się kolumny zawierające tylko wartości -1 lub 0, program Access domyślnie utworzy pole liczbowe dla tej kolumny, a zmiana typu danych odpowiadającego im pola w tabeli nie będzie możliwa. Aby uzyskać w tabeli połączonej pole typu Tak/Nie, należy upewnić się, że kolumna źródłowa zawiera wartości PRAWDA i FAŁSZ.
Pola wielowartościowe Program Access nie obsługuje wielu wartości w polu, nawet jeśli źródłowa kolumna zawiera listę wartości rozdzielonych średnikiem (;). Lista wartości jest traktowana jak jedna wartość i jest umieszczana w polu tekstowym.
#Liczba!

Program Access wyświetli w polu wartość błędu #Liczba! zamiast wartości w następujących sytuacjach:

  • Jeśli kolumna źródłowa zawierająca przeważnie wartości tekstowe zawiera kilka wartości numerycznych lub wartości daty, dane liczbowe nie zostaną zaimportowane.
  • Jeśli kolumna źródłowa zawierająca przeważnie wartości liczbowe zawiera kilka wartości tekstowych, dane tekstowe nie zostaną zaimportowane.
  • Jeśli kolumna źródłowa zawierająca przeważnie wartości daty zawiera kilka wartości tekstowych, dane tekstowe nie zostaną zaimportowane.

Aby zminimalizować wystąpienia wartości null w tabeli, wykonaj następujące czynności:

  1. Upewnij się, że kolumna nie zawiera wartości o różnych typach danych.
  2. Sformatuj kolumny w arkuszu programu Excel.
  3. Podczas operacji łączenia wybierz poprawny typ danych dla każdego pola. Jeśli typ danych jest niepoprawny, we wszystkich wierszach kolumny mogą zostać wyświetlone wartości #Liczba!
Wartości liczbowe zamiast wartości dat Jeśli w polu pojawią się pozornie losowe pięciocyfrowe liczby, sprawdź, czy kolumna źródłowa zawierająca przeważnie wartości liczbowe nie zawiera też kilku wartości dat. Wartości dat wyświetlane w kolumnie liczbowej są niepoprawnie konwertowane na wartości liczbowe. Zamień wszystkie wartości dat na wartości liczbowe i ponów próbę utworzenia łącza.
Wartości dat zamiast wartości liczbowych Jeśli w polu pojawią się pozornie losowe wartości dat, sprawdź, czy kolumna źródłowa zawierająca przeważnie wartości dat nie zawiera też kilku wartości liczbowych. Wartości liczbowe wyświetlane w kolumnie dat są niepoprawnie konwertowane na wartości daty. Zamień wartości liczbowe na wartości dat i ponów próbę utworzenie łącza.


Początek strony Początek strony

 
 
Dotyczy:
Access 2013, Access 2010