Voordat u een belangrijk document deelt met collega's of klanten neemt u waarschijnlijk de voorzorg om de inhoud van het document na te kijken of te reviseren, zodat u er zeker van kunt zijn dat alles juist is en het document niets bevat dat u niet met anderen wilt delen. Als u een elektronisch exemplaar van een Microsoft Office-document wilt delen, is het verstandig om extra maatregelen te nemen door het document te controleren op verborgen en persoonlijke gegevens die mogelijk in het document zelf of in de documenteigenschappen (metagegevens (metagegevens: gegevens waarmee andere gegevens worden beschreven. De woorden in een document zijn bijvoorbeeld gegevens; het aantal woorden is een voorbeeld van metagegevens.)) zijn opgeslagen. Aangezien deze verborgen informatie feiten over uw organisatie of over het document kan onthullen die u wellicht niet wilt bekendmaken, kunt u deze verborgen informatie beter verwijderen voordat u de presentatie met anderen deelt.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u met de functie Documentcontrole in Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 en Microsoft Office PowerPoint 2007 verborgen en persoonlijke gegevens in Office-documenten kunt vinden en verwijderen.
In dit artikel
Wat voor typen verborgen en persoonlijke gegevens worden er opgeslagen in Office-documenten?
Verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens kunnen worden opgeslagen in een Office-document. Deze informatie is niet onmiddellijk zichtbaar wanneer u het document bekijkt in een Office-programma, maar het is mogelijk dat anderen de informatie zien of ophalen.
Verborgen informatie bestaat onder meer uit de gegevens die Office-programma's toevoegen aan een bestand om het mogelijk te maken dat u samenwerkt met anderen aan het schrijven en bewerken van een document. Het kan ook gaan om informatie die u opzettelijk verborgen hebt gemaakt.
Office-documenten kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:
- Opmerkingen, revisietekens van bijgehouden wijzigingen, versies en aantekeningen in inkt Als u het document in samenwerking met anderen hebt gemaakt, bevat het mogelijk onderdelen als revisietekens van bijgehouden wijzigingen, opmerkingen, aantekeningen in inkt en verschillende versies. Met deze informatie kunnen anderen zien welke mensen er aan het document hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in het document.
- Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens Onder documenteigenschappen, ook bekend als metagegevens (metagegevens: gegevens waarmee andere gegevens worden beschreven. De woorden in een document zijn bijvoorbeeld gegevens; het aantal woorden is een voorbeeld van metagegevens.), vallen feiten over het document zoals de schrijver, het onderwerp en de titel, maar ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Office-programma's, zoals de naam van de persoon die als laatste het document heeft opgeslagen en de datum waarop het document is gemaakt. Als u bijzondere functies gebruikt, bevat het document mogelijk overige soorten persoonlijke gegevens (persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd, zoals diens naam, adres, e-mailadres, sofinummer, IP-adres of elk ander unieke identificatie die is gekoppeld aan persoonsgegevens in een ander programma.), zoals berichtkoppen, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten, paden van printers en het bestandspad voor publiceren op het web.
- Kopteksten, voetteksten en watermerken Word-documenten en Excel-werkbladen kunnen informatie bevatten in kopteksten en voetteksten. Verder hebt u misschien een watermerk toegevoegd aan een Word-document.
- Verborgen tekst Word-documenten kunnen tekst bevatten die is opgemaakt als verborgen tekst. Als u niet weet of een document verborgen tekst bevat, kunt u ernaar zoeken met Documentcontrole.
- Verborgen rijen, kolommen en werkbladen In een Excel-werkmap kunnen rijen, kolommen of complete werkbladen verborgen zijn. Als u een exemplaar van een werkmap verspreidt dat verborgen rijen, kolommen of werkbladen bevat, kunnen anderen deze rijen, kolommen of werkbladen zichtbaar maken en de gegevens die ze bevatten bekijken.
- Onzichtbare inhoud PowerPoint-presentaties en Excel-werkmappen kunnen objecten bevatten die niet zichtbaar zijn, omdat ze als onzichtbaar zijn opgemaakt.
- Inhoud buiten de dia's PowerPoint-presentaties kunnen objecten bevatten die niet direct zichtbaar zijn, omdat ze naar het gebied buiten de dia zijn gesleept. Deze inhoud buiten de dia's kan onder meer bestaan uit tekstvakken, illustraties, afbeeldingen en tabellen.
- Presentatienotities De sectie Notities van een PowerPoint-presentatie kan tekst bevatten die u wellicht niet openbaar wilt maken, vooral als de notities uitsluitend zijn geschreven voor de persoon die de presentatie geeft.
- Eigenschappen voor documentserver Als een document is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Microsoft Windows SharePoint Services, bevat het document mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.
- Aangepaste XML-gegevens Documenten kunnen XML-gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn als u het document leest. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.
Terug naar boven
Wat voor informatie kan ik vinden en verwijderen met Documentcontrole?
Documentcontrole bevat verschillende controles die u kunt gebruiken om verschillende soorten verborgen en persoonlijke gegevens te vinden en te verwijderen. Sommige controles zijn specifiek bestemd voor afzonderlijke Office-programma's. Er worden verschillende groepen controles weergegeven in de Documentcontroles van Office Word 2007, Office Excel 2007 en Office PowerPoint 2007, zodat u verborgen en persoonlijke gegevens kunt vinden die specifiek zijn voor een programma.
U kunt de onderstaande tabellen raadplegen voor meer informatie over welke typen verborgen en persoonlijke gegevens u met Documentcontrole kunt vinden en verwijderen in bepaalde Microsoft Office-programma's.
Opmerking Als uw organisatie de Documentcontrole heeft aangepast door controlemodules toe te voegen, kunt u wellicht documenten controleren op andere typen informatie.
Office Word 2007
| Naam van controle |
Vindt en verwijdert |
| Opmerkingen, revisies, versies en aantekeningen |
- Opmerkingen
- Revisietekens van bijgehouden wijzigingen
- Informatie over documentversie
- Aantekeningen in inkt
|
| Documenteigenschappen en persoonlijke informatie |
- Documenteigenschappen, waaronder gegevens uit de tabbladen Samenvatting, Statistieken en Aangepast van het dialoogvenster Documenteigenschappen
- Berichtkoppen
- Circulatielijsten
- Informatie over verzenden voor revisie
- Eigenschappen documentserver
- Informatie over documentbeheerbeleid
- Informatie over inhoudstype
- Koppelingsinformatie voor aan gegevens gebonden velden (laatste waarde wordt geconverteerd naar tekst)
- Gebruikersnaam
- Naam van sjabloon
|
| Kopteksten en voetteksten |
- Informatie in koptekst van document
- Informatie in voettekst van document
- Watermerken
|
| Verborgen tekst |
- Tekst die opgemaakt is als verborgen tekst (een lettertype-effect dat beschikbaar is in het dialoogvenster Lettertype).
Opmerking Deze controle kan geen tekst vinden die op een andere manier verborgen is (bijvoorbeeld witte tekst op een witte achtergrond).
|
| Aangepaste XML-gegevens |
- Aangepaste XML-gegevens die mogelijk in een document zijn opgeslagen
|
Office Excel 2007
| Naam van controle |
Vindt en verwijdert |
| Opmerkingen en aantekeningen |
- Opmerkingen
- Aantekeningen in inkt
|
| Documenteigenschappen en persoonlijke informatie |
- Documenteigenschappen, waaronder gegevens uit de tabbladen Samenvatting, Statistieken en Aangepast van het dialoogvenster Documenteigenschappen
- Berichtkoppen
- Circulatielijsten
- Informatie over verzenden voor revisie
- Eigenschappen voor documentserver
- Informatie over documentbeheerbeleid
- Informatie over inhoudstype
- Gebruikersnaam
- Pad van de printer
- Scenario-opmerkingen
- Bestandspad voor het publiceren van webpagina's
- Opmerkingen bij gedefinieerde namen en tabelnamen
- Niet-actieve externe gegevensverbindingen
|
| Kopteksten en voetteksten |
- Informatie in koptekst van werkblad
- Informatie in voettekst van werkblad
|
| Verborgen rijen en kolommen |
- Verborgen rijen
- Verborgen kolommen die gegevens bevatten
Opmerkingen
- Als er verborgen kolommen in een werkmap staan die geen gegevens bevatten en zich bevinden tussen kolommen die wel gegevens bevatten, worden die lege verborgen kolommen ook gevonden en verwijderd.
- Als de verborgen rijen of kolommen in een werkmap gegevens bevatten, worden de resultaten van de berekeningen en formules in de werkmap mogelijk gewijzigd wanneer u de verborgen rijen of kolommen verwijdert. Als u niet weet welke gegevens in de verborgen rijen of kolommen staan, sluit u de Documentcontrole, maakt u de verborgen rijen of kolommen zichtbaar en controleert u vervolgens de inhoud.
- Met deze controlefunctie kunnen geen vormen, grafieken, besturingselementen, Microsoft ActiveX-objecten en -besturingselementen, afbeeldingen of SmartArt-afbeeldingen worden opgespoord die zich mogelijk in verborgen kolommen bevinden.
|
| Verborgen werkbladen |
Opmerking Als de verborgen werkbladen in een werkmap gegevens bevatten, worden de resultaten van de berekeningen en formules in de werkmap mogelijk gewijzigd wanneer u deze werkbladen verwijdert. Als u niet weet welke gegevens in de verborgen werkbladen staan, sluit u de Documentcontrole, maakt u de verborgen werkbladen zichtbaar en controleert u vervolgens de inhoud.
|
| Aangepaste XML-gegevens |
- Aangepaste XML-gegevens die mogelijk in een werkmap zijn opgeslagen
|
| Onzichtbare inhoud |
- Objecten die niet zichtbaar zijn omdat ze als onzichtbaar zijn opgemaakt
Opmerking Met deze controle ontdekt u geen objecten die schuilgaan achter andere objecten.
|
Office PowerPoint 2007
| Naam van controle |
Vindt en verwijdert |
| Opmerkingen en aantekeningen |
- Opmerkingen
- Aantekeningen in inkt
|
| Documenteigenschappen en persoonlijke informatie |
- Documenteigenschappen, waaronder gegevens uit de tabbladen Samenvatting, Statistieken en Aangepast van het dialoogvenster Documenteigenschappen
- Berichtkoppen
- Circulatielijsten
- Informatie over verzenden voor revisie
- Eigenschappen voor documentserver
- Informatie over documentbeheerbeleid
- Informatie over inhoudstype
- Bestandspad voor het publiceren van webpagina's
|
| Onzichtbare inhoud op dia's |
- Objecten die niet zichtbaar zijn omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar
Opmerking Met deze controle kunt u geen objecten opsporen die schuilgaan achter andere objecten.
|
| Inhoud buiten dia's |
- Inhoud of objecten die niet direct zichtbaar zijn in een presentatie, omdat ze buiten het gebied van de dia vallen, waaronder:
- Illustraties
- Tekstvakken
- Afbeeldingen
- Tabellen
Opmerking Met Documentcontrole kunt u geen objecten met animatie-effecten opsporen die buiten de dia's vallen.
|
| Presentatienotities |
- Tekst die toegevoegd is aan de sectie Notities van een presentatie
Opmerking Documentcontrole kan geen afbeeldingen verwijderen die zijn toegevoegd aan het gedeelte Notities van een presentatie.
|
| Aangepaste XML-gegevens |
- Aangepaste XML-gegevens die mogelijk in een werkmap zijn opgeslagen
|
Terug naar boven
Hoe kan ik verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen in mijn Office-documenten?
U kunt met Documentcontrole verborgen en persoonlijke gegevens vinden in Office-documenten die zijn gemaakt in Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 en eerdere versies van deze Office-programma's. Het is verstandig om Documentcontrole te gebruiken voordat u een elektronisch exemplaar van een Office-document (bijvoorbeeld een bijlage bij een e-mail) deelt met anderen.
- Open het Office-document dat u wilt controleren op verborgen gegevens of persoonlijke gegevens.
- Klik op de Microsoft Office-knop
, klik op Opslaan als en typ vervolgens een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van het originele document op te slaan.
Belangrijk Het is verstandig om Documentcontrole toe te passen op een kopie van het originele document, want het is niet altijd mogelijk om gegevens te herstellen die door de Documentcontrole zijn verwijderd.
- Klik in de kopie van het oorspronkelijke document op de Microsoft Office-knop, wijs Voorbereiden aan en klik vervolgens op Document controleren.
- Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren. Meer informatie over de afzonderlijke controles vindt u in Wat voor informatie kan ik vinden en verwijderen met Documentcontrole?
- Klik op Controleren.
- Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.
- Klik op Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit het document wilt verwijderen.
Belangrijk Als u verborgen inhoud verwijdert uit het document, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door op Ongedaan maken te klikken.
Terug naar boven
