Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten te controleren

Als u van plan bent om een elektronisch exemplaar van een Microsoft Word-document te delen met klanten of collega's, is het verstandig om het document te controleren op verborgen en persoonlijke gegevens die mogelijk in het document zelf of in de documenteigenschappen (metagegevens (metagegevens: gegevens waarmee andere gegevens worden beschreven. De woorden in een document zijn bijvoorbeeld gegevens; het aantal woorden is een voorbeeld van metagegevens.)) zijn opgeslagen. Omdat deze verborgen informatie feiten over uw organisatie of over het document kan onthullen die u wellicht niet wilt bekendmaken, kunt u deze verborgen informatie beter verwijderen voordat u het document met anderen deelt.

In dit artikel wordt beschreven hoe u met de functie Documentcontrole in Word verborgen en persoonlijke gegevens in uw documenten kunt vinden en verwijderen.

In dit artikel


Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen

U kunt met Documentcontrole verborgen en persoonlijke gegevens vinden in Word-documenten. Het is verstandig om Documentcontrole te gebruiken voordat u een elektronisch exemplaar van een Word-document deelt met anderen, bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail.

  1. Open het Word-document dat u wilt controleren op verborgen of persoonlijke gegevens.
  2. Klik op het tabblad Bestand, klik op Opslaan als en typ vervolgens een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van het originele document op te slaan.

 Belangrijk   Het is verstandig om Documentcontrole toe te passen op een kopie van het originele document, want het is niet altijd mogelijk om gegevens te herstellen die door de Documentcontrole zijn verwijderd.

  1. Klik in de kopie van het originele document op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Info.
  2. Klik onder Voorbereiden voor delen op Controleren op problemen en klik op Document controleren.
  3. Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren. Meer informatie over de afzonderlijke controles vindt u in Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden en verwijderd.
  4. Klik op Controleren.
  5. Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.
  6. Klik op Alles verwijderen naast de controleresultaten voor de typen verborgen inhoud die u wilt verwijderen uit het document.

 Belangrijk   

  • Als u verborgen inhoud verwijdert uit het document, kunt u die inhoud mogelijk niet herstellen door op Ongedaan maken te klikken.
  • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit documenten die u opslaat in de ODT-indeling (OpenDocument Text), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u het document in deze indeling opslaat.

Terug naar boven Terug naar boven

Typen verborgen en persoonlijke gegevens

Er kunnen verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens in een Word-document worden opgeslagen. Deze informatie is niet onmiddellijk zichtbaar wanneer u het document bekijkt in Word, maar het is mogelijk dat anderen de informatie zien of ophalen.

Verborgen informatie bestaat onder meer uit de gegevens die Word toevoegt aan een document om het mogelijk te maken dat u het samen met anderen schrijft en bewerkt. Het kan ook gaan om informatie die u opzettelijk verborgen hebt gemaakt.

Word-documenten kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:

  • Opmerkingen, revisietekens van bijgehouden wijzigingen, versies en aantekeningen in inkt     Als u het document in samenwerking met anderen hebt gemaakt, bevat het mogelijk onderdelen als revisietekens van bijgehouden wijzigingen, opmerkingen, aantekeningen in inkt en verschillende versies. Met deze informatie kunnen anderen zien welke personen er aan het document hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in het document.
  • Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens     Onder documenteigenschappen, ook bekend als metagegevens (metagegevens: gegevens waarmee andere gegevens worden beschreven. De woorden in een document zijn bijvoorbeeld gegevens; het aantal woorden is een voorbeeld van metagegevens.), vallen feiten over het document zoals de schrijver, het onderwerp en de titel, maar ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Office-programma's, zoals de naam van de persoon die als laatste het document heeft opgeslagen en de datum waarop het document is gemaakt. Als u bijzondere functies gebruikt, bevat het document mogelijk overige soorten persoonlijke gegevens (persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd, zoals diens naam, adres, e-mailadres, sofinummer, IP-adres of elk ander unieke identificatie die is gekoppeld aan persoonsgegevens in een ander programma.), zoals berichtkoppen, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten en namen van sjablonen.
  • Kopteksten, voetteksten en watermerken     Word-documenten kunnen informatie bevatten in kopteksten en voetteksten. Verder hebt u misschien een watermerk toegevoegd aan een Word-document.
  • Verborgen tekst     Word-documenten kunnen tekst bevatten die is opgemaakt als verborgen tekst. Als u niet weet of een document verborgen tekst bevat, kunt u ernaar zoeken met Documentcontrole.
  • Eigenschappen voor documentserver     Als een document is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Microsoft Windows SharePoint Services, bevat het document mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.
  • Aangepaste XML-gegevens     Documenten kunnen XML-gegevens bevatten die niet in het document zelf zichtbaar zijn. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

Terug naar boven Terug naar boven

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden en verwijderd

In de Documentcontrole van Word worden verschillende controles weergegeven waarmee u verborgen en persoonlijke gegevens kunt vinden en verwijderen die specifiek zijn voor Word-documenten. Zie de onderstaande tabel voor een lijst van de verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens die u in Word-documenten kunt vinden en verwijderen met Documentcontrole.


 Opmerkingen 

  • Als uw organisatie de Documentcontrole heeft aangepast door controlemodules toe te voegen, kunt u wellicht documenten controleren op andere typen informatie.
  • Als u Microsoft Word Starter 2010 gebruikt, worden niet alle functies die zijn vermeld voor Word ondersteund in Word Starter. Zie Ondersteuning voor Word Starter-functies voor meer informatie over de beschikbare functies in Word Starter.
Naam van controle Vindt en verwijdert

Opmerkingen, revisies, versies en aantekeningen

 Opmerking   In Word Starter 2010 worden met Documentcontrole alleen versies en annotaties verwijderd.

  • Opmerkingen
  • Revisietekens van bijgehouden wijzigingen
  • Informatie over documentversie
  • Aantekeningen in inkt
Documenteigenschappen en persoonlijke informatie
  • Documenteigenschappen, waaronder gegevens uit de tabbladen Samenvatting, Statistieken en Aangepast van het dialoogvenster Documenteigenschappen
  • Berichtkoppen
  • Circulatielijsten
  • Informatie over verzenden voor revisie
  • Eigenschappen voor documentserver
  • Informatie over documentbeheerbeleid
  • Informatie over inhoudstype
  • Koppelingsinformatie voor aan gegevens gebonden velden (laatste waarde wordt geconverteerd naar tekst)
  • Gebruikersnaam
  • Naam van sjabloon
Kopteksten, voetteksten en watermerken
  • Informatie in koptekst van document
  • Informatie in voettekst van document
  • Watermerken
Verborgen tekst
  • Tekst die is opgemaakt als verborgen tekst (een lettertype-effect dat beschikbaar is in het dialoogvenster Lettertype).

 Opmerking   Deze controle kan geen tekst vinden die op een andere manier verborgen is (bijvoorbeeld witte tekst op een witte achtergrond).

Aangepaste XML-gegevens
  • Aangepaste XML-gegevens die mogelijk in een document zijn opgeslagen
Onzichtbare inhoud
  • Objecten die niet zichtbaar zijn, omdat ze als onzichtbaar zijn opgemaakt

 Opmerking   Met deze controle kunt u geen objecten opsporen die schuilgaan achter andere objecten.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Word 2013, Word 2010