Gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen permanent verwijderen

Van toepassing op
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Een collega stuurt u een document in een e-mailbericht. U wilt dit document als basis gebruiken voor een ander document. U slaat het document dus op met een nieuwe naam en past het document aan. U weet echter niet dat uw collega opmerkingen in het oorspronkelijke document heeft laten staan. In uw exemplaar worden namelijk geen opmerkingen weergegeven. Het document is nu klaar en kan naar uw klanten worden verstuurd, maar u wilt natuurlijk alleen uw document naar uw klanten verzenden, en niet een hutspot van het oorspronkelijke document, de opmerkingen van uw collega en uw wijzigingen.

Een ander voorbeeld: u hebt de functie Wijzigingen bijhouden in Word gebruikt voor het bijhouden van de wijzigingen die u in uw curriculum vitae hebt aangebracht. Als u het curriculum vitae vervolgens naar een potentiële werkgever stuurt, wilt u natuurlijk dat deze het resultaat van uw inspanningen te zien krijgt, en niet de manier waarop u tot dat resultaat bent gekomen.

In beide gevallen bent u stomverbaasd als de persoon die uw document heeft ontvangen u vertelt dat het document zo moeilijk te lezen is, met al die doorgehaalde en onderstreepte tekst en die tekstballonnen in de marge. Kijk maar eens naar de gewenste functie in uw curriculum vitae: maar liefst drie functies worden weergegeven als doorgehaalde tekst en de juiste functie wordt weergegeven als onderstreepte tekst. Die baan kunt u wel op uw buik schrijven.

Curriculum vitae met gemarkeerde wijzigingen

Deze tekst stond niet in het document toen u het verstuurde. Waar haalt Word dit allemaal vandaan? Hoe kunt u Word duidelijk maken dat dit niet de bedoeling is?

De functie Wijzigingen bijhouden

Misschien weet u het niet, maar u werkt met de functie Wijzigingen bijhouden of Opmerkingen in Word. Als u wijzigingen bijhoudt in Word, wordt standaard verwijderde tekst als doorgehaalde tekst weergegeven en ingevoegde tekst als onderstreepte tekst. Verwijderde tekst, ingevoegde tekst en opmerkingen (of aantekeningen) kunnen in tekstballonnen worden weergegeven in de marge van de pagina.

U kunt de gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen op verschillende manieren verbergen, maar alle wijzigingen die zijn aangebracht terwijl de functie Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld en alle opmerkingen die zijn ingevoegd, blijven deel uitmaken van het document, totdat de wijzigingen worden geaccepteerd of genegeerd en de opmerkingen worden verwijderd.

 Opmerking   Als u de functie Wijzigingen bijhouden uitschakelt, worden de gemarkeerde wijzigingen of de opmerkingen niet uit het document verwijderd. Als u deze functie uitschakelt, kunt u het document wijzigen zonder dat wordt bijgehouden welke tekst u invoegt en verwijdert en zonder dat wijzigingen worden weergegeven als doorgehaalde en onderstreepte tekst of in tekstballonnen.

Hoe raak ik die gemarkeerde wijzigingen kwijt?

Als u gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen wilt verwijderen, moet u de wijzigingen accepteren of negeren en de opmerkingen verwijderen. Ga als volgt te werk:

  1. Wijs in het menu Beeld de opdracht Werkbalken aan en klik vervolgens op Redigeren.
  2. Klik op de werkbalk Redigeren op Weergeven en controleer of er een vinkje naast de volgende items wordt weergegeven:

Opmerkingen

Aantekeningen in inkt (alleen in Word 2003)

Invoegen en verwijderen

Opmaak

Revisoren (Wijs Revisoren aan en controleer of Alle revisoren is geselecteerd.)

Als er geen vinkje naast een van deze items wordt weergegeven, klikt u op het item om het te selecteren.

  1. Klik op de werkbalk Redigeren op Volgende om naar de volgende wijziging of opmerking te gaan.
  2. Klik op de werkbalk Redigeren op Wijziging accepteren of Wijziging negeren/Opmerking verwijderen voor elke wijziging of opmerking.
  3. Herhaal stap 3 en 4 totdat alle wijzigingen in het document zijn geaccepteerd of genegeerd en alle opmerkingen zijn verwijderd.

 Opmerking   Als u alle wijzigingen in één keer wilt accepteren, klikt u op de pijl naast Wijziging accepteren en vervolgens op Alle wijzigingen in het document accepteren. Als u alle wijzigingen in één keer wilt negeren, klikt u op de pijl naast Wijziging negeren/Opmerking verwijderen en vervolgens op Alle wijzigingen in het document negeren. Als u alle opmerkingen in één keer wilt verwijderen, klikt u op de pijl naast Wijziging negeren/Opmerking verwijderen en vervolgens op Alle opmerkingen in document verwijderen.

Hoe zijn die gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen in het document gekomen?

Misschien dacht u dat u de opmerkingen en gemarkeerde wijzigingen had verwijderd of misschien is het document afkomstig van iemand anders en hebt u niet in de gaten dat er opmerkingen of gemarkeerde wijzigingen in staan. Hoe worden deze opmerkingen en gemarkeerde wijzigingen in Word opgeslagen zonder dat u het merkt?

Het is mogelijk dat bij u of degene die het document heeft verzonden, is ingesteld dat gemarkeerde wijzigingen of opmerkingen moeten worden verborgen. Als u gemarkeerde wijzigingen of opmerkingen verbergt, worden ze echter niet verwijderd en blijven ze aanwezig in het document. Afhankelijk van de versie van Word en de instellingen kunnen de gemarkeerde wijzigingen of opmerkingen opnieuw worden weergegeven wanneer u of iemand anders het document opent.

Als u niet wilt dat anderen de gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen te zien krijgen, moet u de gemarkeerde wijzigingen accepteren of negeren en de opmerkingen verwijderen voordat u het document aan anderen geeft. Het maakt niet uit welke versie van Word wordt gebruikt, want iedereen die het document opent, kan de bestaande gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen gemakkelijk weergeven.

 Opmerking   Als u Word 2003 gebruikt, is de kans kleiner dat u per ongeluk documenten met gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen verspreidt, omdat gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen standaard worden weergegeven in Word 2003.

Manieren om gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen te verbergen en weer te geven

Gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen kunnen op verschillende manieren worden verborgen, waardoor u zou kunnen denken dat het document geen gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen bevat.

 Opmerking   Als u de werkbalk Redigeren wilt weergeven, wijst u in het menu Beeld de opdracht Werkbalken aan en klikt u op Redigeren.

Het vak Weergeven ter revisie    Het vak Weergeven ter revisie op de werkbalk Redigeren bevat vier weergaveopties voor uw document. Als u Uiteindelijk of Oorspronkelijk selecteert, worden de gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen verborgen. Als u de gemarkeerde wijzigingen wilt weergeven, selecteert u Uiteindelijke weergegeven opmaak of Oorspronkelijke weergegeven opmaak.

Het menu Weergeven    U kunt gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen verbergen door ze uit te schakelen in het menu Weergeven op de werkbalk Redigeren. Items met een vinkje in het menu Weergeven worden weergegeven en items zonder vinkje worden verborgen. Als u een item (bijvoorbeeld Invoegen en verwijderen) wilt weergeven, selecteert u het item in het menu Weergeven.

Optie voor het verbergen van opmaak    Het is mogelijk dat in Word 2003 de optie Verborgen opmaak zichtbaar maken bij het openen of opslaan is uitgeschakeld. Als u deze optie wilt inschakelen, klikt u in het menu Extra op Opties en schakelt u op het tabblad Beveiliging het selectievakje Verborgen opmaak zichtbaar maken bij het openen of opslaan in.

Waarom gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen standaard worden weergegeven in Word 2003

Gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen worden standaard weergegeven in Word 2003 om te voorkomen dat u per ongeluk documenten met gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen verspreidt omdat u niet weet dat ze in het document staan. Word 2003 bevat een nieuwe optie, Verborgen opmaak zichtbaar maken bij het openen of opslaan, die standaard is ingeschakeld.

Twee versies van het document

Als u de gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen in een document wilt bewaren, maar het document zonder de gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen aan anderen wilt sturen, kunt u het beste twee exemplaren van het document bewaren: één voor anderen en één voor uzelf. In de versie van het document die voor anderen is bestemd, accepteert of negeert u alle gemarkeerde wijzigingen en verwijdert u alle opmerkingen aan de hand van de instructies in dit artikel. In de versie van het document die u voor uzelf wilt houden, laat u de gemarkeerde wijzigingen en opmerkingen staan.

 
 
Van toepassing op:
Word 2003