Een organigram is een diagram met een hiërarchie. Een organigram laat de relaties tussen werknemers, functies en groepen zien.
Organigrammen kunnen eenvoudige diagrammen zijn, zoals in de volgende afbeelding, maar ook grote en complexe diagrammen die zijn gebaseerd op gegevens uit een externe gegevensbron. De shapes in een organigram kunnen basisgegevens zoals namen en functies weergeven, maar ook andere gegevens zoals afdelingen en kostenplaatsen. U kunt zelfs afbeeldingen aan organigrammen toevoegen.
Een eenvoudig organigram maken
Automatisch een organigram maken op basis van een nieuw gegevensbestand
Automatisch een organigram maken op basis van een bestaande gegevensbron
Teams weergeven met het teamkader of stippellijnen
Gegenereerde organigrammen bijwerken
Een eenvoudig organigram maken
Deze methode werkt het beste voor het maken van kleine organigrammen met standaardgegevensvelden. Deze standaardvelden zijn:
- Afdeling
- Telefoon
- Naam
- Functie
- E-mail
- Klik op de Microsoft Backstage-knop
.
- Klik op Nieuw, op Zakelijk en dubbelklik op Organigram.
- Sleep vanuit het stencil Shapes voor organigrammenin het venster Shapes de shape op het bovenste niveau van uw organisatie, zoals Directie, naar de pagina.
- Als de shape is geselecteerd, typt u een naam en functie voor de shape. De naam van uw directeur kan bijvoorbeeld Richard de Goederen zijn.
Opmerking Zie Gegevens toevoegen aan shapes voor meer informatie over het toevoegen van meer gegevens aan shapes.
- Sleep vanuit het stencil Shapes voor organigrammen in het venster Shapes een shape voor de eerste ondergeschikte persoon naar de bovenliggende shape. Zo worden automatisch beide shapes hiërarchisch aan elkaar gekoppeld.
Tip Om de koppelingen te genereren moet u de onderliggende shape in het midden van de bovenliggende shape neerzetten.
- U voltooit het organigram door onderliggende shapes naar bovenliggende shapes te slepen en voor elke shape een naam en functie op te geven.
Terug naar boven
Automatisch een organigram maken op basis van een nieuwe gegevenstabel
Deze methode werkt het beste als de standaardgegevensvelden niet aan uw doel beantwoorden en uw gegevens niet in een ander programma staan.
- Klik op de Microsoft Backstage-knop .
- Klik op Nieuw, op Zakelijk en dubbelklik op Wizard Organigram.
- Selecteer op de eerste pagina van de wizard de optie Gegevens die ik met behulp van de wizard opgeef en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer Excel of Gescheiden tekst, typ een naam voor het nieuwe bestand en klik op Volgende.
Opmerking Als u Excel selecteert, wordt er een Microsoft Excel-werkblad met voorbeeldtekst geopend. Als u de optie Gescheiden tekst selecteert, wordt een Kladblok-pagina geopend met daarin voorbeeldtekst.
- Wanneer Excel of het Kladblok wordt geopend, gebruikt u de voorbeeldtekst als voorbeeld voor de soort gegevens die u wilt opnemen, waarna u waar nodig de voorbeeldtekst door uw eigen tekst vervangt.
Belangrijk U mag de kolommen Naam en Rapporteert aan niet wijzigen, maar de andere kolommen mogen wel worden gewijzigd, verwijderd of aangevuld met andere kolommen.
- Sluit Excel of het Kladblok en voer de wizard verder uit.
Terug naar boven
Automatisch een organigram maken met behulp van een bestaande gegevensbron
Deze methode werkt het beste als de gegevens die u in het organigram wilt opnemen, in een document staan, zoals een Excel-werkblad of een Microsoft Exchange Server-adreslijst.
- De tabel of het werkblad moeten de namen van werknemers, unieke identificaties en verantwoordelijke personen (wie aan wie moet rapporteren) bevatten.
Opmerking U kunt de kolommen naar eigen inzicht benoemen. Wanneer u de wizard Organigram uitvoert, kunt u aangeven in welke kolommen (of veldnamen) de namen en verantwoordelijken moeten worden geplaatst.
- Werknemersnaam De manier waarop werknemersnamen worden weergegeven in dit veld, is de manier waarop deze worden weergegeven in shapes van het organigram.
- Unieke identificatie Deze kolom kan de kolom Naam van werknemer zijn als alle namen uniek zijn. Neem anders een kolom op met een waarde die een unieke identificatie voor elke werknemer is.
- Rapporteert aan Dit veld moet de unieke identificatie bevatten van de manager van de werknemer, waarbij het niet uitmaakt of deze bestaat uit een naam of een id. (Laat dit veld leeg voor de werknemer op het hoogste niveau van het organigram.)
- Klik op de Microsoft Backstage-knop .
- Klik op Nieuw, op Zakelijk en dubbelklik op Wizard Organigram.
- Selecteer op de eerste pagina van de wizard Gegevens die al in een bestand of database zijn opgeslagen.
- Klik op Volgende en voer de resterende stappen van de wizard uit.
Terug naar boven
Teams weergeven met het teamkader of stippellijnen
Als u een organigram hebt gemaakt, kunt u de informatie zodanig herschikken dat deze virtuele teamrelaties weergeeft. Plaats verwante shapes bij elkaar en voeg verbindingsstippellijnen toe om secundaire relatiestructuren aan te geven, of gebruik de shape Teamkader om een virtueel team te markeren. De stippellijnverbinding gedraagt zich als een gewone verbindingslijn. Het teamkader is een rechthoekige shape die u kunt gebruiken om teams visueel te groeperen en namen te geven.
Terug naar boven
Gegenereerde organigrammen bijwerken
Als u wijzigingen in de structuur van een organisatie wilt weergeven, moet u het organigram handmatig bijwerken of een nieuw organigram genereren. Als u een nieuw organigram genereert, worden aanpassingen in het vorige organigram niet opgenomen in het nieuwe organigram. Als u thema's of foto's aan shapes hebt toegevoegd, moeten deze opnieuw worden toegevoegd om de organigrammen kleiner te laten lijken.
