Automatisch een organigram maken op basis van werknemersgegevens

Een organigram is een diagram dat de relaties tussen werknemers, functies en groepen laat zien.

Als u alle werknemersgegevens hebt opgeslagen in een document zoals een Excel-werkblad of in een Exchange Server-adreslijst, kan Visio een diagram genereren waarin de shapes en verbindingslijnen voor u worden toegevoegd. Als u niet automatisch een diagram wilt laten genereren, kunt u een diagram tekenen zonder een externe gegevensbron te gebruiken.

U zoekt de juiste sjabloon waarmee u wilt beginnen door naar Bestand > Nieuw te gaan en op de categorie Organigram te klikken. Klik daarna op Maken..

Organigram

Automatische een diagram genereren op basis van een bestaande gegevensbron

Wanneer u klikt om een grafiek te maken op basis van de sjabloon, wordt de wizard Organigram gestart. Selecteer op de eerste pagina van de wizard de optie Gegevens die al in een bestand of database zijn opgeslagen en volg de instructies van de wizard.

Gegevensbronnen die u kunt gebruiken

  • Microsoft Excel-werkblad
  • Tekstbestand
  • Microsoft Exchange Server-adreslijst
  • ODBC-compatibele gegevensbron

Vereiste kolommen in de gegevensbron

De gegevensbron moet kolommen bevatten voor de naam van de werknemer, een unieke id en de persoon waaraan de werknemer rapporteert. Het maakt niet uit wat de kolomnamen in de gegevensbron zijn, aangezien u in de wizard handmatig kunt aangeven welke kolommen (of veldnamen) de naam van de werknemer en van degene waaraan deze rapporteert bevatten.

  • Naam werknemer    De manier waarop werknemersnamen worden weergegeven in dit veld, is de manier waarop deze worden weergegeven in shapes van het organigram.
  • Unieke identificatie     Deze kolom kan de kolom Naam werknemer zijn als alle namen uniek zijn. Neem anders een kolom op met een waarde die een unieke identificatie voor elke werknemer is.
  • Rapporteert aan    Dit veld moet de unieke identificatie bevatten van de manager van de werknemer, waarbij het niet uitmaakt of deze bestaat uit een naam of een id. (Laat dit veld leeg voor de werknemer op het hoogste niveau van het organigram.)

Voorbeeld van een tekstbestand als gegevensbron

De volgende tekst geeft een voorbeeld van een door komma's gescheiden tekstbestand met vijf kolommen en vier rijen, waarbij de eerste rij de kolomkoppen bevat. Visio genereert dit voorbeeldbestand voor u. Start de Wizard Organigram, selecteer Gegevens die ik met behulp van de wizard opgeef en klik op Volgende. Op de volgende pagina selecteert u Tekstbestand met scheidingstekens , typ een bestandsnaam en klik op Volgende. Er wordt een teksteditor geopend met deze voorbeeldgegevens als richtlijn.

Naam,Rapporteert_aan,Functie,Afdeling,Telefoon

Jan Voorbeeldbaas, ,CEO,Afdelingshoofd,x5555
Anne Voorbeeldmanager,Jan Voorbeeldbaas,Manager Ontwikkeling,Productontwikkeling,x6666
Piet Voorbeeldfunctie,Anne Voorbeeldmanager,Softwareontwikkelaar,Productontwikkeling,x6667

Een organigram maken op basis van een nieuwe gegevenstabel

Als u de gegevens nog niet hebt opgeslagen in een ander programma, maar dat wel wilt doen, wordt Excel of een teksteditor met voorbeeldgegevens in een geschikte voorbeeldindeling geopend. Vervang de voorbeeldgegevens door de echte gegevens en voltooi de wizard om het organigram te genereren.

  1. Klik op Bestand > Nieuw, klik op de categorieafbeelding Organigram en klik op Maken . Hiermee wordt de wizard Organigram gestart.
  2. Selecteer op de eerste pagina van de wizard de optie Gegevens die ik met behulp van de wizard opgeef en klik vervolgens op Volgende.
  3. Selecteer Excel of Tekstbestand met scheidingstekens, typ een naam voor het nieuwe bestand en klik op Volgende.
    Als u Excel selecteert, wordt er een Microsoft Excel-werkblad met voorbeeldtekst geopend. Als u de optie Tekstbestand met scheidingstekens selecteert, wordt een Kladblok-pagina met voorbeeldtekst geopend.
  4. Wanneer Excel of Kladblok wordt geopend, gebruikt u de voorbeeldtekst als voorbeeld voor de soort gegevens dat u wilt opnemen, waarna u waar nodig de voorbeeldtekst door uw eigen tekst vervangt. De kolommen voor de naam van de werknemer en degene waar deze aan rapporteert zijn vereist, maar u kunt andere kolommen toevoegen of verwijderen.
  5. Sluit Excel of Kladblok en voltooi de wizard.

De indeling wijzigen, shapes wijzigen en foto's invoegen

Bij de sjablonen voor Organigram wordt het tabblad Organigram toegevoegd aan het lint. Gebruik de hulpmiddelen op dit tabblad als u ingrijpende wijzigingen wilt aanbrengen in de manier waarop het diagram eruitziet.

De groepen Indeling en Schikken bevatten hulpmiddelen voor het wijzigen van de indeling en hiërarchie van de shapes.

U gebruikt de galerie Shapes om de stijl van de shapes in het diagram te kiezen. Gebruik de hulpmiddelen in de groep Afbeelding om een foto in te voegen in de geselecteerde shape, de tijdelijke aanduiding voor de foto te verwijderen of de foto te wijzigen nadat u deze in een shape hebt ingevoegd. Als u geen foto hebt toegevoegd aan alle shapes met behulp van de wizard, kunt u ze nu toevoegen. Klik op het tabblad Organigram, klik op Invoegen > Meerdere afbeeldingen. De foto's moeten allemaal in dezelfde map staan, waarbij de bestandsnaam de indeling 'Naam Werknemer.Bestandstype' moet hebben, bijvoorbeeld Jonathan Foster.jpg (de naam moet exact gelijk zijn aan de naam in de gegevensbron).

De groep Organisatiegegevens bevat hulpmiddelen voor het importeren van gegevens uit een externe bron met behulp van de wizard, het exporteren van organisatiegegevens naar Excel of een tekstbestand, en het vergelijken van de gegevens in het diagram met een externe gegevensbron.

Teams weergeven met het teamkader of stippellijnen

Als u een organigram hebt gemaakt, kunt u de gegevens zodanig herschikken dat hiermee virtuele teamrelaties worden weergegeven. Plaats verwante shapes bij elkaar en voeg verbindingsstippellijnen toe om secundaire relatiestructuren aan te geven. U kunt ook een virtueel team markeren met Teamkader. Sleep de shape Teamkader van het venster Shapes naar de tekening en gebruik de formaatgrepen aan de zijkanten om de personen van het virtuele team op te nemen.

Teamkader

Gegenereerde organigrammen bijwerken

Als u wijzigingen in de structuur van een organisatie wilt weergeven, vernieuwt u de grafiekgegevens of werkt u het organigram handmatig bij.

  • Klik op Gegevens > Externe gegevens > Alles vernieuwen.

Als nieuwe gegevens niet precies overeenkomen met de gegevens waarmee de grafiek is gebouwd, moet u personen mogelijk handmatig verwijderen.

Als u een nieuwe grafiek hebt, wordt deze in Visio vergeleken met uw oudere grafiek, waarbij wordt aangegeven wat er is gewijzigd.

  1. Open de nieuwe versie of de oudere versie van het organigram.
  2. Klik op Organigram > Organisatiegegevens > Vergelijken. Zoek in het vak Organisatiegegevens vergelijken de versie waarmee u wilt vergelijken.
  3. Selecteer onder Type vergelijking de situatie, afhankelijk van de versie die u hebt geopend.
  4. Kies onder Rapporttype de gewenste optie.
  5. Klik op OK.

Als u de grafiek nog altijd niet kunt bijwerken zoals u wilt, moet u deze mogelijk opnieuw bouwen.

 
 
Van toepassing op:
Visio 2013, Visio Professional 2013