We hebben enkele voor- en nadelen van lokale opslag besproken. Nu is het tijd om de methoden te bespreken. We beginnen met archiveren. Het geweldige van archiveren (ook AutoArchiveren genoemd) is dat u hiervoor niets hoeft te doen, behalve op Ja te klikken.
In een standaardinstallatie van Outlook is AutoArchiveren standaard ingeschakeld. (In de vierde cursus in deze reeks laten we u zien hoe u de standaardinstellingen kunt wijzigen.) Dit betekent dat AutoArchiveren automatisch wordt uitgevoerd wanneer u op Ja klikt als antwoord op het bericht 'Wilt u de oude items nu automatisch archiveren?'.
Zoals uit dit bericht blijkt, worden berichten bij AutoArchiveren verplaatst op basis van hun leeftijd. Dit gebeurt regelmatig (bijvoorbeeld elke 14 dagen) zolang u 'Ja' zegt.
Hier volgt een overzicht van wat er gebeurt:
Klik op
Ja om het proces te starten.
Berichten worden vanuit uw postvak verplaatst…
…naar een map met de naam Archiefmappen.
Outlook maakt deze map voor u.
Alle submappen in uw postvak worden automatisch gekopieerd in de map Archiefmappen en berichten worden naar die submappen verplaatst op basis van hun locatie in uw postvak. Dat wil zeggen dat uw bestaande indeling wordt overgenomen in de map Archiefmappen. In de afbeelding kunt u zien dat de mappen Alpine Ski House en Contoso in Archiefmappen net zo worden weergegeven als in het postvak.
En opnieuw doet Outlook al dit werk voor u.
Bemerkt u een trend bij archiveren? Outlook doet het meeste werk voor u. Als u iemand bent die alles opgeruimd wil hebben en u het niet belangrijk vindt hoe dat gebeurt, dan kan archiveren een goede methode voor u zijn. En hoe werkt dat met persoonlijke mappen? Dat zullen we hierna bespreken.
