Pagina 5 van 14VORIGEVOLGENDE

Werkstromen I: Basisbeginselen

Een documentbibliotheek die e-mailberichten naar drie revisoren verstuurt

Een bestand dat door de werkstroom Goedkeuring gaat.

De werkstroom Goedkeuring is de eenvoudigste van de drie werkstromen. Deze werkstroom gaan we eerst behandelen, in deze cursus. Op die manier kunnen we u de basisbeginselen leren voordat we de twee andere, meer gecompliceerde werkstromen behandelen. (De andere twee werkstromen worden in cursus II en III van deze reeks behandeld.)

Hoe gaat de werkstroom Goedkeuring nu in het algemeen in zijn werk? Wanneer u een werkstroom start met een bestand in een documentbibliotheek, gebeuren de volgende dingen:

Toelichting 1 Er wordt een speciaal e-mailbericht naar de eerste fiatteur gestuurd. Op uw SharePoint-site wordt dit e-mailbericht een 'taak' genoemd, omdat het een taak is voor iemand in de werkstroom. De desbetreffende persoon wordt gevraagd het bestand goed te keuren. Dat doet hij door op de knop Goedkeuren te klikken (meer informatie over die knop volgt).
Toelichting 2 Vervolgens ontvangt de volgende persoon een taak. Deze persoon klikt op de knop Goedkeuren.
Toelichting 3 Dan wordt een taak naar de laatste persoon verstuurd. Zodra deze persoon op Goedkeuren klikt, is de werkstroom voltooid.

De belangrijkste boodschap die we hier willen overbrengen, is dat de taken een voor een naar de respectieve fiatteurs worden verzonden, in een volgorde die u vooraf hebt opgegeven. Als één persoon verzuimt het bestand goed te keuren, kan de taak niet naar de volgende persoon worden verzonden. U kunt echter een einddatum instellen, zodat de werkstroom een herinneringsbericht verstuurt. U ziet al deze feiten in de volgende animatie.

Opmerking voor gebruikers van Microsoft Office Outlook    Deze 'taken' van de werkstroom zijn niet hetzelfde als de taken die u in Outlook helpen bijhouden wat u nog moet doen. Dat is iets geheel anders.

Pagina 5 van 14VORIGEVOLGENDE