Succesvolle kleine ondernemers zijn meesters in het vinden van de juiste balans tussen tegenstrijdige prioriteiten en verliezen daarbij niet uit het oog dat een tevreden klant terug komt. De relatie met klanten wordt steeds crucialer in onze wereld die zich steeds vaker online afspeelt en het is belangrijk dat u op een goede manier met uw klanten communiceert.
Met Office 2010-programma's kunnen kleine ondernemers en managers inkomende informatie beter verwerken. Hierdoor kunnen ze zich meer richten op de uitgaande informatie om hun klanten tevreden te houden. Met Office 2010 kunt u eenvoudiger communiceren met uw klanten, waar u ook bent, op kantoor, thuis of onderweg. In dit artikel worden hulpmiddelen en strategieën beschreven om uw Postvak IN overzichtelijk te houden, uw bedrijf te promoten en om beter te communiceren met uw klanten.
Een overzichtelijk Postvak IN
Met enkele handige nieuwe hulpmiddelen in Outlook 2010 kunt u uw Postvak IN overzichtelijk houden, zodat u meer aandacht en tijd hebt voor uw klanten. Laten we het Postvak IN van de eigenaar van een klein bedrijf met de naam Wide World Importers als voorbeeld nemen.
E-mailberichten komen snel binnen en er moet snel op worden gereageerd. Als eerste bekijkt u de berichten in de weergave Discussies. In deze weergave worden discussielijnen samengevouwen onder één kop. Nu is dit Postvak IN geslonken van elf e-mailitems naar zes. Dat is al beter.
U ziet een discussie met de titel “Lunch options for the meeting”. Het probleem is dat u helemaal niet bij de vergadering kunt zijn en het u dus niet uitmaakt wat er wordt gegeten. U wilt deze discussie niet meer volgen en wilt geen e-mails hierover meer ontvangen. Met Outlook 2010 kunt u niet alleen e-mailberichten negeren die u al hebt ontvangen in een bepaalde discussielijn, maar u kunt ook toekomstige e-mailberichten van die lijn negeren. Klik met de rechtermuisknop op een bericht in de discussie en kies Negeren. Alle toekomstige berichten in deze discussielijn gaan automatisch naar de map Verwijderde items. Er zijn nu nog maar vijf items over in het Postvak IN.
Het volgende item waar u iets mee moet, is een e-mailbericht van Chris Preston waarin u wordt gevraagd of u nog schoonmaakmiddelen nodig hebt. Vroeger moest u reageren op dat bericht en het vervolgens verwijderen. In Outlook 2010 kunt u deze twee stappen combineren met de nieuwe opdracht Antwoorden en verwijderen, een zogenaamde snelle stap. U reageert met een verzoek om schoonmaakmiddelen en het bericht wordt automatisch verplaatst naar de map Verwijderde items. Het handige van snelle stappen is dat u de meegeleverde snelle stappen kunt gebruiken, bijvoorbeeld Verplaatsen naar, E-mail aan team, Markeren als gereed en Aan manager. U kunt ook eigen snelle stappen maken voor taken die dagelijks terugkeren.
U slaakt een zucht van verlichting en hebt nog maar vier items over. Nu hebt u tijd en aandacht voor uw klanten en leveranciers.
Laat uw betrokkenheid zien
Ik ben van de generatie die de eerste mobiele telefoons heeft meegemaakt; ze waren enorm. Op een dag sprak ik met een klant die bramen aan het plukken was terwijl hij met mij telefoneerde. Wat was ik jaloers op zijn vrijheid, mobiliteit en het feit dat hij meer dingen tegelijk kon doen. U kunt uw klanten en leveranciers laten zien dat u ze belangrijk vindt door uw mobiele telefoon te gebruiken en overal bereikbaar te zijn. Ik bedoel dan niet alleen dat u met ze praat via uw mobiele telefoon, maar dat u ook e-mail kunt ontvangen en verzenden en documenten met hen kunt delen.
Met een smartphone kunt u verbinding maken met Microsoft Exchange Server of andere e-mailservers. De onderstaande afbeelding is een vergrote schermafbeelding van mijn Sprint HTC Diamond-telefoon waarin u hetzelfde Postvak IN van Outlook en dezelfde berichten ziet als op mijn pc.
Met Outlook Mobile op uw mobiele telefoon kunt u berichten ontvangen en verzenden en uw contactpersonen en taken bijwerken, waar u ook bent. U kunt ook bijlagen ontvangen. Het onderstaande bericht bevat bijvoorbeeld een Word 2010-document dat onmiddellijk moet worden bekeken.
Als ik tik op het document, wordt het geopend in Word Mobile, een speciale versie van Microsoft Word die speciaal is ontwikkeld voor Windows-telefoons en enkele andere mobiele apparaten. Ik kan het document bekijken en zelfs kleine wijzigingen aanbrengen.
Het is waarschijnlijk veel makkelijker om het document te bekijken op uw pc of laptop, maar de mogelijkheid om belangrijke documenten direct te kunnen openen op uw mobiele telefoon komt goed van pas als u geen computer bij de hand hebt.
Delen met de klant
Ik weet ook nog dat documenten altijd op papier stonden. Dit pakket moest dan altijd per koerier worden verzonden. Vandaag de dag verwachten klanten dat informatie vrijelijk kan stromen van en naar de bedrijven met wie ze zaken doen. In Office 2010-programma's neemt het delen van informatie hele nieuwe vormen aan dankzij verbindingen met onlineservices, zoals Windows Live, en weblogsites, zoals Windows Live Spaces, Blogger en WordPress.
Centrale onlineopslag
De nieuwe weergave Backstage™ in Office 2010-toepassingen is de plaats waar u nieuwe documenten maakt, afdrukt en deelt. U opent deze weergave via het menu Bestand. Bestanden delen via een onlineservice, zoals Windows Live SkyDrive, is een fluitje van een cent nadat u uw gratis SkyDrive-site hebt ingesteld. Via het gedeelte Opslaan en verzenden in de weergave Backstage kunt u bestanden direct opslaan in een bepaalde map in uw werkruimte.
U kunt ervoor kiezen om iedereen toegang te verlenen tot uw map of alleen bepaalde mensen. De SkyDrive-service zorgt er zelfs voor dat koppelingen naar uw SkyDrive-site worden verstuurd naar leden die u opgeeft.
Een enorme verbetering in Office 2010-programma's zijn de online tegenhangers van Word, Excel, PowerPoint en OneNote 2010, de zogenoemde Office Web Apps. Als uw klanten niet beschikken over Word, Excel, PowerPoint of OneNote op de computer waarmee ze werken (bijvoorbeeld een pc in een openbare bibliotheek of internetcafé), kunnen ze dankzij de Office Web Apps toch Office-documenten openen en kleine wijzigingen aanbrengen via internet.
Met Office Web Apps hebt u ook eenvoudig toegang tot uw werkdocumenten als u niet achter een pc zit waarop Office 2010 is geïnstalleerd. Nog beter, als u de back-up van het document opent in Word, Excel, PowerPoint of OneNote 2010 nadat het document online is bewerkt, is de functionaliteit van het bewerkte document nog steeds in tact.
Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is
Het digitale notitieprogramma OneNote 2010 is heel handig om ervoor te zorgen dat u en uw klant of leverancier het eens zijn over wat er moet gebeuren. U kunt uw OneNote-notitieblokken rechtstreeks publiceren naar uw Windows Live SkyDrive, uw klant of leverancier toegang verlenen en samen werken aan notulen van vergaderingen en takenlijsten en gezamenlijk onderzoek doen. U kunt notulen van vergaderingen ook per e-mail naar klanten verzenden, zodat ze de vergadering en de besproken actie-items niet vergeten.
Informeel communiceren
Weblogs zijn online dagboeken waarin u uw ideeën over belangrijke zaken kunt delen of recente gebeurtenissen kunt beschrijven. Weblogs zijn vaak een minder formeel communicatiemiddel voor klanten en worden meestal geschreven door een bepaalde persoon, waarbij het duidelijk is dat deze schrijft op persoonlijke titel, zelfs als wordt geschreven namens een bedrijf.
In Word 2010 is het kinderlijk eenvoudig om weblogitems te posten op een van vele ondersteunde weblogsites, zoals Windows Live Spaces, Blogger, WordPress, Community Server, TypePad of SharePoint-sites. U kunt een van de online postformulieren gebruiken, maar als u Word 2010 gebruikt, profiteert u van drie voordelen:
- Spellingcontrole. Als u uw weblog schrijft in Word, kunt u het document verbeteren door een spellingcontrole uit te voeren.
- U hoeft de URL van het weblog niet te zoeken en geen nieuwe browsersessie te starten. Als u meestal werkt met Office-programma's, is het wel zo handig om ze ook te gebruiken voor uw weblog.
- Bij de meeste weblogsites moet u foto's uploaden en een koppeling toevoegen. Als u blogt in Word 2010, worden foto's die u invoegt in het weblog automatisch geüpload naar de weblogsite wanneer u publiceert.
Tijd en geld besparen terwijl u reist
Vroeger moest ik veel reizen voor mijn werk. Vaak ging ik naar klanten of leveranciers om live presentaties van nieuwe producten of services te geven. Tegenwoordig zijn presentaties in persoon steeds minder gebruikelijk vanwege de sterke opkomst van telefonische vergaderingen en onlinevergaderservices, zoals Microsoft Office Live Meeting. Met PowerPoint 2010 kunt u nu online PowerPoint-presentaties verzorgen met een Windows Live ID op een willekeurige computer met internetverbinding en een actuele webbrowser.
Met PowerPoint 2010 kunt u presentaties eenvoudig delen door de diavoorstelling uit te zenden. U krijgt de beschikking over een server waarop u de presentatie kunt posten via een webbrowser en uw klanten kunnen de dia's downloaden van deze server. De service is gratis voor gebruikers van PowerPoint 2010.
Als u een presentatie wilt uitzenden, kiest u de optie Diavoorstelling uitzenden in de weergave Backstage. Per e-mail wordt een koppeling naar de presentatie verzonden naar klanten die u opgeeft. Als de klant op de koppeling klikt, wordt de presentatie geopend in de browser, zoals in de onderstaande afbeelding.
Terwijl u de dia's achtereenvolgens weergeeft, worden de dia's achtereenvolgens weergegeven in de browser van degene die de presentatie bekijkt. In combinatie met een telefoongesprek waarmee u uw commentaar kunt toevoegen, kunt u op afstand uitstekende presentaties geven.
Vandaag nog beter communiceren
Benut de suggesties in dit artikel om uw Postvak IN in toom te houden, uw bedrijf te promoten en beter te communiceren met klanten en leveranciers. Maar neem eerst vandaag nog een voorproef van Office 2010.
Over de auteur
Nancy Buchanan is een freelance marketingconsulent die is gespecialiseerd in het aanpassen van SharePoint-intranetsites en de ontwikkeling van inhoud voor de introductie van nieuwe producten bij Microsoft. Voordat ze in 2002 met haar gezin verhuisde naar een landelijk eiland in de staat Washington, was ze gedurende 8 jaar productmanager bij Microsoft. Ze is al meer dan 25 jaar werkzaam op het gebied van verkoop en marketing van high-tech in het noordwesten van de Verenigde Staten.
