De afgelopen jaren hebben organisaties een grote hoeveelheid ongestructureerde inhoud geproduceerd, zoals documenten, e-mailberichten, video's, expresberichten, webpagina's, enzovoort. Deze inhoud is vaak ongeordend en onoverzichtelijk, zodat een organisatie deze waardevolle informatie niet optimaal kan gebruiken om kennis te delen, de communicatie met klanten te verbeteren en processen efficiënter te maken. Bedrijven kunnen deze uitdagingen het hoofd bieden met Enterprise Content Management (ECM) van Microsoft, dat een essentieel onderdeel van de infrastructuur van een organisatie vormt.

ECM van Microsoft is gebaseerd op een goed geïntegreerd platform en maakt inhoudsbeheerfuncties voor elke informatiewerker in een organisatie beschikbaar via integratie met veelgebruikte hulpmiddelen zoals het Microsoft Office-systeem. De ECM-oplossing van Microsoft biedt bedrijven de volgende mogelijkheden:

Inhoud van uiteenlopende aard beheren

De geïntegreerde ECM-oplossing van Microsoft bevat functies voor documentbeheer waarmee organisaties inhoud van uiteenlopende aard van meerdere bestandsshares en persoonlijke stations kunnen samenvoegen in een centraal beheerde opslagplaats met een consistente categorisatie. Vervolgens kunnen gebruikers deze informatie zoeken en delen met behulp van geïntegreerde zoekfuncties. IT-organisaties kunnen de inhoud in deze centraal beheerde opslagplaats ook beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang.

De geïntegreerde voorzieningen voor samenwerking, zoals een geautomatiseerde workflow, stellen mensen in staat beter samen te werken doordat ze op gestructureerde wijze documenten kunnen maken, beoordelen en goedkeuren. Zo zijn ze niet meer afhankelijk van e-mail als ze documenten moeten uitwisselen. Mobiele gebruikers kunnen ook offline met deze documenten werken als ze geen verbinding met het netwerk hebben.

Voorschriften en wetten naleven

De ECM-oplossing van Microsoft bevat ook voorzieningen voor geïntegreerd recordbeheer waarmee organisaties bedrijfsrecords met de eindstatus kunnen opslaan en beveiligen. Organisaties kunnen een verloopbeleid op deze records toepassen om ervoor te zorgen dat de records bewaard blijven gedurende de periode die door de voorschriften of het bedrijfsbeleid wordt bepaald. Hierdoor wordt het juridische risico voor de organisatie verkleind. Controlepaden leveren interne en externe accountants het bewijs dat records op de juiste manier zijn bewaard. Tijdens juridische procedures kunnen specifieke records onder embargo worden geplaatst om te voorkomen dat ze worden vernietigd.

Meerdere websites efficiënt beheren

De voorzieningen voor geïntegreerd beheer van webinhoud stellen gebruikers in staat webinhoud te publiceren met een gebruiksvriendelijke functie voor het schrijven van inhoud en een ingebouwd goedkeuringsproces. Hierdoor kan de inhoud tijdig naar de websites worden geüpload zonder dat het IT-personeel te zwaar wordt belast. Met sjablonen in de vorm van basispagina's en paginalay-outs kunt u ervoor zorgen dat alle pagina's consistente merkinformatie bevatten en dat merkelementen op de juiste wijze worden gebruikt. Doordat er één implementatie- en beheerinfrastructuur voor intranet-, extranet- en internetsites (en voor meertalige sites) is, vallen de kosten lager uit en wordt het werk van IT-afdelingen minder ingewikkeld.

Bedrijfsprocessen stroomlijnen

De ECM-oplossing van Microsoft biedt hulpmiddelen en een platform voor het automatiseren van de taken van door inhoud aangestuurde bedrijfsprocessen voor samenwerking, zodat bedrijven deze processen kunnen stroomlijnen. Via elektronische formulieren kan invoer voor deze bedrijfsprocessen worden verzameld en gevalideerd via verschillende websites, mobiele apparaten en Microsoft Office-programma's. Nadat de formulieren zijn gemaakt, kan het IT-personeel deze formulieren in verschillende kanalen implementeren en het gebruik van de formulieren bijhouden met behulp van beheervoorzieningen.

Deze voorzieningen van Microsoft zijn beschikbaar in één geïntegreerde infrastructuur voor bedrijfsproductiviteit. Hierdoor beschikken IT-organisaties over één set hulpmiddelen en methoden voor het beheren van de oplossing, zodat de werklast aanzienlijk wordt verminderd. Dankzij de naadloze integratie met veelgebruikte hulpmiddelen zoals de Microsoft Office-programma's kunnen deze voorzieningen van de ECM-oplossing van Microsoft ter beschikking worden gesteld aan elke informatiewerker in de organisatie. Zo wordt de werklast van gebruikers verminderd omdat ze kunnen deelnemen aan het inhoudsbeheerproces van hun organisatie zonder dat ze nieuwe hulpmiddelen onder de knie hoeven te krijgen of hun werkwijze hoeven te veranderen.

Workflowmogelijkheden zorgen ervoor dat de gebruikers vrijwel gelijk met de oplossing aan de slag kunnen. Grotere afbeelding weergeven.

Mogelijkheden van ECM van Microsoft

De ECM-oplossing van Microsoft biedt mogelijkheden om de volledige levenscyclus van ongestructureerde inhoud op één uniform platform te beheren, vanaf de aanmaakdatum tot aan de vervaldatum, waaronder oplossingen waarmee documenten, records, webinhoud en formulieren worden beheerd.

Documentbeheer

• Tijd besparen en gegevens eenvoudig opnieuw gebruiken.  Organiseer en classificeer inhoud in een gecentraliseerde documentopslagplaats zodat gebruikers op een consistente manier de juiste gegevens kunnen organiseren en categoriseren, door informatie kunnen navigeren en snel naar gegevens kunnen zoeken.
• Vertrouwelijke gegevens beschermen.  Bescherm documenten met IRM (Integrated Rights Management), ongeacht de bestemming waarnaar u deze verzendt. Toegangsrechten voor gebruikers kunnen worden opgegeven voor afzonderlijke items en metagegevens kunnen worden verwijderd uit documenten voordat deze definitief worden gepubliceerd.
• Samenwerking bij het maken van documenten stroomlijnen.  Met ingebouwde documentworkflows kunt u direct vanuit de programma's van het Microsoft Office-systeem documentgerichte processen starten en bijhouden alsmede hieraan samenwerken. Belangrijke waarschuwingen en taakgegevens kunnen in het document worden weergegeven zodat u zeker weet dat de workflowstappen op de juiste manier worden gevolgd.

Recordbeheer

• De naleving van wetten en voorschriften verbeteren.  Pas beleid voor het bewaren, beschermen en controleren van gegevens toe op bedrijfsrecords zodat u zeker weet dat deze records op de juiste manier worden bewaard.
• Zakelijke en essentiële records beschermen.  Met een beter beveiligde opslagplaats kunt u ervoor zorgen dat records in het eindstadium worden vergrendeld.
• Eenvoudig inzage tijdens juridische procedures.  Zorg ervoor dat gegevens op een kosteneffectieve manier kunnen worden opgehaald voor inzage tijdens juridische procedures en onder embargo kunnen worden geplaatst als dit juridisch vereist is.

Opslagplaats voor records met het oog op langdurig opslaan. Grotere afbeelding weergeven.

Webinhoudsbeheer

• Inhoud in een handomdraai schrijven en publiceren.  Bedrijfsgroepen kunnen webinhoud op een tijdige manier schrijven en publiceren dankzij gebruiksvriendelijke hulpmiddelen en geïntegreerde workflows waarvoor vrijwel geen IT-ondersteuning nodig is.
• Overal op websites een consistente opmaak behouden.  Behoud consistentie door goedgekeurde basispagina's en paginalay-outs te bieden zodat merkinformatie en navigatiemogelijkheden slechts eenmaal hoeven te worden gedefinieerd en inhoud opnieuw kan worden gebruikt door schrijvers.
• Uw websites goedkoper implementeren en beheren.   Implementeer één infrastructuur met meerdere lagen voor het publiceren van inhoud naar intranet-, extranet- en websites.

Formulieroplossingen

• Bedrijfsprocessen automatiseren.  Automatiseer een groot aantal handmatige taken met Windows Workflow Foundation. Maak nieuwe workflows met hulpmiddelen zoals Microsoft Visual Studio 2005 en Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Informatie verzamelen met elektronische formulieren.  Met Microsoft Office InfoPath 2007 kunnen bedrijven elektronische formulieren maken en deze vervolgens implementeren in verschillende kanalen, zoals websites, mobiele apparaten en geavanceerde clienttoepassingen.
• Formulieroplossingen snel implementeren en beheren.  Implementeer upgrades voor formulieroplossingen terwijl een andere versie actief blijft om de uitvaltijd tot een minimum te beperken. Bekijk de status van alle geïmplementeerde formulieren in één weergave.

 Terug naar boven