In uw bedrijf maken teams gebruik van Microsoft SharePoint-sites om samen te werken aan documenten en om informatie te delen. U wilt een SharePoint-toepassing bouwen waarmee de productiviteit en efficiëntie van de teams verbeterd wordt, maar u wilt geen code schrijven. Waar moet u beginnen?

Met Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kunt u workflows ontwerpen waarmee toepassingslogica zonder code wordt toegevoegd aan uw SharePoint-sites en -toepassingen. Met de workflowontwerper kunt u regels maken waarmee voorwaarden en acties worden gekoppeld aan items in SharePoint-lijsten en -bibliotheken. Wijzigingen in items in lijsten of bibliotheken hebben acties in de workflow tot gevolg.

Stel bijvoorbeeld dat de voornaamste verantwoordelijkheden van een team het schrijven, reviseren en goedkeuren van contracten zijn. Deze contracten worden opgeslagen in documentbibliotheken op de site van het team. Met Office SharePoint Designer 2007 kunt u een workflow maken waarmee er een e-mailbericht naar de revisor wordt verzonden om deze te melden dat er een nieuw contract is geüpload naar de site. Tegelijkertijd wordt door de workflow een taak voor de revisor gemaakt in de Takenlijst. Als die persoon het contract heeft gereviseerd en de taak als voltooid heeft gemarkeerd, worden weer andere acties geactiveerd, afhankelijk van of het contract de status Goedgekeurd of Afgekeurd heeft gekregen.

De efficiëntie en productiviteit van het team worden verhoogd omdat het proces wordt aangestuurd door de workflow, waardoor het team zich kan richten op het uitvoeren van het werk in plaats van het beheren van de workflow. En er hoeft niets te worden geprogrammeerd om een dergelijke oplossing te bouwen. Door regels te maken in de workflowontwerper kunt u een SharePoint-oplossing of -toepassing snel interactief maken.

In dit artikel worden de basisbeginselen van workflows beschreven. Als u de basisbouwstenen van een workflow begrijpt (gebeurtenissen, acties, voorwaarden, stappen), kunt u snel toepassingslogica toevoegen aan uw SharePoint-toepassingen.

 Belangrijk   Als u een workflow wilt maken, moet uw SharePoint-site zich op een server met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 bevinden.

---

• Wat is een workflow?

• Wat zijn gebeurtenissen, acties, voorwaarden en stappen?

• Wat zijn workflowformulieren?

• Waar worden workflows opgeslagen?

• Waar kan ik de status van een workflow controleren?

• Suggesties voor volgende stappen

---

Wat is een workflow?

Uw team gebruikt een SharePoint-site voor het samenwerken en voor het opslaan van waardevolle bedrijfsgegevens in SharePoint-lijsten en -bibliotheken. Met Office SharePoint Designer 2007 kunt u nu toepassingslogica toevoegen aan documenten of items in deze lijsten en bibliotheken.

Met de workflowontwerper kunt u een reeks voorwaarden en acties koppelen aan een lijst of bibliotheek. Deze reeks wordt een workflow genoemd. Een workflow is een natuurlijke manier voor het ordenen en uitvoeren van een reeks acties die overeenkomen met een workflow. Met dit proces kan vrijwel elk aspect van een lijstitem in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 worden beheerd, inclusief de levenscyclus van het item. De workflow kan zowel acties omvatten die worden uitgevoerd door mensen (workflowdeelnemers) als acties die worden uitgevoerd door de workflow. Workflowdeelnemers kunnen interactief met de workflow werken via de Takenlijst, waarin een workflow een taak voor iemand kan maken en vervolgens kan worden onderbroken totdat de taak wordt gemarkeerd als voltooid.

Workflows kunnen zo eenvoudig of complex zijn als nodig is voor uw bedrijfsprocessen. U kunt een workflow maken die door de gebruiker wordt geïnitieerd, of een workflow die automatisch wordt geïnitieerd op basis van een gebeurtenis, bijvoorbeeld wanneer er een lijstitem wordt gemaakt of gewijzigd.

In het algemeen volgt u de onderstaande basisstappen als u Office SharePoint Designer 2007 gebruikt om een workflow te ontwerpen:

• Gebruik de workflowontwerper om de voorwaarden en acties te kiezen en samen te voegen waaruit de stappen van de workflow bestaan.
• Laat Office SharePoint Designer 2007 automatisch de ASP.NET-formulieren voor het initiëren van de workflow, of, zo nodig, de aangepaste SharePoint-taken genereren.
• Pas zo nodig de workflowformulieren aan.

U kunt een workflow zien als een stroomdiagram van acties met een begin, een einde en een logische opeenvolging van begin naar einde. Workflows kunnen parallelle vertakkingen bevatten, maar uiteindelijk lopen ze van de eerste actie naar de laatste actie.

Stel dat u bijvoorbeeld de workflow in kaart wilt brengen die eerder is beschreven en waarin een document in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 een route voor goedkeuring volgt. Als de workflow start, krijgt de aangegeven revisor automatisch via e-mail melding dat er een document klaarligt ter revisie. De revisor wijzigt vervolgens het document en wijzigt de status van het document om aan te geven dat de taak is voltooid, en of het document is goedgekeurd of afgekeurd. Op basis van de reactie van de revisor loopt de workflow verder langs een van de twee parallelle vertakkingen. Als de revisor het document goedkeurt, verplaatst de workflow het goedgekeurde document naar een bepaalde documentbibliotheek en wordt een e-mailbericht naar het hele team verzonden om melding te maken van het goedgekeurde document. Als de revisor het document afkeurt, meldt de workflow dit aan de auteur van het document. In beide gevallen bereikt de workflow vervolgens het einde en is het proces voltooid.

 Terug naar boven

Wat zijn gebeurtenissen, acties, voorwaarden en stappen?

Dit zijn de bouwstenen van een workflow. Een workflow bestaat uit een of meer stappen en elke stap bestaat uit acties en eventueel daaraan gekoppelde voorwaarden. Elke workflow wordt geïnitieerd door een gebeurtenis.

Wat zijn gebeurtenissen?

Een gebeurtenis is iets waardoor een workflow wordt gestart of geïnitieerd. Er zijn precies drie gebeurtenissen waarmee een workflow kan worden gestart:

• Er wordt een item gemaakt.
• Er wordt een item gewijzigd.
• Een workflowdeelnemer klikt op een startknop op de SharePoint-site.

Een belangrijk punt is dat een workflow die is gemaakt met Office SharePoint Designer 2007, altijd aan precies één lijst of bibliotheek in een SharePoint-site is gekoppeld. Als u een workflow ontwerpt, kiest u aan welke lijst deze moet worden gekoppeld. De workflow wordt gestart door een gebeurtenis in deze lijst.

U kunt een workflow maken die handmatig door een deelnemer wordt gestart, of een workflow die automatisch wordt gestart wanneer er een lijstitem wordt gemaakt of gewijzigd. In de workflow voor het goedkeuren van documenten kunt u bijvoorbeeld de workflow zo ontwerpen dat deze automatisch wordt gestart zodra iemand een document toevoegt aan de bibliotheek Gedeelde documenten. Wijs de opdracht Nieuw in het menu Bestand aan en klik vervolgens op Workflow. In de workflowontwerper ziet u de volgende pagina.

Als een workflowdeelnemer handmatig een workflow start, bladert die persoon eerst naar de lijst of bibliotheek waaraan de workflow is gekoppeld. Iedereen met ten minste het machtigingsniveau Bijdragen kan een workflow initiëren die handmatig kan worden gestart. De deelnemer klikt op een item, klikt op Workflows op het menu en kiest een workflow op een pagina waarop alle workflows worden weergegeven die aan dat item zijn gekoppeld. De deelnemer vult zo nodig een startformulier voor de workflow in en initieert de workflow vervolgens door op de startknop op het formulier te klikken. Als een workflow wordt geïnitieerd, wordt een nieuw exemplaar van die workflow voor het specifieke item gemaakt.

 Opmerking   De opdracht Workflows is alleen beschikbaar als het item zich in een lijst of bibliotheek bevindt waaraan ten minste één workflow is gekoppeld.

Voor een workflow die handmatig wordt gestart, kan het startformulier heel eenvoudig zijn.

U kunt ook aangepaste velden toevoegen aan een startformulier als u de workflow maakt. Workflowdeelnemers kunnen dan informatie opgeven voor de workflow door het formulier in te vullen, waarna die instellingen worden doorgegeven aan de workflow. Er wordt een nieuw exemplaar van de workflow gestart, waarna die workflow de via het formulier opgegeven informatie op elk punt in de workflow kan opzoeken en gebruiken.

Wat zijn acties?

Een actie is de kleinste eenheid van werk in een workflow. Office SharePoint Designer 2007 bevat een aantal kant-en-klare, herbruikbare acties die u in workflows kunt opnemen. U kunt in uw workflow bijvoorbeeld het volgende doen:

• Lijstitems (waaronder documenten) maken, kopiëren, wijzigen of verwijderen.
• Items in- of uitchecken.
• Een e-mailbericht verzenden.
• Een taak voor iemand maken op de Takenlijst van uw team site.
• Gegevens verzamelen van een deelnemer waarnaar later in de workflow kan worden verwezen.
• De workflow onderbreken of stoppen.
• Workflowinformatie vastleggen in de Geschiedenis van de lijst, zodat deze kan worden gebruikt voor weerlegging of het oplossen van fouten in de workflow.
• Workflowvariabelen instellen of berekeningen uitvoeren.

Een workflow kan een onbeperkt aantal acties bevatten. De hierboven genoemde acties worden uitgevoerd door de workflow, maar andere acties kunnen worden uitgevoerd door workflowdeelnemers. De workflow voor het goedkeuren van documenten bestaat bijvoorbeeld uit vijf acties. Vier van deze acties worden automatisch door de workflow uitgevoerd, maar een van de acties (het werkelijke reviseren van het document) wordt uitgevoerd door een workflowdeelnemer. Acties die worden uitgevoerd door een workflowdeelnemer, worden vertegenwoordigd door taken die aan die persoon zijn toegewezen in de Takenlijst. De vijf acties in de voorbeeldworkflow zijn:

• Een e-mailbericht verzenden om de revisor te waarschuwen.
• Het document reviseren (een taak die wordt toegewezen aan een workflowdeelnemer)
• Het document verplaatsen naar de documentbibliotheek Goedgekeurd
• Een e-mailbericht verzenden om het team te waarschuwen.
• Een e-mailbericht verzenden om de auteur van het document te waarschuwen.

Eenvoudig gezegd wijst u, als u een workflow ontwerpt, de reeks vereiste acties aan en voegt u die reeks acties vervolgens samen met de workflowontwerper. In de workflow voor het goedkeuren van documenten is de eerste actie die u wilt uitvoeren bijvoorbeeld het verzenden van een e-mailbericht om de revisor te waarschuwen.

In de workflowontwerper kiest u die actie dus als eerste stap in de workflow.

Wat zijn voorwaarden?

Als u een workflow ontwerpt, kunt u met de workflowontwerper regels maken waarmee voorwaardelijke logica wordt toegepast op SharePoint-lijsten en -items. Met een regel wordt een voorwaarde vastgelegd waarbij de workflow de gekoppelde actie alleen uitvoert als aan die voorwaarde wordt voldaan. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij de workflow alleen een e-mailbericht naar een revisor verzendt als er een item wordt gemaakt door een bepaalde persoon. U kunt ook clausules toevoegen aan een voorwaarde. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij alleen een e-mailbericht naar een revisor wordt verzonden als (1) een item wordt gemaakt door een bepaalde persoon en bovendien (2) de titel van het document bepaalde trefwoorden bevat. Ten slotte kunt u meerdere acties aan dezelfde voorwaarde koppelen. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij, als een item door een bepaalde persoon wordt gemaakt, (1) er een e-mail naar de revisor wordt verzonden en (2) er workflowinformatie wordt vastgelegd in de Geschiedenis van de lijst.

Samengevat is een regel een voorwaarde die is gekoppeld aan een of meer acties: als alle clausules in de voorwaarde waar zijn, worden alle gekoppelde acties uitgevoerd.

In het voorbeeld hierboven heeft de gebruiker slechts één voorwaarde opgegeven. U kunt echter meerdere voorwaarden maken voor een stap in de workflow. Met meerdere voorwaarden worden er vertakkingen in de workflow gemaakt: als voorwaarde A waar is, wordt de ene actie uitgevoerd, en als voorwaarde B waar is, wordt een andere actie uitgevoerd. Als u een vertakking wilt toevoegen aan een stap, klikt u op Voorwaardelijke tak 'Else If' toevoegen. Als bijvoorbeeld in de workflow voor het goedkeuren van documenten de revisor een document goedkeurt, voert de workflow een bepaalde actie (of reeks acties) uit; als de revisor een document afkeurt, voert dezelfde workflow een andere actie uit. Dit is een voorwaardelijke tak.

In de workflowontwerper heeft deze stap twee vertakkingen en ziet deze er als volgt uit. Het groene ruitje geeft aan dat de stap een voorwaardelijke tak heeft.

U kunt ook een tak maken zonder specifieke voorwaarde. Op die manier voert de workflow de ene actie uit als een voorwaarde waar is, en een andere actie als de voorwaarde onwaar is. Met de volgende stap in een workflow wordt bijvoorbeeld alleen een bericht naar het team verzonden als de voorwaarde waar is; anders verzendt de workflow een bericht naar alleen de auteur van het document. Als u een tak zonder specifieke voorwaarden toevoegt, wordt de actie in die tak uitgevoerd in alle gevallen waarin de voorwaarde in de eerste tak onwaar is.

 Opmerking   Vertakkingen in een workflow kunnen niet van de ene stap in de andere doorlopen. Een set 'Else If'-takken valt altijd onder één stap.

Office SharePoint Designer 2007 bevat verschillende kant-en-klare, herbruikbare voorwaarden die u in workflows kunt opnemen. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de workflow de gekoppelde acties alleen uitvoert als een item:

• Wordt gemaakt of gewijzigd binnen een bepaalde periode.
• Wordt gemaakt of gewijzigd door een bepaalde persoon.
• Een titelveld heeft dat bepaalde trefwoorden bevat.
• Een bestand van een bepaald type is of een bestandsgrootte binnen een bepaald bereik heeft. (Deze voorwaarde is alleen beschikbaar als de workflow is gekoppeld aan een documentbibliotheek.)

Daarnaast kunt u aangepaste voorwaarden en geavanceerde voorwaarden maken waarbij u een groot aantal parameters kunt opgeven. Met aangepaste voorwaarden kunt u een veld in de huidige lijst vergelijken met een waarde. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste voorwaarde maken waarbij de gekoppelde actie wordt uitgevoerd als het veld Goedkeuringsstatus gelijk is aan Goedgekeurd. Met geavanceerde voorwaarden kunt u een waarde met een andere waarde vergelijken. Hierdoor kunt u een vergelijking maken tussen een veld in een lijst een een waarde in een andere lijst. U kunt bijvoorbeeld een geavanceerde voorwaarde maken voor de bibliotheek Gedeelde documenten, waarbij de gekoppelde actie wordt uitgevoerd als de waarde van het veld Status in de Takenlijst gelijk is aan In behandeling.

 Opmerking   Voor een actie is geen voorwaarde vereist. In de eerste stap van de voorbeeldworkflow voor het goedkeuren van documenten wordt bijvoorbeeld een e-mailbericht verzonden om de revisor te waarschuwen. Aan deze actie is geen voorwaarde gekoppeld.

Parallelle en seriële acties

Als u meer dan één actie aan een voorwaarde hebt gekoppeld, kunnen de acties gelijktijdig (parallel) of na elkaar (serieel) worden uitgevoerd.

Seriële acties  In de workflow voor het goedkeuren van documenten kunt u bijvoorbeeld twee acties instellen zodat bij goedkeuring van een document een bericht wordt verzonden en vervolgens ('then') het document wordt gekopieerd naar de documentbibliotheek Goedgekeurd. In de workflowontwerper betekent then dat de tweede actie na de eerste plaatsvindt.

Parallelle acties  In de workflow voor het goedkeuren van documenten kunt u bijvoorbeeld twee acties instellen zodat bij goedkeuring van een document een bericht wordt verzonden en tegelijkertijd ('and') het document wordt gekopieerd naar de documentbibliotheek Goedgekeurd. In de workflowontwerper betekent and dat de tweede actie gelijktijdig met de eerste plaatsvindt.

 Opmerking   Parallelle acties zijn niet absoluut gelijktijdig; de exacte volgorde kan niet worden opgegeven en kan elke keer dat de workflow wordt uitgevoerd, anders zijn.

  Opmerkingen  

• In elke regel (voorwaarden en acties) moeten alle acties ofwel serieel ofwel parallel zijn.
• Een set seriële of parallelle acties moet binnen één stap vallen.

Wat zijn stappen?

Een workflow bestaat uit een of meer stappen. Elke stap kan een onbeperkt aantal acties en gekoppelde voorwaarden bevatten. U kunt stappen zien als pagina's in de workflowontwerper. De workflow voor het goedkeuren van documenten heeft bijvoorbeeld twee stappen, zoals wordt aangegeven in de workflowontwerper.

Met stappen kunt u voorwaarden en acties zodanig groeperen dat een set regels (voorwaarden en acties) kan worden geëvalueerd en uitgevoerd voor een tweede set.

Eén stap of veel? Sommige workflows kunnen als een reeks acties binnen één stap of als een reeks stappen worden ontworpen.

De volgende drie acties zouden bijvoorbeeld Stap 1 van een eenvoudige workflow met één stap kunnen zijn.

Dezelfde drie acties kunnen ook afzonderlijk in meerdere stappen worden ondergebracht.

Hoe u een workflow structureert in stappen, is afhankelijk van wat u wilt bereiken met elke stap. De regels in een stap worden voltooid voordat verder wordt gegaan met de volgende stap, dus u moet alle regels die nodig zijn om de gewenste actie of acties uit te voeren, in één stap groeperen.

Bovendien kan elke stap één set voorwaardelijke 'Else If'-takken bevatten, waarbij de acties in elke tak alleen worden uitgevoerd als aan de gekoppelde voorwaarde wordt voldaan. In dit geval zijn er alleen aanvullende stappen nodig in de volgende gevallen:

• Er moeten meerdere sets voorwaardelijke 'Else If'-takken worden geëvalueerd.
• U moet een vertakte instructie kunnen onderscheiden van een niet-vertakte instructie.

U kunt stappen ook gewoon gebruiken als manier om de workflow te ordenen. Een workflow kan bijvoorbeeld een stap hebben met veel acties zonder voorwaarden. In dit geval kunt u de acties onderverdelen in stappen om ze beter te ordenen.

 Terug naar boven

Wat zijn workflowformulieren?

U kunt een workflow dynamischer en flexibeler maken door een formulier toe te voegen aan de workflow. Met een formulier kunt u op vooraf gedefinieerde momenten in de workflow informatie verzamelen van de workflowdeelnemers, en kunnen deelnemers de taken voor die workflow interactief gebruiken.

Met Office SharePoint Designer 2007 kunt u twee typen workflowformulieren maken:

• Met een startformulier wordt informatie van de workflowdeelnemer verzameld op het moment dat deze de workflow start. Startformulieren worden weergegeven aan gebruikers als ze handmatig een workflow starten voor een bepaald SharePoint-item. Met een startformulier kunnen gebruikers aanvullende parameters opgeven, of informatie over de workflow voor zover die van toepassing is op het desbetreffende SharePoint-item. U kunt bijvoorbeeld een startformulier gebruiken om te vragen wie een document moet reviseren en wanneer de revisie moet zijn voltooid. Niet voor alle workflows zijn startformulieren nodig. Als u er wel een nodig hebt, genereert Office SharePoint Designer 2007 automatisch een ASP.NET-startformulier volgens uw specificaties.
• Met een aangepast taakformulier kunnen workflowdeelnemers interactief werken met taken in de Takenlijst op een SharePoint-site. Met de wizard Aangepaste taak kunt u gemakkelijk aangepaste vormvelden maken en deze vervolgens toevoegen aan een aangepast taakformulier. Als u klaar bent met het ontwerpen van de workflow, genereert Office SharePoint Designer 2007 automatisch de ASP.NET-formulieren voor uw aangepaste taken. Als vervolgens de workflow wordt uitgevoerd en er taken worden gemaakt, kan de gebruiker naar de Takenlijst op de SharePoint-site bladeren, de taak als voltooid markeren en eventuele optionele of verplichte informatie invoeren die specifiek geldt voor de workflow. De workflow kan vervolgens op die wijzigingen reageren zoals is opgegeven in de workflow, of die informatie in latere stappen van de workflow opzoeken en evalueren.

Nadat Office SharePoint Designer 2007 automatisch de ASP.NET-formulieren heeft gemaakt, kunt u deze aanpassen. Workflowformulieren zijn ASP.NET-pagina's waarop een webonderdeel Gegevensformulier en een basispagina zijn toegepast. Deze ASPX-bestanden worden bij de bronbestanden voor de workflow opgeslagen op de SharePoint-site. U kunt deze formulieren openen en aanpassen zoals alle andere ASPX-bestanden.

 Terug naar boven

Waar worden workflows opgeslagen?

Workflows worden opgeslagen in een documentbibliotheek op siteniveau met de naam Workflows. Deze documentbibliotheek wordt automatisch door Office SharePoint Designer 2007 gemaakt. In de mappenlijst wordt voor de documentbibliotheek Workflows het workflowpictogram weergegeven in plaats van het gebruikelijke pictogram voor een lijst of documentbibliotheek. Standaard is de documentbibliotheek Workflows verborgen in de browser en heeft deze geen lijstweergaven, zoals AllItems.aspx of EditForm.aspx. Deze documentbibliotheek bevat een map voor elke workflow die met Office SharePoint Designer 2007 wordt gemaakt. De map bevat alle bronbestanden die nodig zijn voor de workflow, waaronder:

• Het opmaakbestand voor de workflow (.XOML) (alleen nodig als de workflow voorwaarden gebruikt).
• Het bestand met regels voor de workflow.
• Het configuratiebestand voor de workflow.
• Eventuele benodigde ASPX-formulieren, zoals startformulieren (voor workflows die handmatig worden gestart) of aangepaste taakformulieren.

Als u een bestaande workflow wilt aanpassen, kunt u op Workflow openen in het menu Bestand klikken, of dubbelklikken op het XOML-bestand in de mappenlijst. Hiermee wordt de workflow in de workflowontwerper geopend bij de eerste stap. Als u op Vorige klikt om de startinstellingen van de workflow weer te geven, ziet u dat u niet kunt wijzigen aan welke lijst of bibliotheek de workflow is gekoppeld. Als een workflow eenmaal met Office SharePoint Designer 2007 aan een lijst of bibliotheek is gekoppeld, kan deze koppeling niet meer worden gewijzigd.

De workflowontwerper bevat een actie met de naam In de geschiedenis opnemen. U kunt deze actie gebruiken als u de geschiedenis van de workflow wilt bijhouden om fouten te onderzoeken of voor controle en weerlegging. Als u een workflow maakt waarin de actie In de geschiedenis opnemen wordt gebruikt, maakt Office SharePoint Designer 2007 automatisch een lijst met de workflowgeschiedenis. Deze lijst heeft kolommen voor informatie als gebruikers-id, datum, gebeurtenis en foutbeschrijving. Evenals de documentbibliotheek Workflows is de geschiedenis verborgen in de browser, maar is deze wel zichtbaar in de mappenlijst.

De workflowontwerper bevat drie acties voor interactief werken met de Takenlijst: Een taakitem toewijzen, Gegevens van een gebruiker verzamelen en Een groepsenquête toewijzen. Als u een workflow maakt waarin een van deze drie acties wordt gebruikt, maakt Office SharePoint Designer 2007 automatisch het ASPX-formulier, het inhoudstype voor de taak en de Takenlijst, indien nodig. Anders dan de documentbibliotheek Workflows en de workflowgeschiedenis kan de Takenlijst worden weergegeven in de browser.

 Terug naar boven

Waar kan ik de status van een workflow controleren?

U kunt de voortgang van workflows op een geselecteerd item gemakkelijk bekijken via de browser. In de weergave Alle items van een lijst of documentbibliotheek wordt de huidige status weergegeven van workflows die op een item worden uitgevoerd. Daarnaast heeft elk item een pagina Workflows, waarop u de volgende informatie kunt bekijken:

• Alle workflows die momenteel op dat item worden uitgevoerd.
• Alle workflows die in het verleden op het item zijn uitgevoerd.
• Alle beschikbare workflows voor het item.

Als u de pagina Workflows voor een item wilt weergeven, klikt u op het item in de lijst en klikt u vervolgens op Workflows in het menu.

 Opmerking   De opdracht Workflows is alleen beschikbaar als het item zich in een lijst of bibliotheek bevindt waaraan ten minste één workflow is gekoppeld.

Als een gebruiker een workflow start op een item, voegt Windows SharePoint Services 3.0 een nieuwe kolom toe aan dat item. Standaard komt de naam van de kolom overeen met de naam van de workflow. In deze alleen-lezen kolom wordt de huidige status van het item binnen die workflow weergegeven. Deze statuskolom wordt automatisch toegevoegd voor elke workflow wanneer die voor het eerst wordt uitgevoerd.

In elke kolom is de workflowstatus een koppeling. Als u bijvoorbeeld op In uitvoering klikt, ziet u de pagina Workflowstatus voor dat exemplaar van de workflow.

Een workflow die is gemaakt in Office SharePoint Designer 2007, kan niet worden gebruikt voor meerdere lijsten. De workflow is alleen geldig voor de lijst waarvoor deze is gemaakt. Er kunnen echter wel meerdere workflows worden gekoppeld aan één lijst en beschikbaar worden gesteld voor een bepaald item. Er kunnen meerdere workflows tegelijkertijd worden uitgevoerd op hetzelfde lijstitem, maar er kan slechts één exemplaar van een bepaalde workflow tegelijk op een bepaald item worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld twee workflows, Workflow A en Workflow B, beschikbaar hebben voor een bepaalde lijst. Hoewel beide workflows tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd op een bepaald item in de lijst, kunt u niet twee exemplaren van Workflow A of Workflow B tegelijkertijd op hetzelfde item uitvoeren.

 Terug naar boven

Suggesties voor volgende stappen

Workflows zijn een doeltreffende manier om toepassingslogica toe te voegen aan SharePoint-sites en -toepassingen. Nu u de basisbeginselen van workflows kent, wilt u misschien aan de slag om zelf een workflow te maken:

• Zie het artikel Een workflow maken voor een aantal belangrijke zaken waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen van een workflow, alsmede voor een algemene standaardprocedure.
• Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar artikelen waarin u complete voorbeelden van workflows kunt vinden.

 Terug naar boven