Basistaken in SharePoint Workspace 2010

Aan de slag met Office 2010 Hier vindt u enkele basistaken die u kunt uitvoeren om Microsoft SharePoint Workspace 2010 te leren gebruiken.

 Opmerking   SharePoint Workspace werd voorheen Office Groove genoemd.

In dit artikel


Wat is SharePoint Workspace?

Met Microsoft SharePoint Workspace 2010 hebt u toegang tot de inhoud op SharePoint ook als u geen verbinding hebt met de SharePoint-server of als u offline werkt. Als u wel bent verbonden met de SharePoint-server, worden alle updates op de server en in de werkruimte automatisch gesynchroniseerd. Als u geen verbinding hebt, worden de wijzigingen die u in de werkruimte maakt lokaal in een cache opgeslagen. Zodra u een verbinding maakt met de SharePoint-server, worden alle wijzigingen automatisch gesynchroniseerd.

In de SharePoint-werkruimten kunt u gemakkelijk navigeren en werken met de inhoud op SharePoint. Als u al bekend bent met het gebruik van een SharePoint-site, weet u onmiddellijk hoe u een SharePoint-werkruimte kunt gebruiken.

Terug naar boven Terug naar boven

Typen werkruimten in SharePoint Workspace

SharePoint Workspace kent drie typen werkruimten: SharePoint-werkruimten, Groove-werkruimten en gedeelde mappen.

SharePoint-werkruimten    Deze zijn nieuw in deze versie. U kunt deze gebruiken om een kopie van een SharePoint-site op uw computer te maken die automatisch wordt gesynchroniseerd met de server. Dit type werkruimte bevat slechts één lid, de maker van de werkruimte.

Groove-werkruimten    Deze zijn bekend bij iedereen die gebruik heeft gemaakt van eerdere versies van deze software, zoals Office Groove 2007. Dit type werkruimte bevat typisch diverse productiviteitshulpmiddelen, die indien nodig worden uitgebreid, en deze werkruimte beschikt meestal over twee of meer leden, die op uitnodiging lid zijn geworden.

Een gedeelde map is een speciaal type Groove-werkruimte waarmee u de inhoud van een map in het bestandssysteem van Windows kunt delen. Zie Info over gedeelde mappen voor meer informatie over gedeelde mappen.

Terug naar boven Terug naar boven

Onderdelen van een SharePoint-werkruimte

Een SharePoint-werkruimte

Toelichting 1 SharePoint-documentbibliotheken die worden gesynchroniseerd in deze werkruimte.
Toelichting 2 SharePoint-lijsten die worden gesynchroniseerd in deze werkruimte.
Toelichting 3 Lijsten of bibliotheken die niet worden ondersteund in de SharePoint-werkruimte. Er wordt een webkoppeling geboden om te navigeren naar de inhoud op de SharePoint-site.
Toelichting 4 Inhoud in de geselecteerde documentbibliotheek.

In dit document wordt beschreven hoe u een SharePoint-werkruimte maakt op basis van een SharePoint-site.

Terug naar boven Terug naar boven

Onderdelen van een Groove-werkruimte

Met Groove-werkruimten kunnen groepen of organisaties met gemeenschappelijke doelstellingen en doelen ideeën delen en samenwerken. Een Groove-werkruimte bevat normaliter twee of meer 'leden', dat wil zeggen personen die na een uitnodiging lid zijn geworden van de werkruimte. De inhoud van een werkruimte is zeer dynamisch. Alle leden die op dat moment online zijn, zien onmiddellijk de updates die zij of andere leden toevoegen. U en andere leden verzenden en ontvangen updates wanneer u online gaat.

Groove-werkruimten stellen leden in staat te werken met een verscheidenheid aan gespecialiseerde toepassingsfuncties. Stel dat u wekelijks een vergadering belegt om de ontwikkeling van marketingmateriaal te bespreken. Tot de activiteiten behoren onder meer het bepalen van deadlines, het toewijzen van taken en het herzien van het voltooide werk. Om deze vergadering te vergemakkelijken, kunnen de leden bestanden posten met de functie Documenten, discussiëren over problemen met de functie Discussie en samenwerken aan vergaderingagenda's met de functie Agenda. Alle leden die tegelijkertijd online zijn in de werkruimte, kunnen interactief samenwerken via real-time chatberichten.

Toelichting 1 Functies in deze werkruimte.
Toelichting 2 Leden in deze werkruimte.
Toelichting 3 Inhoud in de momenteel geselecteerde werkruimtefunctie.
Toelichting 4 Een item dat nieuwe of ongelezen inhoud bevat.
Toelichting 5 Nieuwe leden uitnodigen voor deze werkruimte in het vak Uitnodigen voor werkruimte.
Toelichting 6 Het transscript van de chatberichten in de werkruimte.

Een SharePoint-werkruimte maken

U kunt SharePoint-werkruimten maken op basis van een SharePoint-site in een webbrowser of met de startbalk van SharePoint Workspace.

Een SharePoint-werkruimte maken door items te downloaden in lijsten en bibliotheken

De meest eenvoudige manier om een SharePoint-werkruimte te maken is door naar de SharePoint-site te gaan en de site op uw computer te synchroniseren. Alle items in de ondersteunde lijsten en bibliotheken worden gedownload naar de SharePoint-werkruimte. Merk op dat de items in de documentbibliotheken alleen op aanvraag worden gedownload, zodra u deze documenten opent in de SharePoint-werkruimte.

Lijsten en bibliotheken die nog niet worden ondersteund worden in het deelvenster inhoud van de werkruimte weergegeven en bieden koppelingen naar de SharePoint-site.

 Opmerking   In SharePoint Workspace wordt een waarschuwing weergegeven als de geselecteerde SharePoint-site erg groot is en zou leiden tot extreem lange downloadtijden.

  1. Ga in een webbrowser naar de SharePoint-site die u wilt synchroniseren in een SharePoint-werkruimte.
  2. Klik op Siteacties en vervolgens op Synchroniseren met SharePoint Workspace.

Selecteer deze optie om een SharePoint-site op uw computer te synchroniseren

  1. Klik in het dialoogvenster Synchroniseren met SharePoint Workspace op OK.

Dialoogvenster Synchroniseren met computer

Er wordt een dialoogvenster met de "synchronisatievoortgang" geopend waardoor u wordt geïnformeerd over de voortgang van het downloaden vanaf de SharePoint-site naar de SharePoint-werkruimte.

Voortgangsvenster Synchroniseren met computer

  1. Klik nadat het downloaden is voltooid op Werkruimte openen of op Sluiten.

Terug naar boven Terug naar boven

Een SharePoint-werkruimte maken door een geselecteerde lijst of bibliotheek te synchroniseren

In sommige gevallen wilt u wellicht alleen een afzonderlijke lijst of bibliotheek in de SharePoint-werkruimte op uw computer synchroniseren. U kunt dit doen en zo de vermijden tijd te verspillen bij het downloaden van items uit andere lijsten en bibliotheken.

 Opmerking   U kunt ook de SharePoint-werkruimte aanpassen zodat u alleen een verzameling van specifieke lijsten en bibliotheken downloadt. Zie "Een SharePoint-werkruimte maken door een geselecteerde lijst of bibliotheek te synchroniseren" in Een SharePoint-werkruimte maken voor meer informatie.

  1. Ga in een webbrowser naar de SharePoint-site die u wilt synchroniseren in een SharePoint-werkruimte.
  2. Selecteer de lijst of de bibliotheek die u wilt synchroniseren op uw computer.
  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:
  • Als u een lijst hebt geselecteerd, klikt u op Lijst onder Hulpmiddelen voor lijsten.

Het tabblad Lijst onder Hulpmiddelen voor lijsten in een SharePoint-site

  • Als u een bibliotheek hebt geselecteerd, klikt u op Bibliotheek onder Hulpmiddelen voor bibliotheken.

Het tabblad Bibliotheek onder Hulpmiddelen voor bibliotheken

  1. Klik in het lint van SharePoint in de groep Verbinden en exporteren op Synchroniseren met SharePoint Workspace.
  2. Klik op OK.
    Er wordt een dialoogvenster met de synchronisatievoortgang geopend waardoor u wordt geïnformeerd over de voortgang van het downloaden vanaf de SharePoint-site naar de SharePoint-werkruimte.
  3. Klik nadat het downloaden is voltooid op Werkruimte openen of op Sluiten.

Terug naar boven Terug naar boven

Inhoud in een SharePoint-werkruimte synchroniseren met de SharePoint-server

Een SharePoint-werkruimte wordt op een van de volgende manieren automatisch gesynchroniseerd met de SharePoint-site:

  • Alle updates die u maakt in een SharePoint-werkruimte worden direct naar de SharePoint-site verzonden wanneer u deze opslaat.
  • Alle inhoud in de SharePoint-werkruimte en in de SharePoint-site wordt automatisch elke 10 minuten gesynchroniseerd, ongeacht of er updates hebben plaatsgevonden.

U hoeft dus geen actie te ondernemen om de inhoud gesynchroniseerd te houden. Omdat er echter een periode van 10 minuten is voordat updates die op de SharePoint-site hebben plaatsgevonden, worden gesynchroniseerd, kunt u af en toe handmatig synchroniseren om er zeker van te zijn dat u over de meest recente inhoud beschikt.

U kunt een afzonderlijke lijst of bibliotheek synchroniseren of alle lijsten en bibliotheken in de SharePoint-werkruimte tegelijk synchroniseren.

Een afzonderlijke lijst of bibliotheek synchroniseren

  1. Klik in het deelvenster Inhoud op de lijst of bibliotheek die u wilt synchroniseren.
  2. Klik op de tab Synchroniseren op Synchroniseren en klik vervolgens op Synchronisatie.

De opdracht Synchronisatie

Op de statusbalk wordt de voortgang van de synchronisatie weergegeven.

Alle lijsten en bibliotheken in de SharePoint-werkruimte synchroniseren

  • Klik op de tab Synchroniseren op Synchroniseren en klik vervolgens op Werkruimte synchroniseren.

Op de statusbalk wordt de voortgang van de synchronisatie weergegeven.

Terug naar boven Terug naar boven

Navigeren naar een SharePoint-werkruimte

Navigeren naar een SharePoint-werkruimte in de startbalk

U kunt naar elke SharePoint-werkruimte gaan die u hebt gemaakt in de startbalk.

  1. Start SharePoint Workspace.
  2. Klik in de startbalk op het tabblad Start.
  3. Dubbelklik op de naam van de SharePoint-werkruimte om de werkruimte te openen.

Een SharePoint-werkruimte in de startbalk

Terug naar boven Terug naar boven

Navigeren naar een SharePoint-werkruimte in het bestandssysteem

U kunt rechtstreeks vanuit het bestandssysteem navigeren naar SharePoint-werkruimten.

Als u gebruik maakt van Windows Vista of hoger, worden uw werkruimten opgeslagen in de map Werkruimten van de map Gebruikersprofiel.

Als u gebruik maakt van Windows XP, worden uw werkruimten opgeslagen in de map Werkruimten van de map Mijn documenten.

Als u de map Werkruimten opent, wordt SharePoint Workspace automatisch gestart, als dit programma niet al wordt uitgevoerd. Werkruimten worden weergegeven met hetzelfde pictogram als in de startbalk.

SharePoint Workspace 2010-werkruimten worden in deze map op uw bestandssysteem weergegeven

 Opmerking   In deze lijst worden alleen werkruimten van 2010 SharePoint of Groove weergegeven. Verder worden SharePoint-werkruimten alleen weergegeven als ze ten minste één documentbibliotheek bevatten en worden Groove-werkruimten alleen weergegeven als ze ten minste één functie Documenten bevatten.

Open een willekeurige "werkruimtemap" om een lijst te zien van alle functies Documenten voor die werkruimte.

Werkruimten in SharePoint Workspace 2010

Terug naar boven Terug naar boven

Een Groove-werkruimte maken

U kunt in de startbalk een Groove-werkruimte maken.

  1. Klik op het tabblad Start op Nieuw en klik vervolgens op Groove-werkruimte.
  2. Typ een naam voor de werkruimte.
  3. Klik op Maken.

SharePoint Workspace maakt een Groove-werkruimte en gebruikt uw naam als het initiële lid met de rol Manager. U kunt nu hulpmiddelen voor de werkruimte toevoegen of bijwerken en anderen uitnodigen om lid te worden.

Terug naar boven Terug naar boven

Mensen uitnodigen in een Groove-werkruimte

Als u iemand wilt uitnodigen voor een Groove-werkruimte, gaat u als volgt te werk:

  1. Open de werkruimte.
  2. Typ in het deelvenster Leden het e-mailadres van de ontvanger in het vak Uitnodigen voor werkruimte en klik vervolgens op Start.

Uitnodigen voor een werkruimte via e-mailadres

 Opmerking   Als de persoon die u wilt uitnodigen al lid is van andere Groove-werkruimten of als deze zich in uw lijst met contactpersonen bevindt, kunt u deze snel zoeken door de eerste letters van zijn naam in het vak te typen.

  1. Klik in het vak Uitnodiging verzenden op Uitnodigen.

Dialoogvenster Uitnodiging verzenden

Wanneer u een uitnodiging verzendt, moet de ontvanger deze openen en accepteren. U ontvangt vervolgens een bericht met de "bevestiging van acceptatie".

Nadat u de acceptatie hebt bevestigd, wordt de werkruimte verzonden naar de computer van het nieuwe lid. Het nieuwe lid wordt toegevoegd aan de ledenlijst in de werkruimte.

Zie Iemand uitnodigen in een Groove-werkruimte voor gedetailleerde informatie over het verzenden van uitnodigingen.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Workspace 2010