Inleiding tot Mijn site

Mijn site is een persoonlijke site en vormt een centrale locatie waarop u uw documenten, inhoud, koppelingen en contactpersonen kunt opslaan en beheren. Mijn site is een plek waarop andere gebruikers in uw organisatie informatie over u en uw vakkennis en interesses kunnen vinden. Aanbieders van inhoud kunnen Mijn site gebruiken om de informatie aan te passen die aan gebruikers wordt gepresenteerd.

In dit artikel


Overzicht

Uw Mijn site biedt:

  • Een centrale locatie waar u al uw documenten, taken, koppelingen, agenda-items en gegevens over collega's en andere persoonlijke gegevens kunt weergeven en beheren.
  • Een plek waar andere gebruikers informatie over u en uw vakkennis, huidige projecten en uw relatie tot collega's kunnen lezen.
  • Een plaats waar aanbieders van inhoud informatie speciaal op u afstemmen op basis van de informatie die u en uw organisatie in uw profiel hebben geplaatst. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uw functie, afdeling en interesses.
  • Een locatie waar beheerders gepersonaliseerde websites kunnen aanbieden.

Mijn site is een persoonlijke site en biedt u één locatie voor het beheren van al uw documenten, inhoud en taken die op andere sites in uw organisatie staan. U kunt ook inhoud en documenten presenteren aan anderen, eigen werkruimten maken, informatie over uzelf beschikbaar stellen aan anderen en op de hoogte blijven van de status van uw collega's.

Mijn site biedt lijsten met lidmaatschappen zoals bijvoorbeeld distributielijsten, en laat u zien hoe u deze lijsten met anderen kunt delen. Mijn site bevat een lijst van al uw collega's en de hiërarchische structuur van uw organisatie met daarin uw positie in uw team. Wanneer anderen uw Mijn site bezoeken, kunnen ze snel zien wat ze met u gemeen hebben: bijvoorbeeld collega's die u beiden kent, dezelfde lidmaatschappen of dezelfde manager. 

Door middel van privacygroepen kunt u bepalen wie bepaalde informatie op uw openbare pagina te zien krijgt, zoals de lijst met uw collega's, lidmaatschappen van distributielijsten, uw vakkennis en interesses en andere informatie die u mogelijk alleen aan uw werkgroep en manager wilt laten zien. In de sectie Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over privacygroepen.

Terug naar boven Terug naar boven

De site

Uw Mijn site bestaat standaard uit twee gedeelten: een persoonlijke site met de naam Mijn introductiepagina en een openbare profielpagina met de naam Mijn profiel.

U bent zelf de beheerder van uw persoonlijke site, die begint met een privé-introductiepagina. Mijn site is vergelijkbaar met een eigen persoonlijke site van Windows SharePoint Services 3.0: u kunt documentbibliotheken en afbeeldingsbibliotheken, agenda's, enquêtes, taken en andere SharePoint-lijsten maken. U kunt andere pagina's op uw persoonlijke site maken en op uw openbare introductiepagina koppelingen naar deze pagina's maken. Alle documenten en lijsten die u op uw privésite maakt, kunt u delen met anderen of privé houden.

De beheerder bepaalt hoe de profielpagina eruitziet, maar u kunt desgewenst zelf meer details toevoegen. U kunt ook zelf bepalen hoe bepaalde inhoud op de openbare profielpagina wordt gedeeld met verschillende groepen mensen, vergelijkbaar met een filter. Zie Privacygegevens op Mijn site voor meer informatie over inhoudsprivacy.

Andere groepen in uw organisatie kunnen sites maken met inhoud die speciaal voor u is bestemd. Deze sites worden sites met persoonlijke instellingen genoemd en worden weergegeven als afzonderlijk tabblad op uw Mijn site, zodat u deze informatie snel kunt openen. De Human Resources-afdeling kan bijvoorbeeld een site maken met daarop een overzicht van uw salaris en vakantiedagen en koppelingen naar informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden.

Terug naar boven Terug naar boven

Manieren om met Mijn site te werken

Hieronder volgt een aantal manieren waarop u Mijn site kunt gebruiken:



Koppelingen gebruiken en bijhouden

Op de pagina Mijn koppelingen kunt u een overzicht maken van uw favoriete webpagina's zodat u deze vanaf elke computer in het netwerk kunt openen. Wanneer u zich aanmeldt, wordt Mijn koppelingen in de rechterbovenhoek van elke site weergegeven. Met het menu van Mijn koppelingen kunt u snel nieuwe koppelingen toevoegen, uw koppelingen opnieuw indelen, sites openen waarvan u lid bent en op koppelingen klikken zodat deze worden opgeslagen in de lijst Mijn koppelingen.

Sites met persoonlijke instellingen, die beschikbaar worden gesteld door beheerders of aanbieders van inhoud, kunnen worden gekoppeld aan uw Mijn site. Dit houdt in dat de site wordt weergegeven als tabblad naast uw introductiepagina en openbare pagina. Soms kunt u sites met persoonlijke instellingen koppelen en loskoppelen door middel van een menu op het tabblad. Zo kunt u heel gemakkelijk tabbladen op uw Mijn site toevoegen en verwijderen.

Informatie over collega's bijhouden

Met het webonderdeel Collega's kunt u bijvoorbeeld bijhouden of uw collega's op kantoor, in vergadering of telefonisch in gesprek zijn. U kunt er ook voor zorgen dat u wordt gewaarschuwd als een collega naar een andere afdeling wordt overgeplaatst of een andere functie krijgt, documenten toevoegt aan een SharePoint-bibliotheek of jarig is. Daarnaast kunt u instellen wie in uw lijst met collega's wordt opgenomen en deze lijst in groepen onderverdelen.

In de sectie Zie ook vindt u meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Collega's.

Terug naar boven Terug naar boven

Een documentworkflow instellen

In uw bibliotheek met gedeelde documenten kunt u een workflow instellen voor de goedkeuring van documenten. Zo kunt u om goedkeuring vragen, feedback en handtekeningen verzamelen, taken instellen en een overzicht van de workflow weergeven.

In de sectie Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over het gebruik van workflows.

Documenten delen en opslaan op SharePoint-sites

Het webonderdeel SharePoint-sites op uw introductiepagina kan worden gebruikt om een overzicht te maken van alle documenten die u hebt gemaakt, opgeslagen of gewijzigd op alle sites in uw organisatie. Op het webonderdeel SharePoint-sites worden automatisch documenten weergegeven voor vijf sites waarop u voorkomt in de lijst met leden van de SharePoint-groep voor de site. Het webonderdeel SharePoint-sites bevat ook eventuele taken die op andere sites aan u zijn toegewezen. U kunt een onbeperkt aantal sites toevoegen aan het webonderdeel SharePoint-sites.

Het webonderdeel Documenten op uw openbare pagina biedt u de mogelijkheid documenten met anderen te delen. Alle documenten die u in alle bibliotheken van uw organisatie hebt opgeslagen, met uitzonderling van de documenten in uw privébibliotheek, worden automatisch weergegeven in de lijst en kunnen door anderen worden geopend. U kunt machtigingen instellen voor items in de lijst en bibliotheken zodat deze niet in het webonderdeel Documenten worden weergegeven.

Met de koppeling naar Mijn site-locaties in Microsoft Office-programma's kunt u bestanden op uw Mijn site opslaan. De map met Mijn site-locaties opent de documentbibliotheken, SharePoint-sites en documentwerkruimtesites die u op uw Mijn site hebt gemaakt. Standaard beschikt u over vier documentbibliotheken waarin u bestanden kunt opslaan: Mijn pagina's, Mijn afbeeldingen, Persoonlijke documenten en Gedeelde documenten.

In de sectie Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over het gebruik van de webonderdelen SharePoint-sites en Documenten.

Terug naar boven Terug naar boven

Sites voor vergader- en documentwerkruimten maken

Met uw Mijn site kunt u een werkruimtesite voor projecten, een team site, een wikisite, een nieuwe blog of een opslaglocatie voor records maken. Mijn site wordt het meest gebruikt voor vergaderwerkruimtesites en documentwerkruimtesites.

Vergaderwerkruimtesite     Gebruik deze website om de gegevens en het materiaal voor een of meer vergaderingen te verzamelen. Als het materiaal voor vergaderingen, zoals agenda's, documenten, doelstellingen en takenlijsten, vaak op verschillende plaatsen wordt opgeslagen, kunt u er met een vergaderwerkruimtesite voor zorgen dat al deze gegevens op één locatie komen te staan.

Een vergaderwerkruimtesite is een locatie waar deelnemers aan de vergadering de meest recente informatie over de vergadering kunnen lezen, of het nu gaat om een langdurig project met terugkerende vergaderingen of om de planning van een kleine gebeurtenis.

Hieronder volgt een aantal manieren waarop u een vergaderwerkruimtesite kunt gebruiken:

  • Voordat de vergadering plaatsvindt kunt u de agenda, lijst met deelnemers en documenten die worden besproken publiceren.
  • Tijdens de vergadering kunt u taken toevoegen, beslissingen vastleggen en documenten bekijken.
  • Na de vergadering kunt u de notulen en andere informatie publiceren en de status van taken bijhouden.

Documentwerkruimtesite     Dit type website helpt u om de ontwikkeling van een of meer gerelateerde documenten door meerdere personen te coördineren. De site biedt programma's voor het delen en bijwerken van bestanden en geeft informatie over de status van bestanden.

U kunt op de volgende manieren samen met uw collega's op een documentwerkruimtesite werken om een document te ontwikkelen:

  • Het document rechtstreeks op de documentwerkruimtesite bewerken.
  • Een lokaal exemplaar van het document bewerken en het document op de documentwerkruimtesite regelmatig bijwerken.

Leden van werkruimten kunnen een documentwerkruimtesite ook gebruiken om aankondigingen te publiceren, taken toe te wijzen, belangrijke koppelingen te delen en waarschuwingen omtrent wijzigingen in de inhoud van de site in te stellen. U kunt een documentwerkruimtesite voor een kortdurend project maken en de site verwijderen wanneer het project klaar is, of een permanente site maken.

In de sectie Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over het maken en beheren van vergaderwerkruimtesites en documentwerkruimtesites.

Terug naar boven Terug naar boven

Informatie delen op de openbare pagina van Mijn site

Op de openbare pagina van Mijn site kunt u gegevens over uzelf plaatsen die zichtbaar zijn voor bezoekers van uw Mijn Site. Deze informatie wordt een onderdeel van uw gebruikersprofiel en kan bestaan uit uw foto en tekst waarin u uzelf, uw projecten en uw interesses beschrijft. Uw beheerder kan hier details aan toevoegen die worden weergegeven op uw openbare pagina en die ook deel uitmaken van uw gebruikersprofiel.

Bepaalde informatie die u geeft kan worden gefilterd, zodat deze alleen zichtbaar is voor bepaalde personen. Dit doet u door middel van privacygroepen. U kunt bijvoorbeeld het nummer van uw mobiele telefoon alleen beschikbaar stellen aan leden van uw werkgroep.

Betere zoekresultaten bereiken wanneer u informatie deelt     U kunt zoeken naar personen in uw organisatie aan de hand van elk detail in een gebruikersprofiel, dus niet alleen op naam. Als u bijvoorbeeld iemand met kennis van KPI's (Key Performance Indicator) of Microsoft Office Excel zoekt, voert u een zoekopdracht op deze termen uit, zodat u personen vindt bij wie de bovenstaande woorden zijn ingevuld in de vakken Interesses of Vakkennis op de pagina Details van het openbare profiel.

Wat hebt u gemeen met anderen?     Wanneer iemand uw openbare pagina bezoekt of wanneer u de pagina van iemand anders bezoekt, worden in het webonderdeel Gemeenschappelijk met u de volgende zaken weergegeven: collega's die u beiden kent, de distributielijsten en SharePoint-sites waarvan u beiden lid bent en de eerste manager van u beiden.

Lidmaatschappen weergeven     Op het webonderdeel Lidmaatschappen worden automatisch de distributielijsten van de Active Directory-adreslijstservice en SharePoint-sites waarvan u lid bent weergegeven. Net als bij andere soorten informatie op deze site kunt u bepalen wie de lidmaatschappen te zien krijgt of kunt u instellen dat lidmaatschappen helemaal niet worden weergegeven.

Weergeven met wie u werkt     U kunt een lijst weergeven van de personen met wie u werkt en deze groeperen op basis van project, de manager of op een andere manier die handig voor u is. Dankzij de beschikbaarheidsinformatie uit Microsoft Office Outlook blijft u op de hoogte van de aan- of afwezigheid van anderen.

Terug naar boven Terug naar boven

Betere zoekresultaten bereiken wanneer u informatie deelt

Een gedeelte van de informatie op uw openbare pagina kan automatisch worden weergegeven door uw beheerder, die gebruikmaakt van bronnen als Active Directory of andere LDAP-compatibele toepassingen. Waarschijnlijk is deze informatie afkomstig uit databases zoals die van uw Human Resources-afdeling en bestaat uit gegevens zoals uw functie, de naam van uw afdeling en de relatie tot uw manager.

De meeste informatie op de openbare pagina is optioneel. Maar hoe meer informatie u over projecten, verantwoordelijkheden, vakkennis en interesses deelt, hoe beter de samenwerking in uw organisatie kan verlopen. U kunt instellen dat informatie slechts beperkt wordt weergegeven. Wanneer u informatie met iedereen deelt, kunnen anderen u, uw vakkennis en koppelingen naar uw collega's en projecten vinden.

Terug naar boven Terug naar boven

Eerdere versies van documenten openen

Als u voor lijsten of bibliotheken op Mijn site instelt dat versies van lijsten of bestanden worden bijgehouden, kunt u een versiegeschiedenis weergeven. De versiegeschiedenis bevat informatie over het tijdstip waarop het item of bestand is gewijzigd en door wie het is gewijzigd. In bibliotheken bevat de versiegeschiedenis mogelijk ook opmerkingen van de personen die wijzigingen hebben aangebracht.

Daarnaast bevat de versiegeschiedenis wijzigingen in eigenschappen, die ook wel metagegevens worden genoemd. Voorbeelden zijn wijzigingen in de naam van de persoon aan wie het lijstitem is toegewezen of wanneer de datum waarop het bestand moet zijn voltooid. In bibliotheken kan een onderscheid worden gemaakt tussen primaire wijzigingen, bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuw onderdeel aan een document, en secundaire wijzigingen, zoals het corrigeren van een spelfout. Voor lijsten kunnen alleen primaire versies worden bijgehouden. Als u de versiegeschiedenis wilt weergeven, moet u leesmachtigingen hebben voor items in een lijst of bibliotheek.

In de sectie Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over de versiegeschiedenis van items of bestanden.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Server 2007