Inleiding tot inhoudstypen en het publiceren van inhoudstypen

Met inhoudstypen kunt u inhoud op een consistente manier indelen, beheren en afhandelen op uw sites. Door inhoudstypen voor specifieke typen documenten of gegevensproducten te definiëren, bent u ervan verzekerd dat elke inhoudsgroep op een consistente manier wordt beheerd. In dit artikel wordt uitgelegd wat de basisprincipes van inhoudstypen zijn en hoe u kunt publiceren met inhoudstypen om inhoudstypen te delen tussen siteverzamelingen.

In dit artikel


Wat is een inhoudstype?

In een organisatie worden veel verschillende soorten inhoud gepubliceerd, zoals juridische contracten, marketingvoorstellen, productontwerpspecificaties, documenten voor fabricageprocessen, enzovoort. Hoewel deze verschillende typen documenten een klein aantal gemeenschappelijke eigenschappen kunnen hebben, heeft elk type inhoud unieke kenmerken en kan het op verschillende manieren worden gemaakt, gebruikt, gedeeld en bewaard. Een organisatie kan verschillende soorten metagegevens willen onderhouden voor deze verschillende soorten inhoud of verschillende bewaarnethoden of een ander vertrouwelijkheidsbeleid willen toepassen.

Organisaties kunnen elk van deze verschillende documentensets als inhoudstype definiëren. Een inhoudstype is een groep herbruikbare instellingen waarmee de gedeelde kenmerken en het gedrag van een bepaald inhoudstype wordt beschreven. Inhoudstypen kunnen voor elk itemtype, inclusief documenten, lijstitems, mediabestanden en mappen worden gedefinieerd.

U kunt voor elk inhoudstype de volgende kenmerken opgeven:

  • De kolommen (metagegevens) die u aan de items van dit type wilt toewijzen.
  • De aangepaste formulieren Nieuw, Bewerken en Weergave die met dit inhoudstype worden gebruikt.
  • De werkstromen die beschikbaar zijn voor de items van dit inhoudstype.
  • De aangepaste oplossingen of functies die aan de items van dit inhoudstype zijn gekoppeld.
  • Het informatiebeheerbeleid dat is gekoppeld aan items van dit inhoudstype.
  • Het documentinformatiepaneel dat wordt weergegeven in compatibele Microsoft Office-programma's voor items van dit inhoudstype.
  • De documentsjabloon voor nieuwe items van dit type (alleen documentinhoudstypen).
  • De documentconversies die beschikbaar zijn voor items van dit inhoudstype (alleen documentinhoudstypen).

Met behulp van inhoudstypen kunnen organisaties de inhoud van sites, lijsten en bibliotheken op een consistente manier beheren en ordenen. Bovendien kan een enkele lijst of bibliotheek meerdere itemtypen of documenttypen bevatten.

Als in een bibliotheek meerdere inhoudstypen worden ondersteund, bevat het menu Nieuw document een lijst met de beschikbare inhoudstypen en kunnen gebruikers het type selecteren dat overeenkomt met het soort document dat ze willen maken.

Inhoudstypen in het menu Nieuw voor een lijst of bibliotheek.

Terug naar boven Terug naar boven

Het overnemen van inhoudstypen

Inhoudstypen worden hiërarchisch geordend, zodat de kenmerken van een bepaald inhoudstype op een ander inhoudstype kunnen worden overgedragen. U kunt de kenmerken van documentcategorieën in de gehele organisatie gebruiken, en de verschillende teams kunnen deze kenmerken weer aanpassen voor gebruik in hun sites en lijsten.

Er zijn twee basisinhoudstypen: site-inhoudstypen en lijstinhoudstypen.

Site-inhoudstypen    Inhoudstypen die op siteniveau zijn gedefinieerd, worden site-inhoudstypen genoemd en worden beheerd in de galerie met site-inhoudstypen voor een site. Site-inhoudstypen kunnen in alle subsites van de site waarvoor ze zijn gedefinieerd worden gebruikt. Als de site-inhoudstypen bijvoorbeeld zijn gedefinieerd in de Galerie met site-inhoudstypen voor de site op het hoogste niveau in een siteverzameling, kunnen de inhoudstypen in alle lijsten en bibliotheken van alle sites in die siteverzameling worden gebruikt. Als het publiceren van inhoudstypen is geconfigureerd en deze siteverzameling een centrale locatie is voor de publicatie van inhoudstypen, kunnen deze site-inhoudstypen worden gepubliceerd naar geabonneerde siteverzamelingen en webtoepassingen. U kunt site-inhoudstypen ook aan afzonderlijke lijsten of bibliotheken toevoegen en voor gebruik in die lijsten of bibliotheken aanpassen.

Lijstinhoudstypen    Wanneer u een site-inhoudstype toevoegt aan een lijst of een bibliotheek, wordt het een lijstinhoudstype genoemd. Lijstinhoudstypen zijn onderliggende inhoudstypen van de site-inhoudstypen waarop ze zijn gebaseerd.

Terug naar boven Terug naar boven

Het overnemen van kenmerken in site-inhoudstypen

Wanneer u voor een site een nieuw aangepast site-inhoudstype definieert in de galerie met site-inhoudstypen, kiest u een bestaand bovenliggend site-inhoudstype in de galerie met site-inhoudstypen als uitgangspunt. U beschikt over een groot aantal standaard site-inhoudstypen op basis waarvan u eigen aangepaste site-inhoudstypen kunt maken. Het nieuwe site-inhoudstype neemt alle kenmerken van het bovenliggende site-inhoudstype over, zoals de documentsjabloon, de instelling voor alleen-lezen en kolommen. Nadat u het nieuwe site-inhoudstype hebt gemaakt, kunt u de kenmerken naar wens aanpassen.

Wanneer u een site-inhoudstype wijzigt, kunt u opgeven of u de onderliggende site- of lijstinhoudstypen die de kenmerken overnemen van het site-inhoudstype dat u bijwerkt, ook wilt bijwerken. U kunt alleen de kenmerken bijwerken die de onderliggende site- of lijstinhoudstypen delen met een bovenliggend inhoudstype. Als u extra kenmerken in het onderliggende site-inhoudstype hebt aangebracht die niet in het bovenliggende site-inhoudstype aanwezig zijn (bijvoorbeeld extra kolommen), worden deze nieuwe kenmerken niet overschreven als het onderliggende site-inhoudstype wordt bijgewerkt. Wijzigingen die u aanbrengt in een site-inhoudstype zijn niet van invloed op het bovenliggende site-inhoudstype waarop het is gebaseerd.

In de volgende afbeelding ziet u hoe het overnemen van inhoudstypen werkt. De galerie met site-inhoudstypen voor deze site op het hoogste niveau bevat drie site-inhoudstypen: Document, Ontwerpspecificatie en Memo. De inhoudstypen Ontwerpspecificatie en Memo zijn onderliggende typen van het inhoudstype Document en delen beide de kolom Auteur omdat ze deze hebben overgenomen van het inhoudstype Document. Op een subsite in deze siteverzameling is het inhoudstype Ontwerpspecificatie gebruikt om een nieuw, onderliggend site-inhoudstype met de naam Specificatie product X te maken dat een extra kolom bevat. Er worden exemplaren van de site-inhoudstypen Specificatie product X en Memo toegevoegd aan een bibliotheek, waar ze functioneren als lijstinhoudstypen. In de bibliotheek worden kolommen weergegeven die relevant zijn voor beide inhoudstypen, inclusief de kolom Auteur die beide inhoudstypen delen.

Diagram voor de overname van inhoudstypen

Toelichting 1 Site-inhoudstype met kolommen aangegeven met cursieve tekst.
Toelichting 2 Lijstinhoudstype
Toelichting 3 Aan de bibliotheek waaraan beide inhoudstypen zijn toegevoegd, worden kolommen weergegeven die voor beide typen relevant zijn en items van elk inhoudstype bevatten metagegevens in de specifieke kolommen die relevant voor hen zijn.

Terug naar boven Terug naar boven

Het overnemen van kenmerken in lijstinhoudstypen

Als u een lijst of bibliotheek gebruikt waarvoor meerdere inhoudstypen kunnen worden gebruikt, kunt u inhoudstypen uit de groep met site-inhoudstypen die beschikbaar zijn voor uw site toevoegen aan deze lijst of bibliotheek.

Als u een inhoudstype aan een lijst of bibliotheek toevoegt, geeft u aan dat dat inhoudstype in die lijst of bibliotheek kan worden gebruikt. Met de opdracht Nieuw item of Nieuw document in die lijst of bibliotheek kunnen gebruikers nieuwe items van dat inhoudstype maken. Een van de belangrijkste voordelen van inhoudstypen voor lijsten en bibliotheken is dat u het hiermee mogelijk maakt dat één lijst of bibliotheek meerdere inhoudstypen of documenttypen kan bevatten, die allemaal weer unieke metagegevens, een uniek beleid of een unieke werking kunnen hebben.

Wanneer u een site-inhoudstype aan een lijst of een bibliotheek toevoegt zodat het kan worden gebruikt op die locatie, wordt het een lijstinhoudstype genoemd en is het een onderliggende type van het site-inhoudstype waarvan het is afgeleid. Dit lijstinhoudstype neemt alle kenmerken van het bovenliggende inhoudstype over, zoals de documentsjabloon, de instelling voor alleen-lezen, werkstromen en kolommen.

U kunt een lijstinhoudstype aanpassen voor de specifieke lijst of bibliotheek waaraan u het hebt toegevoegd. Deze aanpassingen hebben geen invloed op de bovenliggende site-inhoudstype. Als het bovenliggende site-inhoudstype wordt bijgewerkt, worden deze wijzigingen in uw inhoudstype overgenomen (als de beheerder van de site-inhoudstypen heeft aangegeven dat alle updates in de onderliggende inhoudstypen moeten worden overgenomen). Als u kenmerken hebt aangepast die uw lijstinhoudstype deelt met het bovenliggende site-inhoudstype, worden uw aanpassingen overschreven wanneer wijzigingen in het bovenliggende site-inhoudstype worden doorgevoerd naar alle onderliggende inhoudstypen. Als u uw lijstinhoudstype aanpast door het toevoegen van kenmerken die het bovenliggende inhoudstype niet heeft (bijvoorbeeld extra kolommen), worden deze wijzigingen niet overschreven wanneer wijzigingen in het bovenliggende site-inhoudstype worden doorgevoerd naar alle onderliggende inhoudstypen.

Terug naar boven Terug naar boven

Inhoudstypen publiceren

Organisaties kunnen inhoudstypen in siteverzamelingen in hun implementatie delen door via een service voor beheerde metagegevens de publicatie van inhoudstypen in te stellen. Door inhoudstypen te publiceren, kunnen organisaties inhoud en metagegevens op een consistente manieren beheren op hun sites. Inhoudstypen kunnen namelijk centraal worden gemaakt en bijgewerkt en wijzigingen kunnen worden gepubliceerd naar meerdere geabonneerde siteverzamelingen of webtoepassingen.

Om de publicatie van inhoudstypen in te stellen, moet de farmbeheerder een service voor beheerde metagegevens maken en deze configureren zodat een bepaalde siteverzameling wordt aangewezen als centrale locatie voor de publicatie van inhoudstypen. Nadat de service voor beheerde metagegevens is gemaakt en geconfigureerd, moet de farmbeheerder deze publiceren. De farmbeheerder kan deze gepubliceerde URL gebruiken om andere webtoepassingen aan deze service voor beheerde metagegevens te koppelen en te abonneren op de inhoudstypen.

Een organisatie kan meerdere services voor beheerde metagegevens instellen om inhoudstypen van meerdere siteverzamelingen te delen. Individuele webtoepassingen kunnen ook verbindingen hebben met meerdere services voor beheerde metagegevens en geabonneerd zijn op inhoudstypen van meerdere centrale sites.

De service voor beheerde metagegevens moet worden geconfigureerd door een beheerder.

Als de publicatie van inhoudstypen voor de service voor beheerde metagegevens is geconfigureerd door een beheerder, kunt u inhoudstypen vanuit de galerie met site-inhoudstypen in een centrale siteverzameling publiceren naar andere geabonneerde siteverzamelingen. Nadat een inhoudstype is gepubliceerd, krijgt dit het kenmerk Alleen-lezen voor geabonneerde sites (hoewel gebruikers deze status kunnen wijzigen en wijzigingen kunnen aanbrengen). Eigenaren van geabonneerde sites kunnen een inhoudstype ongewijzigd toevoegen aan lijsten of bibliotheken of het uitbreiden door nieuwe site- of lijstinhoudstypen te maken die er op zijn gebaseerd.

Wanneer het gepubliceerde inhoudstype wordt bijgewerkt in de galerie met site-inhoudstypen van de centrale site, kunnen de wijzigingen worden gepubliceerd op de geabonneerde sites. De publicatie van inhoudstypen wordt beheerd door een timertaak die kan worden geconfigureerd door uw beheerder. Afhankelijk van de ingestelde frequentie waarmee de timertaak wordt uitgevoerd, kan er vertraging optreden tussen de tijd waarop een bijgewerkt inhoudstype wordt gepubliceerd en de tijd waarop geabonneerde sites de updates ontvangen.

Lokale versies van gepubliceerde inhoudstypen hebben het kenmerk Alleen-lezen voor geabonneerde sites (hoewel gebruikers deze status kunnen wijzigen en wijzigingen kunnen aanbrengen). Zo kunnen organisaties inhoudstypen publiceren ter ondersteuning van consistent inhoudsbeheer in sites. Als u een gepubliceerd inhoudstype verwijderd uit de galerie met site-inhoudstypen voor de centrale site, worden er geen gepubliceerde versies van dat inhoudstype op geabonneerde sites verwijderd. Deze verliezen de status Alleen-lezen en kunnen nu worden bewerkt.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Server 2010