Inleiding tot documentensets

U kunt producten die bestaan uit meerdere documenten, maken en beheren met het nieuwe inhoudstype Documentenset. Een documentenset is a groep gerelateerde documenten die in één stap kunnen worden gemaakt en als een geheel kunnen worden beheerd.

In dit artikel


Wat is een documentenset?

Als er wordt gewerkt aan projecten, maken mensen niet vaak op zichzelf staande documenten. Bij veel soorten projecten komt vaak een set met meerdere gerelateerde documenten kijken. In bepaalde gevallen is deze set met documenten het eindresultaat van het project, oftewel het te leveren product. Een bedrijf in de zakelijke dienstverlening kan bijvoorbeeld een boek met verkoopstrategieën ontwikkelen in reactie op een aanvraag van een voorstel van een mogelijke klant. In andere gevallen is de set met documenten een verzameling van verschillende soorten informatie ter ondersteuning van een groter project waarbij een ander product moet worden geleverd. Een fabrikant kan bijvoorbeeld een standaardset met documenten produceren die betrekking heeft op het ontwerp, de testfase en fabricage van de verschillende producten die worden gemaakt.

Deze documenten kunnen gelijktijdig of in fasen worden geproduceerd door een of meer mensen en kunnen verschillende bestandsindelingen hebben, bijvoorbeeld Word-documenten, PowerPoint-presentaties, Visio-diagrammen, Excel-bestanden en dergelijke.

Organisaties kunnen het nieuwe inhoudstype Documentenset instellen voor producten die bestaan uit meerdere documenten die ze regelmatig maken. Op die manier kunnen ze consistente producten maken en beheren die bestaan uit meerdere documenten. Het inhoudstype Documentenset is gebaseerd op mappen, waarin meerdere gerelateerde documenten worden ingedeeld in één weergave. In deze weergave fungeren de documenten als eenheid om mee te werken en te beheren.

Als u een inhoudstype Documentenset toevoegt aan een bibliotheek, kunnen gebruikers nieuwe exemplaren maken van de documentenset door te klikken op Nieuw document op het lint van een bibliotheek.

De opdracht Documentenset in het menu Nieuw document

Terug naar boven Terug naar boven

Mogelijkheden van documentensets

Het inhoudstype Documentenset biedt verschillende mogelijkheden waarmee u producten met meerdere documenten eenvoudiger kunt maken en beheren. Tijdens de configuratie van een documentenset kunt u het volgende doen:

  • Opgeven welke inhoudstypen zijn toegestaan in de documentenset, bijvoorbeeld documentbestanden, afbeeldingen, audio of video.
  • Eventuele standaarddocumenten opgeven die automatisch moeten worden gemaakt als een nieuw exemplaar van de documentenset wordt gemaakt. U kunt de standaarddocumenten toewijzen aan de toegestane inhoudstypen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld standaardsjablonen heeft die u gebruikt voor contracten, of als u sjablonen hebt voorzien van uw logo die u gebruikt voor bepaalde soorten communicatie, kunt u deze uploaden wanneer u de documentenset configureert.
  • Eventuele gedeelde metagegevens opgeven die u wilt synchroniseren naar alle documenten in de set.
  • Een welkomstpagina instellen voor een documentenset. Deze pagina wordt weergegeven in elk exemplaar van het werkproduct dat wordt gemaakt op basis van de documentenset. Deze welkomstpagina is een speciale webonderdeelpagina waarop projectgegevens of bronnen kunnen worden gegeven voor teamleden die werken aan de documentenset, bijvoorbeeld de projecttijdlijn, koppelingen naar bronnen en dergelijke.
  • De werkstromen configureren die u beschikbaar wilt stellen voor de documentenset. U kunt de standaardwerkstromen voor beoordelen of goedkeuren gebruiken voor documentensets. Daarnaast kunt u eigen werkstromen ontwikkelen voor documentensets met behulp van de vier werkstroomacties voor documentensets die beschikbaar zijn in Microsoft SharePoint Designer 2010. Zie Werkstroomacties in SharePoint Designer 2010: een snelzoekgids voor meer informatie.

Nadat u het inhoudstype Documentenset hebt geconfigureerd en toegevoegd aan een bibliotheek, kunnen gebruikers die documenten in een documentenset maken en beheren, gebruikmaken van zowel vertrouwde functies voor documentbeheer als speciale functies, zoals het tabblad Beheer van het lint Documentenset terwijl ze werken aan documenten in een documentenset.

Auteurs van documentensets kunnen de volgende taken uitvoeren:

  • Snel en eenvoudig nieuwe werkproducten met meerdere documenten maken met behulp van de opdracht Nieuw document in een documentbibliotheek.
  • Een historische momentopname vastleggen van de huidige eigenschappen en documenten in de documentenset.
  • Werkstromen starten voor de documentenset als geheel of voor afzonderlijke onderdelen in de documentenset om gebruikelijke taken te beheren, zoals beoordelen en goedkeuren.
  • Een koppeling naar de documentenset versturen per e-mail.
  • Met de opdracht Verzenden naar de documentenset verplaatsen of kopiëren naar een andere locatie. (De bestemming moet worden geconfigureerd in Centraal beheer).
  • Machtigingen voor de documentenset beheren.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Server 2010