Basistaken in SharePoint Online voor Office 365 voor zelfstandigen en kleine bedrijven

Alles weergeven

Alles verbergen

Hier volgen enkele basistaken en informatie om u te helpen SharePoint Online voor Office 365 voor zelfstandigen en kleine bedrijven te leren gebruiken.

• Inleiding tot SharePoint Online
• Onderdelen van een site
• Sitespecificaties die van invloed zijn op het gebruik van SharePoint
• Machtigingen en toegang
• Aan de slag met het ontwerp van uw website
• Inhoud toevoegen aan een site
• Site-inhoud beheren en hiermee werken

Inleiding tot SharePoint Online

SharePoint Online biedt één enkele, geïntegreerde locatie waarop werknemers op een efficiënte manier kunnen samenwerken met teamleden, informatie kunnen uitwisselen en organisatiebronnen en -informatie kunnen vinden.

Wanneer u begint, bestaat uw SharePoint Online-site uit twee sites: de teamsite en de website. Het is erg belangrijk dat u het verschil tussen de twee sites kent.

Teamsite    De teamsite is een interne site waarop teams of groepen binnen uw organisatie verbinding kunnen maken met elkaar en samen kunnen werken aan documenten en andere bestanden. U en uw collega's kunnen de teamsite gebruiken om documenten op te slaan en te delen met andere gebruikers, interne aankondigingen te posten, vergaderingen te plannen, taken en actie-items bij te houden, informatie op te slaan in lijsten, enzovoort. U kunt ook verschillende subsites maken uit de beschikbare sitesjablonen in de teamsite. U kunt bijvoorbeeld een teamblog maken voor werknemers om informatie te delen, of een vergaderwerkruimte voor informele bijeenkomsten om teamgebeurtenissen, bedrijfsvergaderingen, enzovoort te organiseren.

Website    De website is de plaats waarop u uw openbare internetaanwezigheid ontwerpt. Dit is de site waar uw klanten naartoe gaan voor informatie over uw organisatie. De website biedt alles wat u nodig hebt om te beginnen met het ontwerpen van uw site: bibliotheken om inhoud als logo's, afbeeldingen of documenten op te slaan die u op de pagina's van uw site wilt weergeven, en niet te vergeten het Hulpprogramma voor websiteontwerp waarmee het ontwerpen van een site wordt vergemakkelijkt. In het hierna volgende gedeelte Aan de slag met het ontwerp van uw website vindt u meer informatie over de website en het ontwerphulpprogramma.

Terug naar boven

Onderdelen van een site

Een site is een groep verwante webpagina's waarmee een team aan projecten kan werken, gegevens en documenten kan opslaan en informatie kan delen. Zo kan uw team over zijn eigen site beschikken voor de opslag van planningen, bestanden en procedurele informatie. Alle sites hebben bepaalde onderdelen gemeen die u moet kennen voordat u aan de slag kunt gaan: lijsten, bibliotheken, webonderdelen en weergaven.

Lijsten    Een lijst is een onderdeel van een site waarin uw organisatie gegevens kan opslaan, delen en beheren. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst maken om werkopdrachten bij te houden of om teamgebeurtenissen bij te houden in een agenda. U kunt ook een enquête uitvoeren of discussies hosten op een discussiebord.

 Opmerking    Hoewel u op uw openbare Website lijsten kunt maken voor intern gebruik, kunt u geen informatie uit uw lijsten delen op de openbare website.

Bibliotheken    Een bibliotheek is een speciaal soort lijst waarin zowel bestanden als informatie over bestanden wordt opgeslagen. U kunt bepalen hoe documenten in bibliotheken worden bekeken, bijgehouden, beheerd en gemaakt.

Weergaven    Met weergaven kunt u de items in een lijst of bibliotheek bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die u het beste kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een weergave maken met alle items in een lijst die van toepassing zijn op een specifieke afdeling of om bepaalde documenten in een bibliotheek te markeren. U kunt meerdere weergaven van een lijst of bibliotheek maken waaruit mensen kunnen kiezen. Daarnaast kunt u een webonderdeel gebruiken om een weergave van een lijst of bibliotheek weer te geven op een afzonderlijke pagina van de site.

Webonderdelen    Een webonderdeel is een modulaire inhoudseenheid die de elementaire bouwsteen van een pagina met webonderdelen vormt. Als u gemachtigd bent om pagina's op uw site te bewerken, kunt u met webonderdelen de site zo aanpassen dat afbeeldingen en grafieken, delen van andere webpagina's, lijsten met documenten, aangepaste weergaven van bedrijfsgegevens en meer worden weergegeven.

Terug naar boven

Sitespecificaties die van invloed zijn op het gebruik van SharePoint

De manier waarop u SharePoint hebt geïnstalleerd en geconfigureerd, is van invloed op de weergave en de opties die beschikbaar zijn op uw site.

Machtigingen    Als aan u het machtigingsniveau Volledig beheer is toegewezen, kunt u alle opties gebruiken om de site te beheren. Als aan u het machtigingsniveau Bijdragen of Lezen is toegewezen, zijn de opties en uw toegang tot de inhoud van de site beperkter van omvang. Veel opties die in dit artikel worden besproken, zijn niet beschikbaar voor gebruikers met het machtigingsniveau Lezen. Met dit machtigingsniveau kunnen gebruikers inhoud wel lezen, maar deze niet wijzigen. Aangezien machtigingen flexibel kunnen worden aangepast, is het mogelijk dat binnen uw organisatie unieke instellingen worden gebruikt.

Aanpassing    Uw organisatie heeft mogelijk de machtigingen en huisstijl van uw site aangepast of heeft zelfs de sitenavigatie aangepast en besturingselementen, zoals het menu Siteacties, verplaatst naar een andere locatie op de pagina.

Versie van SharePoint    In dit artikel wordt beschreven hoe u aan de slag gaat met SharePoint Online voor Office 365 voor zelfstandigen en kleine bedrijven. Als uw organisatie een ander Office 365-abonnement heeft of als u een eerdere versie van SharePoint gebruikt, raadpleegt u de Help voor dat abonnement of voor die versie.

Terug naar boven

Machtigingen en toegang

Voor toegang tot de teamsite of de op het publiek gerichte website moet u beschikken over de desbetreffende machtigingen. Standaard wordt aan de meeste gebruikers van uw site de machtiging verleend om bijdragen te verrichten tot de teamsite. Enkele mensen zullen waarschijnlijk de machtiging hebben om de openbare website te ontwerpen. Beheerders van siteverzamelingen kunnen machtigingen beheren voor gebruikers op alle sites. Site-eigenaren kunnen alleen voor de sites waarvan ze eigenaar zijn machtigingen beheren. Als beheerder van een siteverzameling of een site-eigenaar kunt u snel gebruikers toevoegen aan of verwijderen uit de sites waarvoor u machtigingen beheert door de koppeling Deze site delen in het menu Siteacties te gebruiken.

• Zie Gebruikers op de teamsite beheren voor meer informatie over het toevoegen aan of verwijderen van gebruikers uit de teamsite.

• Zie Gebruikers van de website beheren voor meer informatie over het toevoegen aan of verwijderen van gebruikers uit de website.

 Opmerking    Een beheerder van de siteverzameling kan gebruikers toevoegen als ontwerpers in de website.

De basismachtigingsniveaus in SharePoint zijn Volledig beheer, Ontwerpen, Bijdragen en Lezen. Machtigingsniveaus zijn combinaties van machtigingen die doorgaans op basis van de aard van het werk samen worden verleend. U kunt bijvoorbeeld het machtigingsniveau Bijdragen verlenen aan een gebruiker die inhoud gaat toevoegen aan de Teamsite, of het machtigingsniveau Ontwerpen aan een gebruiker die de openbare website gaat ontwerpen. Zie Standaardrollen op een SharePoint Online-site voor meer informatie over rollen en machtigingsniveaus. Raadpleeg ook de volgende tabel als snel naslagmiddel om het toegangsniveau voor de teamsite en de website op basis van standaard machtigingsniveaus te bepalen.

Terug naar boven

Aan de slag met het ontwerp van uw website

SharePoint Online beschikt over functies waarmee u uw eigen openbare website kunt ontwerpen om een online aanwezigheid voor uw groep of bedrijf te maken. In dit gedeelte wordt beschreven hoe u deze functies effectief kunt gebruiken om een professioneel ogende website voor uw bedrijf te ontwerpen.

Als u wel eens hebt gewerkt met de hulpmiddelen voor websiteontwerp die beschikbaar zijn in Microsoft Office Live Small Business, maar ook als u nog nooit een website hebt ontworpen, wordt u aangeraden eerst de volgende informatiebronnen te raadplegen om meer te weten te komen over een bepaald aspect van de ontwerpprocedure voordat u aan de slag gaat.

Website

De website biedt alle onderdelen die u nodig hebt om aan de slag te gaan met het ontwerpen van uw openbare site. De website bevat de essentiële bibliotheken voor het opslaan van inhoud als afbeeldingen, sjablonen, documenten en webpagina's die betrekking hebben op uw website. Het lint van de website bevat opties waarmee u uw bestanden kunt beheren en om het Hulpprogramma voor websiteontwerp te starten waarmee u uw openbare site kunt maken.

Er zijn twee manieren om naar de website te gaan:

1. In Office 365 voor kleine bedrijven klikt u op SharePoint Online op de bovenste navigatiebalk.

-OF-

1. Open de website in de browser, klik op Lid aanmelden op de startpagina en geef in het dialoogvenster voor het opgeven van de referenties uw Windows Live ID en het wachtwoord op.

 Opmerking    Neem contact op met de beheerder van de siteverzameling als u de URL (Uniform Resource Locator) van uw website niet kent.

2. Klik op de bovenste koppelingsbalk op de site op Website.

De website bevat drie essentiële onderdelen die samen de ontwerpervaring voor de site vormen: het lint, de lijsten en bibliotheken en het Hulpprogramma voor websiteontwerp.

Het lint in de website

Met het lint in de website kunt u basistaken uitvoeren, zoals het maken, verwijderen en bewerken van pagina's, het weergeven van pagina-eigenschappen, het weergeven van een pagina in de browser, het uploaden van documenten en het toevoegen van gebruikers als ontwerpers aan de website.

 Opmerking    De meeste opties op het lint zijn ook beschikbaar binnen het Hulpprogramma voor websiteontwerp. U kunt in het Hulpprogramma voor websiteontwerpbijvoorbeeld ook pagina's toevoegen, bewerken of verwijderen, een voorbeeld van een pagina bekijken of de pagina-eigenschappen weergeven .

Opties op het lint kunnen grijs worden weergegeven om een van de volgende redenen:

• De actie is afhankelijk van een andere actie. Wanneer u zich bijvoorbeeld in de lijst Webpagina's bevindt, zijn bepaalde opties op het lint, zoals Bewerken, Verwijderen of Eigenschappen, pas beschikbaar als u een item in de lijst selecteert.
• De optie is mogelijk niet van toepassing binnen de context van de lijst of bibliotheek waarin u zich bevindt. De optie Bestand uploaden is bijvoorbeeld alleen beschikbaar binnen de documentbibliotheek en Verwijderen en Eigenschappen zijn de enige opties die beschikbaar zijn in de sjabloonbibliotheek.

 Opmerking    Het lint wordt niet weergegeven wanneer u zich in de afbeeldingsbibliotheek bevindt.

Bibliotheken

De website omvat een reeks standaardwebpagina's en -bibliotheken om u in staat te stellen de inhoud op te slaan die relevant is voor uw website, zoals afbeeldingen, sjablonen of documenten. U verkrijgt toegang tot deze bibliotheken door te klikken op de relevante koppeling op de werkbalk Snel starten (het linkernavigatiegebied in de website). Zie Een bestand toevoegen aan een bibliotheek verderop in dit artikel voor informatie over het toevoegen van bestanden aan deze bibliotheken.

 Opmerkingen 

• De lijsten en bibliotheken in de website zijn noch voor externe bezoekers aan de website noch vanuit het Hulpprogramma voor websiteontwerp zichtbaar. Als u de lijsten en bibliotheken in de website wilt zien, klikt u op het menu Bestand en vervolgens op Opslaan en publiceren of op De webpagina afsluiten.
• Wanneer u Microsoft Office-documenten opent vanuit een bibliotheek, kan een dialoogvenster worden weergegeven waarin u wordt gevraagd om uw referenties op te geven. Sluit in dit geval het dialoogvenster of annuleer het. Het document zou normaal moeten worden geopend.

Zie de volgende tabel voor meer details:

Hulpprogramma voor websiteontwerp

Met het Hulpprogramma voor websiteontwerp wordt het ontwerpen van de openbare website eenvoudiger. Met slechts een paar klikken kunt u ontwerptaken en allerlei andere bewerkingen uitvoeren, zoals:

• Een thema en stijl voor de hele website selecteren om de website een consistent uiterlijk te geven
• Sitenavigatie ontwerpen, zodat bezoekers eenvoudig de informatie kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn op uw website
• Webpagina's ontwerpen met behulp van de beschikbare kleurenschema's en lettertypen
• Een kop- en voettekst toevoegen aan uw pagina's
• Tekst aan webpagina's toevoegen en deze tekst opmaken met opsommingstekens, lijsten, uitlijning enzovoort
• Pagina-elementen, zoals afbeeldingen, tabellen en hyperlinks, toevoegen
• Gadgets toevoegen: dit zijn modulaire informatie-units waarin inhoud wordt weergegeven uit een grote verscheidenheid aan bronnen.

Het lint in het hulpprogramma voor websiteontwerp

Het Hulpprogramma voor websiteontwerp heeft een lint met de drie basistabbladen Start, Invoegen en Ontwerpen en één contextueel tabblad met de naam Hulpmiddelen voor afbeeldingen met opties die relevant zijn voor een reeks taken.

 Het tabblad Start bevat opties voor het uitvoeren van basistaken en taken die vaak worden uitgevoerd, zoals het maken van nieuwe pagina's, het opmaken en uitlijnen van tekst enzovoort.

 Het tabblad Invoegen bevat opties waarmee u pagina-elementen, zoals afbeeldingen, hyperlinks, tabellen, lijnen en gadgets, kunt invoegen.

 Het tabblad Ontwerpen bevat opties die u kunt gebruiken om met elementen het uiterlijk van de hele website te wijzigen.

 Het tabblad Hulpmiddelen voor afbeeldingen bevat opties die u in staat stellen te werken met afbeeldingen. In tegenstelling tot de andere drie tabbladen, is het tabblad Hulpmiddelen voor afbeeldingen contextueel, wat betekent dat het tabblad alleen op het lint verschijnt wanneer u een afbeelding selecteert in het Hulpprogramma voor websiteontwerp.

Werkbalk Snelle toegang

De werkbalk Snelle toegang wordt boven het lint in het Hulpprogramma voor websiteontwerp weergegeven. Gebruik de werkbalk Snelle toegang om de meest elementaire taken uit te voeren in het Hulpprogramma voor websiteontwerp, zoals de huidige pagina in het hulpprogramma opslaan en publiceren, en de website in de browser weergeven.

Het uiterlijk van een pagina in het hulpprogramma voor websiteontwerp

Wanneer u een pagina opent in het Hulpprogramma voor websiteontwerp, bestaat de hoofdtekst van de webpagina uit verschillende zones met als inhoud tijdelijke aanduidingen. De inhoud binnen de zones kan worden bewerkt, dus u kunt gewoon binnen de zones klikken, de tijdelijke aanduidingen verwijderen en uw eigen tekst typen. U kunt tekst, afbeeldingen, hyperlinks, tabellen of gadgets aan een zone toevoegen. In het Hulpprogramma voor websiteontwerp worden op een webpagina verscheidene zones weergegeven, afhankelijk van de pagina-indeling.

Elke zone heeft bovenaan twee formaatgrepen waarmee u de breedte en plaatsing van de zone op de pagina kunt bepalen.

U kunt zones toevoegen of verwijderen afhankelijk van de pagina-indeling. Als u de pagina-indeling wilt wijzigen, klikt u op de tab Ontwerpen in het Hulpprogramma voor websiteontwerp, klikt u in de groep Zone op Indeling en selecteert u vervolgens de indelingsstijl die u wilt gebruiken. Afhankelijk van de indelingsstijl die u kiest, worden automatisch zones aan de pagina toegevoegd of van de pagina verwijderd.

Basistaken in de website

In dit gedeelte komen alle basistaken aan bod die u uitvoert in de website, zoals het openen van het Hulpprogramma voor websiteontwerp, en het toevoegen of bewerken van pagina's.

Het Hulpprogramma voor websiteontwerp openen

U kunt het Hulpprogramma voor websiteontwerp openen in de webpaginalijst in Website.

1. Klik in de website op Webpagina's op de werkbalk Snel starten.
2. Klik op de tab Pagina's op het lint.
3. Klik op het lint in de categorie Site op Ontwerpen.

Een pagina toevoegen aan de website

U kunt pagina's toevoegen vanuit verschillende beschikbare sjablonen of, indien aanwezig, aangepaste sjablonen gebruiken voor uw website. Uw website bevat standaard een set pagina's, zoals Start, Over ons, Contact opnemen en Site-overzicht.

U kunt een nieuwe pagina toevoegen vanaf het lint of met het Hulpprogramma voor websiteontwerp. Zie Een pagina toevoegen of verwijderen.

Een webpagina bewerken

U kunt een webpagina bewerken met de optie Bewerken Bewerken op het lint of in het Hulpprogramma voor websiteontwerp.

1. Klik in de website op Webpagina's op de werkbalk Snel starten.
2. Klik op de tab Pagina's op het lint.
3. Schakel het selectievakje in naast een webpagina en klik vervolgens op Bewerken op het lint.

-OF-

Klik op Ontwerpen op het lint en klik in het Hulpprogramma voor websiteontwerp op de paginakoppelingen, zoals Startpagina of Over ons.

Terug naar boven

Inhoud toevoegen aan een site

Met een webbrowser kunt u in de teamsite of de website items toevoegen aan lijsten en bestanden toevoegen aan bibliotheken. De knoppen voor de meest voorkomende acties bevinden zich op het lint, dat u op de meeste pagina's van een site boven aan de pagina kunt vinden.

De knoppen op het lint kunnen grijs worden weergegeven om een van de volgende redenen:

• De actie is niet van toepassing of is afhankelijk van een andere actie. U moet bijvoorbeeld het selectievakje voor een document inschakelen voordat u dit kunt uitchecken.
• U beschikt niet over de machtiging om de taak uit te voeren.
• De functie is niet ingeschakeld voor de site. Werkstromen kunnen bijvoorbeeld niet zijn ingeschakeld op de site.

Ook vanuit bepaalde clientprogramma's kunt u bestanden in een bibliotheek opslaan, mits deze programma's compatibel zijn met SharePoint Online. Zo kunt u vanuit Word bijvoorbeeld een Microsoft Word-document opslaan in een bibliotheek op een SharePoint-site.

Als u een item wilt toevoegen aan een lijst of een bestand aan een bibliotheek, moet u machtigingen hebben voor het bijdragen aan de lijst of bibliotheek. Vraag de eigenaar van de site of de sitebeheerder naar meer informatie over het gebruik van machtigingen en machtigingsniveaus in uw organisatie.

Als u een item of een bestand toevoegt, kunnen anderen die gemachtigd zijn om de lijst te lezen het item of het bestand lezen, tenzij daar goedkeuring voor vereist is. Als voor een item of een bestand goedkeuring vereist is, wordt dit met de status In behandeling in de lijst of bibliotheek opgeslagen, totdat het item of bestand wordt goedgekeurd door iemand die daartoe gemachtigd is. Als u de lijst of bibliotheek al hebt geopend wanneer een item of bestand wordt toegevoegd, moet u de pagina in uw browser vernieuwen om het nieuwe item of bestand te kunnen zien.

Naast het toevoegen van inhoud aan bestaande lijsten en bibliotheken, kunt u gemachtigd zijn om nieuwe lijsten en bibliotheken te maken. De sjablonen voor lijsten en bibliotheken helpen u daarbij. Afhankelijk van uw machtigingsniveau, kunt u wellicht ook nieuwe pagina's en sites maken en aanpassen.

Lijsten (inclusief kalenders en lijsten met contactpersonen)

Hoewel er verschillende typen lijsten zijn, waaronder kalenders en lijsten met contactpersonen, is de procedure voor het toevoegen van items hieraan gelijk. U hoeft dus niet verschillende nieuwe technieken te leren om te werken met verschillende typen lijsten. Een lijstitem bevat tekst in een serie kolommen. In bepaalde lijsten kunnen echter bijlagen aan het item worden toegevoegd.

Een item aan een lijst toevoegen

1. Klik in de lijst waaraan u het item wilt toevoegen op de tab Items op het lint. (Voor een agenda is dit de tab Evenementen.)
2. Klik op Nieuw Item (Nieuwe gebeurtenis voor een agenda).

    Tip    Eenandere snelle manier om een gebeurtenis aan een agenda toe te voegen is de datum op de agenda aan te wijzen en op Toevoegen te klikken.

3. Vul de vereiste en gewenste velden in.
4. Klik op Opslaan.

Een item in een lijst bewerken of verwijderen

1. Wijs een item aan en schakel het selectievakje in dat naast het item wordt weergegeven.

    Tip    U kunt acties op meerdere items uitvoeren door meerdere selectievakjes in te schakelen.

2. Klik op het lint op de tab Items op Item bewerken of Item verwijderen.

Op veel typen sites worden bepaalde lijsten voor u gemaakt, zoals een discussiebord en een agendalijst. Als u hiervoor gemachtigd bent, kunt u ook lijsten maken met verschillende typen lijstsjablonen. Deze bevatten al een structuur en instellingen, zodat u snel aan de slag kunt.

Een lijst maken

1. U maakt een lijst door te klikken op het menu Siteacties en vervolgens op Meer opties voor maken.

    Opmerking    Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, bent u mogelijk niet gemachtigd om een lijst te maken.

2. Klik op het type lijst dat u wilt maken op de pagina Maken, bijvoorbeeld Koppelingen.
3. Typ een Naam voor de lijst, vul desgewenst andere velden in en klik op Maken.

Bibliotheken

Een bibliotheek is een locatie op een site waar u samen met teamleden bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren. In elke bibliotheek wordt een bestandsoverzicht met de belangrijkste informatie over de bestanden weergegeven, zodat iedereen de bestanden in teamverband kan gebruiken.

U kunt een bestand aan een bibliotheek toevoegen door dit te uploaden vanaf uw webbrowser. Wanneer u het bestand aan de bibliotheek hebt toegevoegd, kunnen andere mensen met de relevante machtiging het bestand zien. Als u de bibliotheek al bekijkt wanneer een bestand wordt toegevoegd, moet u de browser mogelijk vernieuwen om het nieuwe bestand weer te geven.

Als u een programma gebruikt dat compatibel is met SharePoint Online, kunt u een nieuw bestand maken op basis van een sjabloon terwijl u in de bibliotheek werkt. Ook is het mogelijk een bestand vanuit een ander programma, zoals SharePoint Workspace of Microsoft Word, in de bibliotheek op te slaan.

Een bestand toevoegen aan een bibliotheek

1. Klik in de bibliotheek waaraan u het bestand wilt toevoegen, op de tab Documenten op het lint.
2. Klik op Document uploaden.
3. Blader naar het document en klik op OK.

 Tip    Als u een programma gebruikt dat compatibel is met SharePoint Online, zoals Microsoft Word 2010, kunt u documenten slepen vanuit Windows Verkenner en neerzetten in het dialoogvenster Document uploaden.

Een bestand in een bibliotheek bewerken of verwijderen

1. Wijs een bestand aan en schakel het selectievakje in dat naast het bestand wordt weergegeven.
2. Klik op het lint op de tab Documenten op Document bewerken of Document verwijderen.

Een standaardbibliotheek met de naam Gedeelde documenten wordt automatisch voor u gemaakt als u een nieuwe site maakt. Gedeelde documenten is een documentbibliotheek die u kunt gebruiken om verschillende typen bestanden in op te slaan. U kunt meer bibliotheken maken als u gemachtigd bent om lijsten te beheren.

Een documentbibliotheek maken

1. Als u een documentbibliotheek wilt maken, klikt u op het menu Siteacties en vervolgens op Nieuwe documentbibliotheek.

    Opmerking    Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, bent u mogelijk niet gemachtigd om een bibliotheek te maken.

2. Typ een Naam voor de bibliotheek, voltooi eventuele andere velden die u wilt voltooien en klik op Maken.

 Opmerking    Als u wilt zien welke andere typen bibliotheken u kunt maken, klikt u op Siteacties en vervolgens op Meer opties voor maken. Wijs een bibliotheekoptie aan om er een beschrijving van te zien.

Sites en pagina's

U kunt een site voor een algemeen doel gebruiken, bijvoorbeeld voor het opslaan van planningen, richtlijnen, bestanden en andere gegevens die vaak door uw team worden geraadpleegd. U kunt een site ook voor een specifiek doel gebruiken, bijvoorbeeld om een vergadering bij te houden, of als host voor een blog waarin een werknemer van uw organisatie regelmatig berichten en ideeën kan posten.

Uw organisatie kan de inhoud van een site verdelen in afzonderlijke, eenvoudig te beheren sites. Zo kan iedere afdeling van een organisatie bijvoorbeeld zijn eigen teamsite hebben.

U kunt inhoud aan sites toevoegen door lijsten en bibliotheken toe te voegen. Als u hiervoor een machtiging hebt, kunt u ook pagina's aan de site toevoegen. U kunt webonderdeelpagina's (pagina met webonderdelen: een speciaal soort pagina die een of meer webonderdelen bevat en waarop gegevens, zoals lijsten en grafieken, en webinhoud, zoals tekst en afbeeldingen, worden samengevoegd tot een dynamische informatie-portal voor het uitvoeren van een gangbare taak.) toevoegen, waarmee u snel dynamische inhoud kunt toevoegen via webonderdelen.

Als u een nieuwe site wilt maken, kunt u de verschillende typen sitesjablonen gebruiken om snel een nieuwe site te maken. Of u sites en subsites kunt maken, hangt af van de instellingen die uw organisatie heeft opgegeven voor sites en voor machtigingen voor het maken van sites.

Een site maken

1. U maakt een site door te klikken op het menu Siteacties en vervolgens op Nieuwe site.

    Opmerking    Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, bent u mogelijk niet gemachtigd om een site te maken.

2. Selecteer een sitesjabloon bij Beschikbare items of nadat u op Door alles bladeren hebt geklikt om alle opties te zien.
3. Typ een Titel en URL-naam voor de site.
4. Als u een sjabloon kiest uit de galerie Door alles bladeren, kiest u eventuele overige gewenste opties en klikt u vervolgens op Maken.

Terug naar boven

Site-inhoud beheren en hiermee werken

Om de productiviteit van een team te verhogen, kunt u de inhoud van lijsten, bibliotheken en sites op diverse manieren beheren en uitbreiden. Sommige functies helpen een team bij het zoeken naar en efficiënter werken met gegevens. Andere functies helpen u bij het beheren van de toegang tot de gegevens.

Navigeren naar inhoud

Navigatie-elementen helpen u bij het zoeken naar de gewenste inhoud. De twee navigatie-elementen die u kunt aanpassen zijn de bovenste koppelingsbalk en de balk Snel starten.

Op de pagina's met instellingen voor elke lijst of bibliotheek kunt u kiezen welke lijsten en bibliotheken u wilt weergeven in Snel starten. U kunt ook de volgorde van koppelingen wijzigen, koppelingen toevoegen of verwijderen, en secties toevoegen of verwijderen waarin de koppelingen zijn georganiseerd. Als er bijvoorbeeld te veel lijsten in de sectie Lijst staan, kunt u een nieuwe sectie voor Takenlijsten toevoegen waar u koppelingen naar uw takenlijsten kunt opnemen. U kunt al deze wijzigingen in Snel starten aanbrengen vanuit een webbrowser. U kunt zelfs koppelingen toevoegen aan pagina's buiten de site.

Met de bovenste koppelingsbalk kunnen gebruikers van uw site boven aan elke pagina een rij met tabs weergeven en deze gebruiken om naar andere sites in de siteverzameling te gaan. Als u een nieuwe site maakt, kunt u opgeven of de site in de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site moet worden opgenomen en of u de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site wilt gebruiken.

Als uw site een unieke bovenste koppelingsbalk gebruikt, kunt u de koppelingen aanpassen die worden weergegeven op de bovenste koppelingsbalk voor de site. Alle sites die in de bovenliggende site worden gemaakt, kunnen ook worden weergegeven op de bovenste koppelingsbalk mits de configuratie van de sites is ingesteld op het overnemen van de koppelingsbalk uit de bovenliggende site. Het is ook mogelijk om koppelingen op te nemen naar sites buiten uw siteverzameling.

Toegang tot de inhoud beheren

De eigenaar of de beheerder van een site kan machtigingsniveaus instellen voor gebruikers en SharePoint-groepen (groepen gebruikers). De machtigingen kunnen gelden voor een site, voor de lijsten en bibliotheken in een site, of voor de items in de lijsten en bibliotheken.

U kunt verschillende machtigingsniveaus voor de verschillende objecten opgeven, zoals een specifieke site, lijst, bibliotheek, map in een lijst of bibliotheek, lijstitem of document.

Lijsten en bibliotheken organiseren

Hoe u lijsten en bibliotheken rangschikt, hangt af van de behoeften van de groep en uw voorkeur voor de manier waarop u de gegevens opslaat en opzoekt. Enige planning vooraf draagt vaak bij aan het opzetten van een structuur die geschikt is voor uw organisatie.

De informatie in lijsten en bibliotheken wordt opgeslagen in kolommen, zoals Titel, Achternaam of Bedrijf. U kunt kolommen gebruiken om items te sorteren en te filteren zoals u in een werkblad zou doen door in een lijst of bibliotheek op de kolomkoppen te klikken. U kunt weergaven gebruiken om in een lijst of bibliotheek de items te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die u wilt gebruiken voor een speciaal doel.

De weergave van een lijst of bibliotheek wijzigen

1. Klik in de lijst of bibliotheek waarvan u de weergave wilt wijzigen op de tab Lijst of Bibliotheek op het lint.
2. Klik in de groep Weergaven beheren onder Huidige weergave op de pijl naast de lijst met weergaven en selecteer een weergave.

Als u aanvullende informatie moet opslaan over lijstitems of bestanden in een bibliotheek, kunt u kolommen toevoegen om u te helpen meerdere weergaven in uw lijst te sorteren, te groeperen en te maken. U kunt een lijst bijvoorbeeld sorteren op einddatum of de items groeperen op afdelingsnaam.

U hebt verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op de site.

Een kolom maken

1. Klik op het lint op de tab Lijst of Bibliotheek in de lijst of bibliotheek waar u de kolom wilt maken.
2. Klik op Kolom maken.
3. Typ een naam voor de kolom en selecteer een kolomtype.
4. Selecteer eventuele aanvullende instellingen en klik op OK.

U kunt ook de kolommen in een lijst of bibliotheek gebruiken om weergaven te maken waarmee bepaalde afdelingen de informatie kunnen vinden waarin ze het meest zijn geïnteresseerd, zoals taken met de hoogste prioriteit of alle items die aan elke persoon zijn toegewezen. Zie Weergaven maken, wijzigingen of verwijderen voor informatie over het maken en wijzigen van weergaven.

Er zijn ook functies van lijsten waarmee een team items op een efficiënte manier in meerdere lijsten of bibliotheken tegelijk kan maken en beheren. U kunt bijvoorbeeld een kolom maken met informatie over lijstitems en deze vervolgens als gedeelde kolom in meerdere lijsten gebruiken. Als u een bestand bijvoorbeeld beschikbaar wilt maken in meerdere bibliotheken, kunt u dat bestand eenvoudig naar andere bibliotheken in uw site kopiëren. U kunt opgeven of u een bericht wilt ontvangen als er wijzigingen in het bestand zijn aangebracht.

Zie Lijsten en bibliotheken met veel items beheren voor informatie over het beheren van grote lijsten en bibliotheken.

Toegankelijkheidsfuncties gebruiken

Sites worden zo ontwikkeld dat lijsten, bibliotheken en andere functies volledig toegankelijk zijn voor gebruikers die alleen met het toetsenbord werken. In een meer toegankelijke modus kunnen deze gebruikers gemakkelijker interactief werken met menu's en verscheidene besturingselementen. Met koppelingen naar Verdergaan naar hoofdinhoud kunnen toetsenbordgebruikers terugkerende navigatiekoppelingen overslaan en direct naar de relevante inhoud op een pagina gaan.

De opmaakcodes van koppen zijn ontwikkeld om de structuur beter te definiëren en de navigatie te verbeteren voor gebruikers van schermleesprogramma's. Voor afbeeldingen die naar de site worden geüpload kan aangepaste alternatieve tekst worden gedefinieerd. U kunt bijvoorbeeld aangepaste alternatieve tekst toewijzen aan de afbeelding die wordt weergegeven op de startpagina in het webonderdeel Siteafbeelding of aan een afbeelding die u aan een afbeeldingsbibliotheek toevoegt. Slechtzienden kunnen de opties voor hoog contrast van Windows gebruiken om sites te bekijken.

Zie Toegankelijkheidsfuncties voor meer informatie over het bladeren door de pagina's van sites.

Versies bijhouden

U kunt uw lijst of bibliotheek zodanig instellen dat versies worden bijgehouden, zodat u kunt terugkeren naar een vorige versie als u een fout maakt, en een versiegeschiedenis met de wijzigingen kunt bekijken. Als versies worden bijgehouden, worden revisies in items of bestanden en de bijbehorende eigenschappen opgeslagen. Zo kunt u de inhoud beter beheren als deze wordt gereviseerd en terugkeren naar een vorige versie als u een fout maakt in de huidige versie. Versies bijhouden is vooral handig wanneer meerdere mensen aan een project samenwerken, of als de gegevens meerdere ontwikkelings- en controlefasen doorlopen.

 De huidige gepubliceerde primaire versie is gemarkeerd; het versienummer is een geheel getal.

 Wanneer eigenschappen of metagegevens veranderen, wordt er een versie gemaakt.

 De eerste versie van een bestand is altijd een secundaire versie met het nummer 0.1.

Versiebeheer is beschikbaar voor lijstitems in alle standaardlijsttypen  (met inbegrip van agenda's, lijsten met actie-items en aangepaste lijsten ) en voor alle bestandstypen die in bibliotheken kunnen worden opgeslagen, met inbegrip van pagina's met webonderdelen.

Samen aan documenten werken

U kunt met meerdere gebruikers tegelijk aan één Word-document of PowerPoint-presentatie werken. Dankzij deze nieuwe functie kunt u gedeelten van een bestand dat in SharePoint is opgeslagen, lezen en schrijven. U kunt bijvoorbeeld aan een bepaalde alinea van een Word-document werken terwijl een collega tegelijkertijd aan een andere alinea in hetzelfde document werkt.

Berichten ontvangen bij wijzigingen

Met RSS kunt u eenvoudig informatie verspreiden en ontvangen in een standaardindeling, inclusief updates voor lijsten en bibliotheken. Via de gestandaardiseerde XML-bestandsindeling kan de informatie worden weergegeven in een groot aantal verschillende programma's. U kunt zich ook abonneren op lijsten en bibliotheken door waarschuwingen in te stellen, zodat u weet wanneer inhoud is gewijzigd.

Een team kan RSS-kanalen gebruiken om de teamleden die op hun RSS-kanalen zijn geabonneerd, te informeren en om koppelingen naar hun sites door te geven. Met RSS-kanalen kunnen de voortgang van een team en wijzigingen in projecten op een eenvoudige wijze worden bijgehouden. U hoeft daardoor niet alle sites van de verschillende teams te doorzoeken, maar u ontvangt automatisch het laatste nieuws en de nieuwste updates voor die sites.

Werkstromen beheren

Werkstromen helpen gebruikers bij het samenwerken aan documenten en het beheren van projecttaken door specifieke bedrijfsprocessen in documenten en items in een site te implementeren. Werkstromen zorgen ervoor dat organisaties zich houden aan het gebruik van consistente bedrijfsprocessen. Werkstromen verhogen bovendien de efficiëntie en productiviteit door het beheer van de taken en stappen in specifieke bedrijfsprocessen. Hierdoor kunnen de mensen die deze taken moeten uitvoeren, zich op het eigenlijke werk concentreren, zonder dat ze zich met het beheer van de werkstroom hoeven bezig te houden.

Werkstromen kunnen de benodigde kosten en tijd voor het coördineren van algemene bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren van een project of reviseren van documenten, stroomlijnen door de taken die moeten worden uitgevoerd, te beheren en bij te houden. Een organisatie kan bijvoorbeeld een aangepaste basiswerkstroom maken om de goedkeuringsprocedure voor concepten in een documentbibliotheek te beheren.

Werken met inhoudstypen

Een lijst of bibliotheek kan ondersteuning voor meerdere inhoudstypen bieden. Met inhoudstypen kunnen organisaties grote hoeveelheden inhoud op een efficiëntere manier rangschikken, beheren en verwerken. Als een lijst of bibliotheek is ingesteld voor ondersteuning voor meerdere inhoudstypen, kunt u inhoudstypen toevoegen uit de lijst met opties die uw organisatie vaak gebruikt, zoals marketingpresentaties of contracten.

Wanneer u een inhoudstype hebt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, kan de desbetreffende lijst of bibliotheek items van dit type bevatten. Gebruikers kunnen vervolgens met de knop Nieuw item in deze lijst of bibliotheek nieuwe items van het desbetreffende type maken.

Een van de belangrijkste voordelen van inhoudstypen voor lijsten en bibliotheken is dat één lijst of bibliotheek hierdoor meerdere item- of documenttypen kan bevatten, die elk weer unieke metagegevens of een uniek gedrag kunnen hebben. Zie Inhoudstypen gebruiken voor het beheer van inhoud op een SharePoint-site voor meer informatie over het werken met inhoudstypen.

Terug naar boven