Uw team gebruikt de bibliotheek Gedeelde documenten om samen aan documenten te werken en de kolom Toegewezen aan om de personen bij te houden aan wie documenten zijn toegewezen. U wilt niet dat alle teamleden voortdurend op de team site moeten kijken of er weer documenten aan hen zijn toegewezen. Daarom wilt u een workflow maken waarmee automatisch een e-mailbericht wordt verzonden naar een teamlid aan wie een document is toegewezen. Hiertoe maakt u snel een eenstapsworkflow.
Misschien vraagt u zich af of u hetzelfde resultaat met een waarschuwing kunt realiseren. Waarschuwingen bieden veel mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld een waarschuwing ontvangen nadat een item is toegevoegd of gewijzigd. Het is echter niet mogelijk een waarschuwing te gebruiken als een bepaalde kolom van een bepaalde instelling wordt voorzien. Bovendien kunt u met een waarschuwing geen e-mailbericht verzenden waaruit de geadresseerde kan opmaken welke actie moet worden uitgevoerd.
Zie Inleiding tot workflows voor meer informatie over workflows.
Belangrijk Als u een workflow wilt maken, moet uw site zich op een server met Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevinden.
In dit artikel
Voordat u begint
Het is mogelijk dat u de workflow pas kunt ontwerpen nadat u de benodigde wijzigingen hebt aangebracht in de site, de lijst of de bibliotheek. Hierna ziet u enkele voorbeelden:
- Een workflow is altijd aan exact één SharePoint-lijst of -bibliotheek gekoppeld. U kunt pas een workflow maken als de site ten minste één lijst of bibliotheek bevat. Als de site geen lijsten bevat en u een workflow wilt maken, wordt u gevraagd eerst een lijst te maken.
- Als u in de workflow aangepaste kolommen of instellingen wilt gebruiken, moet u deze wijzigingen aanbrengen voordat u de workflow maakt. De kolommen en instellingen zijn vervolgens in de workflowontwerper beschikbaar.
- Als u in de workflow lijst- of bibliotheekfuncties wilt gebruiken die standaard niet zijn ingeschakeld, zoals goedkeuring van de inhoud, moet u deze functies inschakelen voordat u de workflow ontwerpt.
Opmerking De functie voor workflows wordt uitgevoerd op basis van de Microsoft Windows Workflow Foundation, een onderdeel van Microsoft Windows. Op de computer en op de server moet dezelfde versie van de Workflow Foundation zijn geïnstalleerd. De eerste keer dat u een workflow maakt, wordt u mogelijk gevraagd de Workflow Foundation te installeren.
Een kolom aan de documentbibliotheek toevoegen
In dit voorbeeld wordt de bibliotheek Gedeelde documenten gebruikt, die standaard op een team site beschikbaar is. U moet echter wel de kolom Toegewezen aan aan de bibliotheek Gedeelde documenten toevoegen. Deze kolom verschijnt namelijk niet standaard in de bibliotheek.
- Ga in de browser naar de bibliotheek Gedeelde documenten.
Tip Klik op Gedeelde documenten in de mappenlijst en druk vervolgens op F12.
- Klik op de werkbalk van de bibliotheek op Instellingen en klik vervolgens op Kolommen toevoegen vanuit sitekolommen.
- Klik onder Beschikbare sitekolommen op Toegewezen aan en klik vervolgens op Toevoegen.
- Klik op OK.
Als u de bibliotheek Gedeelde documenten in de browser bekijkt, ziet u dat de kolom Toegewezen aan is toegevoegd.
- Sluit de browser.
Terug naar boven
De workflow ontwerpen
Nadat u de benodigde kolom aan de bibliotheek Gedeelde documenten hebt toegevoegd, kunt u met de workflowontwerper gaan werken.
- Start Office SharePoint Designer 2007.
- Klik op Site openen in het menu Bestand.
- Blader in het dialoogvenster Site openen naar de SharePoint-site waar u de workflow wilt maken, selecteer de site en klik vervolgens op Openen.
- Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik vervolgens op Workflow.
De workflowontwerper wordt geopend.
- Ga naar het vak Deze workflow een naam geven en typ Melding van toewijzing.
Bezoekers van de site zien deze naam als ze de pagina's Workflowstatus en Workflows bekijken in de browser.
- Klik in de lijst Aan welke SharePoint-lijst moet deze workflow worden gekoppeld? op Gedeelde documenten.
Als teamleden de bibliotheek Gedeelde documenten bekijken, zien ze voor deze workflow de nieuwe kolom met de naam Melding van toewijzing. In deze kolom wordt per item de status van de workflow aangegeven. Teamleden kunnen bijvoorbeeld zien of de workflow is gestart of is voltooid.
- Voer onder Workflowstartopties selecteren voor items in Gedeelde documenten alle volgende handelingen uit:
- Schakel het selectievakje Workflow handmatig starten door een item toestaan uit.
- Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item is gemaakt in.
- Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item wordt gewijzigd in.
Als u deze opties kiest, wordt de workflow uitgevoerd zodra een item wordt gemaakt of gewijzigd. De eerste pagina van de workflowontwerper ziet er nu als volgt uit.
- Klik op Volgende.
- Klik op Voorwaarden en klik vervolgens op Aangepaste voorwaarde (Gedeelde documenten) in de lijst.
De voorwaarde If field equals value wordt in de workflow weergegeven.
Deze lijst bevat een groot aantal vooraf gedefinieerde voorwaarden. U wilt echter een voorwaarde definiëren waarmee door de workflow alleen een bericht wordt verzonden als een bepaald veld een bepaalde waarde bevat. Het veld Toegewezen aan moet immers de naam bevatten van een van uw teamleden. Hiertoe maakt u een aangepaste voorwaarde.
- Ga naar de voorwaarde If field equals value, klik op Veld en klik vervolgens op Toegewezen aan in de lijst.
- Klik in de voorwaarde op Waarde.
Het dialoogvenster Gebruikers selecteren wordt geopend. U wilt een van uw teamleden kiezen. U kunt de naam of het e-mailadres van de gewenste persoon typen en vervolgens op Toevoegen klikken. U kunt de persoon ook in de lijst met bestaande gebruikers selecteren. Bovendien kunt u gebruikers in het adresboek selecteren of namen zoeken via een lijst of lijstitem.
- Typ of selecteer de naam of het adres van een gebruiker, klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK.
- Klik op Acties en klik vervolgens op Een e-mail verzenden in de lijst.
Als deze actie niet voorkomt in de lijst, klikt u achtereenvolgens op Meer acties, op de gewenste actie en op Toevoegen.
- Klik in de actie E-mail verzenden aan dit bericht op dit bericht en vul vervolgens het formulier in door de geadresseerde, het onderwerp en de hoofdtekst van het bericht in te voeren.
Op de regel Aan geeft u dezelfde naam of hetzelfde adres op dat u in de voorwaarde hebt gebruikt.
- Klik op OK.
U hebt een regel gemaakt waarmee een teamlid een e-mailbericht ontvangt zodra er een item uit de bibliotheek Gedeelde documenten aan deze persoon wordt toegewezen. Het is echter mogelijk dat het document aan een ander teamlid wordt toegewezen. U gaat daarom een "Else If"-voorwaarde maken voor elke aanvullende persoon binnen het team.
- Klik op Voorwaardelijke tak 'Else If' toevoegen.
Er wordt een voorwaardelijke tak aan de workflow toegevoegd. Herhaal stap 8 tot en met 14 van deze procedure om dezelfde regel voor een ander teamlid te maken.
- Klik op Voorwaardelijke tak 'Else If' toevoegen om een regel toe te voegen voor alle teamleden naar wie u een e-mailbericht wilt verzenden zodra er een document aan hen is toegewezen.
- Als u de workflow op fouten wilt controleren voordat u de workflowontwerper afsluit, klikt u op Workflow controleren.
Als de workflow een fout bevat, krijgt de hyperlink een andere kleur en wordt er voor en achter de ongeldige parameter een sterretje weergegeven. Daarnaast wordt onder Workflowstappen een foutsymbool weergegeven naast elke stap die een fout bevat.
- Klik op Voltooien om de workflow op te slaan.
Als u de workflow wilt testen, gaat u naar de bibliotheek Gedeelde documenten. Maak een nieuw item en stel de kolom Toegewezen aan in op een persoon die in de vorm van een voorwaarde in de workflow is opgenomen. Controleer of diegene het e-mailbericht ontvangt dat u hebt gemaakt.
Terug naar boven
