Een workflow maken

Met Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kunt u workflows ontwerpen waarmee toepassingslogica wordt toegevoegd aan uw site of toepassing zonder dat u aangepaste code hoeft te schrijven. Met de workflowontwerper kunt u regels maken waarmee voorwaarden en acties worden gekoppeld aan items in Microsoft SharePoint-lijsten en -bibliotheken, zodat wijzigingen in items in lijsten of bibliotheken acties in de workflow tot gevolg hebben.

U kunt bijvoorbeeld workflows ontwerpen om bedrijfsprocessen in uw onderneming te automatiseren, zoals revisie, goedkeuring en archivering van documenten. U kunt ook snel workflows maken om te zorgen voor routineprocessen op uw team site, zoals het verzenden van meldingen of het maken van taken.

Dit artikel bevat een uitleg van een aantal belangrijke overwegingen voor ontwerp en biedt een basisprocedure, waardoor u aan de slag kunt. In de laatste sectie vindt u koppelingen om voorbeelden van workflows te voltooien.

Zie Inleiding tot workflows voor meer informatie over workflows.

 Belangrijk   Als u een workflow wilt maken, moet uw site zich op een server met Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevinden.

In dit artikel


Hoe worden stappen in een workflow geëvalueerd?

U kunt een stap in een workflow beschouwen als een pagina in de workflowontwerper waarop een set verwante voorwaarden en acties wordt gegroepeerd. Alle voorwaarden en acties op die pagina worden tegelijkertijd geëvalueerd en verwerkt. Er wordt dus handmatig of automatisch een workflow gestart, waarna eventuele voorwaarden voor elke stap worden geëvalueerd en de acties worden uitgevoerd die u in de workflowontwerper hebt gekozen. Met een stap in een workflow kunt u een willekeurig aantal acties uitvoeren, variërend van e-mailberichten verzenden tot lijstitems maken, kopiëren, verplaatsen of verwijderen.

Als u een workflow met veel stappen maakt, is een belangrijke overweging hoe u de acties en voorwaarden in elke stap van de workflow groepeert. De regels in een stap worden voltooid voordat verder wordt gegaan met de volgende stap, dus u moet alle regels die nodig zijn om de gewenste actie of acties uit te voeren, in één stap groeperen.

U moet de workflow ook zodanig ontwerpen dat elke stap logisch volgt uit de voorgaande stap. Als de workflow bijvoorbeeld afhankelijk is van een reactie van een workflowdeelnemer, moet de workflow de benodigde voorwaarden en acties bevatten om in alle mogelijke reacties te voorzien.

Als u een workflow wilt ontwerpen, is het belangrijk dat u begrijpt hoe de verschillende stappen door een workflow worden geëvalueerd. De volgende beweringen zijn alle waar:

  • Als een stap uitsluitend acties bevat en geen voorwaarden, worden deze acties altijd door de workflow uitgevoerd.
  • Als een stap voorwaardelijke takken bevat en voor elke tak een voorwaarde bestaat, wordt een actie uitsluitend door de workflow uitgevoerd als aan de voorwaarde in een van de takken is voldaan. Als aan geen enkele voorwaarde in een van de takken is voldaan, wordt de workflow standaard bij de volgende stap voortgezet.
  • Als een stap voorwaardelijke takken bevat en voor elke tak een voorwaarde bestaat, behalve voor de laatste tak, wordt een actie uitsluitend door de workflow uitgevoerd als aan de voorwaarde in een van de takken is voldaan. Als er aan geen enkele voorwaarde is voldaan, wordt de actie in de laatste tak uitgevoerd, waarvoor geen voorwaarde bestaat.

Terug naar boven Terug naar boven

Voordat u begint

Het is mogelijk dat u de workflow pas kunt ontwerpen nadat u de benodigde wijzigingen hebt aangebracht op de site, de lijst of de bibliotheek. Hierna ziet u enkele voorbeelden:

  • Een workflow is altijd aan exact één SharePoint-lijst of -bibliotheek gekoppeld. U kunt pas een workflow maken als de site ten minste één lijst of bibliotheek bevat. Als de site geen lijsten bevat en u een workflow wilt maken, wordt u gevraagd eerst een lijst te maken.
  • Als u in de workflow aangepaste kolommen of instellingen wilt gebruiken, moet u deze wijzigingen aanbrengen voordat u de workflow maakt. De kolommen en instellingen zijn vervolgens in de workflowontwerper beschikbaar.
  • Als u in de workflow lijst- of bibliotheekfuncties wilt gebruiken die standaard niet zijn ingeschakeld, zoals goedkeuring van de inhoud, moet u deze functies inschakelen voordat u de workflow ontwerpt.

 Opmerking   De functie voor workflows wordt uitgevoerd op basis van de Microsoft Windows Workflow Foundation, een onderdeel van Microsoft Windows. Op de computer en op de server moet dezelfde versie van de Workflow Foundation zijn geïnstalleerd. De eerste keer dat u een workflow maakt, wordt u mogelijk gevraagd de Workflow Foundation te installeren.

Terug naar boven Terug naar boven

De workflow ontwerpen

De basisstappen waarmee u workflows maakt, zijn altijd dezelfde. Eerst definieert u de workflow en vervolgens stelt u de regels samen door voorwaarden en acties te kiezen.

  1. Klik in het menu Bestand op Site openen.
  2. Blader in het dialoogvenster Site openen naar de SharePoint-site waar u de workflow wilt maken, selecteer de site en klik vervolgens op Openen.
  3. Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik vervolgens op Workflow.

De workflowontwerper wordt geopend.

Eerste pagina van de workflowontwerper

  1. Typ in het vak Deze workflow een naam geven een naam voor de nieuwe workflow.

Bezoekers van de site zien deze naam als ze de pagina's Workflowstatus en Workflows bekijken in de browser. Standaard krijgen nieuwe workflows automatisch de naam Workflow 1, Workflow 2, enzovoort.

  1. Klik in de lijst Aan welke SharePoint-lijst moet deze workflow worden gekoppeld? op de gewenste optie.

Beschikbare lijsten in de workflowontwerper waaraan deze kan worden gekoppeld

U moet de workflow aan een SharePoint-lijst of -documentbibliotheek koppelen. De lijst waaraan u de workflow koppelt, bepaalt het punt waarop de workflow door de workflowdeelnemers wordt gestart. Als u een workflow bijvoorbeeld wilt starten zodra er een item in de bibliotheek Gedeelde documenten wordt gemaakt of gewijzigd, kiest u die bibliotheek. Als u de status en geschiedenis van de workflow wilt controleren of een workflow handmatig wilt starten, gaat u naar de gekoppelde lijst.

 Opmerking   Een workflow die automatisch wordt gestart zodra een item wordt gemaakt of gewijzigd, kan in een oneindige lus worden uitgevoerd. Dergelijke situaties wilt u natuurlijk voorkomen. Er mag bijvoorbeeld door een workflow die wordt gestart zodra een item wordt gewijzigd, nooit een item worden gewijzigd in de lijst die aan de workflow is gekoppeld. En door een workflow die wordt gestart zodra een item wordt gemaakt, mag nooit een item worden gemaakt in de lijst die aan de workflow is gekoppeld. Dit aspect vormt eveneens een mogelijk probleem bij meerdere workflows. Stel dat workflow A aan lijst A is gekoppeld en workflow B aan lijst B is gekoppeld. Beide workflows worden automatisch gestart zodra een nieuw item wordt gemaakt. Workflow A maakt een item in lijst B en workflow B maakt een item in lijst A. Het resultaat van deze workflows is een oneindige lus. Als door uw nieuwe workflow items worden gemaakt of gewijzigd, moet u dus weten welke bestaande workflows voor welke lijsten of bibliotheken worden uitgevoerd.

  1. Voer onder Workflowstartopties selecteren voor items in deze lijst een of meer van de volgende handelingen uit:
    • Schakel het selectievakje Workflow handmatig starten door een item toestaan in.

Met deze optie wordt de opdracht Workflows aan een lijstitem toegevoegd. Gebruikers kunnen dan op deze opdracht klikken om de workflow voor het bewuste item te starten.

  • Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item is gemaakt in.
  • Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item wordt gewijzigd in.

 Opmerking   U kunt de workflow alleen uitvoeren als u ten minste één optie selecteert, maar u mag er ook twee of drie selecteren. Als u geen optie selecteert, kunt u de workflow ontwerpen en op Voltooien klikken, maar is het niet mogelijk de workflow vervolgens te starten. U moet de workflow dan eerst openen (menu Bestand, opdracht Workflow openen), een startoptie selecteren en op Voltooien klikken. Deze werkwijze is praktisch als u met het ontwerp van een workflow bezig bent en de workflow tussentijds wilt opslaan.

  1. Klik op Volgende.
  2. Typ in het vak Stapnaam een naam voor de eerste stap van de workflow.

Tweede pagina van de workflowontwerper

U maakt de gewenste regels voor de workflow door de acties te kiezen die u ermee wilt uitvoeren en de bijbehorende voorwaarden waaraan moet zijn voldaan.

 Opmerking   Het is niet nodig dat elke stap een voorwaarde bevat. Bepaalde stappen kunnen bijvoorbeeld alleen uit een lijst met acties bestaan die moeten worden uitgevoerd. Elke stap kan echter maximaal één voorwaardelijke tak bevatten met een actie zonder bijbehorende voorwaarde. Een voorwaardelijke tak zonder voorwaarde fungeert immers als een "Else"-tak in een voorwaardelijke "Else If"-tak. Als voorwaarde A waar is, moet actie B worden uitgevoerd. Als dat niet het geval is (Else), moet actie C worden uitgevoerd. Het heeft dus geen zin om meer dan één "Else"-tak te definiëren. De laatste tak wordt namelijk nooit bereikt.

  1. Als u een voorwaarde wilt opgeven, klikt u op Voorwaarden en klikt u vervolgens op de gewenste voorwaarde in de lijst. Op deze manier geeft u alle voorwaarden op die u in de workflow wilt opnemen.

 Opmerking   Het is mogelijk om meer dan één voorwaarde te kiezen. De voorwaarden worden dan door middel van and gekoppeld. De acties worden dan pas door de workflow uitgevoerd als aan alle voorwaarden is voldaan. Met meerdere voorwaarden maakt u een progressief filter waarin de volgorde van de voorwaarden van belang is. De eerste voorwaarde wordt namelijk als eerste geëvalueerd. Als u een voorwaarde hoger of lager in een lijst met voorwaarden wilt plaatsen, klikt u op de voorwaarde. Klik op de pijl-omlaag die wordt weergegeven en klik vervolgens op Voorwaarde omhoog verplaatsen of Voorwaarde omlaag verplaatsen in de lijst.

Office SharePoint Designer 2007 biedt een aantal vooraf gedefinieerde voorwaarden. Daarnaast kunt u geavanceerde en aangepaste voorwaarden maken. Met aangepaste voorwaarden kunt u een veld in de huidige lijst vergelijken met een waarde. Met geavanceerde voorwaarden kunt u de ene waarde vergelijken met een andere waarde. Zo kunt u een veld in een willekeurige lijst vergelijken met een waarde uit een groot aantal verschillende bronnen.

Lijst met voorwaarden

  1. Nadat u een voorwaarde hebt ingevoegd, klikt u telkens op een hyperlink en kiest u een waarde voor de gewenste parameters.

Een voorwaarde bevat bijvoorbeeld koppelingen waarmee een veld in de lijst, een vergelijking en een waarde worden gekozen.

Stap 1 in de workflowontwerper met een aangepaste voorwaarde

  1. Als u een actie wilt opgeven, klikt u op Acties en klikt u vervolgens op de gewenste actie in de lijst. Op deze manier geeft u alle acties op die u in de workflow wilt opnemen.

Als deze actie niet voorkomt in de lijst, klikt u achtereenvolgens op Meer acties, op de gewenste actie en op Toevoegen.

Lijst met acties

 Opmerking    Het is mogelijk meer dan één actie voor een voorwaarde te definiëren. De acties kunnen dan achtereenvolgens (gekoppeld door 'then') of tegelijkertijd (gekoppeld door 'and') worden uitgevoerd. Als u wilt schakelen tussen sequentiële en parallelle uitvoering, klikt u op de pijl in de rechterbovenhoek van de regel. Klik vervolgens op Alle acties in reeks uitvoeren of Alle acties naast elkaar uitvoeren.

  1. Nadat u een actie hebt ingevoegd, klikt u telkens op een hyperlink en kiest u een waarde voor de gewenste parameters.

Een actie bevat bijvoorbeeld een koppeling waarmee een e-mailbericht wordt gemaakt.

Stap 1 in de workflowontwerper met een voorwaarde en een actie

  1. Als u een voorwaardelijke tak wilt toevoegen, klikt u op Voorwaardelijke tak 'Else If' toevoegen en herhaalt u stap 9 tot en met 12 om een andere regel te maken.

Een regel is een set verwante voorwaarden en acties, zoals u in de vorige afbeelding kunt zien. Als de voorwaarde waar is, voert de workflow de bijbehorende acties uit. Het is echter ook mogelijk dat de voorwaarde onwaar is. Met behulp van voorwaardelijke takken kunt u aanvullende voorwaarden opgeven. U maakt bijvoorbeeld drie verschillende voorwaarden voor de wijziging van de documentstatus in Goedgekeurd, Geweigerd of In behandeling. U kunt ook de voorwaarde Else definiëren, waarbij de workflow de actie uitsluitend uitvoert als aan geen van de vorige voorwaarden is voldaan. Als u een voorwaarde Else wilt maken, moet de laatste regel in de stap een actie zonder voorwaarden zijn. De workflow evalueert alle voorwaarden. Als aan geen daarvan wordt voldaan, worden de acties in de laatste tak uitgevoerd, waarvoor geen voorwaarde bestaat.

  1. Als deze stap van de workflow is voltooid, klikt u op Volgende.
  2. Herhaal stap 8-14 voor elke stap in de workflow om meer sets van voorwaarden en acties te maken.

Bedenk tijdens het toevoegen van stappen dat elke stap slechts één set voorwaardelijke 'Else If'-takken kan bevatten, waarbij de acties in elke tak alleen worden uitgevoerd als aan de gekoppelde voorwaarde wordt voldaan. In dit geval moet u aanvullende stappen toevoegen in de volgende gevallen:

  • Er moeten meerdere sets voorwaardelijke 'Else If'-takken worden geëvalueerd.
  • U moet een vertakte instructie kunnen onderscheiden van een niet-vertakte instructie.
  1. Als u de workflow op fouten wilt controleren voordat u de workflowontwerper afsluit, klikt u op Workflow controleren.

Als de workflow een fout bevat, krijgt de hyperlink een andere kleur en wordt er voor en achter de ongeldige parameter een sterretje weergegeven. Daarnaast wordt onder Workflowstappen een foutsymbool weergegeven naast elke stap die een fout bevat. Controleer per fout of de ingevoerde parameters geldig zijn.

  1. Klik op Voltooien. De workflow wordt opgeslagen en aan de lijst gekoppeld die u hebt opgegeven.

 Opmerking   Nadat u de workflow hebt opgeslagen, is het niet meer mogelijk de lijst te wijzigen waaraan de workflow is gekoppeld. Als u de lijst wilt wijzigen, moet u een nieuwe workflow maken en aan de gewenste lijst koppelen.

Terug naar boven Terug naar boven

Suggesties voor volgende stappen

Nu u de belangrijkste concepten en overwegingen voor ontwerp begrijpt, wilt u misschien een workflow ontwerpen met een bepaalde toepassing. Koppelingen naar artikelen met volledige workflowvoorbeelden vindt u in de sectie Zie ook.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Designer 2007