Als u wilt samenwerken in teamverband, kunt u toewijzings (toewijzing: een bepaalde resource die aan een bepaalde taak is toegewezen.)- en projectgegevens uit Microsoft Office Project 2003 publiceren naar Microsoft Office Project Server 2003. De teamleden kunnen deze gegevens vervolgens bekijken in Microsoft Office Project Web Access 2003, de gebruikersinterface met webfunctionaliteit waarmee ze gegevens van Project Server 2003 (Project Server: een bij Project behorend product dat werkgroepleden, projectmanagers en andere belanghebbenden in staat stelt samen een projectplanning en statusrapporten te maken door projectinformatie op een website bij te houden en uit te wisselen.) kunnen bekijken en bewerken.
Als teamleden gegevens over hun toewijzingen bijwerken in Project Server, kan de projectmanager deze bijgewerkte gegevens bekijken en hierop reageren vanuit Project of Project Web Access 2003, en de gegevens vervolgens opnemen in de projectplanning (planning: de tijdsbepaling en volgorde van taken in een project. Een planning bestaat voornamelijk uit taken, taakafhankelijkheden, tijdsduurgegevens, beperkingen en tijdgebaseerde projectinformatie.) in Project.
Overzicht van de procedure voor teamsamenwerking
De algemene procedure voor teamsamenwerking in Project Server verloopt als volgt:
-
De projectmanager publiceert toewijzingen van Project De projectmanager publiceert nieuwe of gewijzigde toewijzingen in Project. De gegevens worden doorgezonden naar Project Server.
-
De teamleden ontvangen en bewerken toewijzingen in Project Web Access Met een webbrowser (webbrowser: een computerprogramma waarmee informatie op het World Wide Web kan worden opgezocht en weergegeven.) kan een teamlid zich aanmelden bij Project Server en Project Web Access gebruiken om de toewijzingen te bekijken, hierop te reageren en de toewijzingen zo nodig te weigeren. Het teamlid kan de toewijzingen ook rechtstreeks in het rooster openen en daar bij voortgang van het werk werkelijke waarden (werkelijk: informatie waarmee wat aangegeven wat werkelijk heeft plaatsgevonden. De werkelijke begindatum van een project is bijvoorbeeld de dag waarop de taak in werkelijkheid is begonnen.) invoeren, updates verzenden naar de projectmanager, enzovoort.
Standaard ziet een teamlid alleen de aan hem of haar toegewezen taken. Als de projectmanager berichten voor verschillende projecten aan een teamlid heeft verzonden, worden de taken in Project Server op naam van de projecten geordend.
Als de teamleden via een e-mailsysteem met elkaar zijn verbonden, kunnen kennisgevingsberichten in Project naar het Postvak IN van de teamleden worden gestuurd als toewijzingsgegevens worden gepubliceerd naar Project Server. Anders moeten ze Project Server regelmatig controleren op nieuwe of gewijzigde toewijzingen.
-
De projectmanager ontvangt de gewijzigde toewijzingen en neemt ze over in Project De projectmanager meldt zich aan bij Project Server en bekijkt de reacties en gewijzigde toewijzingen die door de teamleden zijn verzonden in Project of Project Web Access. Op basis van deze reacties werkt de projectmanager de projectplanning bij.