Alles weergeven

Alles verbergen

Met Microsoft Office Project kunt u algemene kosten (kosten: de totale geplande kosten voor een taak, resource of toewijzing, of voor een volledig project. Soms worden deze kosten ook de huidige kosten genoemd. In Project worden de kosten volgens basislijn normaalgesproken 'budget.' genoemd.)gegevens schatten en bijhouden voor uw project. U kunt allerlei typen kosten gebruiken die in de loop van het project voor u worden berekend.

• Welke typen kosten zijn er beschikbaar in Project?

• Hoe maakt u budgetten en vergelijkt u de kosten hiermee?

• Wat zijn kosten op tariefbasis en hoe worden deze berekend?

• Wat zijn kosten per gebruik en hoe worden deze berekend?

• Wat zijn vaste kosten en hoe worden deze berekend?

• Wat zijn kostenresources en hoe worden deze berekend?

• Hoe kunt u de cashflow reguleren?

Welke typen kosten zijn er beschikbaar in Project?

Kosten zijn een belangrijk onderdeel van de planning en het beheer van projecten. Project biedt voor verschillende typen kosten. Als u Project gebruikt, kunt u de volgende typen kosten invoeren en bijhouden:

• Kosten op tariefbasis zijn kosten die worden berekend op basis van de betalingstarieven (betalingstarief: resourcekosten per uur. Project kent twee typen betalingstarieven: het standaardtarief en de tarieven tegen overuren.) die zijn opgegeven voor een resource (resources: de personen, apparatuur en materialen die worden gebruikt om de taken in een project te voltooien.) en de hoeveelheid werk (werk: bij taken de totale arbeid die nodig is om een taak uit te voeren. Bij toewijzingen is dit de hoeveelheid werk waaraan een resource is toegewezen. Bij resources is dit de totale hoeveelheid werk waaraan de resource is toegewezen voor alle taken. Werk is niet hetzelfde als de taakduur.) die wordt uitgevoerd door die resource.
• Kosten per gebruik (kosten per gebruik: een vast bedrag voor het gebruik van een resource dat kan gelden als vervanging voor een variabel bedrag of als toeslag bij een variabel bedrag. Bij werkresources nemen de kosten per gebruik telkens toe wanneer de desbetreffende resource wordt gebruikt. Voor materiaalresources nemen de kosten per gebruik slechts éénmaal toe.) zijn kosten die elke keer dat een resource wordt gebruikt worden berekend, of eenmaal voor elke voltooide taak (taak: een activiteit met een begin en een eind. Projectplanningen bestaan uit taken.) waaraan de resource is toegewezen.
• Vaste (vaste kosten: een set met kosten voor een taak die constant blijven, ongeacht de taakduur of de hoeveelheid werk die door de resource wordt uitgevoerd.) kosten zijn kosten die zijn ingesteld voor een taak en niet voor een resource. Vaste kosten kunnen niet worden gewijzigd, ongeacht de duur (duur: het totaal van de actieve werktijd die vereist is om een taak te voltooien. Meestal betreft het de hoeveelheid werktijd van het begin tot het eind van een taak, zoals dit is gedefinieerd in de project- en resourcekalender.) van een taak of het werk dat voor een taak is uitgevoerd door een resource.
• Kostenresource (kostenresources: resources die niet afhankelijk zijn van de hoeveelheid werk die voor een taak wordt verricht of van de duur van een taak, zoals vliegtuigtickets of logies.) is een resource waarmee u eenmalige of periodieke kosten voor een taak bij elkaar kunt optellen. Een vliegticket en logies zijn voorbeelden van kostenresources. Dit zijn normaal gesproken eenmalige kosten per taak, hoewel er, verspreid over de hele levensduur van een taak, verschillende posten voor deze kosten kunnen voorkomen.
• Budgetresource (budgetresource: een budgetresource legt voor een project de maximumcapaciteit betreffende geld, werk of materiaaleenheden vast. Budgetten kunnen alleen op projectniveau worden toegepast door een budgetresource toe te wijzen aan de projectsamenvattingstaak.) is een resource die wordt toegepast op het project in zijn geheel. Budgetresources staan voor de maximale capaciteit van een project wat betreft geld, werk of materiaaleenheden. Dit betekent echter niet dat een project het budget niet mag overschrijden. Een budgetresource biedt u juist een manier om de geplande cijfers te vergelijken met de werkelijke kosten en u zo te helpen de fiscale haalbaarheid van uw project bij te houden.

  Opmerkingen  

• U kunt meer dan een type kosten invoeren voor één werkresource. U kunt bijvoorbeeld een uurtarief invoeren voor het werk van de resource en kosten per gebruik voor de reistijd of andere kosten.
• De verschillende kostentypen werken op verschillende manieren. Dit is afhankelijk van het feit of de resource een werkresource (een persoon), een materiaalresource (materiaalresource: de verbruiksartikelen of andere verbruiksgoederen die worden gebruikt bij het voltooien van taken in het project.) (zoals cement of gewapend beton) of een kostenresource (kostenresources: resources die niet afhankelijk zijn van de hoeveelheid werk die voor een taak wordt verricht of van de duur van een taak, zoals vliegtuigtickets of logies.) (zoals een vliegticket) is. Voor werkresources wordt het tarief toegepast op basis van een tijdseenheid. Voor materiaal- en kostenresources wordt het tarief toegepast op basis van andere opgegeven eenheden (zoals ton, meter of de eenheden van een geselecteerde valuta).

 Terug naar boven

Hoe maakt u budgetten en vergelijkt u de kosten hiermee?

U kunt op twee manieren een budget maken en bijhouden: met een bottom-up- (bottom-up-schatting: een methode voor het schatten van de kosten waarbij de basiskosten van afzonderlijke werkitems of resources worden berekend in de kostentotalen van de taak, de resource en het project.) of een top-down- (top-down schatting: een schattingsmethode waarbij de werkelijke kosten worden gebruikt van een voorgaand, gelijksoortig project als basis voor het schatten van de totale kosten van een huidig project. Deze methode wordt vaak gebruikt wanneer slechts beperkte informatie aanwezig is over het project .)methode voor het berekenen van de kosten. In Microsoft Office Project worden beide methoden ondersteund.

Een budget maken met de bottom-upmethode

Bij de bottom-upmethode worden de basistarieven of kosten per gebruik berekend voor resources, en de vaste kosten of kostenresources (kostenresources: resources die niet afhankelijk zijn van de hoeveelheid werk die voor een taak wordt verricht of van de duur van een taak, zoals vliegtuigtickets of logies.) voor afzonderlijke taken (taak: een activiteit met een begin en een eind. Projectplanningen bestaan uit taken.). De kostentotalen voor resources, taken en het hele project worden berekend. Deze methode (ook wel bekend als de 'bottom-up' (bottom-up-schatting: een methode voor het schatten van de kosten waarbij de basiskosten van afzonderlijke werkitems of resources worden berekend in de kostentotalen van de taak, de resource en het project.)methode voor het berekenen van de kosten) levert betrouwbare en nauwkeurige resultaten op.

Wanneer u een bottom-upbudget maakt in Microsoft Office Project:

• Geeft u eerst betalingstarieven, kosten per gebruik, vaste kosten en kostenresources op.
• Geeft u vervolgens de geschatte hoeveelheid werk of de geschatte duur op voor elke taak.
• Wijst u tot slot resources toe aan taken.

 Opmerking   Budgetresources zijn beter geschikt voor gebruik in top-downplanning. Deze kunnen alleen op projectniveau worden toegepast door een budgetresource (budgetresource: een budgetresource legt voor een project de maximumcapaciteit betreffende geld, werk of materiaaleenheden vast. Budgetten kunnen alleen op projectniveau worden toegepast door een budgetresource toe te wijzen aan de projectsamenvattingstaak.) toe te wijzen aan de projectsamenvattingstaak (samenvattingstaak: een taak die bestaat uit subtaken en waarin deze subtaken worden samengevat. Met de overzichtsfunctie kunt u samenvattingstaken maken. Project bepaalt automatisch de informatie voor samenvattingsgegevens [zoals duur en kosten] aan de hand van de informatie in de subtaken.).

Vervolgens worden de totale geschatte kosten berekend voor het voltooien van alle taken in het project. Als dit totaal niet overeenstemt met uw budget, moet u de betalingstarieven, resourcetoewijzingen, enzovoort aanpassen.

Nadat u de geschatte kosten hebt verfijnd, kunt u een basislijnplanning (basislijnplanning: de oorspronkelijke projectplanningen [maximaal 11 per project] waarmee de voortgang van een project wordt gevolgd. De basislijnplanning is een momentopname van uw planning op het moment dat de basislijnplanning werd opgeslagen, en bevat informatie over taken, resources en toewijzingen.) opslaan en zo het budget vaststellen voor het project.

Zodra u een budget hebt vastgesteld, kunt u de werkelijke uitgaven vergelijken met de bedragen die u volgens de planning zou uitgeven. Vervolgens kunt u eventueel aanpassingen maken om binnen het budget te blijven. In de meeste gevallen hoeft u enkel de werkelijke kosten in te voeren voor elke taak. De kosten van de taak worden dan automatisch berekend op basis van de voortgang van het project. U kunt, indien nodig, ook specifieke kosten invoeren.

 Opmerking   U kunt op drie manieren kostentotalen weergeven: in het dialoogvenster Projectgegevens, in Project-weergaven (vooral in de weergaven Taakgebruik en Resourcegebruik) of in een rapport. Met Visuele rapporten kunt u deze kostengegevens exporteren naar andere programma's zoals Microsoft Office Excel 2007 en Microsoft Office Visio 2007.

Een budget maken met de top-bottommethode

Bij de top-downmethode voor het berekenen van het budget worden algemene resource-, taak- en projectkostentotalen berekend op basis van gelijkaardige voltooide projecten. Als u een vast maximumgeldbedrag beschikbaar hebt voor een project, kunt u beter de top-downmethode voor het bereken van het budget gebruiken dan de bottom-upmethode.

Wanneer u een top-downbudget maakt voor uw project:

• Ten eerste maakt u budgetresources (budgetresource: een budgetresource legt voor een project de maximumcapaciteit betreffende geld, werk of materiaaleenheden vast. Budgetten kunnen alleen op projectniveau worden toegepast door een budgetresource toe te wijzen aan de projectsamenvattingstaak.) die staan voor het algemene budget voor het project, inclusief budgetresources voor kosten, werk en materiaal.
• Ten tweede wijst u de budgetresources toe aan de projectsamenvattingstaak. Op die manier worden budgetten toegepast op het volledige project.
• Ten derde geeft u waarden op voor de budgetresources.
• Ten vierde geeft u aan welke overige resources in uw project u wilt bijhouden en vergelijken met de algemene budgetresources. Dit doet u door een aangepast veld te maken voor alle resources in uw project en vervolgens elk van deze resources (ook de budgetresources) te categoriseren door in het aangepaste veld een waarde op te geven die aangeeft met welk budgettype de resource wordt vergeleken.
• Nadat u alle resources hebt gecategoriseerd op budgettype, groepeert u de resources tot slot om ze te vergelijken met het algemene projectbudget.

 Terug naar boven

Wat zijn kosten op tariefbasis en hoe worden deze berekend?

Resourcekosten op tariefbasis zijn kosten van werkresources (werkresource: menselijke resources en apparatuurresources die werk uitvoeren om een taak te voltooien. Werkresources gebruiken tijd [uren of dagen] om taken uit te voeren.), zoals personen of gehuurde apparatuur, waaraan u een standaardtarief en (indien nodig) overuurtarieven (overuren: de hoeveelheid werk voor een toewijzing die is gepland buiten de normale werkuren van een toegewezen resource tegen het tarief voor overuren. Overuren is de hoeveelheid werk van de toewijzing die is opgegeven als overuren.) toewijst, normaal gesproken op uurbasis. Wanneer u een resource toewijst aan een taak, worden de totale resourcekosten automatisch berekend aan de hand van de opgegeven uurtarieven van de resource en de tijd (of duur (duur: het totaal van de actieve werktijd die vereist is om een taak te voltooien. Meestal betreft het de hoeveelheid werktijd van het begin tot het eind van een taak, zoals dit is gedefinieerd in de project- en resourcekalender.)) die nodig is om de taak te voltooien.

 Opmerking   In Microsoft Office Project worden standaard de standaardtarieven voor resources gebruikt om de kosten te berekenen voor de volledige hoeveelheid werk die nodig is om een taak te voltooien. Extra uren worden niet automatisch geteld als overuren, tenzij u deze uren specifiek toewijst als overuren.

Aangezien werk altijd staat voor de totale hoeveelheid werk die is geleverd, wordt het aantal overuren opgenomen in, en niet toegevoegd aan, de totale hoeveelheid werk. Als iemand voor 40 uur werk in 4 dagen is ingepland met 8 uur gewone werktijd en 2 overuren per dag, wijst u 10 uur werk per dag toe en geeft u 2 van de 10 uur als overuren op. In Microsoft Office Project worden de kosten van de uren die zijn ingevoerd als overuren berekend aan de hand van het opgegeven overurentarief. De overige uren worden berekend op basis van het standaardtarief.

Materiaalkosten op tariefbasis zijn de kosten van verbruiksmateriaalresources, zoals bouwmateriaal en voorraden, waaraan u standaardtarieven toewijst (maar normaal gesproken geen uurtarieven). Als u kosten wilt toewijzen aan materiaalresources, stelt u het tarief per materiaaleenheid in, bijvoorbeeld een tarief per meter of per ton. Wanneer u een materiaalresource toewijst aan een taak, worden de totale materiaalkosten in Microsoft Office Project berekend door het ingevoerde tarief voor materiaalresources te vermenigvuldigen met het aantal materiaaleenheden dat is gebruikt om de taak te voltooien.

Op werkresources wordt soms een tarieventabel (tarieventabel: een verzameling gegevens over de tarieven van een resource (waaronder het standaardtarief, het tarief van overuren en eventuele kosten per gebruik) en de datum waarop het desbetreffende tarief ingaat. U kunt maximaal vijf verschillende tarieventabellen instellen voor elke resource.) toegepast wanneer er kosten worden berekend. Een tarieventabel is een verzameling tarieven en kosten per gebruik voor materiaal- en werkresources. Microsoft Office Project heeft vijf tarieventabellen, met de namen A tot en met E (u kunt de namen niet wijzigen). Dit betekent dat u wel vijf verschillende tarievensets aan een resource kunt toewijzen als voor een resource verschillende tarieven van toepassing zijn voor verschillende typen werk. Bijvoorbeeld: als een timmerman een hoger tarief hanteert voor precisiewerk, kunt u de ene tarieventabel toepassen op het precisiewerk en de andere op overig werk.

Elke tarieventabel heeft tot 25 rijen die u kunt gebruiken om toekomstige tariefwijzigingen in te voeren (zoals verhogingen van het betalingstarief of wijzigingen in de materiaalkosten). Voor elke tariefwijziging geeft u de datum op waarop de wijziging van kracht wordt. Als u bijvoorbeeld weet dat een resource over zes maanden een salarisverhoging krijgt, kunt u instellen dat het nieuwe tarief vanaf dat moment automatisch wordt gebruikt.

 Opmerking   Als u Microsoft Office Project Professional 2003 gebruikt en werkt met ondernemingsresources (ondernemingsresources: resources die deel uitmaken van de volledige lijst met resources van een onderneming. Ondernemingsresources kunnen bij meerdere projecten worden gebruikt.), kan uw organisatie ervoor kiezen om beperkingen toe te passen op tarieventabellen. Uw organisatie kan bijvoorbeeld tarieventabel A toewijzen aan factureerbare tarieven en tarieventabel B aan niet-factureerbare tarieven. Neem contact op met de beheerder (beheerder: deze stelt gebruikersaccounts in en beheert deze, wijst machtigingen toe en helpt gebruikers bij problemen met netwerk- of servertoegang. Deze persoon kan tevens verantwoordelijk zijn voor het beheren en aanpassen van verschillenden onderdelen bij Project Professional en bij Project Server.) voor meer informatie.

 Terug naar boven

Wat zijn kosten per gebruik en hoe worden deze berekend?

Kosten per gebruik zijn eenmalige kosten voor het gebruik van een resource, bijvoorbeeld apparatuur. Kosten per gebruik zijn nooit afhankelijk van de hoeveelheid geleverd werk. Het zijn daarentegen eenmalige kosten die elke keer dat de resource wordt gebruikt worden berekend. Hoewel kosten per gebruik voor een werkresource afhankelijk zijn van het aantal gebruikte toewijzingseenheden (toewijzingseenheden: het percentage van de tijd van een werkresource (eenheden) waarvoor de resource is toegewezen aan een taak.), worden kosten per gebruik maar eenmaal toegepast voor een materiaalresource. Bijvoorbeeld: als de kosten per gebruik van een metselaar € 100 bedragen (in plaats van een uurtarief) en er drie metselaars nodig zijn om een taak te voltooien, bedragen de kosten € 300. Leveringskosten per gebruik van € 100 voor een materiaalresource als cement worden echter eenmaal per levering toegepast, of er nu 10 ton cement wordt geleverd of 100 ton.

 Opmerking   Kosten per gebruik stelt u in op het tabblad Kosten van het dialoogvenster Resourcegegevens.

 Terug naar boven

Wat zijn vaste kosten en hoe worden deze berekend?

Vaste kosten zijn kosten voor een taak die constant blijven, ongeacht de duur van de taak, de hoeveelheid werk die door de resource is gedaan en het aantal toewijzingseenheden.

 Opmerking   De resourcekosten op tariefbasis kunnen oplopen wanneer een taak langer duurt dan gepland. Dit geldt niet voor vaste kosten. Bijvoorbeeld: als een timmerman een resource op tariefbasis is (dat wil zeggen dat deze per uur wordt betaald) en deze ingepland staat om een taak in vijf dagen te voltooien maar deze er in werkelijkheid zeven dagen over doet, krijgt de timmerman meer uitbetaald dan was gebudgetteerd. Als de timmerman echter vaste kosten betaald krijgt voor het werk, blijven de kosten gelijk, ongeacht hoelang deze erover doet om de taak te voltooien.

U kunt vaste kosten toewijzen aan een taak waaraan ook al resourcekosten op tariefbasis zijn toegewezen. Bijvoorbeeld: als een resource op tariefbasis die is toegewezen aan een taak ook reiskosten maakt, kunt u de reiskosten als een vast bedrag toevoegen aan dezelfde taak. Vaste kosten worden opgenomen in de totale kosten van zowel projectfasen (voor samenvattingstaken (samenvattingstaak: een taak die bestaat uit subtaken en waarin deze subtaken worden samengevat. Met de overzichtsfunctie kunt u samenvattingstaken maken. Project bepaalt automatisch de informatie voor samenvattingsgegevens [zoals duur en kosten] aan de hand van de informatie in de subtaken.)) en van het hele project.

 Opmerking   U stelt vaste kosten in in een taakweergave (zoals een Gantt-diagram) door de juiste tarieventabel toe te passen en vervolgens het bedrag in te stellen in het veld Vaste kosten.

 Terug naar boven

Wat zijn kostenresources en hoe worden deze berekend?

In tegenstelling tot vaste kosten en kosten per gebruik worden kostenresources (zoals logies of een vliegticket) gemaakt als een resourcetype en vervolgens toegewezen aan een taak. In tegenstelling tot werkresources kan er op kostenresources geen kalender worden toegepast. Ze zijn daarom ook niet van invloed op de planning van de taak. Het bedrag van de kostenresources is niet afhankelijk van de hoeveelheid werk die is uitgevoerd voor een taak.

Kostenresources worden gebruikt wanneer u verschillende kosten wilt toepassen (op één taak), die niet worden gewijzigd door de hoeveelheid werk die wordt uitgevoerd voor de taak. Bijvoorbeeld: op een manager die werkt aan een nieuwe projectvoorstel kunnen drie verschillende kostenresources van toepassing zijn: een voor het vliegticket, een voor eten en drinken, en een voor de hotelkamer. Op deze manier kunnen verschillende 'vaste' kosten worden toegepast op één taak. Op kostenresources kunnen geen tarieven worden toegepast (dit geldt wel voor werkresources en materiaalresources).

 Opmerking   Kostenresources worden gemaakt op het resourceblad. (Klik op het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Resourcegegevens op Kosten in de lijst Type.) Nadat u de kostenresource hebt gemaakt, kunt u deze toewijzen aan de gewenste taken. Nadat de kostenresource is toegewezen aan een taak, kunt u het bedrag instellen met behulp van het dialoogvenster Taakgegevens voor die taak, het dialoogvenster Toewijzingsgegevens voor die taak of de weergave Taakgebruik waarop de kostentabel is toegepast.

 Terug naar boven

Hoe kunt u de cashflow reguleren?

Bij het toewijzen van kosten aan taken en resources kunt u opgeven wanneer de kosten worden berekend (methode van toename: hiermee wordt bepaald wanneer de kosten van een resource worden gemaakt en wanneer de werkelijke kosten ten laste worden gebracht van een project. Kosten kunnen worden gemaakt aan het begin [Begin] of einde [Einde] van een taak of tijdens de taak [Tijdens project].). Als de cashflow een kritieke factor is in uw project, kunt u wijzigen hoe kosten voor afzonderlijke taken worden berekend om ervoor te zorgen dat ze alleen worden berekend wanneer u voldoende geld hebt om ze te kunnen betalen.

Behalve voor kosten per gebruik, die altijd volledig aan het begin van een taak worden berekend, nemen de kosten in Microsoft Office Project standaard evenredig toe en worden ze berekend op basis van het percentage van de taak dat is voltooid, waarbij het totaalbedrag wordt verdeeld over de hele duur van de taak. U kunt kosten echter ook berekenen aan het begin van een taak (als u een aanbetaling doet aan het begin) of aan het einde van een taak (als u pas betaalt als het werk is voltooid).

 Opmerking   De methode voor de toename van kosten kan op verschillende manieren worden ingesteld, afhankelijk van het type kosten. Voor de meeste typen resources (waaronder werk-, materiaal- en kostenresources, en kosten per gebruik) stelt u de methode voor de toename van kosten in op het tabblad Kosten van het dialoogvenster Resourcegegevens. Voor vaste kosten stelt u de methode voor de toename van kosten in in het veld Toename van vaste kosten.

 Terug naar boven