Wat is het verschil tussen projecten, portfolio's, fasen en processen?

Haalt u wel eens een fase en een proces door elkaar? Of een portfolio en een product? Misschien hebt u er totaal geen problemen mee, maar het jargon van projectmanagers kan soms behoorlijk verwarrend zijn. Dit artikel maakt u wegwijs in de terminologie van projectmanagement.

In dit artikel


Basisprincipes: fasen, processen, portfolio's en producten

Een project is eenvoudigweg een reeks activiteiten die volgens een schema worden uitgevoerd, en die een soort uitvoer produceren. Sommige projecten staan op zichzelf, zonder relatie met ander werk dat in een organisatie wordt uitgevoerd. Andere projecten maken deel uit van grotere projecten, zoals fasen (fase: een groep gerelateerde taken waarmee een belangrijke stap in het project wordt voltooid.), processen, programma's en portfolio's (portfolio: een lijst met projecten binnen een organisatie die mogelijk hetzelfde beheer van doelstellingen, budget of resources hebben.).

Fasen

Projecten kunnen worden ingedeeld in fasen, zodat meerdere projecten die betrekking hebben op hetzelfde doel, tegelijk kunnen worden beheerd. Neem een liefdadigheidsinstelling die elk jaar een geldinzamelingsevenement organiseert. Om alle projecten voor het evenement te kunnen beheren, worden deze in drie fasen ingedeeld: Planning, Evenement en Nabespreking. Elke fase bestaat uit meerdere projecten.

Fase Projecten Fase-uitvoer
Planning
  • Faciliteiten boeken
  • Gastsprekers benaderen en boeken
  • Deelnemers uitnodigen
Voltooid document met evenementplan
Evenement
  • Faciliteit opzetten
  • Gastspreker bijstaan
  • Services voor deelnemers opzetten
Evenement loopt naar verwachting
Nabespreking
  • Enquête onder deelnemers houden
  • Nabesprekingsnotities opstellen
Voltooid nabesprekingsdocument

Processen

De activiteiten van twee verschillende projecten kunnen verband met elkaar houden en een proces vormen. Stel dat u twee projecten hebt: een project met de activiteiten om een kaartverkoopsysteem voor een callcenter op te zetten, en een tweede project met de activiteiten om ondersteuningsmedewerkers voor een callcenter aan te stellen en te trainen.

Project 1 Project 2

Activiteiten:

  • Systeem voor kaartverkoop ontwikkelen
  • Systeem voor kaartverkoop testen
  • Systeem voor kaartverkoop vrijgeven

Activiteiten:

  • Ondersteuningspersoneel interviewen
  • Ondersteuningspersoneel aanstellen
  • Ondersteuningspersoneel trainen
Uitvoer:
kaartverkoopsysteem voor callcenter
Uitvoer:
ondersteuningspersoneel van callcenter

De gecombineerde reeks activiteiten van de twee projecten vormt een proces voor het opzetten van een callcenter. De uitvoer van het proces is een volledig functioneel callcenter.

Proces

Activiteiten van project 1:

  • Systeem voor kaartverkoop ontwikkelen
  • Systeem voor kaartverkoop testen
  • Systeem voor kaartverkoop vrijgeven

Activiteiten voor project 2:

  • Ondersteuningspersoneel interviewen
  • Ondersteuningspersoneel aanstellen
  • Ondersteuningspersoneel trainen
Uitvoer van proces:
volledig functioneel callcenter

Programma's

Een programma is een groep projecten die samen worden beheerd zodat hun verwante status optimaal wordt benut. Een bouwbedrijf dat aan een nieuwe onderafdeling werkt, beheert elk huis in de onderafdeling als een apart project. Als het bedrijf de projecten groepeert in een programma voor de gehele onderafdeling, kan het de voortgang van de onderafdeling in zijn geheel zien en plannen maken om derde partijen aan te stellen, zoals cementwagens of landschapsarchitecten.

Programma Projecten
Contoso Estates
  • Contoso Drive 530
  • Contoso Drive 531
  • Contoso Drive 532
  • Contoso Drive 533

Portfolio's

Sommige projectmanagers gebruiken portfolio's om projecten en programma's aan hun bijbehorende strategische bedrijfsdoelstellingen te koppelen. Een softwareontwikkelingsbedrijf heeft drie strategische bedrijfsdoelstellingen vastgesteld: Innovatie in de industrie, Veilige software ontwikkelen en Eersteklas klantenondersteuning bieden. De organisatie stelt portfolio's op voor deze drie doelstellingen (Innovatie, Beveiliging en Ondersteuning), en lijnt de huidige projecten en programma's binnen deze portfolio's uit.

Portfolio Projecten en programma's
Innovatie
  • Project: concurrentieanalyse
  • Programma: industrietraining
    (bevat drie projecten: Externe medewerkers identificeren, Productmanagers trainen en Conferenties bijwonen).
Beveiliging
  • Project: testen van beveiliging
  • Programma: op server gebaseerd registratiesysteem implementeren
    (bevat twee projecten: Serverfarm bouwen en Registratiecode ontwikkelen).
Ondersteuning
  • Project: verkoopsysteem voor callcenter implementeren
  • Project: callcenterpersoneel aanstellen en trainen
  • Programma: onlineklantenresources
    (bevat twee projecten: Klanteninterface voor kaartverkoopsysteem bouwen en E-learningresources ontwikkelen en publiceren).

Terug naar boven Terug naar boven

De uitvoer: de af te leveren producten van uw project

Projecten, fasen en processen produceren allemaal een soort uitvoer. Dit zijn af te leveren producten. Een af te leveren product is een tastbaar artikel, zoals een document of voltooid product. Af te leveren producten kunnen producten of goederen zijn, maar ook resultaten of services. In de volgende tabel vindt u enkele voorbeelden van deze af te leveren producttypen:

Af te leveren producttype Beschrijving Voorbeelden
Product Een tastbaar item als uitvoer van een project, fase of proces. Producten kunnen zelfstandige af te leveren producten zijn, of ze kunnen onderdeel uitmaken van een groter af te leveren product. Document, softwareprogramma, huis
Resultaat De uitvoer van een voltooid project, proces of voltooide fase. Gereviseerd proces voor foutopsporing, nieuwe organisatiestructuur, richtlijnen voor milieubewust bouwen
Service Een uitvoer van een project, fase of proces waardoor een organisatie een bedrijfsfunctie kan uitvoeren. Volledig functioneel callcenter, tafel met personeel tijdens conferentie, radiodispatchservice

Terug naar boven Terug naar boven

Hoe past Microsoft Project in uw projectmanagementsysteem?

We gaan nog een stapje verder terug: een projectmanagementsysteem heeft betrekking op de geïntegreerde reeks processen, technieken, methodes en hulpmiddelen die worden gebruikt om projecten te plannen en bij te houden. Microsoft Project is een hulpprogramma binnen het grotere projectmanagementsysteem. Projecten, ook wel projectplannen genoemd, worden opgeslagen als aparte bestanden binnen Project 2010, en kunnen gegroepeerd worden in grotere projecten, zoals fasen (fase: een groep gerelateerde taken waarmee een belangrijke stap in het project wordt voltooid.), processen, programma's en portfolio's (portfolio: een lijst met projecten binnen een organisatie die mogelijk hetzelfde beheer van doelstellingen, budget of resources hebben.).

Terug naar boven Terug naar boven

Hebt u er nog niet genoeg van? Wilt u nog meer weten?

 
 
Van toepassing op:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010