Een stapje verder dan Excel voor uw projectmanagement

Geef het maar toe: u gebruikt een Microsoft Excel-werkblad om uw projecten te beheren, en ziet niet in waarom u zou moeten veranderen. U bent niet de enige.

Het is verleidelijk om een projectplan in Excel te starten, omdat u snel alle projecten kunt weergeven, ze naar wens kunt schikken, en zelfs iets kunt maken dat op een Gantt-diagramweergave (Gantt-diagram (weergave): een vooraf gedefinieerde weergave waarin links projecttaken worden weergegeven en rechts grafische balken die overeenkomen met de duur van de projecttaken links in de weergave.) lijkt. Maar een werkblad schiet tekort wanneer u wijzigingen in uw project berekent.

Wanneer u meerdere projecten, onderbroken planningen en gedeelde resources moet beheren, kan het onderhouden van een planning in een werkblad u boven het hoofd groeien. Microsoft Project heeft een dynamische planningsengine, hulpprogramma's voor resourcebeheer en ondersteuning voor betere communicatie, zodat u het spoor niet bijster raakt.

Wat wilt u doen?


Ondernemingsbreed resourcebeheer benutten

Wat gebeurt er wanneer één resource aan meerdere projecten wordt toegewezen en u werkbladen gebruikt om projecten bij te houden? U moet resources buiten uw projectplan om beheren, hetzij handmatig, hetzij via een programma van derden. Resources worden vaak onopzettelijk overbezet (overbezetting: overbezetting ontstaat wanneer er meer taken aan een resource worden toegewezen dan de resource binnen de beschikbare werktijd kan uitvoeren.), en het werk opnieuw plannen kan u soms uren hoofdbrekens bezorgen.

Met Microsoft Project Professional zijn alle projecten in uw organisatie gekoppeld aan een centrale, ondernemingsbrede resourcegroep (resourcegroep: een groep resources die beschikbaar zijn voor toewijzingen van projecttaken. Een resourcepool kan uitsluitend door één project worden gebruikt of worden gedeeld over verschillende projecten.). Deze groep stelt projectmanagers in staat om snel de beschikbaarheid (beschikbaarheid: geeft aan wanneer een resource beschikbaar is en hoeveel tijd van een resource kan worden gepland voor toegewezen werk. De beschikbaarheid wordt bepaald aan de hand van project- en resourcekalenders, begin- en einddatums van resources en de mate waarin een resource beschikbaar is voor werk.) van een resource te zien voordat die resource aan een taak wordt toegewezen.

Terug naar boven Terug naar boven

Project het effect van datumwijzigingen laten berekenen

Stel, u hebt een project in een werkblad bijgehouden. Dit project bevat een taak die niet kan worden gestart tot een ander project een specifiek af te leveren product (deliverable: een tastbaar en meetbaar resultaat of item dat moet worden geproduceerd om een project of een deel van een project te voltooien. Meestal komen het projectteam en de belanghebbenden van het project overeen wat de deliverables van het project zijn voordat het project begint.) produceert. De voltooiing van dit product is voor 18 juni gepland. Het is nu 25 juni en het product is nog steeds niet klaar. Hoe lang duurt het om uw werkblad bij te werken met een nieuwe datum voor de taak die afhankelijk is van dat af te leveren product? Misschien niet lang als de taak aan het eind van het project voorkomt, maar wat als de taak aan het begin van het project plaatsvindt? En als uw project meer dan 50 taken bevat? Of meer dan 100 taken?

Project kan u helpen snel uw projectplanning en resourcetoewijzingen (toewijzing: een bepaalde resource die aan een bepaalde taak is toegewezen.) aan te passen dankzij de dynamische planningsengine. De engine verwerkt probleemloos datumwijzigingen en de effecten, en houdt rekening met alle afhankelijkheden, af te leveren producten en resourcetoewijzingen. Niet alleen wordt de planning automatisch opnieuw berekend, ook worden de gewijzigde datums gemarkeerd, zodat u snel kunt zien wat het effect is van een verschuiving in de planning.

Terug naar boven Terug naar boven

Flexibele rapporteringsmethoden gebruiken

U hebt over tien minuten een onverwachte bijeenkomst met uw manager om de status van uw project te bespreken. U wilt een voortgangsrapport van uw project laten zien, maar in zo'n korte tijd kunt u alleen uw werkblad afdrukken en hopen dat de gegevens up-to-date zijn. U zou liever een diepgaander rapport aan uw manager willen laten zien, maar dat kan gewoon niet in zo'n korte tijd wanneer u een werkblad gebruikt.

Met Project kunt u snel een visueel rapport genereren met behulp van een sjabloon waarmee de gegevens naar een draaitabel (draaitabelrapport: een interactieve tabel waarin grote hoeveelheden gegevens worden samengevat en geanalyseerd. De rijen en kolommen kunnen worden gedraaid om verschillende samenvattingen weer te geven van de brongegevens, de gegevens te filteren door verschillende pagina's weer te geven of om de details weer te geven.) in Excel of een draaidiagram in Microsoft Visio Professional worden geëxporteerd. U kunt kiezen welke velden in het rapport u wilt markeren, waaronder aangepaste velden die u voor uw project hebt opgezet, en u kunt een overzichtelijk, bondig rapport tijdens uw bijeenkomst met het management presenteren.

Terug naar boven Terug naar boven

Integreren met Excel

Wanneer u uw projectgegevens naar Excel exporteert, kunt u de krachtige werkbladfunctionaliteit blijven gebruiken terwijl u Project gebruikt om de planning en resources van uw project bij te houden. U kunt ook Excel-gegevens in uw projectplan importeren of insluiten.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Project 2010