Een Project-plan maken in vijf eenvoudige stappen

Hebt u al eens een plan gemaakt in de beginfase van een project (misschien wel om toestemming te krijgen voor het project) om er vervolgens achter te komen dat het plan niet werkbaar was zodra u begon met het bijhouden (bijhouden: de werkelijke voortgang van taken bekijken en bijwerken zodat u de voortgang in de loop van de tijd kunt bekijken, uitgelopen taken kunt evalueren, geplande of basislijngegevens kunt vergelijken met werkelijke gegevens en het percentage voltooid van taken en het project kunt controleren.) van de voortgang? Door op de juiste manier te werk te gaan, kunt u ervoor zorgen dat het plan dat u aan het begin van het project maakt, gedurende het gehele project een effectief managementhulpmiddel is.

Volg de vijf stappen in dit artikel om op de juiste koers te blijven. Hierbij wordt aangenomen dat u voor het project al een begindatum (begindatum: de datum waarop een taak volgens de planning moet beginnen. Deze datum is gebaseerd op de duur, de kalenders en de beperkingen van de voorafgaande en opvolgende taken. Daarnaast is de begindatum van een taak gebaseerd op de eigen kalenders en beperkingen.) hebt gedefinieerd, de juiste basiskalender (basiskalender: een kalender die kan worden gebruikt als project- en taakkalender en waarin de standaard werktijd en vrije tijd wordt opgegeven voor een reeks resources. De basiskalender is niet hetzelfde als een resourcekalender, waarin de werktijd en vrije tijd voor één bepaalde resource zijn vermeld.) hebt toegepast, een standaardwaarde hebt ingesteld voor het taaktype (taaktype: een kenmerk van een taak dat is gebaseerd op de vaste en variabele aspecten van de taak. Er zijn drie taaktypen: vaste eenheden, vast werk en vaste duur. Het standaardtype in Project is Vaste eenheden.) en overige instellingen hebt gedefinieerd in het dialoogvenster Opties (in het menu Extra). Hebt u deze instellingen nog niet gedefinieerd, raadpleeg dan de verwante koppelingen in het gedeelte Zie ook op deze pagina. Voer vervolgens de volgende vijf stappen uit:

1. Een taakoverzicht en projectstructuur maken
2. Taken verder of minder ver laten inspringen om de projectstructuur definitief te maken
3. De duur van taken of werkplanningen invoeren
4. Afhankelijkheden tussen taken instellen
5. Resources toewijzen

U kunt al deze taken uitvoeren met de standaard weergave (weergave: de combinatie van een of meer weergaven [Gantt-diagram, Resourceblad, enzovoort] en indien van toepassing, een tabel en een filter. Gebruik weergaven om met gegevens te kunnen werken in verschillende indelingen. Er zijn drie typen weergaven: grafieken of diagrammen, bladen en formulieren.) in Project, het Gantt-diagram. De gegevensinvoer tabel (tabel: een set kolommen waarin bepaalde gegevens over taken, resources en toewijzingen worden weergegeven in een bladweergave.), wat de standaardtabel is voor het Gantt-diagram, is ook uitermate geschikt voor dit proces. In de volgende stappen wordt duidelijk wanneer u extra kolommen kunt invoegen.

Stap 1: een taakoverzicht en projectstructuur maken

Een van de grootste fouten die planners maken, is dat ze niet begrijpen hoe belangrijk de projectstructuur (projectstructuur: een hiërarchische structuur waarmee taken worden ingedeeld voor statusrapporten en voor het controleren van de kosten. In Project kunt u taak-id's gebruiken of uw eigen structuurcode toewijzen aan elke taak.) is. De projectstructuur is de hiërarchische lijst van de verschillende fasen (fase: een groep gerelateerde taken waarmee een belangrijke stap in het project wordt voltooid.), taken (taak: een activiteit met een begin en een eind. Projectplanningen bestaan uit taken.) en mijlpalen (mijlpaal: een referentiepunt waarmee een belangrijke gebeurtenis wordt aangegeven in een project en waarmee de voortgang van het project kan worden bijgehouden. Elke taak met de tijdsduur 0 wordt automatisch weergegeven als een mijlpaal; daarnaast kunt u elke andere taak met elke willekeurige tijdsduur markeren als mijlpaal.) van een project. Het vormt de kern van de projectplanning. De projectstructuur is van essentieel belang omdat deze de omvang (vereisten en doelstellingen: de combinatie van alle projectvereisten en -doelstellingen, de taken en de hoeveelheid werk die is vereist om de taken te voltooien.) van het project bepaalt. De omvang bepaalt op zijn beurt de tijdlijn en het budget (budget: de geschatte kosten van een project dat u in Project opzet met uw basislijnplanning.). Door de tijd te nemen om de projectstructuur te bepalen, bespaart u in een later stadium veel tijd. U voorkomt hiermee immers dat u werk overnieuw moet doen.

Voor het maken van een projectstructuur begint u met het in kaart brengen van de grootste onderdelen (samenvattingstaken) van uw project, waarna u de kleinere onderdelen (taken) binnen de grootste onderdelen op een rij zet. Splits de verschillende onderdelen steeds verder op totdat het detailniveau voldoende is voor uw plan. Wanneer is het detailniveau voldoende? Houd rekening met de volgende factoren:

• Op welk taakniveau wilt u de status bijhouden? Teamleden moeten de status van taken aan u doorgeven en u moet verslag doen van de status. Als u het werk (werk: bij taken de totale arbeid die nodig is om een taak uit te voeren. Bij toewijzingen is dit de hoeveelheid werk waaraan een resource is toegewezen. Bij resources is dit de totale hoeveelheid werk waaraan de resource is toegewezen voor alle taken. Werk is niet hetzelfde als de taakduur.) opsplitst in taken van één dag en uw project maandenlang duurt, bent u samen met uw team veel tijd kwijt aan het bijhouden van de status.
• Welk detailniveau geeft een goede indicatie van de risico's (risico: een gebeurtenis of situatie die een negatief effect kan hebben op de projectvereisten en -doelstellingen, de planning, het budget of de kwaliteit.)? Het opsplitsen van taken maakt het gemakkelijker om problemen tijdig te signaleren zodat ze kunnen worden opgelost.
• Is goed aan te geven wat de afhankelijkheden tussen taken zijn? Als de werkzaamheden aan een bepaald onderdeel pas van start kunnen gaan wanneer de werkzaamheden aan een ander onderdeel zijn voltooid, moet het werk aan elk van deze onderdelen als een afzonderlijke taak worden gedefinieerd, zodat u deze afhankelijkheid kunt vastleggen.

Samenvattingstaken invoeren

Taken invoeren

Bij het invoeren van nieuwe taaknamen in Project wordt hieraan automatisch een duur (duur: het totaal van de actieve werktijd die vereist is om een taak te voltooien. Meestal betreft het de hoeveelheid werktijd van het begin tot het eind van een taak, zoals dit is gedefinieerd in de project- en resourcekalender.) van één dag toegewezen en wordt ingesteld dat deze taken beginnen op de begindatum van het project.

Voeg ook mijlpalen (markeerpunten voor belangrijke afgeronde werkzaamheden ) toe aan het eind van elke belangrijke activiteit om de voortgang te meten en vergelijkend onderzoek te doen. Het is verstandig om mijlpaaltaken een naam te geven die afronding aangeeft of het bereiken van een belangrijk punt in de projectduur.

 Opmerking   Voer geen taken in die het project als geheel vertegenwoordigen. Dit kunt u automatisch laten doen in Project. Klik in het menu Extra op Opties en klik vervolgens op het tabblad Beeld. Schakel onder Overzichtsopties voor het selectievakje Projectsamenvattingstaak tonen in.

Stap 2: taken verder of minder ver laten inspringen om de projectstructuur definitief te maken

Wanneer u taken hebt ingevoerd in het veld Naam van de taak, kunt u de hiërarchie gaan maken. U kunt in het veld Naam van de taak blijven en met de knoppen Inspringen en Inspringing verkleinen op de werkbalk Opmaak de overzichtsniveaus (overzicht: een hiërarchische structuur voor een project waarmee wordt aangegeven hoe bepaalde taken binnen meer algemene groeperingen vallen. In Project worden subtaken ingesprongen onder samenvattingstaken.) bepalen. Wat is hiervan het nut? In Project wordt op basis van de inspringing onderscheid gemaakt tussen belangrijke fasen in de werkzaamheden, die samenvattingstaken (samenvattingstaak: een taak die bestaat uit subtaken en waarin deze subtaken worden samengevat. Met de overzichtsfunctie kunt u samenvattingstaken maken. Project bepaalt automatisch de informatie voor samenvattingsgegevens [zoals duur en kosten] aan de hand van de informatie in de subtaken.) worden genoemd, en onderliggende fasen, die subtaken (subtaak: een taak die deel uitmaakt van een samenvattingstaak. De informatie van de subtaak wordt samengevoegd met de samenvattingstaak. Met de overzichtsfunctie van Project kunnen projecttaken worden toegewezen.) worden genoemd. Onder samenvattingstaken worden subtaken ingesprongen weergegeven. Subtaken staan voor de werkelijke werkzaamheden die door een resource worden uitgevoerd. Onder subtaken bevinden zich nooit andere subtaken.

 Opmerking   Wanneer men het over taken heeft in Project, worden subtaken bedoeld. Wanneer men het heeft over fasen of samenvattingstaken, worden samenvattingstaken bedoeld.

Door overzichtsniveaus te gebruiken (maximaal negen), kunt u gegevens samenvatten. Samenvattingstaken bevatten gegevens over de onderliggende taken. Zo wordt in Project bijvoorbeeld de duur berekend voor samenvattingstaken. De duur van een samenvattingstaak is de totale tijd die benodigd is voor het voltooien van alle bijbehorende subtaken. In de projectsamenvattingstaak (samenvattingstaak van project: een taak waarin de duur, het werk en de kosten van alle taken in een project worden samengevat. De samenvattingstaak van het project wordt bovenaan in het project weergegeven, het id-nummer is 0 en de tijdlijn van het project wordt erin weergegeven van het begin tot het eind.) wordt het volledige project samengevat.

De structuur van het taakoverzicht instellen

Hier is een voorbeeld van een volledig overzicht, waarbij de overzichtsnummers worden weergegeven.

De overzichtsnummers weerspiegelen de hiërarchie of overzichtsstructuur van het Project-plan.

 Opmerkingen 

• In Project kan het overzicht worden weergegeven als een Netwerkdiagram (Netwerkdiagram: een diagram waarin afhankelijkheden worden aangegeven tussen projecttaken. Taken worden aangegeven door vakken, of knooppunten, en taakafhankelijkheden worden aangegeven door lijnen waarmee de vakken worden verbonden. In Project is de weergave Netwerkdiagram een netwerkdiagram.) nadat de afhankelijkheidsstructuur is vastgelegd zoals in de volgende stap wordt beschreven. U kunt ook de wizard Visio-projectstructuurdiagram gebruiken om het overzicht in een traditioneler diagram of boomstructuur te bekijken. Zie voor meer informatie over netwerkdiagrammen en de wizard Visio-projectstructuurdiagram de verwante koppelingen in het gedeelte Zie ook op deze pagina.
• U kunt samenvattingstaken op eenvoudige wijze samenvouwen en uitvouwen om verschillende detailniveaus te verbergen of weer te geven. Klik op Uitvouwen of Samenvouwen naast een samenvattingstaak om de bijbehorende subtaken respectievelijk weer te geven of te verbergen. U kunt ook snel verschillende overzichtsniveaus weergeven door te klikken op Weergeven op de werkbalk Opmaak.

Stap 3: de duur van taken of een werkplanning invoeren

U kunt een schatting aangeven voor de tijd die benodigd is om de taken uit te voeren door het werk of de duur op te geven. Het werk is de inspanning of het aantal manuren dat benodigd is om een taak uit te voeren. De duur is de werkelijk benodigde tijd voor het uitvoeren van een taak. Als een taak 16 uur werk kost en het werk door één persoon wordt gedaan, is de bijbehorende duur 2 dagen (als we uitgaan van een werkdag van 8 uur). Als twee mensen het werk doen, is de duur één dag. De hoeveelheid werk is hoe dan ook hetzelfde. Als u een op werk gebaseerde schattingsmethode gebruikt, bepalen de toegewezen resources de duur voor elke taak. Deze vorm van planning wordt planning op basis van beschikbare resources (planning op basis van beschikbare resources: de standaardmethode van planning in Project; de duur van een taak neemt af of toe naarmate resources worden toegevoegd aan een taak of worden weggehaald bij een taak, terwijl de hoeveelheid beschikbare resources die nodig is om een taak te voltooien, ongewijzigd blijft.) genoemd. U kunt beide methoden gebruiken, maar u moet een keuze maken voor een planning op basis van werk dan wel een planning op basis van beschikbare resources en vervolgens de desbetreffende methode aanhouden.

Het opgeven van het werk of de duur is niet moeilijk. Het werk of de duur voor een taak kan rechtstreeks worden ingevoerd in het veld Werk of Duur in elke tabel of elk dialoogvenster waarin de desbetreffende velden worden weergegeven. Houd er rekening mee dat werk en duur worden uitgedrukt in werkdagen. Zo geldt bijvoorbeeld standaard dat 1 dag = 8 uur, 5 dagen = 1 week, 20 dagen = 1 maand. Dit houdt in dat als u 30 dagen typt in het veld Duur, dit wordt beschouwd als 6 weken en niet als een maand. Houd dit dus in gedachten wanneer u waarden opgeeft.

 Opmerking   U kunt per taak verschillende tijdseenheden opgeven door simpelweg de tijdseenheid te typen na de hoeveelheid. Typ bijvoorbeeld 8min voor minuten, 8h voor uren, 8d voor dagen, 8w voor weken en 8ma voor maanden.

Als de waarden die u opgeeft voor de duur of de hoeveelheid werk, meestal meerdere weken of maanden betreffen, kunt u de standaardtijdseenheid desgewenst wijzigen.

De standaardtijdseenheid wijzigen voor duur of werk

Wanneer u waarden voor werk of duur opgeeft in een plan, moet u dit doen op het niveau van subtaken, aangezien samenvattingstaken berekende velden zijn. Het is in Project niet mogelijk om deze waarden op te geven voor een samenvattingstaak.

Taakduur invoeren

De duur van samenvattingstaken loopt van de eerste begindatum tot en met de laatste einddatum van de bijbehorende subtaken.

Wanneer de duur van taken verandert, wordt de Gantt-balk voor de taken in Project aangepast, waarbij de duur wordt weergegeven ten opzichte van een tijdlijn.

 Opmerkingen 

• De duur van taken kan worden gewijzigd in een groot aantal verschillende weergaven, tabellen en dialoogvensters in Project. Als u de duur op één plek wijzigt, wordt de waarde automatisch aangepast op de andere locaties.
• Als u een taak als mijlpaal wilt markeren, typt u 0 in de kolom Duur.

Als u een op werk gebaseerde planning maakt, geeft u schattingen voor de hoeveelheid werk op in de kolom Werk. Als u kiest voor deze benadering, wordt de duur pas berekend wanneer u stap 5 hebt uitgevoerd, waarbij u resources toewijst.

Werk opgeven

U kunt waarden voor de duur of het werk invoeren voor een taak, of beide.

De duur van een samenvattingstaak is de totale hoeveelheid tijd die benodigd is voor het voltooien van de subtaken, terwijl de waarden voor het werk voor een samenvattingstaak gelijk zijn aan het totaal aantal uren dat aan het uitvoeren van subtaken wordt besteed.

Stap 4: afhankelijkheden tussen taken instellen

Een van de belangrijkste stappen bij het maken van een planning is het maken van taakafhankelijkheden, of koppelingen (koppelen: in een project betekent dit het opzetten van een afhankelijkheid tussen taken. Door taken te koppelen wordt een afhankelijkheid gedefinieerd tussen de begin- en einddatums. Bij OLE is dit het maken van een verbinding tussen programma's zodat gegevens in één document worden bijgewerkt wanneer de gegevens veranderen in een ander document.). Deze stap maakt het verschil tussen een plan dat kan worden gebruikt als een effectief managementhulpmiddel en een plan dat alleen als presentatiehulpmiddel kan worden gebruikt.

Er is sprake van afhankelijkheid wanneer het begin of het eind van een taak afhankelijk is van het begin of het eind van een andere taak. De meeste taken zijn afhankelijk van andere taken. Wanneer de afhankelijkheden zijn ingesteld, kunt u op eenvoudige wijze bepalen wat het kritieke pad (kritieke pad: de reeks taken die volgens plan moeten worden voltooid om ervoor te zorgen dat een project volgens plan kan worden voltooid. Elke taak op het kritieke pad is een kritieke taak.) is en in kaart brengen wat de bepalende factoren zijn voor de einddatum van het project. Het is bovendien eenvoudig om wijzigingen aan te brengen in een bepaalde taak en na te gaan welk effect dit heeft op de rest van het plan. Op dit punt komt Project het sterkst naar voren als effectief hulpmiddel voor het beheren van projecten.

De belangrijkste uitdaging voor planners is ervoor te zorgen dat alle taken deel uitmaken van de afhankelijkheidsketen. Dit is een goede vuistregel: elke taak moet een voorafgaande taak (voorafgaande taak: een taak die moet beginnen of voltooid zijn voordat de opvolgende taak kan beginnen of eindigen.), tenzij het een taak betreft die begint op de begindatum van het project. Elke taak moet een opvolgende taak (opvolgende taak: een taak die pas kan beginnen of eindigen als andere taken zijn begonnen of beëindigd.) hebben, tenzij het de laatste taak of mijlpaal in het project is.

Bij het koppelen van taken kunt u verschillende soorten afhankelijkheden opgeven. De meestvoorkomende afhankelijkheid is Begin na einde (BE), wat betekent dat de voorafgaande taak moet worden voltooid voordat de opvolgende taak van start kan gaan.

U kunt in Project op verschillende manieren afhankelijkheden instellen:

ID's voor voorafgaande taken invoeren in de weergave Taakformulier

De knop Taken koppelen gebruiken

Taak-ID's invoeren in de kolom Voorafgaande taken

Wanneer u afhankelijkheden instelt, wordt in Project automatisch het schema aangepast, ook al hebt u nog geen resources toegewezen.

 Opmerking   Als twee taken met elkaar moeten overlappen of als ze afhankelijk zijn van elkaar maar er een onderbreking tussen moet zitten, gebruikt u het veld Vertraging. Zie de verwante koppelingen in het onderdeel Zie ook op deze pagina voor meer informatie over vertraging en overlapping.

U kunt taakkoppelingen maken door ID's voor voorafgaande taken in te vullen in de weergave Taakformulier.

Een andere mogelijke methode is twee taken selecteren en op de knop Taken koppelen klikken.

Taken kunnen ook worden gekoppeld door taak-ID's in te voeren in het veld Voorafgaande taken.

Vervolgens wilt u mogelijk het kritieke pad weergeven, waarmee het pad wordt aangegeven waarbinnen geen vertraging kan worden opgelopen zonder dat de einddatum van het project in gevaar komt.

Het kritieke pad weergeven

Als u het kritieke pad verder wilt markeren, kunt u de weergave aanpassen.

Taaknamen en Gantt-balken van taken opmaken op het kritieke pad

In deze weergave worden taken op het kritieke pad weergegeven met rode taaknamen en Gantt-balken.

Stap 5: resources toewijzen

De manier waarop u resources (resources: de personen, apparatuur en materialen die worden gebruikt om de taken in een project te voltooien.) wilt toewijzen en welke resources het betreft, is afhankelijk van uw behoeften op het gebied van het plannen en bijhouden van projecten. Er zijn drie mogelijke benaderingen:

• Project gebruiken om de verantwoordelijkheid voor taken weer te geven. Deze benadering is het gemakkelijkst bij te houden. U krijgt hierbij echter geen goed inzicht in de status van de werkzaamheden tijdens de duur van het project.
• Project gebruiken om resourcebehoeften in kaart te brengen. Deze benadering vergt wat meer werk aangezien u ook toewijzingen moet invoeren en bijhouden. Bovendien moet u de juiste waarden opgeven voor werk en eenheden, helemaal aan het begin van het planningproces. Deze benadering biedt aan het begin meer informatie, maar levert geen informatie over de status van de werkzaamheden tijdens het project.
• Project gebruiken om resourcebehoeften in kaart te brengen en te volgen hoeveel werk door resources voor taken wordt uitgevoerd. Deze benadering vergt de meeste inspanning aangezien taken regelmatig moeten worden bijgewerkt, maar dit betekent wel dat u gedurende het project kunt zien hoe de werkzaamheden voor de verschillende taken vorderen.

Zorg ervoor dat in een vroeg stadium tijdens de planning duidelijk is welke benadering u nodig hebt, zodat u het plan later niet al te ingrijpend hoeft te wijzigen. Het is ook belangrijk dat u bepaalt welke typen resources u moet toewijzen. Zo kunt u bijvoorbeeld resources met een naam toewijzen, zoals Joop Stijn, of algemene resources (algemene resources: tijdelijke resources die worden gebruikt om de vakkennis aan te geven die vereist is voor een bepaalde taak.), zoals Programmeurs. Als u zich nog in een vroeg stadium van de projectplanning bevindt, kunt u waarschijnlijk het beste algemene resources gebruiken. U kunt dan in een later stadium werkelijke resources toewijzen. U kunt ook materiaalresources (materiaalresource: de verbruiksartikelen of andere verbruiksgoederen die worden gebruikt bij het voltooien van taken in het project.) toewijzen, zoals computers, software of andere typen materiaalkosten (per eenheid).

Wanneer duidelijk is welke typen resources u nodig hebt, kunt u deze resources aan uw projectplanning toewijzen.

Resources aan uw project toevoegen met de weergave Resourceblad

Wanneer u resources aan het project hebt toegevoegd, kunt u beginnen met het toewijzen van resources aan taken.

Resources toewijzen met het veld Resourcenaam

Resources toewijzen met de weergave Taakformulier

Resources gebruiken met het dialoogvenster Resources toewijzen

Het is mogelijk om resources toe te wijzen door resourcenamen te selecteren in het veld Resourcenaam of in de weergave Taakformulier.

Resources kunnen bovendien worden toegewezen via het dialoogvenster Resources toewijzen.

 Opmerkingen 

• U kunt meerdere resources en meerdere taken tegelijkertijd selecteren door CTRL ingedrukt te houden terwijl u klikt om de desbetreffende resources of taken te selecteren. Zodoende kunt u meerdere toewijzingen tegelijkertijd instellen. U kunt meerdere resources aan meerdere taken toewijzen, meerdere resources aan één taak of één resource aan meerdere taken.
• Wijs resources toe aan de subtaken en niet aan samenvattingstaken. Zo krijgt u een effectiever plan dat gemakkelijker te beheren is.
• Als u hebt gekozen voor het taaktype Vaste eenheden en u een planning hanteert op basis van beschikbare resources, wordt de duur van de taak korter naarmate u meer resources toewijst. Als u het taaktype wijzigt in Vaste duur, blijft de duur ongewijzigd en worden de hoeveelheid werk of eenheden gewijzigd.

Volgende stap

Dat is alles. Nu bent u klaar om uw plan te presenteren en kunt u aan de hand van het plan uw project gaan volgen en beheren.