De projectdriehoek

“Goed, snel en goedkoop kan niet. Twee uit drie is het maximaal haalbare.” 

Projectmanagers krijgen dit al tientallen jaren te horen.

Tijdens elk project vindt een voortdurende afweging van de driehoek bestaande uit tijd, geld en omvang  plaats. U kunt niet een van deze factoren wijzigen zonder dat dit invloed heeft op minstens een van de andere factoren. Het is de taak van de projectmanager om ervoor te zorgen dat de driehoek intact blijft.

Wanneer zich een probleem voordoet, lokaliseert u dit probleem in de projectdriehoek. Hierbij moet u zich afvragen of het probleem betrekking op tijd (planning), geld (budget) of de omvang heeft. Bepaal vervolgens welke zijden van de driehoek variabel en vast zijn. Voer daarna de nodige aanpassingen door om het probleem op te lossen en het project te optimaliseren. Ten slotte voltooit u het project.

In dit artikel


Tijd + geld + omvang = kwaliteit

De projectdriehoek wordt ook de ijzeren driehoek genoemd. Hiernaar wordt ook wel verwezen met 'de drie beperkingen'. Hoe u het ook noemt, het komt op hetzelfde neer: u kunt het budget, de planning of de omvang van een project niet wijzigen zonder dat dit invloed heeft op minstens een van de andere twee factoren

Projectdriehoek

Enkele voorbeelden:

Kwaliteit is het vierde onderdeel van de projectdriehoek en bevindt zich in het midden van de driehoek. Elke wijziging van een van de zijden van de driehoek heeft invloed op de kwaliteit.

Projectdriehoek met kwaliteit

Als u voorloopt op de planning, kunt u bijvoorbeeld geschrapte onderdelen vervangen of meer tijd reserveren voor bestaande taken. Wanneer meer tijd beschikbaar is of de omvang van het project wordt vergroot, kan dit resulteren in een beter product.

Eén belangrijk punt: er bestaat geen universele norm voor kwaliteit. Voor elk project wordt kwaliteit binnen het project zelf gedefinieerd. Voor sommige bedrijven is het budget de belangrijkste graadmeter voor het succes van een project. Voor andere bedrijven is een tijdige levering het belangrijkst. Een projectmanager moet weten hoe kwaliteit is gedefinieerd voor de organisatie en het specifieke project.

In het vorige voorbeeld kon u een product eenvoudig eerder op de markt brengen dan uw concurrenten door enkele onderdelen te schrappen. Mogelijk is dit in uw bedrijf wel de definitie van kwaliteit voor dat project.

Terug naar boven Terug naar boven

Weten wat u kunt wijzigen

In de meeste projecten is minstens één zijde van de driehoek een vaste zijde. U kunt deze zijde niet wijzigen.

Misschien valt er niet te onderhandelen over het budget en/of moet het product op een bepaalde datum te koop zijn.

Vaak worden de vaste elementen van hogerhand opgelegd, maar dit is niet altijd zo. Soms bepaalt u welk element voor het slagen van een project het belangrijkst is. U moet hier heel duidelijk over zijn voor het geval er problemen optreden. En tijdens een project treden er altijd problemen op.

Wanneer een vaste zijde de probleemzijde is, is het vaak vrij duidelijk wat er moet gebeuren. Wanneer u bijvoorbeeld ontdekt dat het voltooien van een softwareonderdeel langer duurt dan verwacht en u een contract hebt ondertekend voor de levering van dat onderdeel (omvang), moet u de einddatum uitstellen of resources toevoegen om dit onderdeel toch nog op tijd te voltooien.

Is de vaste zijde niet de probleemzijde, dan is het vaak lastiger om het probleem op te lossen. De projectdriehoek laat echter altijd ruimte voor veranderingen. Als uw project bijvoorbeeld op tijd moet worden voltooid en de omvang is toegenomen, kunt u altijd nog de kosten aanpassen door resources toe te voegen.

Zelfs als alle drie de zijden van de driehoek vaste zijden zijn, hoeft u nog niet te wanhopen. Het project loopt mogelijk gevaar, maar u weet dit tenminste en kunt de doelstellingen en kwaliteitsnormen van het project altijd nog aanpassen.

Terug naar boven Terug naar boven

De planning optimaliseren

Vroeg of laat raakt u betrokken bij projecten met lastige deadlines.

U kunt de planning in dat geval aanpassen door het kritieke pad (kritieke pad: de reeks taken die volgens plan moeten worden voltooid om ervoor te zorgen dat een project volgens plan kan worden voltooid. Elke taak op het kritieke pad is een kritieke taak.) te verkorten. Een kritiek pad bestaat uit een aantal taken waarvan de laatste eindigt op de einddatum van het project. Andere taken hebben misschien geen invloed op de planning, maar de taken in het kritieke pad wel. U kunt het volgende doen om het kritieke pad te verkorten:

De bovenstaande oplossingen kunnen vanzelfsprekend dramatische effecten op het budget, de omvang en kwaliteit van het project hebben.

Terug naar boven Terug naar boven

Het budget optimaliseren

In de meeste projecten bestaat het grootste deel van het budget uit resourcekosten: de tarieven en vaste kosten (vaste kosten: een set met kosten voor een taak die constant blijven, ongeacht de taakduur of de hoeveelheid werk die door de resource wordt uitgevoerd.) van personen, apparatuur en materiaal. U moet soms moeilijke beslissingen nemen als u binnen een budget wilt blijven:

  • Beperk de omvang van het project zodat er minder en kortere taken zijn waarvoor resources nodig zijn.
  • Verwijder resources.
  • Controleer de tarieven, beloningen en overuren.
  • Controleer of wordt gebruikgemaakt van de meest geschikte resources.
  • Vervang een dure resource door een minder dure resource.

Kostenbeheersing kan invloed hebben op de deadline of de omvang van een project. Wanneer u geen overuren toestaat voor een project, kan de einddatum bijvoorbeeld een maand later vallen. Als u de omvang beperkt, kan de einddatum zelfs worden vervroegd.

Terug naar boven Terug naar boven

De omvang optimaliseren

Zou u geld besparen door een brug net iets korter te maken dan de breedte van de rivier waarover deze loopt? Natuurlijk niet. Soms kan de omvang van een project niet worden gewijzigd en moet u andere maatregelen nemen:

  • Voeg resources toe om er zeker van te zijn dat alle taken worden voltooid (kosten).
  • Schrap taken die geen deel uitmaken van het kritieke pad, indien van toepassing (kosten).
  • Voeg taken toe of voeg duur toe aan taken (kosten).
  • Verleng de deadline zodat alle taken met de huidige resources kunnen worden voltooid (tijd).

Terug naar boven Terug naar boven

Meer informatie over projectmanagement

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010