PowerPoint 2007-presentaties gemakkelijk maken, bewerken en beheren

Van toepassing op:
Microsoft Office PowerPoint 2007
Afbeelding van kaft Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out Dit artikel is overgenomen uit Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out, geschreven door Stephanie Krieger. Ga naar Microsoft Learning (Engelstalig) als u dit boek en deze cd-set wilt aanschaffen

In dit artikel

Introductie

Effectieve documentinstellingen

Introductie

Het geheim van gemakkelijk te maken, bewerken en beheren Microsoft Office PowerPoint 2007-presentaties is dit: PowerPoint is simpel. Dat is echt zo. PowerPoint biedt de hulpmiddelen om uw werk eenvoudig en ongecompliceerd te maken. Gebruik de beschikbare hulpmiddelen en het werken met PowerPoint zal snel, simpel en pijnloos zijn; en de presentaties die u maakt, kunnen uw verwachtingen overtreffen.

Er is natuurlijk een 'maar' aan verbonden (zoals u ongetwijfeld had verwacht). Als u de beschikbare functies niet gebruikt en hardnekkig tijdelijke en te ingewikkelde oplossingen blijft gebruiken in plaats van te leren de hulpmiddelen te gebruiken die PowerPoint welwillend biedt, kan dit de genadeslag zijn voor uw presentatie. Het kan zelfs lijken alsof u opzettelijk wordt tegengewerkt.

Het advies is dan ook om de problemen niet op te zoeken. Zelfs met de prachtige, nieuwe functies is PowerPoint nog steeds de oude. Gebruik de functies zoals ze gebruikt moeten worden en het komt helemaal goed met u en uw presentatie. Hoe kunt u zich overgeven aan de functies van PowerPoint?

Het belangrijkste is dat u een document alleen in PowerPoint maakt als het een diapresentatie moet worden of een soortgelijk documenttype waarbij u modellen en indelingen moet gebruiken. Als u veel tekst kwijt moet op een groot aantal pagina's (zoals voor een rapport), of veel ingewikkelde pagina's nodig hebt met tekst en afbeeldingen (zoals de gedrukte versie van een pitch), is het vrijwel zeker eenvoudiger het document in Microsoft Office Word 2007 te maken. Maak dan alleen de afbeeldingen voor dat document in PowerPoint (en zo nodig andere programma's). Zie hoofdstuk 4 over het maken van eenvoudig te beheren, compacte documenten, en hoofdstuk 12 over het plannen van documenten voor meer informatie over het maken van robuuste, fraaie, complexe Word-documenten.

Als vuistregel stel ik voor PowerPoint te gebruiken voor een document als u minimaal een van de volgende vragen bevestigend kunt beantwoorden.

  1. Wordt het document geleverd als een presentatie op een scherm?
  2. Moet u diamodellen gebruiken voor doeleinden anders dan wat u kunt doen met alineaopmaakprofielen en de koptekst-/voettekstlaag in een Word-document?
  3. Is het nodig dia-indelingen te gebruiken voor een type pagina-indeling die u niet kunt maken met alineaopmaak of tabellen in een Word-document?

Als u hebt bepaald dat uw document in PowerPoint thuishoort, moet u rekening houden met het volgende.

  • Als de dia-indeling die u gebruikt, niet past bij wat u nodig hebt, kunt u die indeling beter niet gebruiken, een enkele uitzondering daargelaten. Pas een indeling aan of gebruik de dia-indelingen Leeg of Alleen titel voor eenmalige indelingen en doe wat ú wilt.

De indelingen zijn er echter niet voor niets en kunnen uw werk aanzienlijk verlichten. Daar komt bij dat een presentatie vol met dia's waarbij geen indelingen met tijdelijke aanduidingen worden gebruikt, zeker enige moeilijkheden oplevert. Hopelijk vat u het bovenstaande dus niet op als een instructie om indelingen te negeren.

  • Gebruik elementen die het thema overnemen, inclusief kleuren, lettertypen en dia-achtergronden, tenzij u zelfs als het thema wordt gewijzigd, per se bepaalde opmaak wilt handhaven.
  • Gebruik diamodellen. Als u hetzelfde item op meerdere dia's wilt plaatsen, kunt u zich afvragen of u door een model te gebruiken (of, in PowerPoint 2007, een dia-indeling) in één stap uw doel kunt bereiken.
  • Gebruik de hulpmiddelen Uitlijnen, Verdelen en Volgorde (beschreven in hoofdstuk 18) om de plaats van inhoud nauwkeurig te bepalen. Als u niet nauwkeurig werkt, is het zinloos PowerPoint te gebruiken en krijgt u nooit de beste resultaten. Door de beschikbare tekenhulpmiddelen te gebruiken, kunt u de plaats van inhoud perfect bepalen zonder dat dit veel tijd kost.
  • Houd de bestandsgrootte goed in de gaten. Ook als u grote hoeveelheden afbeeldingen nodig hebt voor de presentatie biedt PowerPoint functies waarmee u de bestandsgrootte kunt minimaliseren, zoals de mogelijkheid om afbeeldingen te comprimeren of in allerlei indelingen te plakken (met Plakken speciaal). Een van de meest voorkomende oorzaken van het beschadigd raken van PowerPoint-documenten is dat bestanden veel te groot worden. Zie hoofdstuk 7 over het beheren van afbeeldingen voor informatie over het gebruiken van Microsoft Windows Paint of Microsoft Office Picture Manager om afbeeldingen te converteren naar andere indelingen, zodat de bestandsgrootte afneemt met behoud van kwaliteit. Zie ook hoofdstuk 18 voor informatie over het werken met afbeeldingen in PowerPoint.
  • Als een taak u veel werk lijkt, houd er dan mee op. Denk na of er een manier is om het gemakkelijker te maken, omdat die er waarschijnlijk wel is. En omdat dit betekent dat het juiste hulpmiddel voor de taak wordt gebruikt, levert het vrijwel zeker ook betere resultaten op.

Let bijvoorbeeld op AutoCorrectie-acties (zoals het automatisch aanpassen van tekst aan de tijdelijke aanduiding) en stel de door u meest gebruikte standaardwaarden in (zoals het uitschakelen van de optie AutoAanpassen voor hoofdtekst). AutoAanpassen biedt veel opties om doeltreffend te werken, dus is het beter hier niet voortdurend tegen in te gaan, want u kunt het niet winnen. Zie de tip voor het oplossen van problemen verderop in dit hoofdstuk over wat u kunt doen om te voorkomen dat de tekengrootte automatisch wordt gewijzigd, voor hulp bij dit voorbeeld.

Als u vindt dat u niet veel hebt aan de voorafgaande lijst als u niet weet of u de besproken functies effectief gebruikt, hebt u absoluut gelijk. Maar de informatie die u nodig hebt om die vragen te beantwoorden, kunt u hier wel vinden als u doorleest.

Effectieve documentinstellingen

Vaak wordt vergeten dat een PowerPoint-presentatie een document is, maar dat is het wel. Als u dus de elementen begrijpt die op de pagina kunnen verschijnen, en als u begrijpt hoe een bepaald element er onder bepaalde omstandigheden uitziet (zoals op het scherm of in een afgedrukte versie), kan dit uw werk aanzienlijk vereenvoudigen.

In deze sectie bekijken we hoe de dia-indeling en pagina-instelling van invloed kunnen zijn op de presentatie.

Beheers de indeling, laat de indeling niet u beheersen

Deze kop heeft betrekking op het gedrag van tijdelijke aanduidingen in dia-indelingen. Tijdelijke aanduidingen, zoals de tijdelijke aanduidingen voor titel en subtitel in een titeldia, zijn bedoeld om het formaat en de positie van dia-inhoud te bepalen (en in sommige gevallen, de opmaak) zodat u alleen maar de inhoud op zijn plek hoeft te zetten.

Het probleem dat zich voordoet, is dat mensen vaak dia-indelingen gebruiken die niet echt passen bij de benodigde inhoud of indeling, en vervolgens het formaat of de opmaak van de tijdelijke aanduidingen op afzonderlijke dia's aanpassen. Tijdelijke aanduidingen bestaan natuurlijk alleen maar om u in staat te stellen indeling en opmaak consistent te houden. Als de indeling opnieuw wordt ingesteld, gaan al uw aanpassingen verloren, zoals het formaat en de positie van objecten, en tekstopmaak.

Het werken met tijdelijke aanduidingen is veel eenvoudiger in de 2007-versie, omdat u dia-indelingen nu kunt aanpassen en uw eigen dia-indeling kunt maken, zodat elke tijdelijke aanduiding precies het benodigde formaat en de benodigde positie kan krijgen. Het is belangrijk de geboden mogelijkheid te benutten en de stap verder te gaan om in de dia-indeling wijzigingen aan te brengen, in plaats van dat u elke afzonderlijke dia wijzigt. Leer wanneer u het model moet aanpassen en niet de afzonderlijke indeling, en hoe u indelingen aanpast in de sectie over het werken met modellen, indelingen en ontwerpen van dit hoofdstuk.

Er zijn natuurlijk uitzonderingen op wat u kunt instellen in de dia-indeling of in het diamodel. Hoe voorkomt u dat aanpassingen verloren gaan als u aangepaste opmaak nodig hebt, bijvoorbeeld directe tekenopmaak voor alleen een paar woorden in een tijdelijke tekstaanduiding of een rand rondom een tijdelijke aanduiding voor inhoud. Het antwoord op deze vraag luidde altijd dat u moest voorkomen de indeling opnieuw toe te passen, maar dat gaat niet meer op.

Als u de positie van een tijdelijke aanduiding in een dia opnieuw moet instellen, kunt u de nieuwe optie Beginwaarden gebruiken of de actieve indeling opnieuw toepassen vanuit de galerie Indeling. De optie Beginwaarden heeft hetzelfde effect als voorheen het opnieuw toepassen van een indeling had, dat wil zeggen dat alle aanpassingen verloren gaan en de dia opnieuw wordt ingesteld zodat alleen de posities en opmaak worden gebruikt die voorkomen in de dia-indeling. U kunt echter ook simpelweg de actieve indeling opnieuw selecteren (door op de miniatuur voor de benodigde indeling te klikken in de galerie Indeling), waardoor de tijdelijke aanduidingen hun voorgeschreven formaat en positie terugkrijgen en alle aangepaste opmaak gehandhaafd blijft. U vindt zowel de optie Beginwaarden als de galerie Indeling in de groep Dia's op het tabblad Start, of als u met de rechtermuisknop klikt op een dia of een miniatuur in het deelvenster Dia.

Wat moet u doen als u alleen het formaat en de positie van tekst of objecten wilt aanpassen op één afzonderlijke dia? Wijzig niet de plaats of de positie van tijdelijke aanduidingen op afzonderlijke dia's, maar gebruik aangepaste objecten.

  • Wanneer u een tekstvak invoegt (een traditioneel tekstvak of een WordArt-tekstvak) via het tabblad Invoegen kunt u in plaats van een bestaande tijdelijke aanduiding voor tekst of inhoud te gebruiken, een aangepast object ophalen waarop wijzigingen in de dia-indeling geen invloed hebben. Vergeet echter niet dat aangepaste tekstvakken niet de opmaak hebben die vooraf is ingesteld in tijdelijke aanduidingen (zoals verschillende niveaus tekst met opsommingstekens); u moet dus zelf de aangepaste tekst van opmaak voorzien.
  • Wanneer u andere objecttypen (zoals een afbeelding, tabel, diagram of organigram) via het tabblad Invoegen plaatst op een dia met een lege tijdelijke aanduiding, ontworpen voor dat inhoudstype, wordt het nieuwe object automatisch in die lege tijdelijke aanduiding geplaatst en wordt het formaat aangepast. (Als de dia soortgelijke tijdelijke aanduidingen bevat die al inhoud hebben, en u een object invoegt via het tabblad Invoegen, wordt het benodigde aangepaste object ingevoegd zonder het aan een tijdelijke aanduiding te koppelen.)
  • Als u een aangepast object nodig hebt, wilt u deze uiteraard niet koppelen aan een tijdelijke aanduiding, zodat het wijzigen, opnieuw toepassen of opnieuw instellen van de indeling er geen invloed op heeft. Daarom is het meestal het gemakkelijkst om de indeling Leeg of Alleen titel te gebruiken, zoals eerder is vermeld, wanneer u objecten nodig hebt die niet afhankelijk zijn van tijdelijke aanduidingen. Het kan ook zijn dat u een aangepast object nodig hebt op een dia met lege tijdelijke aanduidingen. Daar is de volgende, eenvoudige tijdelijke oplossing voor.

Voeg het object in de lege tijdelijke aanduiding in. Selecteer het object, knip het (CTRL+X) en plak het weer (CTRL+V). Het object wordt weer op de dia geplakt, maar het ligt op de tijdelijke aanduiding en gebruikt deze niet. Als u het geplakte object verplaatst, zult u zien dat de lege tijdelijke aanduiding achterblijft.

Problemen oplossen: wat kan ik doen om te voorkomen dat de tekengrootte automatisch wordt gewijzigd?

De opties van AutoOpmaak tijdens typen waarmee hoofd- of koptekst automatisch wordt aangepast aan tijdelijke aanduidingen, zijn standaard ingeschakeld. Wanneer AutoAanpassen wordt geactiveerd, verschijnt er echter een infolabel buiten de linkerbenedenhoek van het tekstvak, waar u de actie kunt uitschakelen. Klik op de pijl om de opties van het infolabel uit te vouwen en u ziet iets wat lijkt op de volgende afbeelding.

De opties van het infolabel

Welke opties u ziet in het infolabel van AutoCorrectie hangt af van het type tijdelijke aanduiding, de dia-indeling en de AutoCorrectie-instellingen. De opties om tekst over twee dia's te verdelen, door te gaan op een nieuwe dia of de tijdelijke aanduiding in te stellen op twee kolommen, zijn alleen beschikbaar in ingebouwde indelingen met een tijdelijke aanduiding voor inhoud voor een enkele hoofdtekst (zoals Titel en Inhoud).  De opties zijn beschikbaar ongeacht of u AutoAanpassen voor hoofdtekst hebt ingeschakeld.

U kunt AutoAanpassen uitschakelen via dit infolabel of een andere geschikte actie kiezen, alleen voor de afzonderlijke tijdelijke aanduiding. U kunt ook op AutoCorrectie-opties instellen klikken en vervolgens op AutoOpmaak tijdens typen om een lijst met opties weer te geven, inclusief (onder aan de lijst) de opties om titeltekst en hoofdtekst automatisch aan te passen aan tijdelijke aanduidingen. Verder kunt u het dialoogvenster AutoCorrectie-opties openen via het tabblad Controle van het dialoogvenster Opties voor PowerPoint.

Zodra u AutoAanpassen voor titel- of hoofdtekst uitschakelt, bevatten de infolabels van AutoAanpassen voor toepasbare tijdelijke aanduidingen niet langer de opties voor het automatisch aanpassen van tekst aan de tijdelijke aanduiding of voor het niet meer automatisch aanpassen van tekst aan de tijdelijke aanduiding. De infolabels waarmee u het dialoogvenster AutoCorrectie-opties kunt openen, ziet u echter nog wel.

U kunt deze instelling beter ingeschakeld laten en de infolabels gebruiken om de instelling zo nodig uit te schakelen. Zelfs als u niet wilt dat de tekengrootte automatisch wordt gewijzigd, is het zien van de automatische aanpassingen een welkome hint dat de dia te veel tekst bevat of een ander type indeling nodig heeft.

Overwegingen bij pagina-instelling

Op het tabblad Ontwerp in de groep Pagina-instelling kunt u het bekende dialoogvenster Pagina-indeling openen en kunt u ook snel de afdrukstand wijzigen van staand in liggend of andersom.

Net als in eerdere versies is het niet mogelijk zowel staande als liggende dia's op te nemen in dezelfde presentatie. Voor tekstdia's in af te drukken presentaties kunt u echter aangepaste indelingen maken met gedraaide tekst (en andere tijdelijke aanduidingen opnieuw ordenen, zoals voetteksten en paginanummers) om het uiterlijk van pagina's met een andere afdrukstand te benaderen. Voor presentaties op een scherm kunt u ook dia's koppelen tussen presentaties om zowel liggende als staande dia's weer te geven in een diavoorstelling. Zie de tip voor het oplossen van problemen in deze sectie voor hulp bij het koppelen van dia's tussen presentaties.

In het dialoogvenster Pagina-instelling ziet u twee nieuwe vooraf ingestelde formaatopties (weergegeven in de volgende afbeelding), beide voor breedbeeldvoorstellingen. Het standaard diaformaat is een standaard diavoorstelling (verhouding van 4:3).

Het dialoogvenster Pagina-instelling

Als u presentaties opmaakt om af te drukken, moet u vooral letten op de breedte en hoogte in het hieronder weergegeven dialoogvenster.

Breedte en hoogte in het dialoogvenster Pagina-instelling

U ziet dat als de pagina is ingesteld op papier van A4-formaat (21 bij 27,9 cm), de breedte en hoogte beide 2,5 cm kleiner zijn dan het opgegeven diaformaat. Het verschil tussen breedte- en hoogte-instellingen ten opzichte van de instelling van het diaformaat blijft aanwezig, ongeacht het formaat dat u selecteert. De marges worden ingebouwd in het paginaformaat; wat u op het scherm ziet, is dus zonder de paginamarges.

Dit is belangrijk als u PowerPoint gebruikt voor een document dat moet worden afgedrukt, omdat wat u op het scherm ziet, niet werkelijk het volledige papierformaat is. Soms is dit handig wanneer u objecten hebt die aflopen naar de rand van een dia, omdat deze toch worden afgedrukt op printers waarmee afloop niet kan worden verwerkt. Als u echter echte afloop moet afdrukken of om een andere reden het volledige paginaformaat moet afdrukken, hebt u twee opties.

  • Stel in het dialoogvenster Pagina-instelling de Hoogte en Breedte in op het door u benodigde papierformaat. Voor een liggende pagina op A4-formaat typt u bijvoorbeeld 27,9 voor de Breedte-instelling en 21 voor de Hoogte-instelling. De instelling Diaformaat aanpassen aan verandert in Aangepast als u dit doet.
  • Als u alleen een groter deel van de pagina wilt gebruiken bij het afdrukken, maar het standaard diaformaat wilt handhaven voor gebruik op een scherm, kunt u ook in het afdrukvoorbeeld op Opties klikken en vervolgens op Aanpassen aan papierformaat.

Het is meestal niet nodig om beide opties samen te gebruiken. Als u het diaformaat wijzigt in het volledige papierformaat en objecten die aflopen op de rand van de dia plaatst, maar u ziet in het afdrukvoorbeeld de dia nog steeds niet aflopen over de rand, is de meest voor de hand liggende reden hiervoor dat afloop van PowerPoint door de actieve printer niet kan worden verwerkt of moet u mogelijk de printerinstellingen wijzigen om afloop af te drukken. U kunt echter altijd de actieve printer wijzigen in een virtuele printer (zoals Verzenden aan OneNote 2007 of Adobe Acrobat (PDF)) om een voorbeeld van de volledig afloop weer te geven.

 Opmerking   Als u het afdrukvoorbeeld wilt openen, klikt u op de Microsoft Office-knop en wijst u Afdrukken aan. (Onthoud dat u met de rechtermuisknop op Afdrukvoorbeeld kunt klikken om het toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang.) U kunt ook op de knop Voorbeeld klikken in het dialoogvenster Afdrukken om het afdrukvoorbeeld te openen.  Dit is een goede manier om eventuele wijzigingen te bekijken die u hebt aangebracht in printerinstellingen. Als u instellingen voor de actieve printer wilt wijzigen, klikt u in het dialoogvenster Afdrukken naast de naam van de actieve printer op Eigenschappen. Printereigenschappen zijn afhankelijk van het printerstuurprogramma en maken geen deel uit van de Microsoft Office-programma's.

Problemen oplossen: ik moet zowel staande als liggende dia's laten zien in dezelfde presentatie.

Zoals in deze sectie is besproken, moet voor alle dia's in een afzonderlijke presentatie de staande of liggende afdrukstand zijn ingesteld. Wat moet u doen als u staande dia's nodig hebt in een presentatie op een scherm die verder uit liggende dia's bestaat? Gebruik hyperlinks en u hebt dit in een handomdraai voor elkaar.

Elke dia in een presentatie werkt als een bladwijzer binnen dat bestand. U kunt dus eenvoudig een hyperlink toepassen vanaf een dia in de liggende presentatie naar de dia die u nodig hebt in de staande presentatie. Vervolgens voegt u een hyperlink toe aan de staande presentatie om terug te gaan naar de juiste dia in de liggende presentatie.

Hyperlinks kunnen in PowerPoint op elk object worden toegepast. U kunt de hyperlink toepassen op een bestaand object op de dia of een vorm invoegen om voor de koppeling te gebruiken. (Als u niet wilt dat de vorm die u voor de koppeling gebruikt, wordt weergegeven op het scherm tijdens de voorstelling, stelt u de opvulling en de omtrek van de vorm beide in op Geen. Als u dit doet, moet u onthouden waar de vorm zich bevindt voor wanneer u er tijdens de voorstelling op moet klikken. Klik pas op de koppeling als u de invoegpositie ziet veranderen in het pictogram van de hand dat aangeeft dat u over een hyperlink gaat. Door op een dia in de voorstelling te klikken wanneer u de standaardinvoegpositie met de pijl ziet, wordt in uw actieve bestand naar de volgende dia gegaan.)

Als u een hyperlink wilt toevoegen aan een dia in een andere presentatie, selecteert u het object waaraan u de koppeling wilt toevoegen en klikt u vervolgens op het tabblad Invoegen in de groep Koppelingen op Hyperlink. In het dialoogvenster Hyperlink invoegen (hier weergegeven) selecteert u Bestaand bestand of webpagina uit de opties Koppelen aan en zoekt u met de opties Zoeken in het bestand dat u wilt koppelen.

Het dialoogvenster Hyperlink invoegen

Klik op Bladwijzer om een koppeling te maken naar een specifieke dia in dat bestand. Elke diatitel in de geselecteerde presentatie wordt weergegeven in het dialoogvenster Bladwijzers. Zodra u een bladwijzer selecteert, wordt deze weergegeven achter een hekje in de adresbalk van dit dialoogvenster, zoals gemarkeerd is in voorgaande afbeelding. Vervolgens voegt u in de staande presentatie nog een hyperlink toe om terug te gaan naar de volgende dia in de hoofdpresentatie.

Als u tekstdia's nodig hebt met een andere afdrukstand in een af te drukken presentatie, kunt u ook dia-indelingen gebruiken met gedraaide tekstobjecten zodat u alle dia's in hetzelfde document kunt maken.

Over de auteur

Stephanie Krieger is een Microsoft Office System MVP en auteur van de boeken Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out en Microsoft Office Document Designer. Als professionele documentconsultant heeft ze vele, wereldwijd opererende bedrijven bijgestaan bij de ontwikkeling van bedrijfsoplossingen voor Microsoft Office. Tevens heeft zij talloze professionals geleerd geweldige documenten te maken door hen uit te leggen hoe de Office-programma's 'denken'. Stephanie schrijft regelmatig voor diverse webpagina's van Microsoft en levert vaak webcasts over Office. Bezoek haar weblog, arouet.net, voor tips over Microsoft Office en informatie over nieuwe en toekomstige publicaties.


 
 
Van toepassing op:
PowerPoint 2007