Een SharePoint-bibliotheekbestand in- of uitchecken

Wanneer u een bestand uitcheckt uit een bibliotheek op een Microsoft Windows SharePoint Services-site, bent u ervan verzekerd dat anderen geen wijzigingen in het bestand kunnen aanbrengen zolang u bezig bent met het bewerken van het bestand. U kunt het uitgecheckte bestand bewerken, sluiten, opnieuw openen en zelfs werken met het bestand op uw vaste schijf. Pas nadat u het bestand weer hebt ingecheckt, kunnen andere gebruikers het bestand wijzigen en uw wijzigingen bekijken.

In dit artikel


Overzicht

Het uitchecken van een bestand voordat u eraan gaat werken, is een goede manier om conflicten en verwarring te voorkomen die gemakkelijk ontstaan wanneer meerdere mensen aan dezelfde groep bestanden werken. Wanneer een bestand is uitgecheckt aan u, bent u de enige persoon die wijzigingen in het bestand kan aanbrengen. U kunt elk bestand op een SharePoint-site waarvoor u gemachtigd bent, uitchecken en u kunt bovendien bestanden rechtstreeks uitchecken vanuit de 2007 Microsoft Office system-programma's Word, Excel, PowerPoint en Visio.

Tijdens het inchecken van een document kunt u opmerkingen typen over de wijzigingen die u hebt aangebracht in het bestand. Dit draagt bij aan een beter begrip van de wijzigingen tussen de verschillende versies van het bestand. Verder zijn opmerkingen vooral van belang als er meerdere mensen aan een bestand werken of als het bestand waarschijnlijk verschillende revisies moet ondergaan. Als in uw bibliotheek versies van bestanden worden bijgehouden, worden uw opmerkingen opgenomen in de versiegeschiedenis van het bestand. Dit kan handig zijn als iemand een vorige versie wil weergeven of terugzetten.

Het kan zijn dat uw organisatie u verplicht een bestand uit te checken voordat u het bewerkt. Als het uitchecken van bestanden verplicht is, is het inchecken van nieuwe bestanden die u maakt in of uploadt naar een bibliotheek ook verplicht.

Als u een bestand hebt uitgecheckt, zijn de wijzigingen die u aanbrengt pas zichtbaar voor andere gebruikers nadat u het bestand weer hebt ingecheckt. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin u het bestand zou willen inchecken (zodat anderen uw wijzigingen kunnen zien) en tegelijkertijd het bestand uitgecheckt zou willen houden (zodat u eraan kunt blijven werken). Daarom kunt u bij het inchecken van een bestand aangeven dat u aan het bestand wilt blijven werken. Dit geldt echter niet als in uw bibliotheek zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden en u een primaire versie incheckt. Een primaire versie is meestal aanzienlijk gewijzigd ten opzichte van de vorige primaire versie, terwijl een secundaire versie in de meeste gevallen slechts in beperkte mate is gewijzigd sinds de vorige versie. Een primaire versie kan bijvoorbeeld veel nieuwe inhoud bevatten, terwijl in de secundaire versie alleen enkele spelfouten zijn gecorrigeerd.

Wanneer u een Office-programma gebruikt om een bestand op een Windows SharePoint Services 3.0-site uit te checken, wordt het bestand standaard op uw vaste schijf opgeslagen in een map Concepten die zich in uw map Mijn documenten bevindt. U kunt deze locatie wijzigen in een andere locatie op uw vaste schijf of netwerk, maar u kunt ook opgeven dat uitgecheckte bestanden op de webserver moeten worden opgeslagen wanneer u aan de bestanden werkt. Uw beheerder kan een aangepaste locatie opgeven of voorkomen dat de locatie wordt gewijzigd, afhankelijk van de behoeften in uw organisatie.

Wanneer u een bestand op een Microsoft Windows SharePoint Services 2.0-site uitcheckt, wordt het bestand opgeslagen op de server terwijl u aan het bestand werkt. Het bestand moet echter nog steeds worden ingecheckt voordat anderen uw wijzigingen kunnen zien. In de meeste gevallen ontvangt u bij het uitchecken van een bestand op een Windows SharePoint Services 3.0-site een bericht waarin wordt aangegeven op welke locatie het bestand wordt opgeslagen zolang het door u is uitgecheckt. U ontvangt een dergelijk bericht echter niet bij het uitchecken van een bestand dat zich op een Windows SharePoint Services 2.0-site bevindt.

Wanneer een document is uitgecheckt, bevat het taakvenster Documentbeheer in uw Office-programma een opdracht waarmee u het bestand weer kunt inchecken.

Als zowel primaire als secundaire versies van bestanden worden bijgehouden, wordt u mogelijk gevraagd of u een primaire of secundaire versie incheckt.

Terug naar boven Terug naar boven

Een bestand uitchecken uit een SharePoint-bibliotheek

Gebruik deze procedure voor het uitchecken van een bestand dat al is geopend in een Office-programma. U kunt een bestand ook uitchecken uit de bibliotheek op de SharePoint-site.

Voer de volgende handelingen uit in deze Office 2007-programma's:

Word, Excel of PowerPoint
  1. Klik op de Microsoft Office-knopKnopafbeelding, klik op Server en vervolgens op Uitchecken.

Word-documenten worden meestal standaard geopend in de weergave Lezen in volledig scherm. Als dit het geval is, moet u mogelijk op Afdrukweergave klikken voordat u deze stap kunt uitvoeren.

  1. Als er een bericht verschijnt waarin wordt beschreven waar het bestand wordt opgeslagen zolang het is uitgecheckt, klikt u op OK.

In de meeste gevallen verschijnt dit bericht als u een bestand uitcheckt vanaf een Windows SharePoint Services 3.0-site.

 Tip   In het bericht waarin wordt beschreven waar uw bestand wordt opgeslagen zolang het is uitgecheckt, kunt u de opties voor het werken met uitgecheckte bestanden wijzigen.

Visio
  1. Klik op Uitchecken in het menu Bestand.
  2. Als er een bericht verschijnt waarin wordt beschreven waar het bestand wordt opgeslagen zolang het is uitgecheckt, klikt u op OK.

In de meeste gevallen verschijnt dit bericht als u een bestand uitcheckt vanaf een Windows SharePoint Services 3.0-site.

 Tip   In het bericht waarin wordt beschreven waar uw bestand wordt opgeslagen zolang het is uitgecheckt, kunt u de opties voor het werken met uitgecheckte bestanden wijzigen.

Terug naar boven Terug naar boven

Een bestand inchecken in een SharePoint-bibliotheek

Gebruik deze procedure voor het inchecken van een bestand dat al is geopend in een Office-programma. U kunt een bestand ook inchecken in de bibliotheek op de SharePoint-site.

Voer de volgende handelingen uit in deze Office 2007-programma's:

Word, Excel of PowerPoint
  1. Klik op de Microsoft Office-knopKnopafbeelding, klik op Server en vervolgens op Inchecken.

Word-documenten worden meestal standaard geopend in de weergave Lezen in volledig scherm. Als dit het geval is, moet u mogelijk op Afdrukweergave klikken voordat u deze stap kunt uitvoeren.

  1. Als u wordt gevraagd of u een primaire of secundaire versie wilt inchecken, klikt u op Secundaire versie als u een kleine wijziging hebt gemaakt of op Primaire versie als u grote wijzigingen hebt aangebracht.
  2. Typ in het vak Versieopmerkingen eventuele opmerkingen die u over uw wijzigingen wilt maken.

Deze opmerkingen worden in de SharePoint-bibliotheek als deel van de versiegeschiedenis van het bestand weergegeven. Dit kan handig zijn als iemand informatie over eerdere versies wil weergeven.

  1. Als het selectievakje Het document uitgecheckt houden nadat deze versie is ingecheckt beschikbaar is, kunt u dit vakje inschakelen als u aan het bestand wilt blijven werken.

Deze optie is beschikbaar als in uw bibliotheek geen versies worden bijgehouden, als alle versies op dezelfde wijze worden bijgehouden of als u een secundaire versie incheckt. Deze optie is niet beschikbaar als u een primaire versie incheckt of een bestand publiceert.

Visio
  1. Klik op Inchecken in het menu Bestand.
  2. Als u wordt gevraagd of u een primaire of secundaire versie wilt inchecken, klikt u op Secundaire versie als u een kleine wijziging hebt gemaakt of op Primaire versie als u grote wijzigingen hebt aangebracht.
  3. Typ in het vak Versieopmerkingen eventuele opmerkingen die u over uw wijzigingen wilt maken.

Deze opmerkingen worden in de SharePoint-bibliotheek als deel van de versiegeschiedenis van het bestand weergegeven. Dit kan handig zijn als iemand informatie over eerdere versies wil weergeven.

  1. Als het selectievakje Het document uitgecheckt houden nadat deze versie is ingecheckt beschikbaar is, kunt u dit vakje inschakelen als u aan het bestand wilt blijven werken.

Deze optie is beschikbaar als in uw bibliotheek geen versies worden bijgehouden, als alle versies op dezelfde wijze worden bijgehouden of als u een secundaire versie incheckt. Deze optie is niet beschikbaar als u een primaire versie incheckt of een bestand publiceert.

Terug naar boven Terug naar boven

De locatie wijzigen waar u aan uitgecheckte bestanden werkt

Met deze instelling wijzigt u de locatie waar u werkt aan het volgende bestand dat u uitcheckt. Als u op dit moment aan een uitgecheckt bestand werkt, wordt de locatie van dit bestand niet door deze procedure gewijzigd.

Voer de volgende handelingen uit in deze Office 2007-programma's:

Word, Excel of PowerPoint
  1. Klik op de Microsoft Office-knopKnopafbeelding en klik vervolgens op de opties voor uw programma: Opties voor Word, Opties voor Excel of Opties voor PowerPoint.
  2. Klik in het dialoogvenster dat wordt geopend op Opslaan.
  3. Voer in de sectie Opties voor het offline bewerken van bestanden op documentbeheerservers een van de volgende handelingen uit:
    • Gebruik de volgende procedure als u met uitgecheckte bestanden op uw vaste schijf of op een netwerklocatie wilt werken:
      1. Klik onder Uitgecheckte bestanden opslaan in op De locatie voor serverconcepten op deze computer.
      2. Typ in het vak Locatie van serverconcepten de locatie op uw vaste schijf waar u wilt werken met uitgecheckte bestanden, of klik op Bladeren om de locatie te zoeken.
    • Als u met uitgecheckte bestanden op een webserver wilt werken, klikt u onder Uitgecheckte bestanden opslaan in op De webserver.

Als u deze optie kiest, werkt u met uw uitgecheckte bestanden op de webserver of de site waar uw bestanden zijn opgeslagen. U kunt de specifieke locatie niet aanpassen.

  1. Klik op OK.
Visio
  1. Klik op Opties in het menu Extra.
  2. Klik in het dialoogvenster Opties op het tabblad Algemeen en klik vervolgens op Serviceopties.
  3. Klik in het dialoogvenster dat wordt geopend op Opties voor offline bewerken.
  4. Voer in de sectie Opties voor het offline bewerken van bestanden op documentbeheerservers een van de volgende handelingen uit:
    • Gebruik de volgende procedure als u met uitgecheckte bestanden op uw vaste schijf of op een netwerklocatie wilt werken:
      1. Klik onder Uitgecheckte bestanden opslaan in op De locatie voor serverconcepten op deze computer als u met uitgecheckte bestanden op uw vaste schijf wilt werken.
      2. Typ onder Locatie van serverconcepten de locatie op uw vaste schijf waar u wilt werken met uitgecheckte bestanden, of klik op Bladeren om de locatie te zoeken.
    • Als u met uitgecheckte bestanden op een serverlocatie wilt werken, klikt u onder Uitgecheckte bestanden opslaan in op De webserver.

Als u deze optie kiest, werkt u met uw uitgecheckte bestanden op de webserver of de site waar uw bestanden zijn opgeslagen. U kunt de specifieke locatie niet aanpassen.

  1. Klik op OK.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Visio 2007, Word 2007