Sommige gebruikers ontvangen slechts een paar e-mailberichten per dag in hun Microsoft Outlook-postvakken. Veel gebruikers, met name gebruikers die bij contactgroepen horen, ontvangen echter zo veel e-mailberichten dat het bijhouden van al die berichten problematisch wordt. Wellicht bent u lid van een fotoclub, een gameclub of een oud-studentenvereniging van duizend leden. U ontvangt dan mogelijk tientallen berichten per dag. Als u geen tijd hebt om alle berichten meteen te lezen, zit uw Postvak IN binnen een paar maanden vol met duizenden berichten. Al die berichten sorteren lijkt een onaangename klus, maar als u weet hoe u uw berichten indeelt, het aantal reduceert en berichten beheert, kunt u voorkomen dat uw Postvak IN overvol raakt.

Uw berichten indelen

Regels en mappen maken voor groepen, personen of onderwerpen

Als u regelmatig e-mailberichten ontvangt van specifieke groepen of personen, of over specifieke onderwerpen, kunt u een map maken voor elke groep, elke persoon of elk onderwerp, en kunt u met een regel alle verwante inkomende berichten automatisch verplaatsen naar die mappen. Als u snel wilt weten wat er bijvoorbeeld binnen de fotoclub speelt, hoeft u op deze manier alleen die berichten te lezen.

Regels en mappen voor e-mail maken is in Outlook 2010 heel gemakkelijk. Regels maakt u met een paar klikken. Als u een vroegere versie van Outlook gebruikt, is het proces identiek.

Lees meer over het maken van regels in Outlook 2003 , Outlook 2007 of Outlook 2010. Of lees het Outlook-blogbericht over het onderwerp.

De hoeveelheid berichten reduceren

De opdracht Opschonen gebruiken

Als u Outlook 2010 gebruikt, kunt u met de opdracht Opschonen snel een groot aantal e-mailberichten verwijderen. U hebt bijvoorbeeld duizenden ongelezen e-mailberichten in de map Oud-studenten. Met de opdrachtOpschonen kunt u in ongeveer vier seconden dit aantal met 35% verlagen. Dit werkt als volgt. Wanneer u op het tabblad Start op Opschonenklikt, evalueert Outlook 2010 de inhoud van alle berichten in een gesprek, of alle gesprekken in een map. Als de inhoud van een vroeger bericht in een gesprek zich volledig in een van de antwoorden bevindt, wordt dat bericht verwijderd. In een lang gesprek kunt u met Opschonen een aanzienlijk aantal overtollige berichten verwijderen.

Bekijk een video over het gebruik van de opdracht Opschonen. Lees dit Outlook-blogbericht voor meer informatie over Opschonen en andere nieuwe functies in Outlook 2010..

Zoeken en verwijderen

Soms zijn er specifieke berichten binnen gesprekken of mappen die u wilt verwijderen. U kunt Direct zoeken in Outlook 2010 gebruiken om deze berichten te vinden. Stel dat veel berichten in de gesprekken van de fotoclub gaan over het kopen en verkopen van apparatuur. De onderwerpregels van deze berichten bevatten waarschijnlijk woorden zoals 'te koop' of 'gevraagd', of alleen de afkortingen 'TK' of 'Gevr.'. Als u daarin niet bent geïnteresseerd, kunt u berichten met deze woorden op de onderwerpregel zoeken en ze allemaal verwijderen. Of misschien bent u slechts in een bepaald merk fotoapparatuur geïnteresseerd. U zoekt dan ongelezen berichten over merken waarin u niet bent geïnteresseerd en verwijdert deze allemaal.

Lees hoe u Direct zoeken inschakelt in Outlook 2010. Lees dit blogbericht voor meer informatie over Direct zoeken, het verfijnen van zoekopdrachten met het Zoeken-lint en het maken van mappen voor herhaalde zoekacties.

Groepen berichten als gesprekken weergeven

Als u snel een groot aantal berichten wilt bekijken om te bepalen wat u wilt verwijderen, kunt u de weergave Gesprekken gebruiken. In de weergave Gesprekken worden alle berichten binnen een gesprek samen weergegeven, dus kunt u een specifiek onderwerp in uw Postvak IN zoeken. Normaliter bevat het recentste bericht in een gesprek de vorige berichten en antwoorden. Voor het laatste nieuws over een wedstrijd van de fotoclub hoeft u niet alle berichten door te nemen. Gebruik de weergave Gesprekken. Of wellicht bent u niet geïnteresseerd in onderwerpen zoals studioverlichting. Als u in de weergave Gesprek ziet dat het gesprek Studioverlichting zeven ongelezen berichten bevat, kunt u het hele gesprek verwijderen zonder de berichten te lezen.

Gesprekken negeren

Alle gebruikers ontvangen berichten over onderwerpen waarin ze niet zijn geïnteresseerd. Als u bent gespecialiseerd in natuurfotografie, bent u mogelijk niet geïnteresseerd in studioportretten. Met de opdracht Negeren in de weergave Gesprekken kun u dit soort berichten helpen negeren. Het fijne van de opdracht Negeren is dat met deze functie alle bestaande berichten en toekomstige berichten van een gesprek automatisch worden verplaatst naar de map Verwijderde items. Op deze manier raakt uw Postvak IN niet vol met gesprekken waarin u niet bent geïnteresseerd.

Uw berichten beheren

Als u wilt voorkomen dat uw Postvak IN nogmaals overvol raakt en het opruimen weer een grote, tijdrovende klus is, is het wellicht een goed idee om te leren hoe u uw Postvak IN kunt beheren. Hier volgt een aantal tips die u kunnen helpen minder tijd te besteden aan het beheer van berichten nadat u uw Postvak IN hebt opgeruimd.

1. Gebruik voorwaardelijke opmaak om berichten te markeren die alleen naar u zijn gestuurd, dus niet naar meerdere geadresseerden, en geef deze berichten de prioriteit. Deze stap helpt u de prioriteit te geven aan berichten die u als eerste moet lezen.
2. Maak meer regels om groepsberichten (zoals van forums) automatisch naar mappen te verplaatsen. Deze berichten hoeft u minder vaak te lezen.
3. Probeer om het aantal berichten in uw Postvak IN tot maximaal 30 te beperken.
4. Identificeer taken die u het vaakst herhaalt en maak voor deze taken vervolgens snelle stappen.

Terug naar boven