Als u geen e-mailaccount in combinatie met een Exchange-server gebruikt, worden uw e-mailberichten, agenda-items en andere items lokaal bezorgd en opgeslagen in een bestand met persoonlijke mappen (.pst) (bestand met persoonlijke mappen (.pst): gegevensbestand voor opslag van uw berichten en andere items op uw computer. U kunt een .pst-bestand opgeven als standaardlocatie voor e-mailberichten. In een PST-bestand kunt u ook reservekopieën van items opslaan en deze sorteren.) dat Outlook.pst heet. Outlook.pst is de standaardnaam van het gegevensbestand.

Zie het onderwerp 'Bestandslocaties van Outlook-bestanden' als u wilt weten waar het standaardarchief en extra gegevensbestanden worden opgeslagen in de verschillende versies van Microsoft Windows. Houd rekening met de volgende punten:

• U kunt gegevensbestanden (met uitzondering van het bestand dat wordt gebruikt als uw standaardinformatiearchief) opslaan, kopiëren en verplaatsen naar een andere locatie op uw vaste schijf, een diskette of naar een share op het netwerk. U hebt wel lees/schrijf-machtigingen nodig om bestanden met persoonlijke mappen (.pst) (bestand met persoonlijke mappen (.pst): gegevensbestand voor opslag van uw berichten en andere items op uw computer. U kunt een .pst-bestand opgeven als standaardlocatie voor e-mailberichten. In een PST-bestand kunt u ook reservekopieën van items opslaan en deze sorteren.) vanaf een netwerkshare te openen.
• Als u een gegevensbestand op een netwerkshare of op een andere computer wilt openen, moet u eerst eventuele andere programma's afsluiten die het bestand gebruiken. Gegevensbestanden kunnen slechts door één gebruiker of programma tegelijk worden geopend.
• Gegevensbestanden van het type .pst kunnen niet worden gebruikt op media die alleen voor lezen toegankelijk zijn.

• Alleen gegevensbestanden die u hebt gemaakt, worden weergegeven in het dialoogvenster Outlook-gegevensbestanden (menu Bestand, opdracht Gegevensbestandsbeheer ). Uw standaardgegevensbestand, Outlook.pst, staat niet in deze lijst.

• Als u een PST-bestand maakt, kunt u een wachtwoord aan het bestand toewijzen. Met een wachtwoord vergroot u de beveiliging en maakt u het anderen moeilijker om uw gegevens te kunnen bekijken. U kunt het selectievakje Het wachtwoord opslaan in de wachtwoordenlijst inschakelen als u het wachtwoord niet telkens wilt opgeven zodra u het bestand opent.

  Gebruik sterke wachtwoorden die bestaan uit een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens. In zwakke wachtwoorden worden deze elementen niet gecombineerd. Een voorbeeld van een sterk wachtwoord is: Y6dh!et5. Een voorbeeld van een zwak wachtwoord is: Huis27. Wachtwoorden moeten uit ten minste acht tekens bestaan. Een wachtwoord in de vorm van een zin van meer dan veertien tekens is beter. Zie Uw persoonlijke gegevens beter beveiligen met sterke wachtwoorden voor meer informatie.

  Het is van essentieel belang dat u uw wachtwoord onthoudt. Als u uw wachtwoord vergeet, kan Microsoft dit niet voor u achterhalen. Bewaar de wachtwoorden die u opschrijft, op een veilige plaats en niet in de buurt van de gegevens die u met behulp van deze wachtwoorden beveiligt.

   Opmerking   Als uw Windows-gebruikersaccount niet met een wachtwoord is beveiligd of als andere gebruikers toegang hebben tot uw Windows-gebruikersaccount, moet u het selectievakje Het wachtwoord opslaan in de wachtwoordenlijst niet inschakelen.

• U kunt extra gegevensbestanden maken als u Microsoft Outlook-items wilt ordenen in specifieke mappen, bijvoorbeeld als u alle berichten van een bepaald bedrijf in een afzonderlijk gegevensbestand wilt opslaan. U kunt een willekeurige naam gebruiken voor het gegevensbestand. De standaardnaam voor de map is Persoonlijke mappen (1).pst, Persoonlijke mappen (2).pst, enzovoort. U kunt een willekeurige naam gebruiken voor de map die aan het gegevensbestand is gekoppeld. De standaardnaam die in de Mappenlijst (mappenlijst: de beschikbare mappen in uw postvak. Klik op het plusteken (+) naast een map om de submappen weer te geven. Klik in het menu Start op Mappenlijst om de mappenlijst weer te geven.) van Outlook voor de map wordt weergegeven, is Persoonlijke mappen.
• Ook via AutoArchiveren kunt u items naar een archiefbestand (Archief.pst) verplaatsen. Terwijl bij exporteren de oorspronkelijke items naar het exportbestand worden gekopieerd zonder dat de items uit de huidige map worden verwijderd, worden de items bij AutoArchiveren wél uit de huidige map verwijderd nadat de items naar het archiefbestand zijn gekopieerd. Met AutoArchiveren kunt u een schema opstellen en op gezette tijden meerdere mappen tegelijkertijd archiveren.
• Met het hulpprogramma PST Backup kunt u een exacte kopie (met dezelfde bestandsindeling) van een PST-gegevensbestand maken, het bestand naar uw vaste schijf of een netwerkshare kopiëren en een tijdsinterval opgeven voor het maken van back-ups in Outlook. Met het back-upbestand kunt u het huidige PST-bestand herstellen indien dit beschadigd raakt of is verwijderd. Als u dit hulpprogramma wilt gebruiken, kunt u het downloaden van de website van Microsoft Office on line.
• Als u items uit een bestand met persoonlijke mappen verwijdert, neemt de bestandsgrootte niet af, tenzij u het bestand comprimeert.

• Met een gegevensbestand kunt u ook informatie, bijvoorbeeld Contactpersonen, beschikbaar maken voor een andere computer die u gebruikt of voor de mensen met wie u samenwerkt. De gemakkelijkste manier om dit te doen is de informatie naar een PST-bestand exporteren (kopiëren) via de wizard Importeren en exporteren.