De volgende informatie ontvangt u over het algemeen van uw ISP of systeembeheerder:

• Type account (Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP of ander type)
• Naam van de server voor inkomende en uitgaande e-mail
• Uw gebruikersnaam
• Uw e-mailadres (bijvoorbeeld: iemand@microsoft.com)
• Uw wachtwoord

 Opmerking   Soms wordt dezelfde server gebruikt voor de inkomende en uitgaande berichten, zoals in Microsoft Exchange Server. Voor POP3- en IMAP-accounts worden de berichten die u verzendt eerst naar een server voor uitgaande e-mail gestuurd die de internetstandaard SMTP (Simple Mail Transfer Protocol (SMTP): een algemeen gebruikt protocol waarmee e-mailberichten worden verzonden via internet.) ondersteunt, en vervolgens naar de geadresseerde. De berichten die u ontvangt, worden opgeslagen in uw account op een server die de internetstandaard POP3 of IMAP ondersteunt.

U kunt op twee manieren verbinding maken:

• Via een telefoonlijn, met behulp van een modem. U kunt dan handmatig een verbinding tot stand brengen of gebruik maken van een inbelverbinding, zodat u automatisch verbinding krijgt wanneer u Outlook start. Neem contact op met uw internetprovider voor informatie over telefoonnummer, modeminstellingen en netwerkprotocollen als u verbinding maakt met een POP3- of IMAP-server.
• Via een local area network (LAN). Wanneer uw bedrijf gebruikmaakt van een LAN, kunt u wellicht rechtstreeks vanaf uw computer een externe verbinding tot stand brengen met internet. Neem contact op met de beheerder voor informatie over accounts en de benodigde netwerkprotocollen om toegang te krijgen tot e-mailservers.

• Als u Microsoft Exchange Server gebruikt, kunt u opgeven hoe u wilt werken: on line of off line. De standaardinstelling van Outlook is on line (verbonden met de server). De berichten die u verzendt of ontvangt, worden direct bezorgd. Als u off line wilt werken, kunt u opgeven hoe vaak Outlook voor het verzenden en ontvangen van berichten verbinding met de server maakt.
• Als u een internet-e-mailaccount gebruikt, kunt u instellen hoe vaak Outlook voor het verzenden en ontvangen van berichten verbinding maakt met de internet-e-mailserver.
• U kunt een groep Verzenden/ontvangen maken waarin u de e-mailaccounts die u in Outlook hebt gemaakt, kunt onderbrengen. Vervolgens kunt u een bepaalde werking voor de groep instellen, zoals een tijdsinterval voor het verzenden of ontvangen van berichten, of u kunt instellen hoe de berichten worden verwerkt wanneer Outlook on line of off line is. Met een groep Verzenden/ontvangen kunt u het volgende opgeven:
  • Of het account al dan niet wordt vermeld bij het verzenden en ontvangen van berichten.
  • Of berichten van een account moeten worden verzonden en/of ontvangen.
  • Of bijlagen moeten worden gedownload.
  • De maximale grootte van berichten die worden gedownload.
  • Mappen die bij het verzenden of ontvangen worden opgenomen.
  • Dat alleen de berichtkoppen van nieuwe berichten worden gedownload.
  • Diverse instellingen voor wanneer Outlook on line of off line is.

• Wanneer u een e-mailaccount met een Exchange-server gebruikt, worden uw e-mailberichten standaard opgeslagen op de Exchange-server. Voor andere accounts wordt automatisch een standaardgegevensbestand gemaakt waarin uw berichten en andere items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) worden opgeslagen. Het gegevensbestand is een bestand met persoonlijke mappen (.pst).