Een vergaderwerkruimte is een website waar alle gegevens en al het materiaal voor een of meer vergaderingen centraal worden opgeslagen.

In dit artikel

• Vergaderwerkruimten

• Onderdelen van een site voor vergaderwerkruimten

• Deelnemers, gebruikers en sitegroepen op de site voor vergaderwerkruimten

Vergaderwerkruimten

Een site voor vergaderwerkruimten is een website waar alle gegevens en al het materiaal voor een of meer vergaderingen centraal worden opgeslagen. U kunt een dergelijke site opzetten wanneer u een uitnodiging voor een vergadering maakt in Microsoft Office Outlook. Het onderwerp, de namen van de deelnemers, de datum, de tijd en de locatie van de het vergaderverzoek worden door Outlook automatisch op de site voor vergaderwerkruimten gezet. Als u deze gegevens later wijzigt, wordt de site voor vergaderwerkruimten automatisch bijgewerkt met de nieuwe gegevens.

 Opmerking   Als u daarentegen de gegevens op de site voor vergaderwerkruimten bijwerkt, moet u de gegevens in het vergaderverzoek in Outlook handmatig aanpassen.

Als u een site voor vergaderwerkruimten instelt door gebruik te maken van Outlook met een Microsoft Exchange-account, wordt automatisch een koppeling toegevoegd aan de tekst van uw vergaderverzoek. De genodigden kunnen op de koppeling klikken. Op de site voor vergaderwerkruimten kunnen zij dan de agenda, de documenten en andere gegevens die verband houden met de vergadering bekijken en ermee werken. Tijdens de vergadering kunt u de site voor vergaderwerkruimten raadplegen en deze bijwerken met gegevens zoals de namen van de deelnemers, de genomen beslissingen en de actiepunten of taken die aan de deelnemers zijn toegewezen. U kunt ook de notulen van de vergadering publiceren. Door deze functies kunt u alle gegevens van de vergadering vastleggen en later nog eens naslaan.

Als Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 en een bovenliggende SharePoint-site beschikbaar zijn, kunt u vanuit verschillende locaties een site voor vergaderwerkruimten maken. De nieuwe site voor vergaderwerkruimten wordt gemaakt als een subsite van de bovenliggende SharePoint-site. U kunt een site voor vergaderwerkruimten bijvoorbeeld maken vanuit een agenda- en planningsprogramma dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, vanuit een site van Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server 2007 op een intranet, of vanuit een externe site met Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 of hoger. U kunt een site voor vergaderwerkruimten ook maken door een bestaande site voor vergaderwerkruimten te gebruiken, maar in dat geval kan de nieuwe site geen subsite zijn van de bestaande site voor vergaderwerkruimten.

Zowel in Outlook als in Windows SharePoint Services 3.0 vindt u functies waarmee u een site voor vergaderwerkruimten kunt instellen die u kunt gebruiken voor meerdere vergaderingen, bijvoorbeeld in het geval van terugkerende vergaderingen of voor een reeks met elkaar verband houdende vergaderingen die allemaal zijn gekoppeld aan deze site voor vergaderwerkruimten. U kunt ook een gemachtigde benoemen die de site voor vergaderwerkruimten voor u inricht.

 Opmerking   Als u met een ander e-mailprogramma dan Outlook werkt, raadpleegt u de bijbehorende documentatie voor meer informatie. U kunt ook contact opnemen met uw systeembeheerder.

Voor vergaderwerkruimten die zijn gemaakt in het vertrouwde domein kunt u iedereen uitnodigen die zich in hetzelfde vertrouwde domein als uzelf bevindt en een geldig e-mailadres heeft. Sites voor vergaderwerkruimten die zijn gemaakt op externe sites zijn toegankelijk voor iedereen met een geldig e-mailadres.

Als u een programma voor expresberichten gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Windows Live Messenger of Microsoft Office Communicator, kunt u dat programma gebruiken vanuit de lijst met deelnemers op de site voor vergaderwerkruimten om met de andere deelnemers te communiceren. U kunt een deelnemer die online is uitnodigen om naar de site voor vergaderwerkruimten te gaan zodat u daar kunt samenwerken.

 Terug naar boven

Onderdelen van een site voor vergaderwerkruimten

Een site voor vergaderwerkruimten bestaat uit een of meer pagina's met gegevens, de zogenaamde webonderdelen. Webonderdelen zijn bijvoorbeeld details van de vergadering en lijsten met de gegevens die nodig zijn voor het plannen en houden van een vergadering en de acties die op de vergadering volgen. Veel gebruikte lijsten voor vergaderwerkruimten zijn lijsten met doelstellingen, de agenda, deelnemers, beslissingen en taken. Bovendien kunt u een documentbibliotheek en een afbeeldingsbibliotheek toevoegen, waarin genodigden het benodigde materiaal voor de vergadering kunnen opslaan. De lijsten en bibliotheken die standaard op de introductiepagina worden weergegeven, worden bepaald door de sjabloon die u bij het maken van de site voor vergaderwerkruimten hebt toegepast.

Als de site voor vergaderwerkruimten niet alle benodigde gegevens bevat, kunt u de site aan uw behoeften aanpassen. U vindt Help-informatie bij de site voor vergaderwerkruimten op de site zelf en in de Help van Windows SharePoint Services.

 Terug naar boven

Deelnemers, gebruikers en sitegroepen op de site voor vergaderwerkruimten

In Outlook wordt de lijst met deelnemers op een site met vergaderwerkruimten automatisch bijgewerkt, maar dit betekent niet dat de deelnemers ook automatisch zijn gemachtigd om naar de site te gaan. Het hangt af van het type site voor vergaderwerkruimten of deze rechten al dan niet automatisch worden toegekend.

Als u een nieuwe site voor vergaderwerkruimten maakt en een vergaderverzoek verstuurt met een koppeling naar de site, worden de deelnemers automatisch ingedeeld in de sitegroep Inzender en aan de site toegevoegd als gebruikers die het recht hebben om te lezen en te schrijven op de site voor vergaderwerkruimten. Als organisator van de vergadering wordt u aan de sitegroep Beheerder toegewezen. Als er problemen zijn met de automatische toewijzing van rechten, ontvangt u een bericht met instructies hoe u de deelnemer als gebruiker van de site voor vergaderwerkruimten kunt toevoegen.

Als u een vergaderverzoek verzendt en vervolgens een koppeling met een bestaande site voor vergaderwerkruimten tot stand brengt, krijgen alle deelnemers automatisch toegangsrechten voor de site als aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

• De site voor vergaderwerkruimten is oorspronkelijk gemaakt met unieke machtigingen die verschillen van die van de bovenliggende website.
• De machtigingsinstellingen van de bovenliggende SharePoint-site zijn door de site voor vergaderwerkruimten overgenomen en de deelnemers hebben toegangsrechten voor de bovenliggende site.

Zie de Help-informatie op de site voor vergaderwerkruimten voor meer informatie.

 Terug naar boven