Zakelijke contactpersonen gebruiken in Business Contact Manager

Met records (record: een ingevuld formulier Account, Zakelijke contactpersoon of Verkoopkans. De record bevat gegevens die verband houden met Account, Zakelijke contactpersoon of Verkoopkans, plus de overige records en items die eraan zijn gekoppeld.) voor zakelijke contactpersonen kunt u een grote hoeveelheid informatie ordenen en opslaan over de personen met wie u zaken doet.

In dit artikel wordt beschreven hoe u nieuwe records kunt maken en het formulier Zakelijke contactpersoon kunt invullen.

Wat wilt u doen?


U kunt het volgende doen met records van zakelijke contactpersonen:

  • U kunt deze op verschillende manieren toevoegen.
  • U kunt deze toewijzen aan een werknemer of collega.
  • U kunt accounts hieraan koppelen.

Wanneer u records van zakelijke contactpersonen koppelt aan accountrecords, kunt u de informatie over de zakelijke contactpersonen koppelen aan de informatie over de bedrijven waarvoor deze werken. Wanneer u bijvoorbeeld een of meer zakelijke contactpersonen aan een accountrecord koppelt, bevat de communicatiegeschiedenis van de accountrecord de items van de communicatiegeschiedenis van alle zakelijke contactpersonen die aan dit account zijn gekoppeld.

  • U kunt items van de communicatiegeschiedenis koppelen aan zakelijke contactpersonen, e-mailberichten bijhouden en de lijst met items van de communicatiegeschiedenis filteren.

U kunt een groot aantal activiteiten (waaronder telefoongesprekken, e-mailberichten, brieven of bestanden) die zijn gerelateerd aan uw zakelijke contactpersoon, bijhouden op de pagina Geschiedenis in de record van de zakelijke contactpersoon.

 Tip   U kunt e-mailberichten automatisch koppelen aan records van zakelijke contactpersonen. Zie E-mailberichten koppelen en bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie.

  • U kunt een zakelijke contactpersoon omzetten in een potentiële klant of andere record die is gebaseerd op het recordtype van de zakelijke contactpersoon.
  • U kunt de informatie in records van zakelijke contactpersonen bewerken.
  • U kunt het formulier Zakelijke contactpersoon aanpassen door velden en items toe te voegen aan of te verwijderen uit de lijsten met velden.

Zie Recordtypen en lijsten maken en aanpassen voor meer informatie over het aanpassen van formulieren of het maken van andere formulieren om de zakelijke gegevens op te slaan.

Terug naar boven Terug naar boven

Nieuwe records voor zakelijke contactpersonen maken

Via records (record: een ingevuld formulier Account, Zakelijke contactpersoon of Verkoopkans. De record bevat gegevens die verband houden met Account, Zakelijke contactpersoon of Verkoopkans, plus de overige records en items die eraan zijn gekoppeld.) van zakelijke contactpersonen kunt u uw informatie over de personen met wie u zaken doet, bijhouden.

In dit gedeelte


U kunt op verschillende manieren informatie invoeren in records van zakelijke contactpersonen. U kunt informatie in records typen, gegevens importeren vanuit Outlook of andere programma's en een Outlook-contactpersoon kopiëren.

U kunt de volgende informatie opnemen:

 Tip   U kunt de formulieren voor zakelijke contactpersonen aanpassen door velden toe te voegen die specifiek zijn voor uw bedrijf of door de secties te verplaatsen om de belangrijkste informatie te benadrukken. Een bloemist kan bijvoorbeeld een veld maken met de naam 'Favoriete bloem' en een verwarmingsspecialist kan een veld maken met de naam 'Model cv-ketel'. Zie Recordtypen en lijsten maken en aanpassen voor meer informatie over het aanpassen van formulieren.

Terug naar boven Terug naar boven

Een nieuwe record van een zakelijke contactpersoon handmatig toevoegen

U hebt slechts een paar minuten nodig om een leeg formulier Zakelijke contactpersoon te openen en belangrijke gegevens in te voeren. Wanneer u het formulier opslaat, wordt de nieuwe record van de zakelijke contactpersoon gemaakt. Later kunt u de record opnieuw openen en meer details toevoegen als uw relatie met de persoon verder is ontwikkeld.

Formulier Zakelijke contactpersoon: algemene weergave

Het formulier Zakelijke contactpersoon en het formulier met Outlook-contactpersonen hebben veel overeenkomsten.

Het formulier Zakelijke contactpersoon openen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Contactpersonenbeheer.
  2. Klik op het lint in de groep Nieuw op Nieuwe zakelijke contactpersoon.
Terug naar boven Terug naar boven

Het formulier Zakelijke contacpersoon invullen

Net zoals de meeste andere formulieren bevat het formulier Zakelijke contactpersoon de pagina's Algemeen, Details en Geschiedenis.

U kunt het formulier aanpassen door de secties en velden te verplaatsen, de naam van velden te wijzigen en items toe te voegen aan de lijsten. Zie Recordtypen en lijsten maken en aanpassen voor meer informatie over het aanpassen van formulieren of het maken van andere formulieren voor het opslaan van uw zakelijke gegevens.

Pagina Algemeen

        Sectie Zakelijke contactpersoon
  1. Voer de volledige naam en functie van de zakelijke contactpersoon in. Selecteer Opslaan als, net zoals in een formulier met Outlook-contactpersonen.

 Opmerking   Volledige naam is het enige vereiste veld. Het invoeren van gegevens in andere velden is optioneel.

  1. De zakelijke contactpersoon toewijzen     Als u de zakelijke contactpersoon wilt toewijzen aan een andere werknemer, klikt u op de naam van de desbetreffende werknemer in het veld Toegewezen aan.

 Opmerking   De namen in de lijst Toegewezen aan zijn de werknemers met wie u de Business Contact Manager-database hebt gedeeld. Zie Uw Business Contact Manager-gegevens delen met andere gebruikers voor meer informatie over delen.

Sectie Bedrijfsgegevens

U kunt de naam van het bedrijf van de zakelijke contactpersoon opslaan in het veld Bedrijf of het veld Account. Gebruik het veld Bedrijf als u geen accountrecords gebruikt.

Sectie Gekoppeld account

Gekoppeld account

  1. De zakelijke contactpersoon aan een account koppelen     Klik op Account om de zakelijke contactpersoon te koppelen aan een account (account: een bedrijf of organisatie waarmee u zaken doet. Als er een dienst wordt verleend, bijvoorbeeld op tandheelkundig of medisch gebied, kan een account ook een klant zijn.).
  2. Klik in het dialoogvenster Selecteer een account dat u aan deze zakelijke contactpersoon wilt koppelen op het Account en klik op Koppelen aan.

Het voordeel van het koppelen van zakelijkse contactpersonen aan een account is dat de communicatiegeschiedenis van de zakelijke contactpersoon ook wordt weergegeven in de communicatiegeschiedenis van de accountrecord. Als u meerdere zakelijke contactpersonen aan hetzelfde account koppelt, wordt de communicatiegeschiedenis van elke gekoppelde zakelijke contactpersoon ook weergegeven in de communicatiegeschiedenis van het account. Hierdoor kunt u de gehele communicatiegeschiedenis en alle zakelijke contactpersonen die aan een organisatie zijn gekoppeld, op één locatie bekijken. Zie Records koppelen in Business Contact Manager voor meer informatie over het kiezen van een record die u wilt koppelen.

Secties Internet, Telefoonnummers, Adressen en Visitekaartje
  1. Voer de e-mail- en webpagina-adressen, telefoonnummers en adressen van het bedrijf en thuis in. Voer de informatie in om het visitekaartje in te vullen, op dezelfde manier als in een formulier van een Outlook-contactpersoon.

Met een pijl naast een veldnaam (zoals E-mail) wordt aangegeven dat u meerdere items kunt invoeren in het veld.

 Tip   Als u meerdere adressen invoert voor een zakelijke contactpersoon, schakelt u het selectievakje Dit is het postadres in om aan te geven welk adres moet worden gebruikt bij een samenvoegbewerking.

Sectie Brongegevens

Brongegevens

  1. Voer in de sectie Brongegevens informatie in de volgende velden in:
    • Bron      Klik op de methode of actie waardoor deze zakelijke contactpersoon uw bedrijf heeft ontdekt, bijvoorbeeld een via advertentie of een andere persoon.
    • Gestart door     Klik op deze knop om de marketingactiviteit of andere bedrijfsrecord (zoals een andere zakelijke contactpersoon) te selecteren waardoor de zakelijke contactpersoon contact heeft opgenomen met uw bedrijf.

 Tip   Wanneer u de naam van een marketingactiviteit invoert, kunnen via Business Contact Manager voor Outlook het type en het aantal records worden bijgehouden die zijn ontstaan uit de activiteit. Daarnaast wordt de marketingactiviteitsrecord gekoppeld aan de zakelijke contactpersoon. Zie Marketing van producten en services in Business Contact Manager voor meer informatie over marketingactiviteiten.

Sectie Opmerkingen
  1. In de sectie Opmerkingen kunt u notities typen, opmerkingen uit andere bestanden plakken of bestanden, Outlook-items of visitekaartjes toevoegen.

Opmerkingen met tijdstempel

 Tip   Als er meerdere collega's met een zakelijke contactpersoon werken, kan het handig zijn om aan te geven wanneer u een opmerking hebt ingevoerd. Klik op Tijdstempel toevoegen om de datum en tijd van elke invoer vast te leggen.

Pagina Details

  1. Klik op het lint in de groep Weergeven op Details om de pagina Details weer te geven.
  2. Voer meer informatie in over de functie van de persoon en gegevens, zoals geboortedatum, betalingsstatus en of de record actief is en selecteer de voorkeursmethode voor communicatie.

Pagina Geschiedenis

  1. Klik op het lint in de groep Weergeven op Geschiedenis om de pagina Geschiedenis weer te geven.
  2. U kunt communicatiegeschiedenisitems toevoegen of weergeven, zoals e-mailberichten, zakelijke opmerkingen of afspraken.

WeergevenHoe kan ik een communicatiegeschiedenisitem toevoegen?

  1. Klik onder Communicatiegeschiedenis op Nieuw en klik op het type item dat u wilt toevoegen.
  2. Typ de informatie in het formulier en klik op Opslaan en sluiten.

Zie De communicatie met klanten bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie over communicatiegeschiedenisitems.

  1. Als u naar een bepaald item wilt zoeken, kunt u in de lijst met communicatiegeschiedenisitems zoeken of hierop filteren.
  • Typ in het vak Zoeken de informatie waarnaar u zoekt en klik op de knop Zoeken Pictogram Zoeken.

 Opmerking   Er wordt alleen gezocht in de velden Onderwerp en Gekoppeld aan. Als u alle items van een bepaald type wilt weergeven, zoals e-mailberichten, gebruikt u een filter.

  1. Klik op het lint op het tabblad Weergeven.
  2. Voer een van de volgende handelingen uit in de groep Filter:
    • Klik op het type filter, zoals Itemtype, dat u wilt toepassen en klik op het filter.
    • Klik op Filter en selecteer de criteria voor het filter.

Zie Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over filters.

Terug naar boven Terug naar boven

Zakelijke contactpersonen importeren uit een ander programma

U kunt zakelijke contactpersonen en andere typen records importeren (importeren: informatie overbrengen naar een ander systeem of programma. Het systeem of programma dat de gegevens ontvangt, moet op een of andere manier de interne indeling of structuur van de gegevens moet ondersteunen.) uit programma's, zoals ACT! en Microsoft Excel.

Zie Gegevens importeren in Business Contact Manager voor meer informatie over het importeren van gegevens vanuit andere programma's of de map met Outlook-contactpersonen.

Terug naar boven Terug naar boven

Outlook-contactpersonen verplaatsen of kopiëren naar Business Contact Manager

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Contactpersonen.
  2. Klik in de lijst met contactpersonen op de contactpersoon die u wilt verplaatsen naar Business Contact Manager voor Outlook.

WeergevenHoe selecteer ik meerdere records?

Als u aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Shift en klikt u vervolgens op de eerste en de laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere niet-aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Ctrl en klikt u vervolgens op de afzonderlijke records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op één record en drukt u vervolgens op Ctrl+A.

 Tip   Als u de gehele inhoud van de map met Outlook-contactpersonen wilt kopiëren naar Business Contact Manager, importeert u de map met Outlook-contactpersonen in Zakelijke contactpersonen. Zie Gegevens importeren in Business Contact Manager voor meer informatie over het importeren.

  1. Voer op het lint in de groep Werk een van de volgende handelingen uit.
    • De contactpersoon verplaatsen    
      1. Klik op Record maken.
      2. Wijs Verplaatsen naar Business Contact Manager aan en klik op Zakelijke contactpersoon of het gewenste type record.
    • De contactpersoon kopiëren    
      1. Klik op Record maken.
      2. Wijs Kopiëren naar Business Contact Manager aan en klik op Zakelijke contactpersoon of het gewenste type record.

 Tip   Als u ook op uw mobiele telefoon toegang wenst tot de zakelijke contactpersonen, net als de Outlook-contactpersonen, kunt u de zakelijke contactpersonen opnemen in de map met Outlook-contactpersonen via de functie Synchronisatie van zakelijke contactpersonen. Zie Externe toegang tot de zakelijke contactpersonen: gebruik synchronisatie in Business Contact Manager voor meer informatie over Synchronisatie van zakelijke contactpersonen.

 Belangrijk   De map met contactpersonen kan dubbele records bevatten als de functie Synchronisatie van zakelijke contactpersonen is ingeschakeld. Met de functie Synchronisatie van zakelijke contactpersonen worden records van zakelijke contactpersonen automatisch opgenomen in de map met Outlook-contactpersonen. Wanneer u contactpersonen verplaatst of kopieert naar de map Zakelijke contactpersonen, worden deze ook in de map Contactpersonen weergegeven als zakelijke contactpersonen.

Terug naar boven Terug naar boven

Een record van een zakelijke contactpersoon maken vanuit een e-mailbericht

U kunt een record van een zakelijke contactpersoon maken vanuit een e-mailbericht van een nieuwe klant.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op Postvak IN.
  2. Dubbelklik op een e-mailbericht om dit te openen.
  3. Klik op het lint in de groep Werk op Record maken.
  4. Klik op Zakelijke contactpersoon of het type record van een zakelijke contactpersoon dat u wilt maken via het e-mailadres op de regel Van van het bericht.

 Tip   U kunt zakelijke contactpersonen maken van andere e-mailadressen in een bericht door met de rechtermuisknop op de naam te klikken, Maken in Business Contact Manager aan te wijzen en te klikken op Zakelijke contactpersoon.

Terug naar boven Terug naar boven

Een record van een potentiële klant omzetten in een record van een zakelijke contactpersoon of een potentiële klant omzetten in een zakelijke contactpersoon

Over het algemeen wordt informatie over een potentiële klant opgeslagen in een record van een potentiële klant. Wanneer deze persoon een werkelijke klant wordt, kunt u de record van de potentiële klant omzetten in een record van een zakelijke contactpersoon.

U kunt ook een zakelijke contactpersoon omzetten naar een potentiële klant of een ander recordtype dat is gebaseerd op het recordtype Zakelijke contactpersoon.

 Opmerking   U kunt nieuwe recordtypen maken, zoals Werknemer of Leverancier, via het formulier Zakelijke contactpersoon. Zie Recordtypen en lijsten maken en aanpassen voor meer informatie over het maken van nieuwe recordtypen.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Contactpersonenbeheer.
  2. Klik in de werkruimte op het tabblad Potentiële klanten.
  3. Dubbelklik op de record die u wilt converteren.
  4. Klik op het lint in de groep Bewerken op Converteren naar en klik op Zakelijke contactpersoon.
  5. Bewerk de nieuwe record zo nodig.
  6. Wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan en sluiten.
Terug naar boven Terug naar boven

Records van zakelijke contactpersonen bewerken

Wanneer u zaken doet met zakelijke contactpersonen, krijgt u meer informatie, waaronder mogelijk de voorkeurscommunicatiemethode, de namen van assistenten, nieuwe telefoonnummers, enzovoort. Het bijhouden van deze informatiestroom is een dagelijkse taak die u kunt vereenvoudigen door de records van zakelijke contactpersonen continu bij te werken en op te slaan. U kunt een record van een zakelijke contactpersoon openen om informatie toe te voegen of te bewerken of communicatiegeschiedenisitems, zoals e-mailberichten, te bekijken die zijn gekoppeld aan de zakelijke contactpersoon.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Contactpersonenbeheer.
  2. Klik in de werkruimte op het tabblad Business Contacts en voer een van de volgende handelingen uit:
    • Blader naar de zakelijkse contactpersoon die u wilt openen en dubbelklik hierop.

—of—

  • Gebruik het zoekvak om informatie in te voeren over de zakelijke contactpersoon naar wie u zoekt en dubbelklik op de record.
  1. Voeg zo nodig informatie toe of bewerk deze.

 Tip   Als u een e-mailadres hebt voor het account, kunt u ervoor zorgen dat e-mailberichten naar en van het account automatisch worden opgenomen in de communicatiegeschiedenis van de record. Klik in de groep Bewerken op E-mails bijhouden en klik op Koppelen en bijhouden beheren. Schakel het selectievakje voor e-mailadres van het account in en klik op OK. Zie E-mailberichten koppelen en bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie over het automatisch koppelen van e-mailberichten aan records.

  1. Wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan en sluiten.

 Tip   Met de functie Bulkbewerking kunt u de inhoud van een veld in meerdere records van zakelijke contactpersonen bewerken. Dit is bijvoorbeeld handig als u een webadres wilt invoeren voor een aantal zakelijke contactpersonen die bij hetzelfde bedrijf werken. Zie Een groot aantal records tegelijk bewerken in Business Contact Manager voor meer informatie over het gelijktijdig bewerken van meerdere records.

Terug naar boven Terug naar boven

De lijst met zakelijke contactpersonen filteren

U hoeft niet door alle zakelijke contactpersonen te bladeren als u naar één item op zoek bent. U kunt in plaats hiervan een lijst met zakelijke contactpersonen filteren, zodat alleen de gewenste records worden weergegeven.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Contactpersonenbeheer.
  2. Klik in de werkruimte met de rechtermuisknop op het tabblad Zakelijke contactpersonen en klik op Wijzigen.
  3. Klik in het dialoogvenster Tabblad wijzigen op Filter.
  4. In het dialoogvenster Zakelijke contactpersonen filteren kunt u een of beide van de volgende opties gebruiken:
    • Eenvoudig filter     Hiermee kunt u vooraf ingestelde categorieën selecteren of wissen.
    • Geavanceerd filter     Hiermee kunt u meerdere filters maken om de selectie te verfijnen.

Met deze gefilterde lijst kunt u een aangepast tabblad, een oproeplijst of een mailinglijst maken. U kunt dit ook gebruiken als basis voor een rapport of gadget.

Zie Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over filters. Zie Rapporten en diagrammen gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over rapporten. Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over gadgets.

Terug naar boven Terug naar boven
 
 
Van toepassing op:
Outlook 2013, Outlook 2010