Schakelen tussen offline en online werken

In Microsoft Office Outlook 2007 hebt u de flexibiliteit om online of offline met uw e-mailserver te werken. U kunt dat automatisch laten bepalen of handmatig instellen.

In dit artikel


Offline werken

Als u online met Outlook en uw e-mailserver werkt, ontvangt u nieuwe e-mailberichten zodra ze binnenkomen, en berichten die u verzendt, worden onmiddellijk verstuurd. Op bepaalde momenten is online werken echter niet praktisch. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat er geen netwerkverbinding beschikbaar is op de plaats waar u zich bevindt. Het komt ook wel eens voor dat er weliswaar een verbinding beschikbaar is, maar dat u deze niet wilt gebruiken omdat u de verbindingskosten wilt vermijden.

Als uw account verbonden is met Exchange, worden uw berichten opgeslagen in uw postvak op de server. Wanneer u een verbinding met de server hebt en online werkt, kunt u alle functies van Outlook gebruiken en bijvoorbeeld berichten openen, berichten van de ene map naar de andere verplaatsen en items verwijderen. Als u offline werkt, verliest u echter de toegang tot alle items op de server. In dat geval kunnen offlinemappen, die in een bestand met offlinemappen (.OST) op uw computer worden opgeslagen, nuttig zijn.

Het OST-bestand is een exacte kopie van uw postvak in Exchange. Als u online bent, wordt het OST-bestand automatisch met de server gesynchroniseerd, zodat beide exemplaren identiek zijn: wijzigingen in het ene exemplaar worden ook in het andere doorgevoerd. U kunt Outlook zodanig configureren dat het programma offline start wanneer er geen verbinding met Exchange kan worden gemaakt. U kunt ook handmatig schakelen tussen de online- en offlineverbindingsstatus en u kunt kiezen welke Exchange-mappen lokaal op uw computer worden bijgewerkt.

Als u met een e-mailaccount van Exchange werkt, is het raadzaam uw account met de Exchange-modus met cache te gebruiken. Als u in deze modus werkt, vervallen de meeste redenen om offline te werken. Het ontbreken van een netwerkverbinding zal u eigenlijk niet opvallen, omdat u uw werk met uw items kunt voortzetten.

Standaard wordt in de Exchange-modus met cache een bestand met offlinemappen (.OST) gemaakt, waarna een gesynchroniseerde kopie van de items in alle mappen in uw postvak wordt gedownload en beheerd. U werkt met uw gegevens op uw computer en Outlook synchroniseert deze gegevens met de server.

Of u nu op kantoor werkt of thuis of in een vliegtuig, wijzigingen in het netwerk of de beschikbaarheid ervan zijn voor u niet relevant. Als uw verbinding met Exchange wordt verbroken, kunt u het werk met uw gegevens gewoon voortzetten. Zodra de verbinding is hersteld, worden wijzigingen automatisch door Outlook gesynchroniseerd, waarna de mappen en items op de server en op uw computer weer identiek zijn. Het beheer van de verbinding met de server en het bijwerken van uw gegevens worden door Outlook verzorgd. Er bestaat geen aanleiding om over te schakelen op offline werken en u hoeft geen pogingen te doen een nieuwe verbinding met de server tot stand te brengen, want alles verloopt geheel automatisch.

Dankzij de Exchange-modus met cache hoeft u ook geen groepen voor verzenden/ontvangen in te stellen, want de mappen die u offline wilt gebruiken, worden voor u geselecteerd en gesynchroniseerd.

De enige reden die u misschien nog hebt om offline te werken, is dat u nauwkeurig wilt kunnen bepalen wat er naar de lokale kopie van uw Exchange-postvak wordt gedownload. Daarbij moet u bijvoorbeeld denken aan situaties waarin u met een verbindingsapparaat of een verbindingsservice werkt waarbij de kosten afhankelijk zijn van de hoeveelheid gegevens die u downloadt. In de Exchange-modus met cache zijn al uw gegevens altijd up-to-date. Als u offline werkt, kunt u met groepen voor verzenden/ontvangen nader bepalen welk type en hoeveel informatie wordt gesynchroniseerd.

Wat als u geen Exchange-account gebruikt? Veel mensen gebruiken een POP3- of IMAP-account van hun internetprovider of een HTTP-account zoals Microsoft Windows Live Mail. Wanneer u online bent, is er een verbinding met de e-mailserver beschikbaar en worden in Outlook onmiddellijk de berichten van Exchange-, IMAP- en HTTP-accounts verzonden en ontvangen. De berichten van POP3-accounts worden onmiddellijk verzonden als het selectievakje Bij verbinding direct verzenden op het tabblad E-mailinstellingen is ingeschakeld (menu Extra, opdracht Opties). Als u offline werkt, wordt door alle accounts gebruikgemaakt van het schema voor zenden en ontvangen in het dialoogvenster Groepen voor verzenden/ontvangen. Bij IMAP-accounts zijn er geen mappen beschikbaar als u offline werkt.

Wanneer u offline werkt, wordt in Outlook alleen een verbinding met de e-mailserver gemaakt als u dat zelf beslist. Zolang u offline bent, wordt er niet geprobeerd een verbinding met uw e-mailserver te maken om te controleren of er nieuwe berichten zijn, om berichtkoppen die u hebt gemarkeerd te downloaden of om berichten te verzenden.

Terug naar boven Terug naar boven

Als u een Microsoft Exchange-account hebt

U moet Outlook opnieuw starten als u wilt schakelen tussen online en offline werken. Overweeg het gebruik van de Exchange-modus met cache voor meer flexibiliteit wanneer u schakelt tussen de online- en offlineverbindingsstatus.

De snelste manier om offline te werken is gebruik te maken van de standaardinstellingen van Outlook. Als u deze instellingen wilt aanpassen, bijvoorbeeld de plaats waar het bestand met offlinemappen (.OST) wordt opgeslagen, volgt u de instructies in Aangepaste configuratie.

Snelle configuratie

  1. Klik op Offline werken in het menu Bestand.

Opdracht Offline werken in het menu Bestand

  1. Klik op OK als u een bestand met offlinemappen (.OST) wilt instellen.

Standaard is het selectievakje Vragen bij opstarten zodat ik kan kiezen tussen offline werken en online werken ingeschakeld. Als u altijd online met Outlook wilt werken als er een verbinding beschikbaar is, schakelt u dit selectievakje uit.

Nadat het OST-bestand is gemaakt en u Outlook hebt afgesloten en opnieuw hebt opgestart, moet u uw Exchange-postvak synchroniseren met het OST-bestand. De snelste manier om dat te doen, is als volgt: wijs Verzenden/ontvangen aan in het menu Extra en klik op Alles verzenden/ontvangen.

Aangepaste configuratie

Als u de instellingen voor het bestand met offlinemappen (.OST) wilt aanpassen, bijvoorbeeld de plaats waar het OST-bestand op uw computer wordt opgeslagen, gaat u als volgt te werk:

  1. Als u nog geen bestand met offlinemappen (.OST) hebt gemaakt, doet u dit nu.

WeergevenEen bestand met offlinemappen (.OST) maken

  1. Klik op Accountinstellingen in het menu Extra.
  2. Selecteer uw Exchange-account op het tabblad E-mail en klik vervolgens op Wijzigen.
  3. Klik op Meer instellingen.
  4. Klik op het tabblad Geavanceerd en klik vervolgens op Instellingen van bestand met offlinemappen.
  5. Typ in het vak Bestand het pad naar het bestand dat u als OST-bestand wilt gebruiken.

De standaardbestandsnaam is Outlook.ost. Als dit bestand al bestaat, wordt u gevraagd een nieuwe naam op te geven.

  1. Klik op Accountinstellingen in het menu Extra.
  2. Selecteer uw Exchange-account op het tabblad E-mail en klik vervolgens op Wijzigen.
  3. Klik op Meer instellingen.
  4. Ga op een van de volgende manieren te werk:
  • Outlook altijd offline starten     Klik op Verbindingsstatus handmatig instellen en vervolgens op Offline werken en inbelnetwerk gebruiken.
  • Kiezen of u offline dan wel online werkt telkens als u Outlook start     Klik op Verbindingsstatus handmatig instellen en schakel vervolgens het selectievakje Het type verbinding kiezen tijdens het starten in.
  • Altijd een verbinding met het netwerk maken     Klik op Verbindingsstatus handmatig instellen en klik vervolgens op Een verbinding maken met het netwerk.
  • Outlook controleert automatisch of een verbinding met het netwerk beschikbaar is     Klik op Verbindingsstatus automatisch vaststellen. Als in Outlook geen verbinding met de e-mailserver kan worden gemaakt, wordt Outlook automatisch offline gestart.

 Opmerking    Geef in het vak Seconden time-out voor serververbinding aan hoe lang gewacht moet worden op een reactie van de server, voordat het bericht verschijnt dat u opnieuw een verbinding moet proberen te maken of dat u offline moet werken.

Terug naar boven Terug naar boven

Als u uw Exchange-account in de Exchange-modus met cache gebruikt

  • Klik op Offline werken in het menu Bestand.

Opdracht Offline werken in het menu Bestand

Terug naar boven Terug naar boven

Als u een POP3-, IMAP- of HTTP-account gebruikt

  • Klik op Offline werken in het menu Bestand.

Opdracht Offline werken in het menu Bestand

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2007