Opschoning van discussie gebruiken om overtollige berichten te verwijderen

U kunt het aantal berichten in e-mailmappen verminderen met de nieuwe functie Opschoning van discussie in Microsoft Outlook 2010. Overtollige berichten binnen een discussie worden verplaatst naar de map Verwijderde items.

Wat is een discussie?

Mogelijk kent u in plaats van een discussie de term e-mailthread. Een discussie is de volledige keten van e-mailberichten vanaf het eerste bericht tot en met alle antwoorden. De berichten van een discussie hebben hetzelfde onderwerp.

Wanneer u bijvoorbeeld een bericht naar iemand verzendt en deze persoon vervolgens antwoordt, ontstaat een discussie. In veel discussies worden veel antwoorden heen en weer verzonden en soms reageren zelfs meerdere personen op onderdelen van de discussie.

Wat doet Opschoning van discussie voor u?

Met Opschoning van discussie wordt de inhoud van elk bericht in de discussie beoordeeld. Als een bericht volledig is opgenomen in een van de antwoorden, wordt het vorige bericht verwijderd. Zie het volgende voorbeeld.

John verzendt een bericht naar Marjan en André. Marjan stuurt een antwoord naar zowel John als André en in de hoofdtekst van het Outlook-bericht is het oorspronkelijke bericht van John volledig opgenomen. André leest nu het bericht van Marjan en stuurt een antwoord naar zowel John als Marjan. Het antwoord van André bevat alle eerdere berichten in de discussie. Met Opschoning van discussie kunnen alle berichten worden verwijderd, behalve het laatste bericht van André omdat dit bericht een kopie van alle eerdere berichten bevat.

Opschoning van discussie is vooral handig bij discussies waarin veel antwoorden heen en weer zijn verzonden, met name bij veel geadresseerden.

Overtollige berichten verwijderen

  1. Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Verwijderen op Opschonen.

Opdracht Opschonen op het lint

  1. Klik op een van de volgende opties:
  • Discussie opschonen    Het huidige gesprek wordt beoordeeld en overtollige berichten worden verwijderd.
  • Map opschonen    Alle discussies in de geselecteerde map worden beoordeeld en overtollige berichten worden verwijderd.
  • Map en submappen opschonen    Alle discussies in de geselecteerde map en eventuele submappen worden beoordeeld en overtollige gesprekken worden verwijderd.

Terug naar boven Terug naar boven

Opties voor Opschoning van discussie wijzigen

U kunt opgeven welke berichten niet moeten worden opgeschoond en naar welke map verwijderde berichten zijn verplaatst.

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Opties.
  3. Klik op E-mail.
  4. Voer onder Opschoning van discussie een van de volgende handelingen uit:
  • Als u wilt wijzigen naar welke map items worden verplaatst, klikt u bij Opgeschoonde items gaan naar deze map op Bladeren en selecteer een Outlook-map. Standaard worden berichten verplaatst naar de map Verwijderde items. Als uw Outlook-profiel meerdere accounts bevat, heeft elk account een eigen map Verwijderde items. Berichten worden verplaatst naar de map Verwijderde items die overeenkomt met de e-mailaccount.
  • Als u de mapstructuur wilt overnemen voor opgeschoonde items die worden verwijderd (wanneer u de opdracht Mappen en submappen opschonen gebruikt), selecteert u Bij het opschonen van submappen de mappenhiërarchie opnieuw in de doelmap maken.
  • Als u een ongelezen bericht wilt behouden, schakelt u het Ongelezen berichten niet verplaatsen in of uit. U kunt deze optie beter niet selecteren. De resterende berichten in de discussie bevatten verwijderde berichten, inclusief berichten die u mogelijk niet hebt gelezen.
  • Als u altijd een gecategoriseerd bericht wilt behouden, schakelt u het selectievakje Gecategoriseerde berichten niet verplaatsen. U kunt het beste deze optie selecteren. Categorieën worden toegepast op specifieke berichten en als een gecategoriseerd bericht wordt verwijderd, gaat dit verloren.
  • Als u altijd een gemarkeerd bericht wilt behouden, schakelt u het selectievakje Gemarkeerde berichten niet verplaatsen. U kunt het beste deze optie selecteren. Markeringen worden toegepast op specifieke berichten en als een gemarkeerd bericht wordt verwijderd, gaat dit verloren.
  • Als u altijd een digitaal ondertekend bericht wilt behouden, schakelt u het selectievakje Digitaal ondertekende berichten niet verplaatsen. U kunt het beste deze optie altijd selecteren.
  • Als u altijd het originele bericht wilt behouden zodra iemand het bericht wijzigt wanneer dit is opgenomen in antwoorden, schakelt u het selectievakje Origineel niet verplaatsen wanneer een bericht door een antwoord wordt gewijzigd in of uit. U kunt het beste deze optie altijd selecteren. Zodoende zorgt u ervoor dat u een volledige record hebt van alle inhoud in de discussie voor het geval iemand een bericht binnen een antwoord wijzigt.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2010