Ontvangen berichten automatisch laten beantwoorden als u afwezig bent

Als u afwezig bent en geen e-mailberichten leest, kunt u Microsoft Office Outlook 2007 zo instellen dat een automatisch antwoord wordt verstuurd naar sommige of alle personen die u berichten sturen.

In dit artikel


Welk type e-mailaccount gebruikt u?

Het type e-mail account (e-mailaccount: de servernaam, gebruikersnaam, wachtwoord en het e-mailadres die worden gebruikt door Outlook om een verbinding te maken met een e-mailservice. U maakt de e-mailaccount in Outlook aan de hand van informatie die wordt verstrekt door uw beheerder of internetprovider.) dat u gebruikt, bepaalt de functionaliteit waarover u beschikt:

  • Als u weet met welk type e-mailserver u verbinden bent, kunt u meteen verdergaan met de sectie die voor u van toepassing is.
  • Als u wilt bepalen met welk accounttype u werkt, gaat u verder met het lezen van deze sectie.

Een van de gemakkelijkste manieren om te zien of u met een Exchange-account werkt, is te kijken of er een opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra voorkomt. Zorg dat u onder aan het menu op de knop Uitvouwen Knop Uitvouwen klikt, zodat alle opdrachten van het menu Extra worden weergegeven.

Als de opdracht Wizard Afwezigheid beschikbaar is in het menu Extra en u het volgende dialoogvenster ziet wanneer u op deze opdracht klikt, hebt u een account voor Exchange 2007. In dat geval gaat u verder met de sectie Automatisch beantwoorden met accounts voor Microsoft Exchange Server 2007.

Dialoogvenster Wizard Afwezigheid

Als er een opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra voorkomt en u ziet het volgende dialoogvenster wanneer u op deze opdracht klikt, hebt u een account voor Exchange Server 2003 of eerder. In dat geval gaat u verder met de sectie Automatisch beantwoorden met accounts voor Microsoft Exchange Server 5.5-2003.

Dialoogvenster Wizard Afwezigheid

Als in het menu Extra geen opdracht Wizard Afwezigheid beschikbaar is, hebt u waarschijnlijk geen Exchange Server-account. U kunt de meeste functies van de Wizard Afwezigheid echter nabootsen met behulp van regels. Ga verder met de sectie Automatisch beantwoorden met POP3- en IMAP-accounts voor meer informatie over dit onderwerp.

WeergevenEen andere manier om te bepalen met welk type e-mailaccount u werkt

In het dialoogvenster Accountinstellingen in Outlook kunt u controleren welke typen e-mailaccounts uw Outlook-profiel bevat.

  1. Klik op Accountinstellingen in het menu Extra.
  2. Op het tabblad E-mail wordt in de kolom Type voor elk e-mailadres het accounttype weergegeven.

Tabblad Accountinstellingen e-mail

Voor sommige functies zijn mogelijk specifieke versies van Microsoft Exchange vereist. Voor Outlook Anywhere hebt u bijvoorbeeld Exchange 2003 of hoger nodig.

Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account verbinding maakt.

Terug naar boven Terug naar boven


Automatisch beantwoorden met accounts voor Microsoft Exchange Server 2007

Voor deze functie is een Microsoft Exchange 2007-account nodig. De meeste privé-accounts maken geen gebruik van Exchange.

In deze sectie


De Wizard Afwezigheid in- of uitschakelen

Wanneer u Outlook gebruikt met een account voor Exchange 2007, beschikt u over nieuwe functionaliteit en een verbeterde gebruikersinterface in de Wizard Afwezigheid. Hier volgt een overzicht van de nieuwe functies:

  • Tekst met opmaak     Gebruik lettertypen, kleuren en opmaak in uw antwoorden.
  • Automatische antwoorden naar personen buiten uw organisatie sturen     U kunt de automatische antwoorden van de Wizard Afwezigheid aanpassen voor zowel geadresseerden binnen als buiten uw organisatie. Zo kunt u bijvoorbeeld een algemener antwoord sturen naar personen buiten uw bedrijf, bijvoorbeeld een bericht waarin geen alternatieve contactpersonen, telefoonnummers of e-mailadressen zijn opgenomen.
  • Automatische antwoorden van de Wizard Afwezigheid vooraf plannen met een begin- en eindtijd     Vergeet nooit meer de Wizard Afwezigheid in of uit te schakelen. Plan vooraf de data en tijden waarop automatische antwoorden moeten worden verzonden.
  1. Klik op Wizard Afwezigheid in het menu Extra.

Opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra

  1. Klik op Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden.
  2. Typ het antwoord dat u wilt verzenden wanneer u afwezig bent op het tabblad Binnen mijn organisatie.

Met de besturingselementen kunt u het lettertype, de tekengrootte en andere tekstopmaak wijzigen.

U kunt eventueel ook automatische antwoorden verzenden naar personen buiten uw organisatie. U kunt kiezen of u een automatisch antwoord verzendt naar iedereen die u een e-mailbericht stuurt of alleen naar afzenders die in uw Contactpersonen zijn opgenomen.

 Opmerking   De contactpersoon moet in uw map Contactpersonen van Exchange staan. Als de contactpersoon alleen voorkomt in een map die tot uw bestand met persoonlijke mappen (.PST) behoort, wordt geen automatisch antwoord verzonden.

  1. Typ het antwoord dat u wilt verzenden wanneer u afwezig bent op het tabblad Buiten mijn organisatie.

Met de besturingselementen kunt u het lettertype, de tekengrootte en andere tekstopmaak wijzigen.

  1. Schakel het selectievakje Automatisch antwoord voor personen buiten mijn organisatie in.
  2. Klik op Alleen mijn contactpersonen of Iedereen buiten mijn organisatie om aan te geven naar welke personen automatische antwoorden moeten worden verzonden.

Als het selectievakje Automatisch antwoord voor personen buiten mijn organisatie is geselecteerd, verschijnt (aan) op het tabblad Buiten mijn organisatie, naast de naam van het tabblad.

Regels gebruiken met de Wizard Afwezigheid

Voor deze functie is een account van Microsoft Exchange 2000, 2003 of 2007 nodig. De meeste privé-accounts maken geen gebruik van Exchange. Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account is verbonden.

Als u geen e-mailberichten bekijkt terwijl u afwezig bent, kunt u de Wizard Afwezigheid gebruiken met regels en op die manier automatisch ontvangen berichten beheren door aan te geven welke actie in Outlook moet worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld regels maken voor het automatisch verplaatsen of kopiëren van berichten naar andere mappen, het verwijderen van berichten, het verzenden van een aangepast antwoord, enzovoort.

Als u regels maakt, is het belangrijk dat u begrijpt hoe deze regels in Outlook worden toegepast:

  • Regels worden toegepast in de volgorde waarin ze in de lijst met regels verschijnen, van boven naar beneden.
  • Als u meerdere voorwaarden selecteert in het dialoogvenster Regel bewerken, wordt de regel alleen toegepast op berichten die aan alle geselecteerde voorwaarden voldoen. Als u bijvoorbeeld Jacolien Lubbers opgeeft als afzender (voorwaarde) en 'Marketingvergadering' (voorwaarde) invoert in het vak Onderwerp, wordt de regel alleen toegepast op berichten die aan beide voorwaarden voldoen.
  • Als u echter meerdere criteria voor één voorwaarde opgeeft, wordt de regel toegepast op elk bericht dat aan minstens één criterium voor deze voorwaarde voldoet. Als u bijvoorbeeld 'Jacolien Lubbers;Jan Wiltink' opgeeft in het vak Van, wordt de regel toegepast op berichten die afkomstig zijn van Jacolien Lubbers óf van Jan Wiltink.
  1. Klik op Wizard Afwezigheid in het menu Extra.
  2. Klik op Regel toevoegen.
  3. Geef onder Als een bericht wordt ontvangen dat aan de volgende criteria voldoet op onder welke voorwaarden de regel op het bericht wordt toegepast.
  4. Als u meer voorwaarden wilt opgeven, klik dan op Geavanceerd, selecteer de gewenste opties en klik vervolgens op OK.
  5. Wanneer u wilt dat deze regel als laatste wordt toegepast, schakelt u het selectievakje Hierop volgende regels niet verwerken in.
  6. Selecteer de gewenste acties onder Voer dan de volgende acties uit. U kunt meerdere acties selecteren.

 Opmerking   Als u opgeeft dat een bericht moet worden verwijderd, hebben de regels na de verwijderingsregel in de lijst met regels in het dialoogvenster Wizard Afwezigheid geen invloed meer op het bericht.

Regels bewerken die u met de Wizard Afwezigheid gebruikt

Voor deze functie is een account van Microsoft Exchange 2000, 2003 of 2007 nodig. De meeste privé-accounts maken geen gebruik van Exchange. Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account is verbonden.

  1. Klik op Wizard Afwezigheid in het menu Extra.

Opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra

  1. Ga op een van de volgende manieren te werk als u de regels wilt bewerken:
    • Een bepaalde regel wijzigen    
      1. Klik op Regels, selecteer de regel en klik vervolgens op Bewerken.
      2. Breng wijzigingen aan in de voorwaarden en acties voor de regel.
    • De volgorde wijzigen waarin regels op ontvangen berichten worden toegepast    
  1. Klik onder Tijdens uw afwezigheid worden de volgende regels op ontvangen berichten toegepast op de regel die u omhoog of omlaag wilt verplaatsen in de lijst.
  2. Klik op Omhoog of Omlaag.
  • Een regel verwijderen    
  1. Klik onder Tijdens uw afwezigheid worden de volgende regels op ontvangen berichten toegepast op de regel die u wilt verwijderen.
  2. Klik op Verwijderen.

Regels in- of uitschakelen die u met de Wizard Afwezigheid gebruikt

Voor deze functie is een account van Microsoft Exchange 2000, 2003 of 2007 nodig. De meeste privé-accounts maken geen gebruik van Exchange. Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account is verbonden.

  1. Als u regels voor afwezigheid wilt in- of uitschakelen, klikt u in het menu Extra op Wizard Afwezigheid.

Opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra

  1. Klik op Regels.
  2. Schakel in de kolom Status het selectievakje naast de desbetreffende regel in of uit.

Terug naar boven Terug naar boven


Automatisch beantwoorden met accounts voor Microsoft Exchange 2000 en Microsoft Exchange 2003

Voor deze functie moet u een Microsoft Exchange 2000- of 2003-account hebben. Als u een persoonlijke account gebruikt, maakt u normaal gesproken geen gebruik van Microsoft Exchange. Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account is verbonden.

In deze sectie


De Wizard Afwezigheid in- of uitschakelen

  1. Klik op Wizard Afwezigheid in het menu Extra.
  2. Klik op Ik ben afwezig.
  3. Typ in het vak Eén keer aan elke afzender automatisch een antwoord verzenden met de volgende tekst het bericht dat u aan andere personen wilt verzenden tijdens uw afwezigheid.
  4. U kunt regels voor het beheren van uw ontvangen berichten maken.
    1. Klik op Wizard Afwezigheid in het menu Extra.

Opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra

 Opmerking   De opdracht Wizard Afwezigheid is alleen beschikbaar als u een e-mailaccount van Exchange Server gebruikt.

  1. Klik op Regel toevoegen.
  2. Geef onder Als een bericht wordt ontvangen dat aan de volgende criteria voldoet op onder welke voorwaarden de regel op het bericht wordt toegepast.
  3. Als u meer voorwaarden wilt opgeven, klik dan op Geavanceerd, selecteer de gewenste opties en klik vervolgens op OK.
  4. Wanneer u wilt dat deze regel als laatste wordt toegepast, schakelt u het selectievakje Hierop volgende regels niet verwerken in.
  5. Selecteer de gewenste opties onder Voer dan de volgende acties uit. U kunt meerdere opties selecteren.

 Opmerking   Als u opgeeft dat een bericht moet worden verwijderd, hebben de regels na de verwijderingsregel in de lijst met regels in het dialoogvenster Wizard Afwezigheid geen invloed meer op het bericht.

Regels gebruiken met de Wizard Afwezigheid

Voor deze functie moet u een Microsoft Exchange 2000- of 2003-account hebben. Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account is verbonden.

Als u geen e-mailberichten bekijkt terwijl u afwezig bent, kunt u de Wizard Afwezigheid gebruiken met regels en op die manier automatisch ontvangen berichten beheren door aan te geven welke actie in Outlook moet worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld regels maken voor het automatisch verplaatsen of kopiëren van berichten naar andere mappen, het verwijderen van berichten, het verzenden van een antwoord, enzovoort.

Als u regels maakt, is het belangrijk dat u begrijpt hoe deze regels in Outlook worden toegepast:

  • Regels worden toegepast in de volgorde waarin ze in de lijst met regels verschijnen, van boven naar beneden.
  • Als u meerdere voorwaarden selecteert in het dialoogvenster Regel bewerken, wordt de regel alleen toegepast op berichten die aan alle geselecteerde voorwaarden voldoen. Als u bijvoorbeeld Jacolien Lubbers opgeeft als afzender (voorwaarde) en 'Marketingvergadering' (voorwaarde) invoert in het vak Onderwerp, wordt de regel alleen toegepast op berichten die aan beide voorwaarden voldoen.
  • Als u echter meerdere criteria voor één voorwaarde opgeeft, wordt de regel toegepast op elk bericht dat aan minstens één criterium voor deze voorwaarde voldoet. Als u bijvoorbeeld 'Jacolien Lubbers;Jan Wiltink' opgeeft in het vak Van, wordt de regel toegepast op berichten die afkomstig zijn van Jacolien Lubbers of van Jan Wiltink.
  1. Klik op Wizard Afwezigheid in het menu Extra.

Opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra

  1. Klik op Regels.
  2. Klik op Regel toevoegen.
  3. Geef onder Als een bericht wordt ontvangen dat aan de volgende criteria voldoet op onder welke voorwaarden de regel op het bericht wordt toegepast.
  4. Als u meer voorwaarden wilt opgeven, klik dan op Geavanceerd, selecteer de gewenste opties en klik vervolgens op OK.
  5. Wanneer u wilt dat deze regel als laatste wordt toegepast, schakelt u het selectievakje Hierop volgende regels niet verwerken in.
  6. Selecteer de gewenste opties onder Voer dan de volgende acties uit. U kunt meerdere opties selecteren.

 Opmerking   Als u opgeeft dat een bericht moet worden verwijderd, hebben de regels na de verwijderingsregel in de lijst met regels in het dialoogvenster Wizard Afwezigheid geen invloed meer op het bericht.

Regels bewerken die u met de Wizard Afwezigheid gebruikt

Voor deze functie moet u een Microsoft Exchange 2000- of 2003-account hebben. Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account is verbonden.

  1. Klik op Wizard Afwezigheid in het menu Extra.

Opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra

De opdracht Wizard Afwezigheid is alleen beschikbaar als u een e-mailaccount van Exchange Server gebruikt.

  1. Ga op een van de volgende manieren te werk als u de regels wilt bewerken:
    • Een bepaalde regel wijzigen    
      1. Selecteer de regel en klik op Bewerken.
      2. Breng wijzigingen aan in de voorwaarden en acties voor de regel.
    • De volgorde wijzigen waarin regels op ontvangen berichten worden toegepast    
  1. Klik onder Tijdens uw afwezigheid worden de volgende regels op ontvangen berichten toegepast op de regel die u omhoog of omlaag wilt verplaatsen in de lijst.
  2. Klik op Omhoog of Omlaag.
  • Een regel verwijderen    
  1. Klik onder Tijdens uw afwezigheid worden de volgende regels op ontvangen berichten toegepast op de regel die u wilt verwijderen.
  2. Klik op Verwijderen.

In- of uitschakelen van regels die u met de Wizard Afwezigheid gebruikt

Voor deze functie moet u een Microsoft Exchange 2000- of 2003-account hebben. Zie De versie van Microsoft Exchange bepalen waarmee mijn account verbinding maakt als u wilt controleren met welke versie van Microsoft Exchange uw account is verbonden.

  1. Als u de regels voor afwezigheid wilt in- of uitschakelen, klikt u in het menu Extra op Wizard Afwezigheid.

Opdracht Wizard Afwezigheid in het menu Extra

  1. Schakel in de kolom Status het selectievakje naast de gekozen regel in of uit.

Terug naar boven Terug naar boven


Automatisch beantwoorden met POP3- en IMAP-accounts

Als aan uw profiel geen e-mailaccount voor Exchange Server is gekoppeld, kunt u een e-mailsjabloon van Outlook combineren met regels en zo de functionaliteit van de Wizard Afwezigheid nabootsen. Op die manier kunt u via uw POP3- of IMAP- e-mailaccount ontvangen berichten automatisch beantwoorden.

 Belangrijk   De automatische antwoorden worden alleen verzonden als uw computer is ingeschakeld en Outlook actief is.

In deze sectie


Een berichtsjabloon maken

  1. Wijs Nieuw aan in het menu Bestand en klik vervolgens op E-mailbericht.
  2. Ga naar het tabblad Opties en klik in de groep Opmaak op Tekst zonder opmaak.
  3. Typ in de berichttekst het bericht dat u als uw automatisch antwoord wilt verzenden.
  4. Klik in het berichtvenster op de Microsoft Office-knop Knopafbeelding en vervolgens op Opslaan als.
  5. Klik in het dialoogvenster Opslaan als in de lijst Opslaan als op Outlook-sjabloon (*.oft).
  6. Typ een naam voor de berichtsjabloon in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Opslaan.

Een regel maken voor het automatisch beantwoorden van nieuwe e-mailberichten

Ga op een van de volgende manieren te werk:

  1. Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen.
  2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel.
  3. Klik onder Beginnen met een lege regel op Berichten controleren als deze aankomen en klik vervolgens op Volgende.
  4. Schakel onder Welke voorwaarde(n) wilt u controleren? het selectievakje alleen aan mij verzonden en de andere gewenste criteria in en klik vervolgens op Volgende.
  5. Wanneer u een dialoogvenster ziet met de melding dat deze regel zal worden toegepast op elk bericht dat u ontvangt, klik dan op Ja.
  6. Schakel onder Wat wilt u met het bericht doen? het selectievakje beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon in.
  7. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) op een specifieke sjabloon.
  8. Klik in het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon in het vak Zoeken in op Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
  9. Selecteer de sjabloon die u in de vorige sectie hebt gemaakt en klik vervolgens op Openen.
  10. Klik op Volgende.
  11. Schakel eventueel de selectievakjes in om uitzonderingen voor de regel voor automatisch beantwoorden op te geven.
  12. Klik op Volgende.
  13. Typ onder Stap 1: geef een naam op voor deze regel een naam voor de regel voor automatisch beantwoorden en klik vervolgens op Voltooien.

De regel beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon van de Wizard Regels verzendt uw automatische antwoord eenmaal per sessie naar elke afzender. Deze regel voorkomt dat er meerdere antwoorden na elkaar worden verzonden naar een afzender van wie u meerdere berichten ontvangt. Tijdens de e-mailsessie wordt in Outlook bijgehouden welke gebruikers een automatisch antwoord hebben ontvangen. Als u Outlook afsluit en vervolgens weer start, wordt de lijst met afzenders die een automatisch antwoord hebben ontvangen echter teruggezet op de beginwaarde.

 Belangrijk   Als u automatische antwoorden wilt verzenden met behulp van de Wizard Regels, moet Outlook actief zijn en moet u Outlook zo configureren dat geregeld wordt gecontroleerd of er nieuwe berichten zijn.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2007