Kennismaken met de functies en opties van Business Contact Manager

Als u uw investering in Business Contact Manager voor Outlook optimaal wilt benutten, kost dat enige oefening, maar duizenden gebruikers zijn al tot de ontdekking gekomen dat dit geen verspilde tijd is.

Met Business Contact Manager voor Outlook kunt u zakelijke records (record: een ingevuld formulier Account, Zakelijke contactpersoon of Verkoopkans. De record bevat gegevens die verband houden met Account, Zakelijke contactpersoon of Verkoopkans, plus de overige records en items die eraan zijn gekoppeld.) ordenen, verkoop- en marketingactiviteiten (marketingactiviteit: een actie die is bedoeld om producten en services te identificeren voor of te verkopen aan een geselecteerde doelgroep. Marketingactiviteiten omvatten onder andere bellijsten, e-mailberichten en gedrukte folders.) beheren, rapporten en grafieken maken en nieuwe inzichten in uw bedrijf verwerven.

In dit artikel maakt u kennis met de functies en opties van Business Contact Manager voor Outlook. Elke sectie bevat een of meer koppelingen naar gedetailleerde artikelen met meer informatie over de functie en het uitvoeren van taken met de functie.

In dit artikel


Business Contact Manager vinden in Outlook

Als Business Contact Manager voor Outlook eenmaal is geïnstalleerd, is het een integraal onderdeel van Microsoft Outlook. U vindt deze functies door op de mappen te klikken op de volgende locaties:

  • In het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager.

Uitgevouwen map Business Contact Manager in het navigatiedeelvenster

 Tip   Klik op de map Business Contact Manager om het dashboard van Business Contact Manager weer te geven.

-of-

  • Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager of de knop Oplossingen.

Knop Business Contact Manager in het navigatiedeelvenster

In deze weergave wordt de map Zakelijke records onder de map Business Contact Manager weergegeven. Deze weergave bevat ook de mappen Introductiecentrum, Contactpersonen, Verkoop, Marketing, Projectmanagement en Verwijderde items.

 Opmerking   Zoekmappen worden niet weergegeven in deze weergave.

Extra functies en opties vindt u in de weergave Backstage op het tabblad Business Contact Manager. Zie Opties voor Business Contact Manager instellen en functies gebruiken in de weergave Backstage voor meer informatie over deze functies en opties.

 Tip   Als Business Contact Manager niet wordt weergegeven, is deze toepassing mogelijk uitgeschakeld voor uw profiel of niet geïnstalleerd.

Terug naar boven Terug naar boven

Mappen van Business Contact Manager

Elke map die onder de map Business Contact Manager staat, vertegenwoordigt een andere weergave van uw zakelijke gegevens. Neem even de tijd om de mappen te openen en uzelf bekend te maken met de weergaven.

 Tip   Als u nog geen eigen zakelijke gegevens hebt toegevoegd, kunt u de voorbeeldbedrijfsgegevens gebruiken. Klik op het tabblad Bestand. Klik op het tabblad Business Contact Manager. Klik op Databases beheren en klik vervolgens op Overschakelen naar voorbeeldbedrijf.

Klik op Weergave
Map Business Contact Manager Business Contact Manager Het dashboard van Business Contact Manager. U kunt actuele informatie over uw bedrijf bekijken in gadgets, waarin informatie over de verschillende onderdelen van Business Contact Manager wordt weergegeven in lijsten en grafieken die u kunt analyseren. Zie Belangrijke zakelijke gegevens bijhouden op het dashboard verderop in dit artikel voor informatie over het dashboard. Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor informatie over gadgets.
Introductiecentrum Introductiecentrum Een overzicht van functies en introductievideo's voor Business Contact Manager voor Outlook. Zie Informatie over Business Contact Manager in het introductiecentrum verderop in dit artikel voor meer informatie over het introductiecentrum.
Contactpersonen Contactpersonen

De werkruimte Contactpersonen, waarmee u snel toegang krijgt tot records voor accounts, zakelijke contactpersonen en potentiële klanten, en tot gadgets waarin informatie wordt weergegeven die u wilt bekijken. Zie de volgende artikelen voor meer informatie over accounts, zakelijke contactpersonen en potentiële klanten:

Verkoop Verkoop De werkruimte Verkoop, waarmee u snel toegang krijgt tot records voor verkoopkansen en potentiële klanten. Met deze records kunt u uw verkoopkansen en potentiële klanten bekijken. In de gadgets worden actuele verkoopgegevens weergegeven. Zie Verkoopkansen bijhouden in Business Contact Manager en Uw potentiële klanten beheren in Business Contact Manager voor informatie over verkoopkansen en potentiële klanten.
Marketing Marketing De werkruimte Marketing, waarin u marketingactiviteiten kunt plannen en bekijken die uw bedrijf bekendheid geven. In de gadgets wordt informatie over uw marketingactiviteiten weergegeven. Zie Marketing van uw producten en services in Business Contact Manager voor informatie over de werkruimte Marketing.
Projectmanagement Projectmanagement De werkruimte Projectmanagement. Hier kunt u uw zakelijke projecten en de bijbehorende taken bijhouden. Zie Zakelijke projecten indelen in Business Contact Manager voor informatie over zakelijke projecten.
Verwijderde items Verwijderde items De map Verwijderde items (map Verwijderde items: een map waarin items worden opgeslagen die door de gebruiker zijn verwijderd. Alleen de eigenaar van de database kan deze items permanent verwijderen.) bevat records die zijn verwijderd uit Business Contact Manager voor Outlook. Deze map kan alleen worden leeggemaakt door de eigenaar van de Business Contact Manager-database (Business Contact Manager-database: de database waarin informatie over de record Accounts, Zakelijke contactpersonen, Verkoopkansen of Bedrijfsprojecten en over andere items wordt opgeslagen.). Zie Business Contact Manager-records verwijderen voor informatie over de map Verwijderde items.
Zoekmappen Mappen, zoals Zakelijke potentiële klanten, met records die overeenkomen met de criteria die u opgeeft. Zoekmappen worden automatisch bijgewerkt. Zie Zoeken in uw records in Business Contact Manager voor informatie over zoekmappen.

Zie Werkruimten in Business Contact Manager beheren voor meer informatie over de werkruimten.

De map Zakelijke records

  • Als u de map Zakelijke records wilt openen, klikt u in het navigatiedeelvenster op Business Contact Manager of Oplossingen en vervolgens op Zakelijke records.

De map Zakelijke records bevat mappen waarin een lijst van elk recordtype wordt weergegeven: Accounts, Zakelijke contactpersonen, Verkoopkansen, Marketingactiviteiten, Zakelijke projecten, Projecttaken en Communicatiegeschiedenisitems.

 Opmerking   Potentiële klanten worden opgenomen in de map Zakelijke contactpersonen omdat ze een type zakelijke contactpersoon zijn.

Klik op Weergave
Zakelijke records Zakelijke records

De mappen Accounts, Zakelijke contactpersonen, Verkoopkansen, Marketingactiviteiten, Zakelijke projecten, Projecttaken en Communicatiegeschiedenis waarin lijsten worden weergegeven met de records van het geselecteerde type.

 Opmerking   Records voor potentiële klanten worden opgenomen in de map Zakelijke contactpersonen omdat ze een type zakelijke contactpersoon zijn.

Accounts Accounts

Een lijst met alle accounts en eventuele records die zijn gebaseerd op het recordtype Account.

U kunt accounts bekijken en bewerken, of nieuwe accounts en accountrecordtypen aan deze lijst toevoegen. Zie Informatie over uw accounts opslaan in Business Contact Manager voor meer informatie over accounts.

Zakelijke contactpersonen Zakelijke contactpersonen

Een lijst met alle zakelijke contactpersonen, potentiële klanten en eventuele records die zijn gebaseerd op het recordtype Zakelijke contactpersoon.

U kunt zakelijke contactpersonen bekijken en bewerken, of nieuwe zakelijke contactpersonen en recordtypen voor zakelijke contactpersonen aan deze lijst toevoegen. Zie Zakelijke contactpersonen gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over zakelijke contactpersonen.

Verkoopkansen Verkoopkansen

Een lijst met alle verkoopkansen.

U kunt verkoopkansen bekijken en bewerken, of nieuwe verkoopkansen aan deze lijst toevoegen. Zie Verkoopkansen bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie over verkoopkansen.

Marketingactiviteiten Marketingactiviteiten

Een lijst met alle marketingactiviteiten, zoals oproeplijsten en e-mailcampagnes.

U kunt marketingactiviteiten maken, bekijken of bewerken. Zie Marketing van uw producten en services in Business Contact Manager voor meer informatie over marketingactiviteiten.

Zakelijke projecten Zakelijke projecten

Een lijst met alle zakelijke projecten.

U kunt zakelijke projecten maken, bekijken of bewerken.

Klik op de map Projecttaken om de gerelateerde taken te bekijken.

Zie Zakelijke projecten indelen in Business Contact Manager voor meer informatie over zakelijke projecten.

Zakelijke projecten Projecttaken

Een lijst met alle projecttaken.

U kunt projecttaken maken en deze aan zakelijke projecten koppelen, en projecttaken bekijken of bewerken. Zie Projecttaken gebruiken in Business Contact Manager voor informatie over projecttaken.

Communicatiegeschiedenis Communicatiegeschiedenis

Een lijst met alle communicatiegeschiedenisitems, zoals verkoopkansen, zakelijke projecten, e-mailberichten, afspraken en vergaderingen.

U kunt elke activiteit, elk e-mailbericht en elk bestand bekijken en bewerken. U kunt ook een nieuw item maken en dit aan een record koppelen. Zie Uw communicatie met klanten bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie over de communicatiegeschiedenis.

Verwijderde items Verwijderde items De map Verwijderde items (map Verwijderde items: een map waarin items worden opgeslagen die door de gebruiker zijn verwijderd. Alleen de eigenaar van de database kan deze items permanent verwijderen.) bevat records die zijn verwijderd uit Business Contact Manager voor Outlook. Deze map kan alleen worden leeggemaakt door de eigenaar van de Business Contact Manager-database (Business Contact Manager-database: de database waarin informatie over de record Accounts, Zakelijke contactpersonen, Verkoopkansen of Bedrijfsprojecten en over andere items wordt opgeslagen.). Zie Business Contact Manager-records verwijderen voor informatie over de map Verwijderde items.

Terug naar boven Terug naar boven

Informatie over Business Contact Manager in het introductiecentrum

Nadat u de wizard Opstarten hebt voltooid, wordt het introductiecentrum geopend. In het introductiecentrum vindt u een schat aan basisinformatie over Business Contact Manager voor Outlook. U kunt op een categorie op het wiel klikken om een korte beschrijving van het desbetreffende gebied weer te geven. U kunt ook een videoclip bekijken waarin in het kort wordt uitgelegd hoe u zakelijke gegevens kunt bijhouden met Business Contact Manager voor Outlook.

Als u op een van de kaarten bij Aan de slag onder in het introductiecentrum klikt, krijgt u toegang tot meer informatie, videoclips en koppelingen naar artikelen over functies die interessant voor u zijn. Gebruik de pijlen om te schuiven in de kaarten.

U kunt op elk gewenst moment terugkeren naar het introductiecentrum door in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Introductiecentrum te klikken.

Terug naar boven Terug naar boven

Belangrijke zakelijke gegevens bijhouden op het dashboard

Met één blik op de gadgets (gadget: een hulpmiddel waarmee u bedrijfsgegevens kunt weergegeven in diagrammen en grafieken. Gadgets worden weergegeven in een werkruimte en op het dashboard. Voorbeelden zijn de gadgets voor verkooptrechters, het vergelijken van campagnes en achterstallige zakelijke projecten.) op het dashboard in Business Contact Manager voor Outlook krijgt u inzicht in de potentiële winst van uw bedrijf, de huidige en toekomstige werkbelasting van het personeel, en de marketingactiviteiten die de beste resultaten opleveren voor uw bedrijf. Op het dashboard kunnen maximaal 20 gadgets worden weergegeven om de verkoopcijfers, marketingactiviteiten, projecten en taken van uw bedrijf in kaart te brengen.

Met het lint kunt u de gadgets toevoegen die u op het dashboard wilt weergeven. Sleep de gadgets om ze opnieuw te schikken of klik op het tabblad Beeld op het lint om kolommen toe te voegen aan of te verwijderen van het dashboard. U kunt de weergave geheel naar eigen inzicht aanpassen.

Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over gadgets.

Terug naar boven Terug naar boven

De werkruimten van Business Contact Manager gebruiken

Elke werkruimte van Business Contact Manager voor Outlook bevat een gebied met gadgets en een sectie voor tabbladen. De opdrachten voor de werkruimten verschillen enigszins van elkaar. In het algemeen bevat elke werkruimte opdrachten waarmee u nieuwe records kunt maken, records kunt bewerken en met anderen kunt communiceren, bijvoorbeeld door een e-mailbericht te verzenden.

Zie Werkruimten in Business Contact Manager beheren voor meer informatie over de werkruimten.

Een werkruimte weergeven
  • Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:
    • Contactpersonen.
    • Verkoop.
    • Marketing.
    • Projectmanagement.

Verkoopbureaublad

Toelichting 1 In het gebied met gadgets kunt u belangrijke zakelijke maatstaven weergeven in diagrammen en grafieken om snel een overzicht te krijgen van de status van uw bedrijf. U kunt het gebied met gadgets weergeven en verbergen en u kunt gadgets toevoegen of verwijderen. Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over gadgets.
Toelichting 2 In het gebied met tabbladen kunt u uw zakelijke gegevens beheren, bekijken en analyseren. Elk tabblad bestaat uit een lijst met records en een leesvenster of voorbeeldvenster. In het leesvenster wordt informatie uit secties in een geselecteerde record weergegeven.
Toelichting 3 Op de tabbladen worden de records weergegeven die u wilt bekijken, zoals de records voor de verkoopkansen of potentiële klanten die hier worden afgebeeld. U kunt een tabblad voor een willekeurig recordtype aan een willekeurige werkruimte toevoegen door op de knop Maak nieuwe tab te klikken.
Toelichting 4 In het leesvenster of voorbeeldvenster kunt u geselecteerde secties van een afzonderlijke record bekijken. Als u andere secties wilt weergeven, klikt u op Secties selecteren. Zie Werkruimten in Business Contact Manager beheren voor meer informatie over het leesvenster.

Terug naar boven Terug naar boven

Instellingen en opties van Business Contact Manager wijzigen of Help opvragen

Als u voor bepaalde functies de instellingen wilt wijzigen, taken wilt uitvoeren (zoals het delen van de database, het maken van een back-up van de database, of het importeren of exporteren van gegevens) of hulp van nieuwsgroepen of andere gebruikers wilt krijgen, gaat u naar de weergave Backstage.

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  1. Klik op het tabblad Business Contact Manager.
  2. Ga als volgt te werk:
    • Als u een taak wilt uitvoeren, zoals het delen van de database, die van invloed is op heel Business Contact Manager, klikt u op een van de knoppen.
    • Als u hulp wilt krijgen van Microsoft of van de Business Contact Manager-gemeenschap, klikt u onder Help opvragen op een van de opties.

Zie Opties voor Business Contact Manager instellen en functies gebruiken in de weergave Backstage voor meer informatie over de opties in de weergave Backstage.

Terug naar boven Terug naar boven

Meer functies

De tijd van de Rolodex® ligt ver achter ons. Tegenwoordig bevatten uw zakelijke records een uitgebreide hoeveelheid doorzoekbare gegevens die van enorm nut kunnen zijn voor de bedrijfsvoering. En met de functies in Business Contact Manager voor Outlook kunt u nog veel meer bereiken, omdat u hiermee uw gegevens kunt visualiseren in gadgets, rapporten en grafieken. Bovendien kunt u uw gegevens meenemen, zodat u ook productief kunt zijn als u niet op kantoor bent.

In deze sectie


Zoeken in uw zakelijke records

Zoeken in uw zakelijke records is een snelle manier om één record of een groep records te vinden. Uw tien meest recente zoekreeksen worden automatisch opgeslagen en kunnen eenvoudig worden hergebruikt. Zie Zoeken in uw records in Business Contact Manager voor meer informatie over zoeken.

Records filteren

Door een filter toe te passen op een reeks gegevens of records, kunt u alleen de informatie weergeven die aan een opgegeven criterium voldoet. Met filters kunt u eenvoudig één specifieke record of een reeks records met gemeenschappelijke kenmerken ophalen. Als u een filter (filter: met een filter kan worden gedefinieerd welke records of kolommen worden opgehaald met een query. Met een filter wordt het resultaat altijd beperkt.) op een lijst of rapport toepast, kunt u handige lijsten maken voor een marketingactiviteit, een verkoopgesprek of een andere bedrijfsactiviteit. Zie Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over het filteren van records.

Gadgets gebruiken

In Business Contact Manager voor Outlook worden gadgets gebruikt om belangrijke zakelijke maatstaven en informatie weer te geven op het dashboard of in de werkruimten Contactpersonen, Verkoop, Marketing en Projectmanagement. Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over gadgets.

Rapporten en grafieken maken

Een rapport is een uitstekend middel om inzicht te krijgen in uw accounts, zakelijke contactpersonen, potentiële klanten, verkoopkansen, zakelijke projecten en marketingactiviteiten. U kunt meer dan 60 standaardrapporten openen in Business Contact Manager voor Outlook. Bovendien kunt u een vrijwel onbeperkt aantal aanvullende rapporten wijzigen, opslaan, bijwerken en hergebruiken. Zie Rapporten en grafieken gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over het maken van rapporten en grafieken.

Zakelijke records exporteren

U kunt uw zakelijke records exporteren (exporteren: bedrijfsgegevens van Business Contact Manager voor Outlook kopiëren naar een bestand in een andere indeling voor gebruik in een database, een werkblad of een ander programma.) en deze in andere programma's gebruiken, zoals Microsoft Excel. U kunt bijvoorbeeld een kopie van de gegevens in één rapport naar Excel exporteren om de gegevens grondiger te analyseren. Zie Uw zakelijke records exporteren vanuit Business Contact Manager voor meer informatie over het exporteren van uw zakelijke records.

Mobiel werken

Wanneer u uw kantoor verlaat, kunt u uw zakelijke gegevens meenemen op een laptop of telefoon. U kunt ook toegang tot zakelijke contactpersonen krijgen door u aan te melden bij Outlook Web Access als u de functie Synchronisatie van zakelijke contactpersonen hebt ingeschakeld. Zie Offline werken in Business Contact Manager voor informatie over het meenemen van zakelijke gegevens op een laptop. Zie Externe toegang tot uw zakelijke contactpersonen: synchronisatie gebruiken in Business Contact Manager voor informatie over het toevoegen van zakelijke contactpersonen aan uw telefoon of het weergeven van zakelijke contactpersonen via het web.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2013, Outlook 2010