Items handmatig archiveren

Een efficiënte manier om de grootte van het Outlook-gegevensbestand (.PST) of het Exchange-postvak te reduceren is oudere items regelmatig te archiveren. Anders dan bij een traditionele back-up waarbij een kopie van de Outlook-items wordt gemaakt, worden gearchiveerde items naar een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) verplaatst. U kunt op elk moment toegang tot gearchiveerde items krijgen door het bestand te openen.

Oudere Outlook-items worden standaard regelmatig gearchiveerd. Zie Met AutoArchiveren een back-up van items maken of items verwijderen  voor meer informatie over AutoArchiveren.

U kunt naast het gebruik van AutoArchiveren of ter vervanging hiervan ook handmatig een back-up van items maken of items archiveren. Het handmatig archiveren biedt u meer mogelijkheden en u kunt dan precies opgeven welke mappen in het archief moeten worden opgenomen en welk Outlook-gegevensarchiefbestand (.PST) moet worden gebruikt.

Ga als volgt te werk om Outlook-items handmatig te archiveren:

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Opschoonprogramma's.
  3. Klik op Archief.
  4. Klik op de optie Deze map met alle submappen archiveren en klik vervolgens op de map die u wilt archiveren. Alle submappen van de map die u selecteert, worden bij deze handmatige archiveerbewerking opgenomen.
  5. Voer onder Items archiveren van voor een datum in.

Dialoogvenster Archief

  1. Als u niet het standaardbestand of de standaardlocatie wilt gebruiken, klikt u onder Archiefbestand op Bladeren om een nieuw bestand of nieuwe locatie op te geven. Blader naar het gewenste bestand of voer de naam van het bestand in en klik op OK. De doelbestandslocatie wordt in het vak Archiefbestand weergegeven.
  2. Schakel het selectievakje Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren is ingeschakeld in om ook alle items op te nemen waarvoor mogelijk afzonderlijk is aangegeven dat deze bij het automatisch archiveren moeten worden uitgesloten. Bij deze optie wordt de markering voor de items niet verwijderd, maar wordt het selectievakje Niet AutoArchiveren voor dit archief genegeerd.

AutoArchiveren uitschakelen

Als u alleen handmatig wilt archiveren, moet u AutoArchiveren uitschakelen. Ga als volgt te werk:

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Opties.
  3. Klik op het tabblad Geavanceerd onder AutoArchiveren op Instellingen voor AutoArchiveren.
  4. Schakel het selectievakje Elke n dagen uit.

Terug naar boven Terug naar boven