Inleiding tot het gebruik van IRM voor e-mailberichten

U kunt machtigingen tot de inhoud van e-mailberichten in Microsoft Outlook 2010 beperken door Information Rights Management (IRM) te gebruiken, net zoals u machtigingen tot de inhoud van andere Microsoft Office-bestanden kunt beperken.

In dit artikel


Wat is IRM?

Met IRM (Information Rights Management) kunt u toegangsmachtigingen voor e-mailberichten opgeven. IRM helpt voorkomen dat vertrouwelijke informatie door onbevoegde personen wordt gelezen, afgedrukt, doorgestuurd of gekopieerd. Nadat de machtiging voor een bericht met behulp van IRM is beperkt, worden de toegangs- en gebruiksbeperkingen doorgevoerd ongeacht waar het bericht naar toe gaa, omdat de toegangsmachtigingen voor een e-mailbericht in het berichtbestand zelf worden opgeslagen.

Met IRM kunt u beperkingen voor de overdracht van persoonlijke of vertrouwelijke informatie doorvoeren. IRM helpt daarnaast bedrijven bij het uitvoeren van hun bedrijfsbeleid voor het beheer en de verspreiding van vertrouwelijke gegevens of bedrijfsgegevens, zowel binnen de organisatie als bij klanten en partners.

 Opmerking   Met IRM kunt u niet voorkomen dat inhoud wordt gewist, gestolen, beschadigd of door schadelijke programma's of computervirussen wordt vastgelegd en doorgestuurd. U kunt ook niet voorkomen dat inhoud handmatig wordt gekopieerd of wordt overgetypt of dat een digitale foto of een schermafdruk wordt gemaakt van de inhoud waarvoor restricties gelden.

Terug naar boven Terug naar boven

Uw computer configureren voor gebruik met IRM

Als u een computer gebruikt waarop Windows 7 of Windows Vista wordt uitgevoerd, is de Windows RMS-client (Rights Management Services) al geïnstalleerd. Als u een computer gebruikt met daarop Windows XP, moet de Windows RMS-client SP2 (Service Pack 2) of een hogere versie worden geïnstalleerd, door u of door de RMS-beheerder voor uw organisatie.

De RMS-beheerder kan een bedrijfsspecifiek IRM-beleid configureren, waarmee wordt bepaald wie toegang heeft tot informatie en welk niveau van bewerken is toegestaan voor een e-mailbericht.

De RMS-client (Windows Rights Management Services) installeren

  1. Klik in Windows XP op de knop Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.
  2. Klik op Software.
  3. Klik op Nieuwe programma's toevoegen.
  4. Klik in de lijst met programma's op Windows Rights Management Services Client en klik vervolgens op Toevoegen.

 Opmerking   Dubbelklik in de klassieke weergave op Software en klik in het linkerdeelvenster op Nieuwe programma's toevoegen. Klik in de lijst met programma's op Windows Rights Management Services Client en klik vervolgens op Toevoegen.

Wanneer u deze procedure niet volgt en u de eerste keer probeert bestanden te openen die met behulp van IRM zijn beveiligd, krijgt u in Microsoft Office een aanwijzing om de Windows Rights Management Services Client te downloaden als u een computer gebruikt waarop die software niet is geïnstalleerd. Voor meer informatie over de Windows Rights Management Services Client of om de software te downloaden kunt u de webpagina van Windows Rights Management Services (Engelstalig) bezoeken.

Terug naar boven Terug naar boven

Machtigingen downloaden

De eerste keer dat u probeert een e-mailbericht met machtigingsbeperking te openen, wordt verbinding gemaakt met een licentieserver. Zodra uw referenties door de licentieserver zijn geverifieerd, wordt een gebruikslicentie uitgegeven die uw toegangsniveau tot het bestand bepaalt. Dit proces is vereist voor elk bestand met beperkte machtigingen. Inhoud met beperkte machtigingen kan dus niet worden geopend als u geen gebruikslicentie voor die inhoud hebt ontvangen van de licentieserver.

Voor het downloaden van machtigingen moeten uw referenties (waaronder uw e-mailadres) en informatie over uw machtigingen door Microsoft Office naar de server voor licentieverlening worden verzonden. Lees de Privacyverklaring voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

E-mailberichten bekijken wanneer IRM niet beschikbaar is

Als u inhoud met beperkte machtigingen moet lezen of openen op een computer waarop Microsoft Office 2010 niet beschikbaar is, kunt u een webbrowser gebruiken. Als u Outlook Web Access (OWA) gebruikt, kunt u berichten met beperkingen in elke browser weergeven.

U kunt de berichten ook weergeven in Windows Internet Explorer als u de invoegtoepassing Rights Management voor Internet Explorer (Engelstalig) downloadt. U kunt de berichten dan echter niet beantwoorden, doorsturen, kopiëren of afdrukken. Wanneer u de invoegtoepassing Rights Management gebruikt om berichten weer te geven, kunnen bijlagen die met het bericht zijn verstuurd niet worden weergegeven.

Terug naar boven Terug naar boven

Bestandstypen die onder IRM-beleid vallen wanneer zij een bijlage vormen bij berichten

Wanneer de volgende bestandstypen zijn bijgevoegd bij e-mailberichten onder IRM-beheer in Outlook vallen zij ook automatisch onder het IRM-beheer.

 Opmerking   Wanneer u een berichtbestand (MSG-bestand) als bijlage toevoegt aan een e‑mailbericht onder IRM-beheer, valt het bijgevoegde bericht niet onder IRM-beheer. IRM is niet van toepassing op MSG-bestanden.

Word-bestanden

Bestandstype Extensie
Document .doc
Document .docx
Document met macro .docm
Sjabloon .dot
Sjabloon .dotx
Sjabloon met macro .dotm

Excel-bestanden

Bestandstype Extensie
Werkmap .xls
Werkmap .xlsx
Werkmap met macro .xlsm
Sjabloon .xlt
Sjabloon .xltx
Sjabloon met macro .xltm
Niet-XML binaire werkmap .xlsb
Invoegtoepassing met macro .xla
Invoegtoepassing met macro .xlam

PowerPoint-bestanden

Bestandstype Extensie
Presentatie .ppt
Presentatie .pptx
Presentatie met macro .pptm
Sjabloon .pot
Sjabloon .potx
Sjabloon met macro .potm
Diavoorstelling .pps
Diavoorstelling .ppsx
Diavoorstelling met macro .ppsm
Office-thema .thmx

InfoPath-bestanden

Bestandstype Extensie
Dynamisch formulier/Sjabloon .xsn

XPS-bestanden

Bestandstype Extensie
XPS (XML Paper Specification) .xps

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2010