De map Contactpersonen is uw adresboek voor e-mailadressen en uw opslagplaats voor informatie over de mensen en bedrijven waarmee u wilt communiceren. Gebruik de map Contactpersonen voor het opslaan van e-mailadressen, straatadressen, telefoonnummers, foto's en andere informatie die betrekking heeft op de contactpersoon, zoals verjaardagen of speciale dagen.
Communiceren met de contactpersonen
U kunt vanuit een contactpersoon in uw lijst met contactpersonen op een knop of menuopdracht klikken om ervoor te zorgen dat Microsoft Outlook een vergaderverzoek, e-mailbericht of taakverzoek naar de contactpersoon verzendt. Als u een modem hebt, kunt u Outlook de opdracht geven het telefoonnummer van de contactpersoon te kiezen. U kunt Outlook de gespreksduur laten bijhouden en een record daarvan in de map Logboek laten opslaan, tezamen met de aantekeningen die u tijdens het gesprek hebt gemaakt. Het is mogelijk om aan een contactpersoon Outlook-items of Microsoft Office-documenten te koppelen die u kunnen helpen de activiteiten bij te houden die zijn verbonden met een bepaalde contactpersoon.
Informatie over contactpersonen invoeren
Als u een naam of adres voor een contactpersoon opgeeft, breekt Outlook de naam of het adres op in delen en plaatst het programma elk deel in een afzonderlijk veld. U kunt contactpersonen op elk gewenst deel van de naam of het adres filteren, sorteren of groeperen.
U kunt informatie over een contactpersoon opslaan onder een achternaam, voornaam, bedrijfsnaam, bijnaam of een ander woord waarmee u het contactpersoon snel kunt vinden, zoals bijvoorbeeld 'cateringbedrijf'. Outlook biedt u een aantal standaardnamen die u kunt gebruiken bij het archiveren van een contactpersoon, maar u kunt ook een eigen naam opgeven.
U kunt maximaal drie adressen opgeven voor elke contactpersoon. Wijs één adres aan als postadres en gebruik dat adres voor adresetiketten, enveloppen en het maken van brieven voor afdruk samenvoegen.
Certificaten van contactpersonen opslaan
U kunt het certificaat (openbare sleutel) voor een ontvanger opslaan in de contactpersoonvermelding die u voor deze persoon hebt. Klik op het tabblad Certificaten op het contactpersoonskaartje om het vermelde certificaat te zien. Wanneer de ontvanger u digitaal getekende e-mailberichten stuurt, kan de handtekening worden geverifieerd aan de hand van dit certificaat. U kunt het certificaat ook gebruiken om de ontvanger gecodeerde e-mail te sturen.
vCards (virtuele visitekaartjes) gebruiken
Outlook ondersteunt het gebruik van vCards, de internetstandaard voor het maken en delen van virtuele visitekaartjes.U kunt de gegevens van een contactpersoon opslaan in een vCard-bestand en het bestand vervolgens verzenden in een e-mailbericht. U kunt een vCard ook aan uw e-mailhandtekening toevoegen.
